Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
7.3. Формы использования архивных документов Формы использования архивных доументов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии сих запросами (исполнение тематических запросов исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы выдача подлинных документов и дел во временное пользование публикация документов 180 информационные мероприятия в научных и культурно-просве тительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий. Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало. Рассмотрим подробнее каждую из форм использования. Информационное обеспечение пользователей Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов, либо по инициативе архива (инициативное информирование. Исполнение запросов Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе со циально-правовых. Поданным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок. Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, р котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса — поиски предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах. Существуют следующие виды запросов I тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году персональные в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан, которые в свою очередь подразделяются на запросы о трудовом стаже размере заработной платы службе в вооруженных силах участии в Великой Отечественной войне 1941 -1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ О ветеранах, об участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде и др пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны работе в годы Великой Отечественной войны 181 нахождении на излечении, состоянии здоровья награждении, присвоении званий образовании, учебе репрессиях, раскулачивании, реабилитации рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния творческой деятельности и авторских правах имущественных и наследственных правах и др консульские направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью со циально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации. Исполнение запроса складывается из нескольких этапов прием запроса и работа с заявителем поиск запрашиваемой информации составление и выдача заявителям ответов на запросы. При приеме запроса необходимо уделить большое внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению запроса. Наконец, если запрос относится к категории платных, следует в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например Сообщаем, что исполнение запросов является в архиве платной услугой, и поиск сведений начнется после получения Вашего согласия на оплату. В связи со сложностью запроса стоимость поиска может составить значительную сумму. Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др. Тематические запросы граждан, как правило, выполняются заплату. Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается 1 Подробнее о перечне платных услуг архива будет сказано в разделе, посвященном информационному маркетингу. 182 Припои с к е запрашиваемой информации очень важно помнить о сроках исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или Предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива. Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, ноне более чем на 30 дней. Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по поиску документов. В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности. Для повышения результативности поиска необходимо во-пер вых, совершенствовать систему архивных справочников по личному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов во-вторых, работникам архивов следует следить за законодательной деятельностью Федерального собрания, а также перипетиями внутренней и внешней политики. При составлении ивы даче заявителям ответов наз а про с ы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов архивной справки архивной копии архивной выписки информационного письма тематического перечня документов тематической подборки тематического обзора документов. Архивная справка — документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий или не подтверждающий) информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра. Архивная копия — это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, 183 относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом. Архивная выписка — это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом, подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященных нескольким, несвязанным между собой вопросам. Информационное письмо — это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу. При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетичес- кой переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов. Тематический перечень документов — систематизированный перечень заголовков делили документов с указанием дат и поисковых данных. Тематическая подборка документов — комплект копий документов или цитат из документов на данную тему. Тематический обзор документов — информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано враз деле, посвященном научно-справочному аппарату. Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем. В соответствии с законодательством помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива руководителя организации, структурным подразделением которой является архив. Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. Так, граждане имеют право на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близ- г | кого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно- - следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и т.д. К сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только I после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива. Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности В отличие от исполнения запросов организаций и граждан I такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями | информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица для государственного архива — органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации для ведомственного архива — руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности I которых отложились в архиве. Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо \ выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям если администрация одного [ административного округа запросила подборку об истории дорожного строительства, возможно эта информация понадобится и другой администрации. Особое внимание следует обращать нате' матику работы иностранных исследователей и организаций, по [ заданию которых они работают. Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики (Ведомости, Информационные бюллетени, планы ; разработки законопроектов и решений местных законодательных '[ органов, перспективные программы развития предприятий и т. п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам учреждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации. 185 184 Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем. Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя. В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо (см. выше. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива сука занием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень делили документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива. Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказана копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию является повышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации. Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных договоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее. Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение — читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра вочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодо- кументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случаев ней выделяется специальное рабочее место для исследователей. Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса. Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изучить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взиматься заряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса. Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте. Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет. Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г. При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются все письма-направления и заявления данного пользователя анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами \ работы читального зала и обязательством их выполнять заказы на выдачу описей и дел заказы на копирование документов. В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др. В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, таки юридически лицам, либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности \ или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во : временное пользование на основании запроса (заявления) фондо образователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы [ (желательно, с шифрами) должны быть выданы. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выда- 187 7.4. Доступ к документам Архивного фонда Российской Федерации 7.4.1. Регулирование доступа к документам Архивного фонда РФ Свободный доступ к архивным документам Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, те. наличии свободного доступа граждан к архивным документами научно-справочному аппарату ( НС П ) . Если фонды надежно заперты в спецхранилище, вся работа по поиску источников, созданию и совершенствованию архивных справочников бессмысленна — документы не будут востребованы исследователями. Немало смелых исследовательских проектов разбилось о гриф совершенно секретно. Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разрешения невозможно взаимодействие Росархива с представителями исторической науки и общественности. Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде. Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает наказание за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов. Неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной, заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правами законным интересам граждан, наказываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 2 до 5 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет. Ст. 140 Уголовного кодекса РФ- Отношения государственного архива с потребителями ретроспективной документной информации, а также работа по комплектованию, экспертизе ценности, обеспечению сохранности, созданию НСА подчинена задаче наиболее эффективного использования архивов в интересах общества, поскольку архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастроф. В Основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, 192 их равной доступности для любого физического или юридического лица. Это означает возможность получения свободного доступа в архив любому физическому или юридическому лицу независимо от пола, профессии и образования, вероисповедания, партийной принадлежности, взглядов и убеждений, гражданства возможность получения в архиве доступа к НСА; возможность копирования архивных документов возможность различных форм использования архивных документов (кроме специально оговоренных случаев) с обязательным соблюдением требования сообщения в работах (статьях) сведений об архиве, документы которого использованы. Вступление России в 1997 г. в Совет Европы означает, что наша страна обязана соотносить порядок доступа к своим архивам с европейскими стандартами. К маю 1997 г. под эгидой Совета Европы Международный совет архивов (МСА) подготовил проект Рекомендаций по стандарту европейской политики в отношении доступа к архивам. Вот выдержки из этого документа Доступ к государственным архивам является частью прав гражданина, а в широком смысле соблюдаемых в мире демократических ценностей — частью прав человека. Поэтому одинаковые права должны быть предоставлены гражданам страны и иностранцам, университетским исследователями простым читателям. Закон не должен делать никаких различий между ними. С момента своего создания в XIX в. все исторические архивы находились введении ведомства иностранных дел, министерства юстиции, военного министерства, Сената и др. Для того чтобы получить доступ к документам, необходимо было разрешение руководителя ведомства (министра, а иногда и резолюция августейшей особы. После революции 1917 г. архивные деятели, стоявшие у истоков реформы 1918 г, надеялись, что впервые будут созданы условия для широкого доступа научной общественности в архивы. Действительно, исторические архивы впервые были выведены из ведения ведомств и подчинены единому органу управления архивным делом — Главархиву. Однако надеждам реформаторов не вполне суждено было осуществиться. Очень скоро партийные идеологи осознали, что архивные документы могут быть мощным средством в политической борьбе. Поэтому в государственных архивах с середины х гг. XX в. появляются специальные секретные отделы — спецхраны. В е гг. складывается Архивный фонд КПСС сеть центральных и местных архивов, существовавших отдельно от государственной архивной службы. Свою сеть центральных местных архивов имели спецслужбы (ВЧК - ОГПУ - НКВД СССР -КГБ СССР. Введении МИД остался Архив внешней политики 7 |