Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
Киселев И.Н. Информационная система архива модель и воплощение // Отечественные архивы. — 1997. — № 6. — Столько выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение элементов меню, соответствующих тому или иному типу акта. Программа реализует учет документов как подсистему, позволяя поэтапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема- передачи, выделения дел на уничтожение и др) и заканчивая паспортом архива. Большинство учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного аппарата реализует несколько видов электронных архивных справочников (описи, указатели, каталоги и др. Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что мешает широкому распространению ее в архивах. Информационно-поисковые базы данных Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поискав архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей. Вар хи в ах учреждений РФ существуют информацион но-поисковые системы (ИПС) трех типов 1) использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки 2) создание единой интегрированной информационно-поис ковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения 3) создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации. Последовательно рассмотрим эти три типа И ПС. При использовании базы данных информационного массива создание автоматизированной информационно-поисковой системы должно базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, прежде всего на таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, электронные номенклатуры дели описи, классификаторы учреждений, структурных подразделений и видов документов. Основой для создания интегрированной поисковой системы по документам долговременного (или постоянного) срока хранения в архиве учреждения является электронная регистрационно- контрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве входе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Основными полями БД электронной Р К К по управленческой документации являются вид документа, автор, корреспондент, дата документа и получения/отправки), регистрационный номер, краткое содержание (аннотация реквизиты резолюция, исполнитель, срок исполнения, индекс дела по номенклатуре. Каждая запись электронной Р К К связана с записью электронной номенклатуры дел по полю (индекс дела по номенклатуре, что позволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фонда к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид документа, автор, корреспондент, содержание, дата и место события, количество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню. При формировании полей целесообразно использовать международный стандарт описания архивной документации (ISACG), который лег в основу раздела о НСА проекта Основных правил работы государственных архивов (2000). Согласно ISACG реквизитами описания документа являются вид документа, автор, адресат, содержание (аннотация, справочные данные (количество листов, дата документа, поисковые данные номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов документа в деле, условия доступа и использования (подлинность, способ воспроизведения, язык документа. Реквизитами описания единицы хранения — дела — являются название учреждения, название структурной части, название вида дела или вида документов, автор, адресат, корреспондент, вопросили предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов дела, место события, местонахождение автора, адресата или корреспондента документов, даты событий, крайние даты документов дела, подлинность, степень полноты, способ воспроизведения, язык документов. При завершении хранения единиц управленческой документации в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив в течение установленного инструкцией по делопроизводству срока. База данных на документы также поступает в ведомственный архив после предварительной обработки. База данных электронной номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел. Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хранения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются. Основными полями БД электронной описи являются номер дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов. При формировании базы данных электронной описи целесообразно учитывать требования к описанию единицы хранения в ISACG, приведенные выше. Каждая карточка единицы хранения связана с регистрационной карточкой документа. Таким образом, формируемая база данных представляет собой совокупность описи дели электронного каталога. Для унификации ввода информации и ускорения поиска, исключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы 252 данных классификаторы отраслей экономики (или использовать ОКОНХ), стран и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, видов документов и др. Поисковые возможности И ПС первого типа будут усилены в случае соединения информационно-поисковой системы с системой электронного документооборота (полного или частичного. Для этого в инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) следует предусмотреть категории документов, подлежащих обязательному сканированию (с последующим оптическим распознаванием символов. Для исходящих и внутренних документов сканирование не требуется, так как файл документа имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл документа соединяется с регистрационной карточкой документа. Таким образом современные системы документооборота позволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки полям базы данных. Примером изложенного выше является текущий архив Министерства иностранных дел (МИД, в котором используются следующие базы данных комплексы задач Учет и контроль несекретных документов и Учет и контроль секретных документов. В состав информационного массива входит регистрационно-контрольная картотека, журналы движения документов внутри организации, номенклатуры дел, внутренние описи (досье) дел. Функции системы — регистрация входящих и исходящих документов, регистрация движения документов внутри организации и резолюций, контроль исполнения документов, формирование и распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполнителю, формирование и распечатка внутренних описей дел. Основной таблицей является регистрационная карточка документа, полями — регистрационный номер документа, дата регистрации документа, номер экземпляра документа, тип документа (вид, код автора документа, исполнитель, номер входящего документа, дата документа, краткое содержание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция, автор резолюции, дата резолюции, дата списания документа вдело, индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив, номер описи, дата уничтожения, коды сотрудников, имеющих право уничтожения документов. Отчеты, получаемые из системы сводка документов, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям в заданном интервале дат или с истекшим сроком исполнения, журнал наличия документов, находящихся в данный момент в подразделении, сводный журнал регистрации документов (за год, внутренние описи каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одновременно работать стремя базами данных (затри года. Для ускорения ввода информации в систему включены справочники (коды адресатов, номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др. Такая система после списания документов постоянного и долговременного хранения вдело передается вместе с документами данного года в ведомственный архив и служит для подокументного поиска, те. выполняет функции архивного каталога. При этом база данных фильтруется по номерам дел — из нее исключаются записи с номерами дел, срок хранения которых истек. Однако система сточки зрения методики архивного дела несвободна от недостатков. Например, в нее вводится код сотрудника, уничтожившего документы, ноне вводится основание уничтожения (номер и дата протокола экспертной комиссии, номер и дата акта об уничтожении. В системе есть лишь единственный реквизит, позволяющий отслеживать списание документа вдело и использовать ее для поиска данных в ведомственном архиве — индекс дела по номенклатуре. Это делает необходимым создание особой базы данных (электронная опись) для поиска по заголовкам дел. 2. Информационно-поисковую систему второго типа, те. создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения, рассмотрим на примере центрального аппарата Министерства по налогами сборам РФ и его учреждениях (управлениях МН С по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях. Комплексная система документооборота построена по единой методике во всех учреждениях МН С , что позволяет направлять данные из регионов в единый федеральный банк данных, который обрабатывается специальным структурным подразделением — Государственным научно-информационным вычислительным центром (ГНИВЦ) МН С . Состав информационного массива — система автоматизации документооборота и делопроизводства Босс- референт, система управления персоналом «Босс-кадровик». Первая подсистема включает в себя следующие базы данных Корреспонденция (регистрационная картотека, Согласование (журнал регистрации движения документов от руководства к исполнителю и обратно и др, БД Архив (описи дели каталоги, созданные на базе БД Регистрация путем фильтрации данных. БД архива представляет собой совокупность информационных массивов, формируемых после окончания каждого делопроизводственного года на основе БД Корреспонденция. База данных интегрируется на основе двух массивов — картотеки единиц хранения (поля — номер дела, номер описи, вид документа, автор, корреспондент, содержание, подлинность/копийность, способ воспроизведения, дата начала дела, дата окончания дела и др) и связанной с ней картотеки документов (поля аналогичны полям БД Корреспонденция. Найдя дело, можно просмотреть все карточки документов, входящих вдело. Такое построение информационной системы ведомственного архива является наиболее грамотным сточки зрения методики архивного дела. Данная система электронной документации распространяется на управленческую документацию. Введение единого стандарта работы с электронными документами в рамках ведомства, обеспечивающего управляемость, защищенность и доступность документов, является важной особенностью работы с банком данных Реестр налогоплательщиков. Все эти системы электронного делопроизводства реализованы единым системными н тег р ат о ром компанией АЙ Т И ) на одном программном обеспечении. Аналогичная интегрированная система поиска документной информации в делопроизводстве и архиве создана в Центральном банке РФ с 1997 г. (на 370 рабочих местах в центральном аппарате и более чем на 100 рабочих местах в ГУ ЦБ по г. Москве. В 2000 г. состав введенного массива данных составлял более 500 тыс. записей. Система ЦБ РФ интересна тем, что с 1999 г. компьютеризация делопроизводства осуществляется в рамках создания типовой системы во всех территориальных учреждениях ЦБ России (это более 4 тыс. автоматизированных рабочих мест. Информатизация осуществляется на базе интегрированной автоматизированной системы ДЕЛО (Дело, созданной фирмой Электронные офисные системы на базе СУБД Oracle. Состав первого информационного массива системы — база данных сетевой структуры из регистрационных карточек (РК) документов, связанных между собой (первичные, вторичные обращения, приложения, дополняющих друг друга, образующих гипертекстовые сети зарегистрированных документов с возможностью навигации (передвижения по связкам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов. Второй массив — электронные документы, созданные в делопроизводстве и связанные с РК каждого документа. Функции системы регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, обработка и хранение электронных документов, присоединенных к картотеке, механизм управления ходом работ (маршрутизация) — автоматическая передача электронных копий документов исполнителям, контроль исполнения документов, формирование реестров рассылки документов, надпечатка конвертов, отправление документов с помощью систем электронной почты, поиск документов по реквизитам регистрационной карточки и по тексту, регламентация прав доступа. Достоинством системы является поддержание архивного хранения как в традиционной, таки в электронной форме. Для использования системы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат реквизиты индекс дела по номенклатуре, архивный номер дела (по описи, номер сдаточной описи, подпись списавшего. Для хранения документов в электронном архиве служат следующие реквизиты дата архивации, режим архивации, комментарий к архиву. Интегрированная информационная система делопроизводства может быть создана путем включения в единый комплекс всех подсистем (банков данных, существующих в организации. Примером может служить Единая система электронного документооборота администрации г. Санкт-Петербурга, созданная с целью комплексного решения проблем электронного документооборота и делопроизводства в органах власти. Состав информационного массива — электронные специализированные системы делопроизводства (служебная корреспонденция, письма и обращения граждан, контроль исполнения и др банки документов [БД Кодекс, документы канцелярии губернатора и территориальных органов администрации, служебная корреспонденция, нормативно-право вые и другие документы, тексты которых необходимы в работе индивидуальные и групповые системы подготовки документов (базы данных с набором шаблонов всех видов исходящих документов, оформленных по правилам унифицированной системы организационно-распорядительной документации — УСОРД); корпоративные сервисы (электронная рассылка уведомлений, справок и других материалов, оперативный доступ к банками базам данных обмен данными между системами. Функции системы учет и контроль движения документов, внедрение единых принципов регистрации, учета и движения документов, единой технологии ведения делопроизводства, списания документов вдело и подготовки описи, а также сквозной системы контроля исполнения создание эталонных банков электронных документов (шаблонов, электронная рассылка документов по всем учреждениям системы из вышестоящих в нижестоящие. Особенностями данной системы электронного документооборота является то, что все подсистемы ведутся в рамках единой информационной системы, на одном программном обеспечении, с высоким уровнем стандартизации и унификации данных. 3. Рассмотрим третий тип информационно-поисковой системы, когда возможно создание отдельной информационной базы в делопроизводстве или архиве. Такой подход реализован, например, в архиве Государственной Думы Федерального собрания РФ. Для поиска документов в делопроизводстве Госдумы используется с 1998 г. система Дело, аналогичная описанной выше системе Центрального банка РФ. В архиве же создается отдельная информационно-поисковая система. Состав информационного массива тематическая картотека законопроектов (БД Законопроекты, включающая данные по всем документам, создаваемым входе законодательной процедуры, картотека личного состава аппарата Госдумы (Персоналии. Функции системы исполнение запросов о прохождении законопроектов, справок поличным запросам депутатов и других пользователей информации, ведение классификаторов, получение отчетов в заданной форме и др. База данных Законопроекты ведется путем заполнения электронных карточек законопроектов (поля вид документа законодательной процедуры, субъект законодательной инициативы, отрасли законодательства, ответственный комитет, дата документа, стадия рассмотрения, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номера листов в деле, номер фонда. Особый набор полей предусмотрен для карточки документа. Таким образом, система представляет собой подокументную опись законопроектов. Состав полей 256 БД Персоналии ФИО, группа кадрового состава, подразделение Гос думы, дата приема в Госдуму, дата увольнения из Госдумы, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, количество листов в деле, номер фонда, номер хранилища, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода. Для удобства ввода информации система имеет множество классификаторов (подразделений, субъектов законодательной инициативы, отраслей законодательства и др) Также, как ив системе МИД, одним из классификаторов является номенклатура дел Госдумы, что обеспечивает связь с системой делопроизводства. При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год вот дельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хранятся долговременно, для поиска по каждому году неудобно загружать отдельную базу данных. Поэтому создание самостоятельной информационной системы архива позволяет осуществлять сквозной поиск завесь период хранения документов, причем базы данных привязаны к традиционным справочникам, составляемым в ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подразделения, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хранилища (шкафы, стеллажи, полки и т.д.). Кроме того, если в учреждении отсутствует автоматизированная система регистрации документов, создается БД описаний на уровне документов — электронный каталог, основными полями которого являются индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Индексация документов в электронном каталоге осуществляется на основе единого классификатора документной информации. Карточка электронной картотеки/каталога (запись БД) может быть связана с текстовым файлом документа или отсканирован ным изображением документа. В первом случае возможен гипертекстовый поиск информации по содержанию документа. Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа. Для государственных архивов в 1995 г. Росархивомбыла разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 — 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов. Развитие телекоммуникационных систем должно улучшить обеспечение пользователей архивной информацией, более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти 1 Одним из важнейших направлений компьютеризации, согласно концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов (комплектование, учет, обеспечение сохранности документов, создание справочников системы НСА, использование. Применение типовых технологий (так называемых типовых модулей) обеспечивает совместимость баз данных, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединить их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между учреждениями разных уровней. При этом обязательно должна соблюдаться преемственность традиционных и автоматизированных справочников, а также различных версий автоматизированных справочников. Последнее очень важно в условиях быстрого старения программного обеспечения. В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описания архивных документов, автоматизированную поддержку учета и поиска архивных документов контроль за обеспечением сохранности документов ведение списков источников комплектования, учета использования документов архива. Однако возможно использование архивом и собственных программных разработок в которых должны предусматриваться включение в структуры информационных массивов обязательных реквизитов, те. обязательного перечня полей БД сих спецификациями Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста. — 1996. — № 1 . - С . 69. 258 обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или электронной форме. Очень важной частью работы по внедрению информационных технологий является сопровождение программного обеспечения ПО, включающего усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными требованиями архива, возникшими входе эксплуатации адаптацию, те. приспособление ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами коррекцию, те. исправление ошибок в программе, выявленных на стадии эксплуатации. Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т. п. в архиве целесообразно установление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой которой руководит администратор сети. Для сохранения массива данных очень важное значение имеет защита информации от несанкционированного доступа и своевременное конвертирование данных в новые версии программы. Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов, которая обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах пользователя, редактора и администратора. Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой электронный систематический каталог. Эти задачи должна решить новая версия отраслевой программы Архивный фонд. Организация внедрения информационных технологий в архиве Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов. 1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации. 2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правили норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы, поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма — системный интегратор — предлагает самостоятельно провести обследование делопроизводства. Однако в штате этих фирм очень редко бывают специалисты по делопроизводству и архивному делу, поэтому 259 лучше осуществить эту работу собственными силами. Постановка задачи и техническое задание должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения (АСУ, информцентра) совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом. 3. Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы. 4. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку горячей линии, состав документации — сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. 5. Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой — системным интегратором — на основе технического задания. 6. Сертифицирование и регистрация программного продукта. 7. Поддержка и обслуживание системы. При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественными международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение. Выбор фирмы системного интегратора — целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой — системным интегратором — договора о долговременном сотрудничестве. Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы сточки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию. |