Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
9 . 4 . Электронные документы и архивы Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислитель ной машиной. 260 Создание и использование архивов электронных документов электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым входе работ поведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы Выборы, атак же базами банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др. Основными направлениями деятельности электронных архивов являются разработка принципов хранения информации защита информации активизация вторичного использования информации стандартизация критериев описания данных оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных реализация информационных услуги исследовательских проектов. Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп 1) базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах 2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет 3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроники других раритетов. Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило, поступают в электронные архивы из делопроизводства государственных и негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов, в которых они были созданы. Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию. Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии. Однако в е гг. появилась тенденция к росту четвертой группы электронных документов исследовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные заведения. В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии. В е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники. В настоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носителях (г. Москва, созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофоно- документов г. Москвы. Однако значительные массивы электронных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах. В архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов на государственное хранение приняты следующие рекомендации отбирать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумажных аналогов при экспертизе уделять основное внимание оценке прикладных программ информационных система не отдельным документам, те. уделять большее внимание функциям электронного документа, а не ему самому рассматривать вопрос о читабельности принимаемых машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения) 1 В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел Архивирование документов на нетрадиционных носителях) рекомендуется принимать на постоянное хранение достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-эконо мическую значимость (первичные данные демографических переписей, социологических обследований, не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя. Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста входит лишь хранение, периодическое копирование и специфиче- Гарскова ИМ Архивирование машиночитаемых данных международные дискуссии // Международный бюллетень ассоциации История и компьютер. — 1995. - № 13. - С. 19. 262 ское описание массивов данных, а все проблемы их использования решает непосредственно пользователь. К тому же особого внимания заслуживает вопрос о соотношении технической экспертизы массива МЧД (прикладные программы, формат данных) и источниковедческого анализа массива, который для историка имеет приоритетное значение. Существует точка зрения, согласно которой при отборе на хранение компьютерных файлов следует придерживаться, по возможности, тех же критериев, что и при отборе документов на традиционных носителях, те. критериев происхождения, содержания и внешних особенностей. Достаточно важной является и проблема стандартизации описания машиночитаемых документов, а также создание единого стандарта электронных записей и единых правил описания архивных документов в базах данных. При описании (каталогизации) машиночитаемых данных помимо сведений о самих данных необходима дополнительная информация, отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии. В зарубежных архивах разработаны стандарты натри уровня документации, которые должен иметь каждый массив МЧД: пользовательский цель, источник данных, содержание, организация данных — описание непосредственно данных и описание машиночитаемых файлов для возможного вторичного использования административный, включающий официальные документы, регулирующие отношения архива с пользователем каталожный, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов. В описании МЧД указывается характеристика программного обеспечения, информационного массива, лингвистического обеспечения и др. В нашей стране разработка подобных стандартов — дело будущего. Если архив комплектуется электронными документами, необходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть доступным сотрудникам. В электронном архиве хранятся периодически изготавливаемые резервные копии системы на магнитных лентах или магнитооптических дисках. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование. Список источников и литературы /. Опубликованные источники Федеральный закон Об архивном деле в Российской Федерации от 27 октября 2004 г. // Сборник законодательства Российской Федерации. — 2004. - № 43. - Ст. 4169. Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. О Федеральном архивном агентстве // Российская газета. — 2004. - 22 июня. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах 1 Положение Об Архивном фонде Российской Федерации» 1 Постановление Правительства Российской Федерации Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов» 1 Постановление Правительства Российской Федерации О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизвод стве» 1 Постановление Правительства Российской Федерации Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации» 1 Постановление Правительства РФ Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России. Основная литература 2.1. Нормативная литература Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. - М, 1998. Квалификационный справочник должностей служащих. — М, 2001. Основные правила работы архивов организаций. — М, 2002. Основные правила работы ведомственных архивов. — М, 1986. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. — М, 2002. Основные правила работы государственных архивов СССР. — М, 1984. Постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации О реализации государственной политики в архивном деле // Отечественные архивы. — 1993. — № 5. 1 См Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. — М, 2002. 264 Распоряжение Президента Российской Федерации О порядке рассекречивания архивных документов // Отечественные архивы. — 1995. — № 1. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - Вып. 1, 2. - М, 1982, 1988. Указ Президента Российской Федерации О включении отдельных объектов в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации // Отечественные архивы. — 1995. - № 2; 1997. - № 3. 2.2. Методическая литература Архивный маркетинг. — М, 1996. Дифференцированный подход к описанию документов Методические рекомендации. — Вып. 1. — М, 1969. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. — М, 1988. Маркетинг информации Архивного фонда Российской Федерации Справочно-методическое пособие. — М, 1995. Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. - М, 1988. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство. — М, 1990. Методы описания документной информации Методические рекомендации. — М, 1986. Организация использования документов ГАФ СССР Пособие для архивистов. — М, 1991. Организация учета использования документов в государственных архивах. - М, 1987. Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. — М, 1981. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур Методические рекомендации. — М, 1997. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. — М, 1993. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. - М, 1973. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. — М, 1989. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. — М, 2000. Подготовка межархивных справочников Методические рекомендации. - М, 1991. Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР. - М, 1998. 265 Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе Методическое пособие. — М, 2002. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. — М, 2000. Рекомендации по итогам парламентских слушаний по проблемам безопасности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. — 1999. — № 3. — С. 4—8. Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов Методические рекомендации. — М, 1994. Создание и ведение системы каталогов государственных архивов СССР- М, 1989. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода Методическое пособие. — М, 2003. Составление архивных описей Методические рекомендации. — М, 2003. Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов (советский период) — М 1978. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов Справочное пособие. — М, 1996. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат — М 1994. 2.3. Архивоведческая литература Автократов В.Н. Архивоведение в кругу других областей знания // Советские архивы. — 1973. — № 2. Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник за 1969 г. — М, 1971. Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории — 1 9 7 3 . - № 8 . Алексеева Е.В. Архивы и право современное состояние и перспективы развития Делопроизводство. — 2003. — № 2. Альбрехт Б.В. Вопросы организации работы с документами полично му составу // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 6. Артизов АН Архивное законодательство России система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы — 1996. - № 4. Архивная реформа проблемы, пути развития (расширенное заседание коллегии Роскомархива) // Отечественные архивы. — 1992. — № 3. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе Доклады и тезисы выступлений на Всероссийской конференции. — М, 1995. Бакалинская Г.Г., Андреева Л.С. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. — 1992. — № 3. Балакирев АН Новый вид документов в составе Архивного фонда Российской Федерации // Вестник архивиста. — 2004. — № 3—4. 266 Банасюкевт В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап // Секретарское дело. — 1998.— № 1. Банасюкевич В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин ЭВ На пути к созданию автоматизированной информационной службы // Отечественные архивы. — 1999. — № 2. Бурова ЕМ История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов Учебное пособие. — М, 1985. Бурова ЕМ Как сегодня определить сроки хранения документов (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) // Делопроизводство. — 1998. — № 1. Елпатьевская В.В. Развитие обзорной информации по документам ГАФ СССР Советские архивы. — 1979. — № 3. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. — М, 1983. Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов // Отечественные архивы. — 2000. — № 4. Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, предприятий, организаций // Отечественные архивы. — 1994. — № 5. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование государственных архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 1995. — № 6. Илизаров Б. С Роль документальных памятников в общественном развитии. Теоретические вопросы использования архивных документов Учебное пособие. — М, 1987. Иноземцева З.П., Курносое Н.Д. Новое время — новые проблемы. Комплектование государственных архивов документами общественных движений // Отечественные архивы. — 1992. — № 6. Иноземцева З.П., Мельникова Л.А. Новое время — проблемы старые. Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные архивы. — 1995. — № 1. Ковальчук НА, Осичкина ГА, Бутько СП. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. — М, 1985. Козлов В.П. Актуальные проблемы взаимодействия архивов и вузовской исторической науки // Вестник архивиста. — 1996. — № 5. Козлов В. П Архивная реформа вопросы научного и методического обеспечения // Отечественные архивы. — 1994. — № 1. Козлов В. П Архивная служба России и российская государственность опыт 80 лет // Отечественные архивы. — 1998. — № 5. Козлов В.П. Публичность архивов и свобода архивной информации // Советская историография. — М, 1996. Козлов В.П. Российское архивное дело. — М, 1999. Котов Б.А. Юридический справочник руководителя предприятия. Тайна. - М, 1999. Крайская З.В., Челлини ЭВ Архивоведение Учебное пособие. — М, 1996. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных общетв // Секретарское дело. — 2004. — № 1. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. — 2000. — № 3. 267 Леонтьева О.Г. Организация комплектования госархивов нуждается в обновлении // Отечественные архивы. — 1994. — № 2. Мякушев С.Д. Смоленский архив возвращен, вопросы остались // Отечественные архивы. — 2004. — № 8. Надершина М.Д. Порядок и сроки хранения документов коммерческих организаций в современном российском законодательстве // Секретарское дело. — 2003. — № 12. О свободе доступа к информации и разумном балансе интересов // Отечественные архивы. — 1997. — № 4. Об изменении Основ архивного законодательства // Отечественные архивы. — 1998. — № 6. Орлова НА Экспертиза ценности документов ГАФ СССР гг.). - М, 1984. Павлова Т. Ф Рассекречивание документов государственных архивов некоторые итоги, законодательная база, проблемы // Вестник архивиста. - 1994. - № 1 (19), 2 (20). Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. — 1999. — № 2. Руделъсон К.И. Современные документные классификации. — М, 1973. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. — М , 1979. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР Труды ВНИИДАД. — Т. 4. — ЧМ. Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ хранение, доступ, использование // Отечественные архивы. — 1998. — № 5. |