Архивоведение Е.В.Алексеева. Учебник для нач проф образования Учеб пособие для сред проф образования Е. В. Алексеева
 Скачать 1.51 Mb.
|
|
8 . 1 . Основные функции управления В современном мире, чтобы быть конкурентоспособными, эффективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо знать современные методы и технологии управления и уметь ими пользоваться. Управление в целом — это общее свойство, присущее техни ко-технологическим, биологическими социальным системам 1) для сохранения или поддержания существующих параметров системы 2) изменения каких-либо параметров на величину (+); 3) изменения каких-либо параметров на величину (-), те. сведения существующих параметров к 0. Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления, при этом существуют технико-технологические системы управления (неживые автоматизированные системы управления технологическими процессами биологические системы (живые социальные системы, где главным субъектом и объектом управления является человек. Именно к последнему виду управления и применяется термин менеджмент. Менеджмент — это совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования. Здесь мы будем употреблять термины менеджмент и управление водном и том же значении. Хотя, несомненно, в обоих из них имеются нюансы, связанные со спецификой двух исследовательских традиций — западной и отечественной. Значение понятия менеджмент можно представить и графически (рис. 14). Основными функциями управления на сегодняшний день являются 1) организация — предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задачи используемых мер, действий, решений 2) прогнозирование — система и процесс определения вероятностей событий 231 Учебная дисциплина -Искусство Процесс 1 Социальное управление менеджмент) Организационная структура Система функций Наука Труд руководителя менеджера) . Управленческий труд Рис. 14. Схема социального управления научно-техническое; экономическое экологическое политическое 3) планирование — система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени 4) координация — взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемами срокам 5) работа с персоналом — изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др 6) маркетинг — вид человеческой деятельности, связанный с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворению этого спроса 7) паблик рилейшнс — связи с общественностью 8) инновации — нововведения на предприятиях, в организациях. Из перечисленных функций рассмотрим три — наиболее характерные для архивов планирование, работа с персоналом и маркетинг. Однако прежде чем приступить к рассмотрению этих функций управления, выясним, что лежит в основе деятельности архива. 8.2. Нормативно-правовая база работы архива Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. К последним относятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, 232 отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное положение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах. Однако основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители структурных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве и утверждены органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов различен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 13). Таблица Государственный архив Архив учреждения 1. Положение об архиве (Устав архива) 2. Положение о структурном подразделении архива 3. Структура и штатное расписание архива 4. Смета расходов архива на год 5. Должностные инструкции сотрудников 1. Положение об архиве учреждения положение о центральном отраслевом архиве положение о центральном архиве министерства, ведомства положение об объединенном ведомственном (межведомственном) архиве 2. Инструкция о службе документационного обеспечения управления (ЦОУ) или инструкция по делопроизводству организации 3. Если в архиве учреждения есть подразделения — положение о структурном подразделении, например положение об электронном архиве учреждения 4. Должностные инструкции сотрудников архива Самым важным документом, определяющим деятельность архива, является его Положение (Устав. Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Устав определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение, ранг (центральный республиканский, объединенный ведомственный, профиль архива (источники комплектования, состав документов, принимаемых на хранение задачи, функции, права и обязанности архива, организационные основы деятельности архива. Положение о структурном подразделение архива определяет задачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива. Должностные инструкции сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Они составляются на всех сотрудников, кроме директора архива и его заместителей. Штатное расписание — перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размеров должностных окладов. Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), подписываются директором архива. Положение (Устав) о государственном, центральном отраслевом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) утверждается соответствующим органом управления архивным делом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, Положение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения. 8.3. Планирование в архиве Планирование — деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива. Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов. Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, те. по направлениям работы архива отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений. В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива научный совет (для координации исследовательской и издательской работы комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов. 234 Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы. В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности. Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14). Таблица Государственный архив Архив учреждения 1. План работы архива на год. 1.1. План научно- исследовательской работы архива на год. 1.2. План научно-издательской работы архива на год приложение к годовому плану. 2. План структурного подразделения архива на год. 3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 4. Отчет о выполнении работы архива за год. 5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал. 6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. 7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. 8. Табель учета рабочего времени работников архива 1. План работы архива учреждения на год. 2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой. 3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой. 4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов. 5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков). 6. Дневник учета труда работника за месяц, квартал. 7. Табель учета рабочего времени * Составляются по инициативе архива. 235 Планирование может быть текущими перспективным Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет. Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц. Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год. План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли. План работы архива состоит из введения текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей расчетной части (основных показателей плана работы на год предложений (плана научно-издательской и научно-исследо вательской работы. Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования. 8.4. Работа с персоналом Работа с персоналом предполагает прежде всего подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и направления. Прежде всего, необходимо помнить основные требования квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов. Заведующий архивом Должностные обязанности Возглавляет работу по организации иве дению архивного делана предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Ру- Квалификационный справочник должностей служащих. — МС ководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архюв документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел ллгя передачи документов в государственные архивы, составлению актов б уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу поведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций поведению делопроизводства и организации архивного дела. Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов Единую государственною систему делопроизводства порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации структуру предприятия, учреждения, организации основы организации производства, труда и управления законодательство о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда. Архивариус Должностные обязанности Осуществляет работу поведению архивного делана предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет Правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. 237 Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы поведению архивного делана предприятии порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими Единую государственную систему делопроизводства порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов порядок оформления дели их подготовки к хранению и использованию порядок ведения учета и составления отчетности структуру предприятия основы организации труда правила эксплуатации технических средств основы трудового законодательства правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда. Кодификатор Должностные обязанности Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов. Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы. Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки. Подготавливает заявки на размножение законодательных и нормативных правовых документов и рассылает их по структурным подразделениям предприятия. Составляет перечень устаревших документов. Ведет учет выдачи-возвращения документов. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. Должен знать законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими основы организации труда правила эксплуатации технических средств основы организации труда правила эксплуатации технических средств основы законодательства о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда. В государственном архиве также предъявляются определенные требования к квалификации архивиста й и й категорий, ведущего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и расстановка кадров имеет очень большое значение для результатов работы. 8.5. Маркетинг в архивах Информационный маркетинг. Для решения задач планирования работы руководство архива должно изучить информационные потребности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию. В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам. Одним из направлений маркетинга является исследование ценна информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основными информационными услугами архивов являются копирование документов, продажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных документов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернет. Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, таки специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных документов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш. В отношении ценовой политики американские экономисты рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а ограничить предложение микрографических товаров, установив высокие цены на них. Для повышения цен государственные архивы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм, имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой. Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм информационного маркетинга, который обеспечивает связь потребителей ретроспективной документной информации с ее хранителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя. Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы — деятельность по изучению динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги. В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга — дать ориентиры для установления ценна информационные услуги в архивах и микро копии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена. Мировой рынок документной информации — совокупность информационных товаров и их потребителей во всех странах мира. Основные действующие лица на этом рынке — продуценты, или продавцы информации, и покупатели информации. Вместе стем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дели формах использования и т.д.) помогают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а главное — организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА. Платные услуги в архивах. Государственные архивы — федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациями основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности. Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов, архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность. Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом перечня платных услуг ценна платные услуги договора на коммерческое использование документов архива. Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ. Перечень каждого архива составляется на основе Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями, который утверждается Росар- 240 хивом 1 . Он предназначен для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов. В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение не мешает реализации основных задачи функций архива. Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15). В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив вправе сам определять льготные категории пользователей пенсионеры, детские дома и т.д. По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список ценна платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы, существующих налогов и рентабельности (прибыли. В принципе, архив имеет право назначить свободную, те. любую цену. Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива 2 Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (так называемое коммерческое использование, с ним следует заключить лицензионный договор. При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях, разработанное Росархивом. Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон. Основанием заключения договора является оформленное заявкой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах экспонировать архивные документы на платных выставках использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей; использовать архивные документы в имущественно-хозяйствен ных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах создавать тематические базы данных. 1 Последнее издание Номенклатуры было утверждено в 1993 г. 2 Расчет свободных ценна работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями и организациями. — М, 1990. 9 |