Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
 Скачать 9.29 Mb.
|
3.4. Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень организации документов)Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям. При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации: принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям). В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, как архивный фонд и фондообразователь. Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии с ГОСТ Р51141-98 архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой. Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему в качестве классификационной и учетной единицы архивная коллекция в графическом варианте приведены на рис. 5.  Рис. 5. Классификация документов в пределах архива Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации). Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения) (табл. 3). Таблица 3
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например: Фонд лица: Александр III. 1854-1894 (ГАРФ. Ф.677,2оп., 1333ед.хр., 1845-1896). Николай II. 1868-1918 (ГАРФ. Ф.601, 2 оп., 2513 ед. хр., 1860-1991). Фонд семьи: Ивашевы (ГАРФ, Ф.1714, 1 оп., 75 ед. хр., 1827-1892): Ивашев В. П., декабрист, член «Южного общества» — (1797-1840); Ивашева К. П. (урожденная Ле-Дантю), жена В. П. Ивашева (1808-1839). Фонд рода: Бакунины (ГАРФ, Ф.825, 1 оп., 1530 ед. хр., 1728-1987): Бакунин М.В., вице-президент Камер-коллегии. 1730—1803; Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сенатор 1764-1837; Бакунин А. М., предводитель дворянства Новоторжского уезда Тверской губернии. 1768—1854; Бакунин М.А., идеолог анархизма, участник революционного движения в России. 1814—1876; Бакунин Н.А., мировой судья Устюжского судебного округа, общественный деятель. 1818 — 1901; Бакунин П.А., новоторжский уездный предводитель дворянства, земский деятель, философ. 1820-1900; Бакунин А.А., земский деятель, участник обороны Севастополя во время Крымской войны. 1821—1908; Бакунин И.А., подпоручик. 1819—1900. Муравьевы-Апостолы (ГАРФ, Ф.1002, 2 оп., 23 ед. хр., 1799-1980): Муравьев-Апостол И.М., дипломат, член Коллегии МИД, писатель. 1765-1851; Муравьев-Апостол М.И., декабрист, член «Союза спасения», «Союза благоденствия», «Южного общества». 1793—1886; Муравьев-Апостол СИ.,декабрист, член «Союза спасения», «Союза благоденствия», «Южного общества», руководитель восстания Черниговского полка. 1795—1826. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым создаются архивные коллекции. Таблица 4
Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ:
Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании. Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII-XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами. Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовался значительный массив россыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами: стихийными бедствиями и пожарами; войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией; военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов; реформами госаппарата, органов власти и управления. Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т.е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя. По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить: когда поступил фонд на хранение; степень его сохранности; объем фонда; крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки. Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются: наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение); самостоятельный баланс, смета, счет в банке; штатное расписание; самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.). Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс. В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др. Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества. В табл. 5 приведены факторы, влияющие на определение границ архивного фонда. Таблиц 5
Ниже дается определение хронологических границ архивных фондов. Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника. Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты. Определение фондовой принадлежности документов. Определить фондовую принадлежность документов — значит определить соответствие документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается при непосредственном изучении документов. О третьем уровне организации документов и дел см. в подразделе 6.3.1. Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы. Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов. Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие. Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователей) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам. Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц. Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам. Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих — автор. Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя. Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими. При определении фондовой принадлежности надо запомнить:
|