Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному

• Название: Учебник допущено Экспертным советом по начальному профессиональному
• Анкор: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Дата: 28.01.2017
• Размер: 9.29 Mb.
• Имя файла: Алексеева Е.В. Архивоведение.doc
• Тип: Учебник; #653
• страница: 34 из 35

9.2. Объекты и цели информатизации архивного дела

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в ре­зультате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государствен­ного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

комплектование архива и экспертиза ценности документов;

создание и ведение информационно-поисковых архивных спра­вочников по всем документам архива в целях ускорения процес­сов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

комплектование, хранение и поиск документов на машиночи­таемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственно­го архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

учет документов архива и контроль за обеспечением сохранно­сти документов;

создание страхового фонда и фонда пользования документами;

информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, ис­следователей и граждан;

контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

контроль за внедрением автоматизированных систем делопро­изводства и электронного документооборота в учреждениях — источниках комплектования (для государственного архива).

Целями информатизации работы архива являются:

избавление труда архивиста от рутинных операций;

повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

повышение исполнительской дисциплины, скорости и точно­сти поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

обеспечение сохранности документов — создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

9.3. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз дан­ных (БД), а также другие информационные технологии (оцифро­вание документов, сетевые технологии и т.д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяе­мым программным обеспечением.

Учетные базы данных. Служат для обработки статистических мас­сивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназна­чены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделе­ния. Учетные БД могут создаваться по функциональному или ин­теграционному (многофункциональному) принципу. По функцио­нальному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использова­ния, учета источников комплектования и др.

Так, в архиве Государственной Думы применяется база данных по уче­ту документов и дел — БД «Поступление и выбытие» (поля — признак поступления/выбытия, дата поступления/выбытия дела, год поступления/ выбытия, вид хранения, подразделение ГД, индекс дела по номенклату­ре, заголовок дела, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохо­да, номер хранилища, место хранения, количество дел). База данных за­полняется на основе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная таблица шифров, топографические указатели, описи дел, сводные стати­стические сведения о поступлении и выбытии документов.

Интеграционный принцип предполагает создание единой систе­мы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в госу­дарственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний.

В 1996—1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поис­ковых систем под общим названием «Архивный фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету доку­ментов (архивной статистике) и раскрытию содержания докумен­тов на разных уровнях:

архивного фонда и описи фонда;

единицы хранения (дела);

документа.

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Она представляет собою интегрированную информационную си­стему, соединяющую в себе функции учетных и информацион­ных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, кни­ги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путе­водителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (послед­ний в еще не запущенной в эксплуатацию версии). С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в ав­томатизированном режиме основной документ централизованно­го государственного учета — Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.

Программа работает в сетевом режиме, имеет современный графический интерфейс.

Общеотраслевая программа «Архивный фонд» призвана решить задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учета. (Это нашло отражение в Регламенте государственного учета доку­ментов Архивного фонда РФ за 1997 г.)

Помимо общеотраслевой программы «Архивный фонд» существует общеотраслевая программа «Фондовый каталог субъекта Федерации», которая позволяет получить сводный паспорт госу­дарственных архивов субъекта Федерации, а также провести срав­нение данных паспортов одного и того же архива за разные годы.

Помимо общеотраслевых программы по учету созданы в боль­шинстве архивов, например в Московском городском объедине­нии архивов внедрена интегрированная система «Учет-НСА». Пре­имуществом системы является наличие «умной» технологии вне­сения изменений в учетные документы, предусматривающей не только выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение элементов меню, соответствующих тому или иному типу акта. Про­грамма реализует учет документов как подсистему, позволяя по­этапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема-передачи, выделения дел на уничтожение и др.) и заканчивая паспортом архива. Большинство учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного ап­парата реализует несколько видов электронных архивных спра­вочников (описи, указатели, каталоги и др.). Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что ме­шает широкому распространению ее в архивах.

Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справоч­ников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, катало­ги, картотеки, а также для совершенствования процессов инфор­мационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой си­стемы архива является наиболее сложной задачей.

В архивах учреждений РФ существуют информацион­но-поисковые системы (ИПС) трех типов:

1. 
   использование в качестве поисковой базы данных инфор­мационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
   
2. 
   создание единой интегрированной информационно-поис­ковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
   
3. 
   создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.
   

Последовательно рассмотрим эти три типа ИПС.

1. При использовании базы данных информационного масси­ва создание автоматизированной информационно-поисковой си­стемы должно базироваться на информационно-поисковой сис­теме, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, прежде всего на таких ее элементах, как электронные справоч­ные картотеки, электронные номенклатуры дел и описи, клас­сификаторы учреждений, структурных подразделений и видов документов.

Основой для создания интегрированной поисковой системы по документам долговременного (или постоянного) срока хране­ния в архиве учреждения является электронная регистрационно-контрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве в ходе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Основными полями БД электронной РКК по управленческой до­кументации являются: вид документа, автор, корреспондент, дата (документа и получения/отправки), регистрационный номер, крат­кое содержание (аннотация); реквизиты: резолюция, исполнитель, срок исполнения, индекс дела по номенклатуре.

Каждая запись электронной РКК связана с записью электронной номенклатуры дел по полю («индекс дела по номенклатуре»), что позволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фон­да к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид докумен­та, автор, корреспондент, содержание, дата и место события), ко­личество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню.

При формировании полей целесообразно использовать международ­ный стандарт описания архивной документации (ISACG), который лег в основу раздела о НСА проекта Основных правил работы государствен­ных архивов (2000). Согласно ISACGреквизитами описания документа являются вид документа, автор, адресат, содержание (аннотация), спра­вочные данные (количество листов, дата документа), поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов докумен­та в деле), условия доступа и использования (подлинность, способ вос­произведения, язык документа). Реквизитами описания единицы хране­ния — дела — являются: название учреждения, название структурной части, название вида дела или вида документов, автор, адресат, коррес­пондент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому отно­сится содержание документов дела, место события, местонахождение автора, адресата или корреспондента документов, даты событий, край­ние даты документов дела, подлинность, степень полноты, способ вос­произведения, язык документов.

При завершении хранения единиц управленческой документа­ции в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив в течение установленного инструкцией по делопроизводству сро­ка. База данных на документы также поступает в ведомственный архив после предварительной обработки. База данных электронной номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел. Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хра­нения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются.

Основными полями БД электронной описи являются: номер дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, край­ние даты документов, количество листов в деле, аннотация доку­ментов. При формировании базы данных электронной описи це­лесообразно учитывать требования к описанию единицы хране­ния в ISACG, приведенные выше. Каждая карточка единицы хра­нения связана с регистрационной карточкой документа. Таким образом, формируемая база данных представляет собой совокуп­ность описи дел и электронного каталога.

Для унификации ввода информации и ускорения поиска, ис­ключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы данных классификаторы отраслей экономики (или использовать ОКОНХ), стран и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, ви­дов документов и др.

Поисковые возможности ИПС первого типа будут усилены в случае соединения информационно-поисковой системы с систе­мой электронного документооборота (полного или частичного). Для этого в инструкции о службе документационного обеспече­ния управления (ДОУ) следует предусмотреть категории доку­ментов, подлежащих обязательному сканированию (с последую­щим оптическим распознаванием символов). Для исходящих и внут­ренних документов сканирование не требуется, так как файл до­кумента имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл документа соединяется с регистрационной карточкой документа.

Таким образом современные системы документооборота по­зволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных).

Примером изложенного выше является «текущий» архив Министер­ства иностранных дел (МИД), в котором используются следующие базы данных: комплексы задач «Учет и контроль несекретных документов» и «Учет и контроль секретных документов». В состав информационного массива входит регистрационно-контрольная картотека, журналы дви­жения документов внутри организации, номенклатуры дел, внутренние описи (досье) дел. Функции системы — регистрация входящих и исходя­щих документов, регистрация движения документов внутри организа­ции и резолюций, контроль исполнения документов, формирование и распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполните­лю, формирование и распечатка внутренних описей дел. Основной таб­лицей является регистрационная карточка документа, полями — регис­трационный номер документа, дата регистрации документа, номер эк­земпляра документа, тип документа (вид), код автора документа, ис­полнитель, номер входящего документа, дата документа, краткое содер­жание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция, автор резолюции, дата резолюции, дата списания документа в дело, индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив, номер описи, дата уничтожения, коды сотрудников, имеющих право уничтожения документов. Отчеты, получаемые из системы: сводка доку­ментов, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям в заданном интервале дат или с истекшим сроком исполнения), журнал наличия документов, находящихся в данный момент в подразделении, сводный журнал регистрации документов (за год), внутренние описи каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одно­временно работать с тремя базами данных (за три года). Для ускорения ввода информации в систему включены справочники (коды адресатов, номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др.). Такая сис­тема после списания документов постоянного и долговременного хране­ния в дело передается вместе с документами данного года в ведомствен­ный архив и служит для подокументного поиска, т.е. выполняет функ­ции архивного каталога. При этом база данных «фильтруется» по номе­рам дел — из нее исключаются записи с номерами дел, срок хранения которых истек. Однако система с точки зрения методики архивного дела не свободна от недостатков. Например, в нее вводится код сотрудника, уничтожившего документы, но не вводится основание уничтожения (но­мер и дата протокола экспертной комиссии, номер и дата акта об унич­тожении). В системе есть лишь единственный реквизит, позволяющий отслеживать списание документа в дело и использовать ее для поиска данных в ведомственном архиве — индекс дела по номенклатуре. Это делает необходимым создание особой базы данных («электронная опись») для поиска по заголовкам дел.

2. Информационно-поисковую систему второго типа, т.е. со­здание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве уч­реждения, рассмотрим на примере центрального аппарата Мини­стерства по налогам и сборам РФ и его учреждениях (управлениях МНС по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях).

Комплексная система документооборота построена по единой методике во всех учреждениях МНС, что позволяет направлять данные из регионов в единый федеральный банк данных, который обрабатывается специальным структурным подразделением — Го­сударственным научно-информационным вычислительным цент­ром (ГНИВЦ) МНС. Состав информационного массива — систе­ма автоматизации документооборота и делопроизводства «Босс-референт», система управления персоналом «Босс-кадровик». Первая подсистема включает в себя следующие базы данных: «Корреспонденция» (регистрационная картотека), «Согласование» (жур­нал регистрации движения документов от руководства к испол­нителю и обратно и др.), БД «Архив» (описи дел и каталоги, созданные на базе БД «Регистрация» путем фильтрации данных).

БД архива представляет собой совокупность информационных массивов, формируемых после окончания каждого делопроизвод­ственного года на основе БД «Корреспонденция». База данных интегрируется на основе двух массивов — картотеки единиц хра­нения (поля — номер дела, номер описи, вид документа, автор, корреспондент, содержание, подлинность/копийность, способ воспроизведения, дата начала дела, дата окончания дела и др.) и связанной с ней картотеки документов (поля аналогичны полям БД «Корреспонденция»). Найдя дело, можно просмотреть все кар­точки документов, входящих в дело. Такое построение информа­ционной системы ведомственного архива является наиболее гра­мотным с точки зрения методики архивного дела.

Данная система электронной документации распространя­ется на управленческую документацию. Введение единого стан­дарта работы с электронными документами в рамках ведомства, обеспечивающего управляемость, защищенность и доступность документов, является важной особенностью работы с банком данных «Реестр налогоплательщиков». Все эти системы элект­ронного делопроизводства реализованы единым системным интегратором (компанией АЙТИ) на одном программном обеспечении.

Аналогичная интегрированная система поиска документной инфор­мации в делопроизводстве и архиве создана в Центральном банке РФ с 1997 г. (на 370 рабочих местах в центральном аппарате и более чем на 100 рабочих местах в ГУ ЦБ по г. Москве). В 2000 г. состав введенного массива данных составлял более 500 тыс. записей. Система ЦБ РФ инте­ресна тем, что с 1999 г. компьютеризация делопроизводства осуществля­ется в рамках создания типовой системы во всех территориальных уч­реждениях ЦБ России (это более 4 тыс. автоматизированных рабочих мест). Информатизация осуществляется на базе интегрированной автоматизи­рованной системы «ДЕЛО» («Дело-96»), созданной фирмой «Электрон­ные офисные системы» на базе СУБД Oracle.

Состав первого информационного массива системы — база данных се­тевой структуры из регистрационных карточек (РК) документов, свя­занных между собой (первичные, вторичные обращения, приложения), дополняющих друг друга, образующих гипертекстовые сети зарегистри­рованных документов с возможностью навигации (передвижения по связ­кам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов). Вто­рой массив — электронные документы, созданные в делопроизводстве и связанные с РК каждого документа.

Функции системы: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, обработка и хранение электронных документов, присоеди­ненных к картотеке, механизм управления ходом работ (маршрутиза­ция) — автоматическая передача электронных копий документов испол­нителям, контроль исполнения документов, формирование реестров рас­сылки документов, надпечатка конвертов, отправление документов с помощью систем электронной почты, поиск документов по реквизитам регистрационной карточки и по тексту, регламентация прав доступа.

Достоинством системы является поддержание архивного хранения как в традиционной, так и в электронной форме. Для использования систе­мы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат рек­визиты «индекс дела по номенклатуре», «архивный номер дела» (по опи­си), «номер сдаточной описи», «подпись списавшего». Для хранения до­кументов в электронном архиве служат следующие реквизиты: «дата ар­хивации», «режим архивации», «комментарий к архиву».

Интегрированная информационная система делопроизводства может быть создана путем включения в единый комплекс всех подсистем (банков данных), существующих в организации.
Примером может служить Единая система электронного документо­оборота администрации г. Санкт-Петербурга, созданная с целью комп­лексного решения проблем электронного документооборота и делопро­изводства в органах власти.

Состав информационного массива — электронные специализирован­ные системы делопроизводства (служебная корреспонденция, письма и обращения граждан, контроль исполнения и др.); банки документов [БД «Кодекс», документы канцелярии губернатора и территориальных орга­нов администрации, служебная корреспонденция, нормативно-право­вые и другие документы, тексты которых необходимы в работе; индиви­дуальные и групповые системы подготовки документов (базы данных с набором шаблонов всех видов исходящих документов, оформленных по правилам унифицированной системы организационно-распорядительной документации — УСОРД); корпоративные сервисы (электронная рас­сылка уведомлений, справок и других материалов, оперативный доступ к банкам и базам данных); обмен данными между системами].

Функции системы: учет и контроль движения документов, внедрение единых принципов регистрации, учета и движения документов, единой технологии ведения делопроизводства, списания документов в дело и подготовки описи, а также сквозной системы контроля исполнения; со­здание эталонных банков электронных документов (шаблонов), элект­ронная рассылка документов по всем учреждениям системы из выше­стоящих в нижестоящие.

Особенностями данной системы электронного документооборота явля­ется то, что все подсистемы ведутся в рамках единой информационной системы, на одном программном обеспечении, с высоким уровнем стан­дартизации и унификации данных.

4. 
   Рассмотрим третий тип информационно-поисковой систе­мы, когда возможно создание отдельной информационной базы в делопроизводстве или архиве.
   

Такой подход реализован, например, в архиве Государственной Думы Федерального собрания РФ. Для поиска документов в делопроизводстве Госдумы используется с 1998 г. система «Дело», аналогичная описанной выше системе Центрального банка РФ. В архиве же создается отдельная информационно-поисковая система. Состав информационного массива: тематическая картотека законопроектов (БД «Законопроекты»), включа­ющая данные по всем документам, создаваемым в ходе законодательной процедуры, картотека личного состава аппарата Госдумы («Персоналии»).

Функции системы: исполнение запросов о прохождении законопро­ектов, справок по личным запросам депутатов и других пользователей информации, ведение классификаторов, получение отчетов в заданной форме и др.

База данных «Законопроекты» ведется путем заполнения электрон­ных карточек законопроектов (поля: вид документа законодательной процедуры, субъект законодательной инициативы, отрасли законода­тельства, ответственный комитет, дата документа, стадия рассмотрения, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номера листов в деле, номер фонда). Особый набор полей предусмотрен для карточки документа. Таким образом, система представляет собой подокументную опись законопроектов. Состав полей

БД «Персоналии»: ФИО, группа кадрового состава, подразделение Гос­думы, дата приема в Госдуму, дата увольнения из Госдумы, номер сда­точной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по свод­ной описи, количество листов в деле, номер фонда, номер хранилища, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода. Для удобства ввода информации система имеет множество клас­сификаторов (подразделений, субъектов законодательной инициативы, отраслей законодательства и др.) Так же, как и в системе МИД, одним из классификаторов является номенклатура дел Госдумы, что обеспечи­вает связь с системой делопроизводства.
При создании отдельной информационной системы в ведом­ственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполня­ется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизиро­ванный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в те­кущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее эле­ментов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электрон­ной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенкла­тура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год в от­дельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хра­нятся долговременно, для поиска по каждому году неудобно загру­жать отдельную базу данных. Поэтому создание самостоятельной информационной системы архива позволяет осуществлять сквоз­ной поиск за весь период хранения документов, причем базы дан­ных привязаны к традиционным справочникам, составляемым в ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подраз­деления, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хра­нилища (шкафы, стеллажи, полки и т.д.).

Кроме того, если в учреждении отсутствует автоматизирован­ная система регистрации документов, создается БД описаний на уровне документов — электронный каталог, основными полями которого являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, но­мер описи, номер дела, номер листа. Каталог снабжается ключе­выми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Ин­дексация документов в электронном каталоге осуществляется на основе единого классификатора документной информации.

Карточка электронной картотеки/каталога (запись БД) может быть связана с текстовым файлом документа или отсканирован­ным изображением документа. В первом случае возможен гипер­текстовый поиск информации по содержанию документа. Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществлять­ся по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по класси­фикационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.

Для государственных архивов в 1995 г. Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 — 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено созда­ние автоматизированного научно-справочного аппарата, баз дан­ных, содержащих электронные копии документов.

Развитие телекоммуникационных систем должно улучшить обес­печение пользователей архивной информацией, более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными уч­реждениями, способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти.

Одним из важнейших направлений компьютеризации, соглас­но концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов (комп­лектование, учет, обеспечение сохранности документов, созда­ние справочников системы НСА, использование).

Применение типовых технологий (так называемых типовых модулей) обеспечивает совместимость баз данных, созданных раз­личными архивными учреждениями, возможность объединить их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вер­тикальными связями между учреждениями разных уровней. При этом обязательно должна соблюдаться преемственность тради­ционных и автоматизированных справочников, а также различ­ных версий автоматизированных справочников. Последнее очень важно в условиях быстрого старения программного обеспечения.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрирован­ной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта систе­ма должна быть многоуровневой и многофункциональной, вклю­чать в себя описания архивных документов, автоматизированную поддержку учета и поиска архивных документов; контроль за обес­печением сохранности документов; ведение списков источников комплектования, учета использования документов архива.

Однако возможно использование архивом и собственных про­граммных разработок, в которых должны предусматриваться:

включение в структуры информационных массивов обязатель­ных реквизитов, т.е. обязательного перечня полей БД с их специ­фикациями;

обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направ­лениям деятельности архива в традиционной или электронной форме.

Очень важной частью работы по внедрению информационных технологий является сопровождение программного обеспечения (ПО), включающего:

усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными требованиями архива, возникшими в ходе эксплуатации;

адаптацию, т. е. приспособление ПО к изменяющимся услови­ям работы, установление связей с другими программами;

коррекцию, т.е. исправление ошибок в программе, выявлен­ных на стадии эксплуатации.

Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллек­тивной подготовки документов и т. п. в архиве целесообразно ус­тановление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой ко­торой руководит администратор сети.

Для сохранения массива данных очень важное значение имеет защита информации от несанкционированного доступа и свое­временное конвертирование данных в новые версии программы. Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов, которая обес­печивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользо­вателя», «редактора» и «администратора».

Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой элек­тронный систематический каталог). Эти задачи должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».

Организация внедрения информационных технологий в архиве. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.

1. 
   Изучение делопроизводства и документооборота организа­ций ведомства или направления работы архива, которое подле­жит компьютеризации.
   
2. 
   Разработка технического задания. На этом этапе приоритет­ное значение имеет доскональное знание проектировщиками пра­вил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, табли­цы, поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма — системный ин­тегратор — предлагает самостоятельно провести обследование де­лопроизводства. Однако в штате этих фирм очень редко бывают специалисты по делопроизводству и архивному делу, поэтому лучше осуществить эту работу собственными силами. Постановка задачи и техническое задание должны быть составлены специалис­тами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения (АСУ, информцентра) совместно. Техническое зада­ние на внедрение автоматизированной системы архива, формат пред­ставленных данных согласуется с Росархивом.
   

1. 
   Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора. Здесь имеют значе­ние не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.
   
2. 
   Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конверти­рование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации — сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.
   
3. 
   Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой — системным интегратором — на основе технического задания.
   
4. 
   Сертифицирование и регистрация программного продукта.
   
5. 
   Поддержка и обслуживание системы.
   

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различ­ных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор фирмы — системного интегратора — целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедрен­ных разработчиком действующих отраслевых систем, стабиль­ности его положения на рынке, качества разработок. Обязатель­ным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с междуна­родными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой — системным интегратором — договора о долговремен­ном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть спосо­бен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.