Учебник рекомендовано
 Скачать 2.49 Mb.
|
|
40 Управленческие документы отражают в специфической форме как структуру, так и стадии и циклы управления, и оказывают серьезное воздействие на процесс управления. В управленческой функции документ представлен прежде всего в регулятивной, нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения. Доведение управляющих воздействий (предписаний) до субъектов социума и обеспечение их взаимодействий путем осуществления информационного обмена между ними выполняет коммуникативная функция. Следовательно, коммуникативная функция документа — это функция организации и поддержания информационного взаимодействия (обмена) между членами общества и между различными частями общественной и государственной организации. У коммуникативной функции две подфункции, что позволяет соответственно выделить две категории документов: 1) документы, ориентированные в одном определенном на правлении: сверху вниз (т.е. от законодателя к исполнителю, от начальника к подчиненному) и снизу вверх (от исполнителя к начальнику); 2) документы двухстороннего действия, взаимосвязанные между собой (служебная и личная переписка, договоры и т.д.). Осуществление коммуникативной функции с заданной степенью достоверности, сохранности и конфиденциальности сообщений (документов) в ходе осуществления информационных взаимодействий между субъектами социума обеспечивает функция защиты информации. Преднамеренное закрепление (сохранение) информации от исчезновения (разрушения) путем ее материализации и выполнения заданных требований по обеспечению ее достоверности, сохранности и конфиденциальности в целях последующего правомочного использования для обеспечения деятельности общества определяет основное содержание функции защиты информации. Эта функция присуща всем сообщениям (документам), а не только документам, содержащим информацию ограниченного доступа или информацию, содержащую государственную тайну. Документам этих групп присваивают отличительные обозначения, чтобы облегчить их выделение из общего документного массива, создать строго регламентированные условия работы с ними и тем самым предотвратить несанкционированный доступ к содержащимся в них сведениям. Подфункцией функции защиты информации является архивная функция, обеспечивающая особые условия хранение наиболее ценных для жизнедеятельности общества документов в течении продолжительных периодов времени. Подфункцией архивной функции является функция исторического источника. Реализуя функцию исторического источника, документ выступает в качестве источника исторических сведений 41 о развитии общества. Эту функцию приобретает только часть наиболее ценных создаваемых в обществе документов и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив. Функция учета выступает в качестве необходимого условия, обеспечивающего выполнение всех рассмотренных функций. Функция учета есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении сведений, связанных с хозяйственными, демографическими и любыми другими видами общественной, экономической и государственной деятельности. По сути учет — это необходимый начальный этап любого вида деятельности возможного в человеческом обществе. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме весьма широкий спектр различных сведений. Информацию (сведения), содержащуюся в документах, можно подразделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую) и перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие системы классификации информации, в частности разделение ее на первичную и вторичную, динамическую и статическую, по жанрам, видам, носителям, срокам использования и т.д. Любой документ (сообщение) всегда сочетает в себе одновременно (синтезирует) весь спектр рассмотренных функций, часть из них находится в активном (проявленном) состоянии, а часть — в пассивном, которые при создании определенных условиях (ситуации) могут быть проявлены. Поэтому полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной его функции (в акте управления преобладает управленческая, но он выполняет и информационную, коммуникативную, социальную, культурную, а также функцию исторического источника). Например, указ — информационную, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую, исторического источника; аттестат зрелости — информационную, культурную, социальную, правовую, исторического источника. Активность той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа (сообщения) в общественных отношениях, данной социальной системе, процессе управления. Таким образом, одни функции со временем полностью исчерпываются и вытесняются другими, также объективно заложенными, как и первые, при создании сообщения (документа). Как уже отмечалось, принцип гетерогенности управления и связи также обусловливает различие в целевой направленности понятий «документ» и «сообщение». Так, определяющей функди- 42 ей в понятии «документ», является прежде всего управленческая, социально-регулятивная функция, а в понятии «сообщение» превалирует функция коммуникативная именно как средства обеспечения в первую очередь информационного обмена и взаимодействия между субъектами социума. Следовательно, функции сообщения и документа как такового различаются в основном целевым назначением, т. е. сообщение выступает прежде всего как средство обеспечения коммуникации субъектов социума, а документ — как регулятор социальных отношений; остальные функции идентичны и отличаются только степенью активности и конкретным наполнением содержания, определяемым необходимостью реализации той или иной общественной потребности. 2.3. Основные признаки документа В документоведении главным объектом изучения и исследования является документ в любых формах его представления. Процессы изучения и исследования документа как предмета, являющегося результатом осознанной человеческой деятельности, строятся на основе общенаучных, частных и специальных методов, а также использования общефилософских категорий. Одним из основополагающих понятий в документоведении является понятие «качество документа», под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов, созданных человеком. Признак документа — показатель (параметр, атрибут), по которому возможно определить тот или иной предмет, как документ (см. подразд. 2.1). Признаки документа подразделяют на внешние и внутренние. Внешние признаки документа — признаки, отображающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты). К внутренним признакам документа можно отнести его язык, стиль, юридическую и управленческую силу. Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью, однако существует определенная группа элементов, присущих любому документу, поскольку определяет его юридическую силу, т.е. позволяет его идентифицировать именно как документ, а не как сообщение. К их числу относятся: авторство; наименование вида документа; датирование; удостоверение, — которые в совокупности с формой и размером документа, способом документирования и используемым носителем документированной информации составляют документообразующие признаки. 43 Авторами (создателями документа) могут быть юридические и физические лица. Юридическими авторами — авторами служебных документов — являются учреждения, организации, предприятия. Физические лица выступают авторами документов, составленных от своего имени. Такими документами могут быть личные письма, заявления, жалобы, предложения, рапорты. Авторы могут быть индивидуальные и коллективные. Если документ составлен одним учреждением (предприятием) или одним физическим лицом, то он имеет индивидуального автора. Если документ разработан двумя или более министерствами (организациями) или физическими лицами, то автор такого документа называется коллективным. В настоящее время на официальных документах наименование организации, учреждения, являющейся автором документа, указывается, как правило, на первом листе документа в левом верхнем углу. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах данной организации. Если в учредительных документах закреплено сокращенное или условное наименование организации, то оно пишется в скобках ниже полного. В документах должна быть указана подчиненность данной организации министерству, ведомству. Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указываются не более трех степеней подведомственности. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках: русском и национальном. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Оно должно располагаться ниже наименования на русском языке. Наименование структурного подразделения организации указывается в том случае, если оно является автором данного документа; его располагают ниже наименования организации. Наименование организации — автора документа — обычно указывается в именительном падеже. Вид документа — классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единую структуру построения (например, протоколы — один вид, приказы — другой, отчеты — третий и т.д.). Разновидность документа — более узкое, частное понятие. Она детализирует, уточняет характер деятельности, документируемой тем или иным видом. Например, акт экспертизы, акт приемки, акт инвентаризации. 44 Указание вида документа — обязательный элемент его оформления. Оно дает первое, самое общее представление о документе, его целевом назначении, юридическом значении и характере изложения информации и определяет структуру его построения. Одним из основных элементов оформления документа является датирование, которое обеспечивает ему прежде всего юридическую и управленческую силу. В документах выделяются авторские даты, к которым относятся даты составления и подписания документа. Особую роль в характеристике документа играют даты, относящиеся к его содержанию. Документ может содержать даты визирования, опубликования и вступления его в силу, а также даты резолюций и служебных пометок. В процессе отработки документа на нем проставляются даты поступления в организацию (учреждение), регистрации, рассмотрения, исполнения, печатания и др. Большое значение при оформлении документа имеет состав его удостоверения. В него входят: подпись, печать и гриф утверждения. Подпись на документе является обязательным элементом его оформления. Она проставляется лицом, которое несет ответственность за содержание данного документа. В настоящее время подпись официального документа состоит из наименования должности лица, его подписавшего, личной подписи, а также инициалов и фамилии. Право подписи на официальных документах имеют только уполномоченные должностные лица организации. Такие полномочия определяются локальными нормативными актами (уставами, положениями, приказами). От имени организации документы, как правило, подписывают руководитель и его заместители (согласно приказу о распределении обязанностей). Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право подписи может предоставляться и другим сотрудникам организации. На документах разных видов может ставиться разное количество подписей. Одна подпись ставится на документах, издаваемых единона-чально. Так, одним должностным лицом подписываются распоряжения, доверенности, телефонограммы и другие документы. Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц или структурных подразделений, то на нем ставятся две подписи и более. Так, гарантийные письма подписывают руководитель организации и главный бухгалтер; трудовые договоры (контракты) подписываются работодателем и работником; акты проверок подписываются всеми членами комиссии. 46 Во всех случаях подпись ставится обязательно на первом экземпляре документа. При необходимости могут подписываться и другие его экземпляры. Под лицом, подписавшим официальный документ, не всегда следует понимать его автора, так как должностные лица, подписывающем служебные документы, выступают не в качестве самостоятельных авторов, а как представители организаций (учреждений). Ряд документов кроме подписи удостоверяются проставлением оттиска печати. Для заверения документов применяются гербовые и различные негербовые печати. Использование печатей для удостоверения документов определяется соответствующими инструкциями и руководствами [28, 44]. Если решение вопросов, изложенных в документе, входит в компетенцию вышестоящего должностного лица или организации, то после подписания такой документ подлежит утверждению. Необходимость утверждения документов определяется соответствующими нормативными актами [64, 70]. Утверждение — это способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг подразделений, должностных лиц, работников. Обязательному утверждению подлежат следующие документы: штатное расписание, акты проверок, ревизий, приема-сдачи материальных ценностей, должностные инструкции и т. п. Утверждение документов может проводиться тремя способами: грифом утверждения, изданием соответствующего распорядительного документа, большинством голосов. Важнейшим внутренним признаком документа является его юридическая и управленческая сила. Юридическая и управленческая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленной технологией его изготовления и оформления. Из определения следует, что для приобретения документом юридической и управленческой силы при его изготовлении должны выполняться следующие необходимые требования. Прежде всего это требование законности. Любой документ должен соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих органов и организаций; основываться на фактах и содержать конкретные и реальные указания или предложения; не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылку на них. Кроме того, на обретение документом юридической и управленческой силы оказывает влияние компетенция издавшего его органа. Компетенция того или иного 46 органа управления определяется на основе действующих нормативных актов. Чтобы издаваемый документ приобрел бесспорность, обязательность для всех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях, документ должен быть изготовлен и оформлен по определенной технологии. Несоблюдение при подготовке документа технологии изготовления и оформления принижает, а иногда и полностью лишает документ юридической и управленческой силы. Элементы оформления документа играют важную роль в обретении юридической и управленческой силы, однако значение их в этом вопросе различно. Так, отсутствие в документе почтового адреса организации затрудняет работу с данным документом, но не влияет на его юридическую и управленческую силу. А отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифе утверждения в акте делают эти документы в правовом смысле бессильными. Таким образом, такие элементы оформления документа, как подпись, утверждение, наличие оттиска печати, являются юридически значимыми. Их значение — в юридически значимой форме закрепить и довести до адресата и всех лиц, которые будут работать с документом, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факты, имеющие юридическое значение, удостоверить происхождение документа. Кроме того, к юридически значимым элементам оформления документа относятся:
47 низации, в компетентность которых входит решение вопросов, изложенных в документах; • оттиск печати — применяется для заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов и является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации. Проставляется, как правило, на документах, в которых отражена информация о фактах, имевших особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации организации); удостоверяющих право организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты, поручения, гарантийные письма). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения их оттиском печати. Юридическая сила электронного (машиночитаемого) документа удостоверяется в современном российском законодательстве двумя способами:
Кроме удостоверяющего письма, чтобы обладать юридической силой, документ на машинном носителе (ДМН) должен содержать следующие пять обязательных реквизитов [4]:
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) [57, ст. 3] — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения информации в электронном документе. Таким образом, ЭЦП — это необходимый документообразующий признак и реквизит электронного документа, предназначенный для защиты электронной записи 48 документа от подделки, полученный в результате записи результата криптографического преобразования исходного сообщения (проекта документа) с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устанавливать отсутствие искажения электронной записи документа. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих трех условий:
Сертификат ключа подписи — документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), выдаваемый специальной организацией (удостоверяющим центром) участникам обмена информацией для удостоверения подлинности ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП. ЭЦП имеет юридическую силу, пока не аннулирован сертификат ключа подписи. В среднем сертификат ключа действует не более года в связи с необходимостью периодической смены ключей во избежание «взлома» ЭЦП. После аннулирования сертификата ключа ЭЦП сохраняет юридическую силу только в том случае, если можно доказать, что данный сертификат действовал на момент подписания документа. Однако в настоящее время аннулированные сертификаты имеют временный срок хранения в удостоверяющих центрах, равный сроку исковой давности, 3 года. Для обретения документом своего основного свойства — юридической и управленческой силы — он должен отвечать следующим требованиям [4], определяемым сектором действенности:
2.4. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [63] информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на следующие четыре категории:
Конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя [63]. Таким образом, ценная информация, утрата которой представляет серьезную опасность для существования организации (предприятия) или ее деятельности, называется конфиденциальной. По сути термин «конфиденциальность» является синонимом секретности, но используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного распространения, не относящихся к государственной тайне. Это понятие отражает ограничение на доступ к ним других лиц, накладываемое обладателем информации в соответствии с законом. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или орга- 50 низациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации. Информация, составляющая профессиональную тайну, может быть предоставлена третьим лицам в соответствии с федеральными законами и (или) по решению суда. Срок исполнения обязанностей по соблюдению конфиденциальности информации, составляющей профессиональную тайну, может быть ограничен только с согласия гражданина (физического лица), предоставившего такую информацию о себе. Запрещается требовать от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица), если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается Федеральным законом от 27.07.2006 № 150-ФЗ «О персональных данных». Таким образом, ценная информация в зависимости от отнесения к одному из видов тайны — государственная или негосударственная (служебная, коммерческая, банковская и пр.) — включается в соответствующие документы, секретные или конфиденциальные. Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается соответствующим образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа, имеющие обладателя. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. К конфиденциальным документам относятся:
Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается. 51 Персональные данные всегда относятся к конфиденциальной информации, т.е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организациях эта информация составляет служебную или профессиональную тайну. Причем режим конфиденциальности персональных данных снимается только в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом. Конфиденциальность документов всегда имеет определенный срок ограничения свободного доступа к ним персонала организации (от нескольких часов до десятков лет) в связи с тем, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и соответственно конфиденциальность. Так, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается. Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы, сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают более ценными документами, чем торговые, посреднические и др. Документы долговременного периода конфиденциальности, например бизнеспланы, бизнеспроекты, программы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения, имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов. Таким образом, конфиденциальные информационные ресурсы и документы обладают специфическими особенностями, которые отражают эффективность проводимых организацией (фирмой) работ, возможность возникновения при этом угроз сохранения в тайне ценных сведений и определяют целесообразность наличия системы защиты этой информации. 52 Контрольные вопросы
|