Учебнометодическое пособие Петропавловск 2015 североказахстанский государственный университет им. М. Козыбаева
 Скачать 1.06 Mb.
|
|
Тема 5. ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ – ОСНОВА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 1. Первичное наблюдение в учете. Носители первичной учетной информации. Документы как источник первичной информации. 2. Первичные документы, их реквизиты и порядок их заполнения. 3. Классификация документов. 4. Организация системы управления документооборотом. 5. Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского учета. 6. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета. Объекты и цели инвентаризации. Сроки проведения инвентаризации. Инвентаризационная комиссия. Правила проведения инвентаризации. 7. Документальное оформление результатов инвентаризации. Составление сличительной ведомости по инвентаризации. Регулирование расхождений данных инвентаризации с учетными данными. 1. Первичное наблюдение в учете. Носители первичной учетной информации. Документы как источник первичной информации Общая характерная особенность учетного информационного процесса - наличие носителя информации, который считается важным объектом организации учетного процесса. Однако следует заметить, что понятия данные и информация также отличаются по своей сути, поскольку данные регистрируют уровень какой-либо хозяйственной операции и происходящего события, а информация концентрирует в себе полезное содержание, которое можно получить на основе данных. В целом процесс учета отличает строго документальное оформление всех хозяйственных фактов (явлений). Главное свя- зующее звено его стадий (этапов) - данные первичных 122 документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно. Документация учета призвана обеспечить: - сплошной непрерывный учет всех объектов; - юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу: - использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта; - контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; - укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции. В работе с документами важно знать, когда и кем принят тот или иной документ, кому он направлен для исполнения, какое принято решение по данному вопросу. Во многих субъектах хозяйствования устанавливают: - порядок приема поступающей корреспонденции и ее регистрации; - правила отправки исходящих документов и контроля за их исполнением; - способы хранения отработанных документов в специальных папках, объединяющих документы одного наименования; - переписку с отдельными организациями и лицами. Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разрабатывают и утверждают субъекты самостоятельно на основе минимальных требований, утвержденных уполномоченным органом. 123 2. Первичные документы, их реквизиты и порядок их заполнения Под первичным документом в бухгалтерском учете понимается бумажный бланк, предназначенный для регистрации исходной информации. Определение содержит несколько существенных моментов: 1. Важно указание на бумажный носитель. Хотя материал носителя теоретически может быть любым, но традиционно в сознании бухгалтера первичный документ ассоциируется именно с листом бумаги. С появлением и развитием письменности в качестве носителя разными народами использовались различные материалы, но сегодня подавляющее количество первичных документов существует именно в бумажной форме. 2. Первичный документ служит для регистрации информации. Связь между документом и регистрируемым фактом хозяйственной деятельности носит во многих случаях двухсторонний и взаимозависимый характер: - С одной стороны, произошедший факт хозяйственной деятельности вызывает необходимость в его регистрации; - С другой стороны, некоторые факты хозяйственной деятельности не считаются совершенными без их письменного оформления. Таким образом, между фактом хозяйственной деятельности и первичным документом имеют место как прямая, так и обратная связь. Показательна этминология слова «документ», берущего начало от латинского documentum – свидетельство. Бухгалтеры в конце 19 - начале 20 вв. любили подчеркивать доказательную силу первичного документа, под которой понималась его способность служить доказательством в суде. Данная функция первичного документа в настоящее время полностью сохранилась. 124 Понятие «документ» является более широким, чем «первичный документ». Под документами в обиходе понимаются также: а) любая деловая бумага, б) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.) или в) любое письменное свидетельство. 3. Первичным документом регистрируется только исходная информация, а не операционная или отчетная. Безусловно, выводиться на бумагу может как та, так и другая: бланки с содержащимися на них операционными или отчетными данными носят название отчетов или ведомостей. Первичным документом считается только бланк именно с исходной информацией. Это обстоятельство подчеркивается названием документа «первичный», т.е. первоначальный, входной. На примере первичных документов хорошо просматривается наличие прямой и обратной связи между учетом и хозяйственной деятельностью: - Объекты хозяйственной деятельности появляются в хозяйственном комплексе одновременно с первичными документами; - на основании первичных документов пополняются и корректируются базы данных, содержащие учетную информацию; - на основании данных информационных систем учета санкционируется последующее движение объектов хозяйственной деятельности, после чего цикл повторяется. Одним из принципов бухгалтерского учета является документирование. Под документированием понимается процесс оформления каждого факта хозяйственной деятельности, подлежащего регистрации первичным документом. В настоящее время процесс документирования регламентируется множеством нормативных актов, затрагивающих в основном документирование отдельных фактов хозяйственной деятельности. 125 Документирование является промежуточным этапом между наблюдением за фактом хозяйственной деятельности и его регистрацией в информационной системе учета. Сама регистрация информации при помощи первичного документа считается вводом информации в информационной системе учета не может, поскольку существование документа не гарантирует попадания информации в массив операционных данных. В соответствии с принципом документирования каждый подлежащий регистрации факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичным документом. Нельзя сказать, что применяемая методология бухгалтерского учета располагает к строгому и последовательному исполнению данного принципа. Во-первых, в некоторых случаях оформление документом каждого факта хозяйственной деятельности не вызвано хозяйственной необходимостью. Во-вторых, существует большой класс бухгалтерских записей, чья регистрация всецело определяется регистрацией других, параллельно осуществляемых с ними, записей. В-третьих, основанием для выполнения одной записи часто служат сразу несколько первичных документов. Положение первичных документов в хозяйственном комплексе уникально. Оно определяется тем, что первичные документы представляют собой сопутствующие объекту хозяйственной деятельности, т.е. мета-объекты, объекты, содержащие информацию о других объектах, чье существование обусловлено только этим обстоятельством и ничем более. Какие-либо аналоги первичным документам при мысленной и компьютерной формах учета отсутствуют. Документ (от лат. Свидетельство, доказательство) в широком смысле это любой носитель информации, подвергаемый регистрации. Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение, либо устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. 126 Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции, однако некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа, определяющими содержание отражаемых операций и придающими документу доказательную силу. Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа (формы); - дату составления; - наименование субъекта, от имени которого составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи и их расшифровки. В зависимости от характера операции, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. 127 3. Классификация документов Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения. По назначению документы подразделяют на: распорядительные – содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции. Но они еще не подтверждают факт свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными; оправдательные (исполнительные) – удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей; бухгалтерского оформления – составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют; комбинированные – выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов. Их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию. По способу составления документы подразделяют на: разовые – применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций в момент совершения. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей; накопительные – применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Они отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. 128 По объему содержания документы подразделяют на: - первичные – оформляемые непосредственно в момент совершения операции; - сводные – составляемые на основе первичных документов. Они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях. По месту составления документы подразделяют на: - внутренние – составленные на самом предприятии; - внешние – поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц. По способу заполнения документы подразделяют на: - типовые – применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений; - специализированные – применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия. 4. Организация системы управления документооборотом Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы. Движение документов, составляемых в организации, можно представить в следующем виде: Составление документа, проверка правильности его оформления Визирование документа должностными лицами и утверждение руководителем Регистрация и исполнение документа и при необходимости его отправка сторонней организации Подготовка копии документа для хранения и текущего его хранения. Передача документа в архив организации либо государственный архив или его уничтожение. 129 В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем субъекта График документооборота может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков. График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброка- чественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лип должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) 130 документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, 131 предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации). Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. |