Все ОТВЕТЫ к ГЭК ). Учета документов в государственных архивах. 2
 Скачать 0.76 Mb.
|
Номенклатура дел как документ многофункционального целевого назначения.Номенклатура дел как документ многофункционального целевого назначения. Н. д. предназначена для группировки исполненных документов в дела, обеспечения их поиска и учета дел; она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы (картотеки). Н.д. необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. Понятие «номенклатура дел». Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Виды номенклатур. Назначение типовой и примерной номенклатур дел. Различают три вида номенклатуры дел: типовая; примерная; номенклатура дел организации (она же – индивидуальная или конкретная). Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом, т.е. носит обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями; согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется данная номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями ФАА (Фед.Арх. Агентства). Н.д. организации (конкретная или индивидуальная) – перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве данной организации. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению конкретной номенклатуры дел. Порядок согласования и утверждения номенклатур. При составлении номенклатуры дел организации руководствуются типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанными в них сроками хранения. Различают также номенклатуры дел структурного подразделения и организации (сводную номенклатуру дел). Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел всех структурных подразделений. Номенклатура дел структурного подразделения составляется и подписывается секретарем или ответственным за делопроизводство этого подразделения, согласовывается с архивом организации, утверждается руководителем структурного подразделения. Затем она передается в службу ДОУ. На основании номенклатур дел структурных подразделений начальником службы ДОУ (канцелярии) составляется и подписывается сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел организации согласовывается с:
или
и утверждается руководителем организации. Затем в структурные подразделения направляют копии (или выписки) номенклатуры дел для работы. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в архиве организации, куда документы поступают на постоянное хранение. Работа по составлению номенклатуры дел включает изучение общегос. Нормативной базы по ДОУ и АД, организационной структуры, направлений деятельности предприятия и комплекса документов, участвующих во всех сферах деятельности организации. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, в том числе и дела с грифом ограничения доступа к ним («для служебного пользования», т.д.), журналы регистрации, справочные картотеки и т.д., не включаются - печатные издания, материалы рекламного характера и т.п.. Н.д. составляется по унифицированной форме, условно можно выделить 3 части: 1. Угловой штамп (назв.орг-ции, назв.вида док-та, дата, №,место сост-ия, год на кот.состовляется н.д., гриф утверж-ия); 2.Описательные статьи:
3. Итоговая запись: указывается общее кол-во дел, включ. в н.д., кол-во дел постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного (менее 10) хранения; наим. должности составителя н.д., подпись, расшифровка, гриф согласования с ЭПК госархива и т.д. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел печатается на бланке организации (см. угловой штамп)и печатается в 4 экз.: 1 – хранится в службе ДОУ и является контрольным, 2 – рабочий вариант, 3 – в ведомственный архив, 4 – в госархив, с который она согласовывается. Каждый экземпляр н.д. формируется в отдельное дело. Номенклатура дел является документом постоянного срока хранения.
Организационные формы работы с документами Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами (остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения) Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 1) Централизованная - сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). - полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив - снизить затраты, улучшить организацию труда - более 10 тыс. документов в год. 2)Децентрализованная - каждое структурное подразделение создает свою собственную службу для работы с документами, в которой - весь цикл операций - территориально разобщен + там, где документирование имеет специфические особенности (защита информации). 3) Смешанная - самая распространенная. А) - часть операций (прием и обработка, регистрация, контроль) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Б) - одна и та же технологическая операция для одних массивов документов проводится централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Использование новейших компьютерных технологий!! Типовые организационные структуры службы делопроизводства Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения. Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления. Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. типовой состав структурных подразделений: - секретариат (в состав которого входят приемная и секретариат министра, заместителей министра, коллегии, протокольное бюро); - инспекция при министре, (контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти/приказов министра); - канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив. + на практике в составе управления делами создают группы приказов, отдел защиты информации и др. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и [регистрации документов, по контролю за сроками исполнения [документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив. Общий отдел — в исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. (специфика деятельности) Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших организациях Задачи и функции службы делопроизводства Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
8.5. Функции структурных подразделений службы делопроизводства 1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организации ях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структурепостоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:
прием, регистрация, организация хранения и справочноинформационной работы, рассылка принятых документови их доведение до управляемых объектов. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро(центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Егофункции: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.); разработка сборников типовых (трафаретных) текстов; разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.); организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет: прием, количественный учет, сортировку и распределение по структурным подразделениям; обработку, упаковку и отправку отправляемых документов; Подразделение по учету и регистрации документов выполняет: • регистрацию; нса • контроль за оформлением и составлением исходящих ивнутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.). Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспек ция) выполняет: • контроль за сроками исполнения документов;
7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения ит.п.) ведет:прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;подготовку обращений к рассмотрению руководством;контроль за сроками подготовки ответных документов вструктурных подразделениях учреждения или сторонних организациях; извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:
9. Копировально-множительное бюро выполняет: + подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п. 10. Архив осуществляет:
• подготовку дел к передаче на государственное хранение. Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по нформационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции. По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, итд. Должностной и численный состав службы делопроизводства Впервые наименования должностей работников, занятых в Делопроизводственной службе,, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. Руководители. Категория включает заведующих перечисленных подразделений Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала. Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. соотнощение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор. Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро. Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства. Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства. Вторая методика предусматривает расчет численности [службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для промышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих. Нормативная регламентация службы делопроизводства положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей. Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения. Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются их задачи и функции, права и обязанности. Виды документальных связей: все основные виды документов, Создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Положение о службе делопроизводства (на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы.) Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. 1 - Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. - наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы. - тперечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные. печать ,ее описание, условия ее хранения и использования. 2 - раздел - общую цель и основные задачи службы делопроизводства. 3 – основной - всесторонняя характеристика деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». (для каждого структурного подразделения) Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. 4 раздел - «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию рабо-;ты с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований 5 - Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы. 6 - Раздел «Ответственность» - позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т.д. 7 - Раздел «Взаимоотношения В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. должностная инструкция Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ Второй источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные инструкции для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. «Основные задачи и обязанности», участок работы. конкретных должностных обязанностей, «Права» «Ответственность» Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. (Типовые инструкции, а также государственные нормативно-методические документы.) Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «....кроме конфиденциальных документов» и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу. Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:
• порядок работы исполнителей с документами. Раздел «Организация документооборота» включает:
Раздел «Регистрация документов» «Организация справочной работы» (описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих ) Раздел «Организация контроля за исполнением документов» - категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах. Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения и ответственность В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» ( экспертиза, порядок передачи дел в архив.) Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирований- Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Применение табеля позволяет;
Условия труда Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда. Помещения (его размеров, площади и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.замещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах.
Понятие «экспертиза ценности документов»: это изучение документов на основе принципов и критериев, разработанных в отечественном архивоведение с целью отбора документов на гос. хранение и определение сроков их хранения. Значение ЭЦД:позволяет обеспечить учёт и сохранность документов, работа над которыми закончена; позволяет отобрать документы на гос., ведомственное и оперативное хранение; выделить документы к уничтожению; установить или изменить сроки хранения документов. Роль перечней в проведении экспертизы:при проведении ЭЦД используются общегосударственная нормативная база: ГСДОУ (специальный раздел), Типовая инструкция по делопроизводству, Типовая и примерная номенклатура дел и перечни – это систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках хранения. Выделяют перечни с указанием срока хранения (Типовые: 1989, 2000) , с постоянным сроком хранения (Типовой: 1973). Кроме этого используется нормативная база предприятий: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел предприятия, положения о структурных подразделениях, положение об экспертной комиссии. Организация ЭЦД:при проведении ЭЦД руководствуются принципами: историзма (оценить документ как будущий исторический источник), комплексности и объективная оценка. Критерии: происхождение документа (роль организации, её функционально-целевое назначение); содержание (значение информации, вид и разновидность документа); внешние особенности (форма фиксации и передачи информации, его физическое состояние). Экспертные комиссии, их роль и функции: экспертная комиссия создаётся в организации для организации и проведения ЭЦД (если ЭК охватывает деятельность всей организации, то она называется ЦЭК). Является методическим совещательным органом и не включается в штатное расписание. ЭК возглавляет первый заместитель руководителя, в её состав входят представители службы ДОУ, ведомственного архива организации, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, представитель архивного органа (5-7 человек). Основные функции: организация ежегодного отбора документов на хранение, рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, актов о выделении к уничтожению, рассмотрение вопросов о приёме на ведомственное хранение документов личного происхождения, установление и изменение сроков хранения документов, участие в подготовке и рассмотрение проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, ЭЦД и отбору их на гос. хранение и др. ЭК собирается не реже 2х раз в год на заседание, которые протоколируются. Порядок проведения экспертизы: осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руководством архива в конце календарного года: проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение правил оформления документов, формирование дел. Отбор документов на хранение или выделение к уничтожению производится на основании полистного просмотра дел. Изымаются дублетные материалы, проекты, черновики, документы, выполненные с нарушением ГОСТов, других сроков хранения, с пометкой ЭПК (означает, что при ЭЦД необходимо уточнять срок хранения, правильность оформления, состав дел). В результате образуются 4 группы документов с различными сроками хранения: 1.) постоянного хранения в госархивах; 2.) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10); 3.) временного хранения (до 10); 4.) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Оформление результатов экспертизы: На дела, выделенные к уничтожению составляются акт, который условно можно разделить на 3 части: 1) наименование организации; вид документа; дата; №; гриф утверждения; заголовок (о выделении документов с истекшим сроком хранения); состав комиссии; приказ, на основании которого образована; его дату и №; нормативный документ, которым она пользовалась при его составлении. 2) описательные статьи – таблица из пяти граф (№ дела; заголовки дел; крайние даты дел; количество дел; срок хранения и № статьи по перечню). 3) заключительная часть – цифрами и прописью указывается общее количество дел, включённых в акт, подписи председателей и членов комиссии; гриф согласования протоколом заседания ЭПК; отметка о способе уничтожении документов. Остальные дела подлежат оформлению. Производится в структурных подразделениях, где формировалось дело, лицами, ответственными за делопроизводство. Полное и частичное оформление дел: В зависимости от срока хранения дела, передаваемые в архив, подлежат полной (дела сроком свыше 10 лет), либо частичной (до 10 лет) обработке. Полное оформление: подшивка и переплёт дела, нумерация листов, составление листа-заверителя и при необходимости внутренней описи, внесение уточнений и дополнений в реквизиты обложки дела. Частичное: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются. Виды работ по подготовке дел к передаче в архив организации: документы подшиваются на 4 прокола в папку из плотного картона. В конец дела помещается чистый бланк для оформления заверительной надписи (В деле прошито и пронумеровано…указывается особенность нумерации+подпись составителя с указанием должности и даты составления); в начале дела – бланк внутренней описи (помещается в начале дела: порядковый № дела; его регистрационный номер; содержание/заголовок; дата документа; количество листов). Удаляются металлические скрепления. Проводится нумерация листов: все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, включая фотографии, чертежи, конверты. Номер ставится в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором. Исправляется зачёркиванием, если пропущены листы, то используются литерные номера. Оформление обложки дела: на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется обложка: наименование вышестоящей организации; собственно организации; структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; крайние даты ; количество листов; срок хранения; архивный шифр (Ф., Оп., Д.). Порядок передачи дел в архив организации: в архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описи и в соответствии с составленным архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утверждённым руководителем организации. Вместе с делами передаются РКК. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Зав. Архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приёма и количество принятых дел. Один экземпляр описи возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
Нормативн-методическая база соврем. делопр-ва - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических д-тов. реглам-х технологию создания, обработки, хранения и использования д-тов в текущей деятельности учр-я, а также реглам-е работу службы ДОУ- ее структуру, функции, штаты, техн. обеспечение и др. аспекты. Включает в себя, законодат. акты РФ в сфере информатизации и документации; указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов предст. и исполн. власти субъектов РФ и их террит-х образований; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические д-ты по ДОУ, учреждений, opr-ций и предприятий, гос. стандарты на документацию; унифицированные системы докум-ции; общероссийские классификаторы технико-экономич и соц информации; ГСДОУ. Основные требования к д-там и службам ДОУ; нормативные д-ты по орг-ции управленческого труда и охране труда; нормативные д-ты по орг-ции архивного хранения д-тов. Гос. регулирование делопроизв-ва осущ-ет Росархив, кот. в соответствие с Положением об АФ РФ и Положением о ФАС РФ осущ-т межотраслевое организационно-методическое рук-во и контроль за орг-цией д-тов в депопроизв-ве федер. органов гос. власти, координирует развитие гос. системы делопроизв-ва и унифицир-х систем док-ции. Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет гос. управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации д-тов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Основные законы:1. Закон РФ "О стандартизации».2.ФЗ РФ "Об информации, информатизации и защите информации"3. ФЗ "Об участии в международном информационном обмене» 4. Закон РФ "О государственной тайне"5. Закон РФ "Об Архивном фонде РФ и архивах" Наиболее полным межотраслевым д-том по орг-ции ДОУ является изданная в 1990 году Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ. ГСДОУ- это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и ор-ции работы с д-тами в органах гос. управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение д-тооборота орг-цнй, сокращение кол-ва и повышение качества д-тов, создание наиболее благоприятных условий для применения тех средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов гос. управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, орг-ций и предприятий, включая д-ты, создаваемые средствами вычислительной техники. 4 тематических раздела ГСДОУ1 [.документирование управленческой деятельности, 2.орг-ция работы с д-тами, 3.механизация и автоматизация работы с д-тами, 4.орг-ция службы ДОУ. i-fi раздел содержит положения, определяющие состав управленческих д-тов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации д-тов, оформления реквизитов управленческих д-гов, включая машиночшаемые д-ты и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов д-тов. 2-й раздел устанавливает принципы и порядок орг-ции документооборота учреждения, построения ИПС по д-там учреждения, контроля исполнения д-тов и подготовки д-тов к передаче в ведомственный архив на хранение ГСДОУ снабжена еще целым рядом приложений, кот. м.б. использованы в наст. время в практич. деятельности служб ДОУ, включая секретарей. В их число входят Примерный перечень д-тов, подлежащих утверждению; Примерный перечень д-тов, на кот. ставится гербовая печать; Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ); Формы номенклатур дел; Перечень типовых сроков исполнения д-тов; Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ. ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрации форм д-тов; упорядочения инф. потоков; сокращения кол-ва применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм д-тов; обеспечения учета и систематизации унифиц-х форм д-тов на основе их регистрации; контроля за составом форм д-тов и исключения дублирования инф-ции, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм д-тов. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы д-тов. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм д-тов, входящих в унифицированные си-мы док-ции. В ОКУД вкл-но 10 унифиц-х си-м док-ции, утвержд-х ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них явл. УСОРД, разработчиками кот. являются Росархив иГосстандарт:01 - резерв, т.е. в ОКУД включено девять УСД; 02 -ОРД; Унифицированная система ОРД содержит наим-я 61 формы. Положения ГСДОУ внедряются в практику ДОУ путем разработки и издания стандартов, инструкций по ДОУ, методик, правил, рекомендаций к различным аспектам дел-ва, проведения унификации состава и формы упр-х док-в и др. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соотв. уровню упр-я в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. «Типовая инструкция по делопр-ву федер. органов исполнит. власти» 2000г. заменила «Типовую инструкцию министерств и ведомств РФ» от 1993г. Осн. задача: соверш-еДОУ путем унификации состава и форм упр-х док-в, а также технологии работы с ними. Инстр-я распр-ся на док-ты, созд-е эл.способом, т.е. компьютерными технологиями.Осн. разделы: 1.Посвящен док-ции органов фед. вл. (состав док-в правит-ва, президентской админ., органов законодат. вл.) 2. Особ-ти подготовки отд. видов док-в (приказы. Распор-я, постан-я) 3.Построение бланков док-та (реквизиты, кот. выполн. типографским СП-м). 4. Орг-я д-в и оборудования (вход., исход, внутр. эл.д-ты,правила работы с заявлениями, обращениями граждан). 5. Регистрация д-в и орг-я поисковых си-м вед.-справочного аппарата. 6. Номенклатура дел и форм-е дел. 8. Экспертиза ценности д-тов и порядок передачи на хранение в архив. Юрид. сила д-та обеспеч-ся установленным для каждой разновидности д-тов комплексов, реквизитов - обязательных элементов оформления д-та (наименование автора д-та, гриф утверждения печать и др.). Совр. требования к оформлению ОРД зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации, система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению д-тов". Им установлен не только состав реквизитов (всего их29), но и зоны и последовательность их размещения на д-те. Совокупность реквизитов д-та и схема их расположена на д-те составляют формуляр д-та. Формуляр также регламентирован гос. стандартом, поэтому для правильного сост-я д-та необходимо знать не только реквизиты, но и схему (модель) их расположения на д-те. В 1998 году изданы Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 - 97 кот. разъясняют и конкретизируют порядок применения ГОСТ Р 6.30-97 при унификации д-тов проектировании бланков, оформлении реквизитов и подготовке текстов д-тов. Гос. стандарт на терминологию в области дел-ва и архивного дела -ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело Термины и определения". Для проведения ЭЦД и составления номенклатуры дел в дел-ве исп-ся: Перечень типовых д-тов. образующихся в деят-ти госкомитетов министерств, ведомств и др. учреждений, opr-ций, предприятий с указанием сроков хранения. М.,1989. Перечень НТД, подлежащей приему в гос архивы СССР. - М.,1987. Управленческие д-ты пост. срока хранения, образующиеся вдеят-ти негос. коммерческих opг-ций {хоз-х товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. - М..: ВНИИДАД, 1996. В 2000 году издан новый Перечень типовых управленческих д-тов, образующихся в деят-ти opr-ций, с указанием сроков хранения, кот. включает совр. типовые д-ты и является основным нормативным пособием при определении сроков хранения и отборе д-тов на гос., муниц. хранение или уничтожение. С введением в действие нового Перечня часть 1-ую перечня 1989г следует считать утратившей силу применительно к указанным в Перечне 2000 г. управленческим д-там, начиная с сер. 1990 г. (с 1995 г.) Для д-тов за более ранний период и специальной (отраслевой документации необх. применять Перечень типовых д-тов 1989 г. В учр-х разраб-ся собственная нормативно-методической база, положение о службе ДОУ должностные инструкции работников, Инструкция по делопр-ву. Табель и Альбом унифиц-х форм д-тов, применяемых в деят-ти учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих д-тов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с д-тами огранич. доступа и др. Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющие организационно-правовое положение подразделения в структуре учр-я, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с др. подразделениями и учр. Должностнаяинструкция - правовой акт, определяющ. организационно-правовое положение раб-ка в структуре учр-я и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с др. работниками и подразделениями. Инструкции по дел-ву - правовой акт, устанавливающ. технологию созд-я или получения д-тов, их обработки, хранения и исп-я в текущей деят-ти учреждения. Табель унифиц-х форм док-в учреждены: - это перечень разрешенных к применению форм д-тов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деят-ти, с характеристикой их юридич. статуса, основных этапов подготовки и прохождения. Альбом униф-х форм док-в учр-я- совокупность униф-х форм док-в, применяемых в деят-ти учр-я в соответствии с Табелем унифиц-х форм документов. Правила работы архивов орг-ций 2002: учтен фактор широкого внедрения в делопр-во и АД современных инф-х технологий, и в этой связи в них включены положения по учету, ЭЦЦ и передаче на гос. хранение электронных д-тов, в основном преемственность правил 1987 г. |