|
|
Все ОТВЕТЫ к ГЭК ). Учета документов в государственных архивах. 2
Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов на современном этапе. Проблемы ЭЦД и комплектования арх.
ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Задачи ЭЦД: отбор документов на гос.хранение, определение сроков хранения, восполнение утраченных подлинников их копиями, выделение документов к уничтожению.
ЭЦД ка самостоятельным видом архивной работы стали заниматься во второй половине 19 века. На том этапе каждое ведомство имело свои «правила хранения и уничтожения решающих дел». Основное внимание уделялось документам, которые могли пригодиться в практической деятельности организации (ненаучный принцип). В 1919 году был принят Декрет «о хранении и уничтожении архивных дел (в развитие декрета от 01/06/1918 г.). Полностью слож. к 1960-м годам. Большой вклад внесли Князев, Селезнев, Цаплин, Иноземцева, Степанский. Серьезным трудом, обобщившим раб в 80-х гг стала 2-х томная монография ВНИИДАД «Теория и практика ЭЦД и комплектование гос.арх. СССР» В 1995 вышел научный доклад ВНИИДАД, где переосмыслены теоретические основы ЭЦД по состоянию на середиу 1990-х годов. К теоретическим основам ЭЦД относятся критерии, методы, принципы ЭЦД. В современный период они были сформулированы в 60-е годы, уточнены в 80-е годы, а в 90-е были переосмыслены с современноя позиции.
Принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.
Критерии: Происхождения (значение учреждения в жизни общества; значение лица в жизни общества; место и время образования), Содержания (значение имеющейся в документе информации: уникальная или типичная, повторяется инф в док., в др. Док, подлинность документа). Внешние особенности (форма фиксирования и передачи содержания, оформление документа, физическое состояние, степень сохранности).
Методы: историзма, источниковедческого анализа, описательный, системный, структурный, моделирования, функциональный.
В 1993 году вышли методические рекомендации ВНИИДАД «отнесение предприятий нового типа к числу источников комплектования», в 1997 году – «Отбор на гос.хранение документов, образующихсяв деятельности негосударственных организаций и предприятий» носит рекомендательный характер.
ЭЦД проводится в делопроизводстве, затем в ведомственном архиве, затем в государственном архиве.
Виды ЭЦД в ГА: попутная (при отборе, выявлении), целевая (планируется заранее), целевая комплексная для выделения к уничтожению дублетных документов, хранящихся на разных уровнях (в масштабах всей страны их должно быть 2 – для Министерства образования и Министерства с/х).
Существуют запретные даты по выделению и уничтожению: документы, отложенные в период до проведения буржуазных реформ второй половины 19 века включительно; документы, включенные в гос.реестр уникальных документов; уничтожение документов по 1945 год включительно с разрешения ФАС.
ЭЦД осуществляется на основе перечней или систем перечней, сложившихся в отечественном архивоведении. Перечни док-ов –это систематизир. списки док-ов учреждений, орг-ций, предпр-ий, содержащие нормативные указания о сроках хран-я док-ов или о составе док-ов, прием кот. на гос. хран-е обязателен. По целевому назначению перечни бывают с указанием сроков хранения документов – типовые (1989, 2000 г.) для гос и негос. орг-ций. Здесь утрачивает силу только первая часть перечня 1989 г., а 2-я часть распростр-ся при определ. сроков хр-я док-ов по отраслям и специфич. напр-ям (конструкторская, проектная). Перечень 2000 г. распространяется на док-ты с 1995 г. Примерные (для кредит. орг.); ведомственные (для отдельных отраслей). С постоянным сроком хранения ( Типовой 1973). Для док-ов постоянного и временного хран-я (Управленческая док-ция негос. орг-ций 1996, 1997г.)
75 л. для личн. состава с пометкой ЭПК – после истечения 75 л.кажд. дело должно быть подвергнуто полистному просмотру и отбираются самые важные документы на хранение. На док, с пометкой ЭПК сост. акт к уничтожению. Если указано постоянно, то для орг-ций неисточников это означает, что срок хранения 10 лет. В перечне есть список № статей документов, кот не м.б.уничтожены: док норм-правового хар-ра, имущ-хоз., об итогах деятельности и перспектив развития организации – они д.хранится в орг-циях всех форм собственности, д-ты, кот не поступают в гос и муницип арх до места ликвидации этих орг-ций. Недостаток – неполнота охвата д-тов. В 1997 ВНИИДАД разработал методич. рекомендации «Отбор на гос хранение управленческих д-тов, образующихся в деятельности негос. орг-ций». Их д-ты м.б.приняты на пост. хранение.
Оформление результатов ЭЦД – описями дел постоян. срока хранения, описями дел по личн. сост, актами о выделении дел к уничтожению. Далее описи и акты утверждаются ЭПК (экспертно-проверочной комиссией). В номенклатуре делаются изменения.
Проблемы:До сер. 90-х г. сложилась четкая сист. Провед. Экспертизы. Но: появл. Негос. орг. , кот не хотят полдпис. Договор с гос. арх.; отраслевой принцип комплектования сменился территориальным, т.е. повысилась роль орг. упр-я субъектов в формировании своего АФ, Как принимать док- по л/с. Нехватка площадей гос. арх. Неупорядоченность док-ов в ведомствах.нов. подход необходим к таким док-ам как заявления, письма граждан. Необход. Изучать док-ты с повторяющ. Инф-ей. Еще в 1969 г. вышли методич. рекоменд. «Методика отбора дублетно-док-ых материалов на гос. хр-е. Затем в 76 г. ЭЦ лич. дел по мет. рек. 76 г. Новый подход к ЭЦД пол-их парт. по мет. рек. 97 г. В 2002 г. в правилах работы архивов отраж. ЭЦД электрон. док-ов.
Комплектование – это систематическое пополнение арх. док. в соответствии с его профилем. Работа по комплектованию состоит из неск этапов: установление профиля арх, определение источников комплектования, определение состава док, подлежащих хранению в арх, прием-передача д-тов в архив.
До 60-х архивисты старались сохр-ть как можно > д-тов, поэтому принимали то, что сдавали орг-ции. В 1959 состоялся науч совет Главархива по вопросам ЭЦД и комплектования. Б.решено разраб примерные списки источников комплектования. К 1960 разработаны 4 списка (1-обязательно, 2 – по согласованию, 3- выборочно, 4-не поступают вообще). В 90-е значит изменения, т.к. появл. негос. орг. В 1992 Росархив рекомендовал внести изменения и дополнения в списки источников комплектования. В 93 г. вышли метод. рек. ВНИИДАД «Отбор отнесен. орг-ций и прдпр-ий нов. типа к числу источ. комплектов.» Стабилизируются списки в сер 90-х были откорректированы. В 1999 г. Вышли обновленные примерные списки источников комплектования, где учитывались гос негос орг-ции, и отмечались формы приема (полн и выборочн). В 2002 г. вышли нов. основ. правила работы гос. арх. В них есть раздел комплектования. В кажд арх сейчас ведутся списки потенциальных источников комплектования - орг-ции, кот м.б. включены в списки, но пока за ними только наблюдают. Наряду с опред источников комплектования в понятие комплектования входит ЭЦД и прием. Виды приема док в гос арх полный (все док постоян срока хранения), выборочный делится на видовой (от орг-ции поступает опред вид док); групповой (из ряда однородных организаций принимаем полностью док от нескольких), хронологич (приним через опр время, какие-то д-ты). В соответствии с основами законодательства 1993 г. Положения об АФ РФ док по истечении предельных сроков хранения в ведомствах передаются в гос арх. Док федеральных органов не должны храниться в муницип арх. Фактически разнобой (к совместному ведению): в фед арх – док фед уровня, фед значения, в арх Sов – док фед орг-ций S-ов, в муницип – док муниципальных организаций. Однако проблема совместного ведения до конца не решена: необх решение этого вопроса со стороны гос (финансирование). Появл негос организаций – уменьшение числа гос орг. Не все негос орг-ции идут на контакт с гос архивами. Нужно учитывать опыт др гос – снижение налогов при сдаче док в арх, активное комплектование (проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения этих док, выявления потенциальных источников комплектования в органах регистрации юр лиц, а также на основе изучения хроники общ-полит жизни; инициативное документирование – анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и др событий общ-полит жизни, запись устных воспоминаний, сбор воспоминаний, составление хроник событий и т.д.). Неясно как быть с д-тами по лич составу ликвидированных предприятий, не имеющих приемников. Д-ты, хранящ в вед.арх. неупорядочены, неправильно оформлены. Необх нов подход к комплектованию и ЭЦД д-тов полит партий и обществ, движений, на 1-м месте д.б.критерии значимости партии и полноты документирования. Проблема комплекса (отраслевой принцип в метод рекомендациях 1969г. «Методика отбора дуплетных док мат-лов на гос хранение», рекомендациях 1976 г. «Основные положения отбора д-тов с повторяющейся инф-цией на гос хранение»). Террит принцип – открытая тема. По профилю архивы общие и специализированные, комплектующие и некомплектующие.
Архивная служба РФ в 1990-е – нач. 2000-х гг.
Органы управления архивным делом РФ в 1990-е – 2003 гг.: нач. 90-х гг. – архивная реформа: Главархив СССР, 91г. Комитет по делам архивов при Совмине РСФСР, потом России (гос. регулирование развития арх. дела, ответственность за его состояние и совершенствование), 92г. ГАС России, 94г. «Положение о ГАС», 96г. изменения (ГАС считать ФАС), 98г. – «Положение о ФАС РФ (Росархив)» - фед. орган исполнит. власти, осуществляющий гос. регулирование в области арх. дела, контроль за сохранностью, комплектованием и использованием АФ РФ. В ФАС входили: фед. архивы, научные и др. организации, органы упр-я арх. делом субъектов федерации. Возглавляет рук-ль В.П. Козлов, назнач. Правительством.
Появление новых государственных архивов в 1990-е гг.: 24 авг.91г. указы Президента «Об архивах КГБ СССР» и «О парт. архивах», по ЛС (обсужд. с 92г.)
Государственные архивы в системе ФАС России: федеральные (ГАРФ, РГАДА, РГИА, РГВИА, РГАЭ, РГАСПИ, РГАНИ, РГВА, РГА ВМФ, РГАЛИ, РГА НТД с филиалом в Самаре, РГА КФД, РГАФ, РГИАДВ, Центр хранения страхового фонда = 15), гос. архивы субъектов (центральные в респ. РФ, краевые, областные), центры хранения документации – 203 в 2000г., гос. архивы по ЛС в 12 субъектах.
Взаимоотношения органов ФАС России с муниципальными архивами (архивными отделами муниципальных образований): в «Основах» - в Госархиве. С 98г. – ФАС + зак. «О местн. самоуправлении» - мун. арх. не относятся к системе ФАС, связаны методически. Архивы с пост. составом док-ов и с переменным составом док-ов (бывш. районные и городские). Архивный отдел: работа с источниками комплектования; муниципальный архив: комплектование, НСА, методическая работа. В муниципальных архивах более 304 млн. дел.
ВНИИДАД, его роль в научно-исследовательской деятельности в области архивоведения: Образован в 66г. на базе Центральной науч.-исслед. лаб-и Главархива СССР. С 91г.: новые условия. Исследования: В комплектовании: отбор массовых документов, первичных и сводных документов, личного происхождения. НСА: описание на основе диф. подхода, межархивные справочники («Док-ты ГАФ СССР в биб-ках, музеях и науч.-отраслевых архивах» 91г, «История рус. правосл. церкви в фед архивах. Аннотированный справочник-указатель», «Арх. док-ты в биб-ках и музеях РФ»). Учет: Создание гос. реестра уникал. док-ов АФ РФ, разработка проблемы создания современной системы учета и поиска док-ов в гос. АФ РФ. Создание комплекса автоматизированных систем. ОСД: нет мат.-тенич. ресурсов для исследований, переработка старых пособий, иссл-я и экспериментал. работы страховому копированию, созд-ю фондов пользования и реставрации на основе цифровых технологий. Маркетинг: ценообразование, страхование. Проблемы: финансирование, отток квалиф. кадров, сложность привлечения заказчиков, трудности с размещением
+Научные и производственные организации в Росархиве (измен-я 99г.): Лаб-я микрофильмирования и реставрации док-ов фед. архивов в Москве – к РГА НТД, Центр сохранности док-ов АФ РФ в СПб. – к РГИА, Научная библиотека фед. архивов – к ГАРФ. Объединение по эксплуатации и тех. обеспечению фед. архивов (ОЭТО): ремонт, охранный режим, за счет внебюджетных фондов ГАРФ, РГАДА и РГАЭ.
Изменения в области управления архивным делом в 2004 г. Федеральное архивное агентство. Полномочия, организация деятельности: 17 июня 2004г. – «Положение ФАА»: является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела.
Организует информационное обеспечение граждан, исполнение запросов, работу по подготовке документальных публикаций, экспертизу документов АФ РФ, заявленных к временному вывозу за пределы Российской Федерации, централизованное хранение страхового фонда УД и ОЦД, работу по рассекречиванию, координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов
Ведет гос. учет, Гос. реестр УД
Осуществляет функции гос. заказчика фед. целевых, научно-технических и инновационных программ, согласование списков источников комплектования фед. гос. архивов, согласование перечней документов с указанием сроков их хранения, примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти, согласование положений о ЦЭК, обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; взаимодействие с органами гос. власти ин. гос-в и международными организациями.
Имеет право издавать индивидуальные правовые акты, давать разъяснения, создавать совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы, коллегии), оказывать методическую помощь, привлекать специалистов.
! Федеральное архивное агентство не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору!
Возглавляет Козлов.
Законодательство Российской Федерации об Архивном деле в 1990-е – 2004 гг.
Зак-во – один из осн. методов осущ-я гос-м своих функций, заключающийся в издании органами вл. законов. Это си-ма законов и подзаконных актов. Зак-во об арх. деле в РФ состоит из ФЗ «Об арх. деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004г., др. фед. з-в. а также из приним-х в соотв. с ними иных норм.прав-х актов РФ, з-в и др. нормат.пр.акьов субъектов РФ. Законы – нормат. правовой акт. принимаемый органом закон. вл. или непосредств. народом (референдумом), облад-й Высш. юрид. силой и содерж. первичные правовые нормы по ??, регул-м наиб.важные общ. отношения. Законы делятся на : Конситуцию, федер.констит.з-ны, фед.з-ны 9в т.ч. кодексы).Конституция РФ-основополаг. з-н и правовая основа зак-ва РФ. Арх-е закон-во практич. появ. с 1918г., с декрета СНК РСФСР от 01.06.1918г. «О реорган-ции и централ-ции арх.дела».Затем б.много др.декретов,постан-й, был пер-д, когда после декретов почти все нормы регул-сь совместными постан-ми ЦК КПСС и СМ СССР (Положения о Гос. АФ СССР 1941, 58,80). Появл-е нового арх.закон-ва в Р. связ-т с принятием 23 авг.1993 г. «Основ закон-ва РФ об АФ РФ и архивах»- 1-го в отеч. истории арх з-на. Это осн. з-н по арх делу, с появл-м кот. в общеправовом классификаторе отраслей закон-ва от 16дек. 1993 в разделе б. введена отд. рубрика «Арх.дело. Делопр-во», что рассм-ся как факт рождения нового специфического подотдела права. Этот гл. з-н аккум-л в себе мн. из предш. опыта арх. стр-ва плюс учтено новое, что произошло в полит.,эк., правовом развитии страны, плюс заруб. опыт. Важн. принцип Основ - отсутствие идеологизации, принципа партийности. Под АФ РФ понимается совок-ть док-в, отраж-х материальную и духовную жизнь ее народов, истор., науч., соц., экон., полит, или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ; под арх. док-м понимается док-т, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника; Область применения: наст. Основы регулируют формир-е, орг-ю хранения, учет, испо-е архивов и арх-х фондов и упр-е ими в целях обеспечения сохранности арх-х док-в и их всестороннего исп-я в интересах граждан, общества и государства. Разграничение полномочий. К исключительному ведению РФ относятся:а)установление единых принципов организации АД, хранения, комплектования, учета и использ-я док-в АФ РФ и контроль за их соблюдением; б)хранение, комплект-е, учет и использ-е арх. док-в федер. гос. архивов и центров хранения док-ции, а также арх. док-в, образовавшихся в деят-ти федер. органов гос. власти; в)решение вопросов о передаче права собств-ти на арх. док-ты федер. гос.архивов и центров храпения док-ции; г)решение вопросов о вывозе док-в АФ РФ за пределы РФ. К совместному ведению РФ и субъектов РФ относятся:а)хранение, комплектование, учет и использ-е арх. документов, наход-ся на территориях субъектов РФ и являющихся федер. собственностью;б)решение вопросов о передаче права собственности на арх. документы... (пункт а).Субъекты РФ самостоятельно решают все остальные вопросы АД. В состав АФ РФ входят наход. на тер-рии РФ арх. фонды и арх. документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собств-ти. Отнесение док-в к составу АФ РФ производятся на основании экспертизы их ценности. Гос. часть АФ РФ составляют арх. документы, явл. федер. собств-ю, гос. собств-ю субъектов и муницип. Собств-ю.(после закона о МСУ 1995 г. муницип. архивы вышли из ФАС) Негос. часть АФ РФ сост-т арх. док-ты, наход. в собств-ти общ. объед-й и организаций, а также с момента отделения церкви от гос-ва в собств-ти религиозных орган-ций, или в ч/с. Юридич. и физич. лицам РФ гарантируется право на создание архивов. Право собственника архива независимо от формы собств-ти охраняется закон-м РФ. Ни один арх. документ не м. б. без согласия собственника изъят иначе, как на основании судебного решения. Гос. попечение над негос. архивами По просьбе собственников негос. архивов, отнесенных к составу АФ РФ, гос-во через органы ФАС оказывает содействие в сохранении, комплектовании и использ-и их архивов. Собственники негос. архивов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в гос.архивы, право на созд-е их страховых копий, их реставрацию и использ-е. Обществ, и религ. Орган-ции м. содействовать развитию и соверш-ю АД.
Собств-ки док-в, отнесенных к составу АФ РФ. Обязаны обеспечивать их сохранность, (ст. 16) .На особо ценные и уникальные арх. документы создаются страховые копии. Ст.17 - лишает центр. органы фед. исп. вл. привилегии хранить постоянно свои документы у себя. Комплектование музеев и библиотек, архивов общ., религиозных организаций и частных архивов подлинными док-ми гос. части АФ РФ запрещается, (ст.18) При продаже док-тов негос. части АФ РФ гос-во имеет преимущ. право на их приобретение.(ст.18). Ст. 19. Все док-ты гос. и негос. части АФ РФ независимо от места их хранения подлежат гос. учету.
Ст.20. Исп-е арх. док-в. Важнейший принцип – публичность АФ РФ. Док-ты гос. части АФ РФ предоставляются для использ-я всем юридич. и физич. лицам. Запрет на организацию тайных арх-в из док-в гос. части АФ РФ. Использ-е архива, находящегося в собств-ти общ-х и религ-х орг-ций или в ч/с, осущ-ся только с согласия собственника. Гос. архивы имеют право при выдаче пользователям для использ-я в коммерч. целях копий арх. док-в устанавливать условия их использ-я (заключать лиценз. договоры). Использ-е док-в гос, части АФ РФ, содержащих гос.тайну разрешается по истечении 30 лет со времени их создания. Ограничения в использ-и арх. документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имуществ. положении), устанавливаются на срок 75 лет со времени создания док-в. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками. Пользователи арх. док-в могут обжаловать решения органов упр-я АД и архивов по вопросам использ-я арх. док-в в вышестоящий орган упр-я АД, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соотв. с законодат-м.. Ст.21. Должностные лица и граждане несут уголовную, адм. и иную ответственность за нарушение закон-ва об АФ РФ и архивах.
Ст.23.Вывоз арх. док-в гос. части, а также уникальных и особо ценных док-в негос. части АФ РФ за пределы РФ запрещается. ФАС вправе разрешать временный вывоз этих док-в.
Направления соверш-я закон-ва: 1) привести в соотв-е с др. нормат. актами понятийный аппарат; 2) повысить ответственность за нарушение Основ з/д-ва; 3) развить вопросы, связ. с ведом. хран-м; 4) термин «основы з/д-ва» устарел; 5) муниц. архивы не вх-т в ФАС.
ФЗ №125 2004г.1.Осн. понятия: арх.дело-деят.гос.органов. органов МСУ. орг.,, граждан в сфере орг-ции. хранения. компл-я, учета и исп-я д-в АФ РФ и др. арх.д-в. Арх.д-т-матер. носитель с зафикс. на нем инф., кот.имеет реквизиты, позвол. его идентиф-ть, подлежит хранению в силу значимости указ. носителя и инф. для граждан. общ-ва и гос-ва. Д-т АФ РФ-арх.д-т, прошед. ЭЦД, поставл. на гос.учет и подлеж. пост. хран-ю. АФ – сов-ть арх.д-в, истор.и логич.связ-х м/у собой. Архив-фед.гос.учр., созд-е Прави-м РФ или органом гос вл. субъекта, кот. осущ. хран.. комплект-е, учет и исп-е д-в АФ РФ и др.д-в. 2.Состав АФ РФ – вх. наход. на тер. РФ арх.д-ты независимо от источника присх-я, времения и способа созд-я. вида носителя, форм собств-ти и места хр-я, также д-ты гос. орг-й, нах-ся в иностр-х гос-х..3. Упр-е АД: Гос.упр-е АД в РФ осущ-т органы гос.вл., в т.ч. уполномоч-е органы исп.вл. субъектов РФ, в субъектах- уполном-е органы исп.вл.субъектов, в муниц. образ-х – органы МСУ.4. Хранение и учет АД. Гос.органы, органы МСУ, орг-ции, граждане, заним предприн. деят-ю без образ-я юрид лица, обязаны обеспеч-ть сохранность арх. д-в, в т.ч. по ЛС, в течение сроков их хранения, устан-х фед-ми з-ми, перечнями д-в. Уничт- д-в АФ РФ запрещ-ся. Для особо ценных д-в(д-т АФ РФ, кот. имеет непреходящую культ.-ист. и науч.ценность), в т.ч. уникальных устан-ся особый режим учета. хран-я, исп-я, созд-ся страх-е копии.. Д-ты АФ РФ хран-ся: пост. – в гос.арх, музеях. библ-х и орг-х РАН; врем.-в гос.органах, гос.орг, муниц. арх.; депозитарное (хран- д-в в теч. сроков и на условиях, опред-х соотв. договорами)-остальные. Д-ты АФ РФ подлежат гос.учету, независимо от их места хран-я. Уникальные – учет в реестре уник. д-в АФ РФ.5. Комплектов-е. Ист-ки комплект-я гос. и муниц. арх.– гос.органы, органы МСУ, орг., граждане. Фед. органы гос.вл. разраб-т и утв-т перечни д-в, образующ-ся в процессе их деят-ти и деят-ти подвед-х им орг-й, с указанием сроков хранения. При ликвид-ции негос. орг-й (банкротство и др.) д-ты передаются ликвидац-й комиссией или конкурсным управляющим на хран-е в соотв. гос. или муниц. арх.6. Доступ к АД АФ. Огранич-ся доступ к арх.д-м, независимо от их ф. собств-ти, содержащими сведения, составл-е гос. и иную охраняемую закон-м РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных д-в, в т.ч. уникальных д-в, и д-ам АФ РФ, признанным в порядке, установленном спец. уполном-м Правит-м РФ федер. органом исп. вл., находящимися в неудовл. физич.состоянии. Огранич- на доступ к арх.д-м, содеж. вед. о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, свед, созд. угрозу для его безопасности – 75 лет со дня созд-я д-в.Пользователь арх.д-ми имеет право исп-ть, передавать, распространять инф.,содерж. в предостав-х ему арх.д-х, а также копии арх.д-в для любых законных целей любым законным сп-м. 7. Ответств-ть. – гражданско-правовая, админ., угол.8. М/нар. сотр-во. Все д-ты АФ РФ запрещ. вывозить за пределы РФ.Разреш. вывоз арх.д-в, наход. в ч/с. Вывоз и ввоз копий арх.д-в на носителях любого вида осущ. без ограничений.
Взаимоотношения органов управления архивным делом и госархивов с архивами организаций
Ведомственный архив – это, как правило, структурное подразделение организации (любой, независимо от масштабов деятельности и форм собственности), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование арх доков.
История: первые вед.арх появились во время существования приказов
Потом коллегии Петра – в них путаница с документами.- потом министерства… например, ведомственный архив – МАМЮ
Декрет 18 года покончил с ведомственным хранением!???????
Создалась система ведомственных архивов:1 – низовой уровень – архивы организаций; 2 – объединенные ведомственные архивы (от нескольких организаций) ведомственные, межотраслевые); 3 – центральнве архивы министерств.
Их функции: передача документов в госархивы, - обеспечение сохранности, - ЭЦД, - учет, - НСА, - использование, - организуют делопроизводство!!!!!!
В нач 90-ых система претерпела изменения: снач исчезли межведомственные объединения, потом исчезли многие центральные вед архивы.
К концу 90-ых – виды архивов:
1 - центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
2 - центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения; (их 11 шт, работают по правилам гос архивов!!)
3 - объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
4 - архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
Основные ведомственные архивы и фонды: (начало в советский период – т.к. не пускали ГАУ во многие архивы по причине секретности) в положении 1980г их 11, в положении об АФ РФ перечислены министерства, которые не входили в росархив и заключали с ним соглашения!
1 – 1991г. – архив президента (раньше – кремлевский архив) – 90 000 ед хр – доступ только Радзинскому…
2,3 – 2 архива МИД – Архив внешней политики РФ (с 1020г, 1 300 000) и Архив внешней политики Российской Империи ( 1946г, доки с 1720 – по 1917гг, 550 000 док = почти исторический,открытый и хорошо оснащенный)
4– центрархив мин. бороны - с 1920 за период с 1946 – 1982гг – 18 000 000 !!! сам крупный! Откр.
5 – центральный военно-морской архив мин обороны с 1938 г – 2 000 000
6 – центр архив ФСБ с 1954, более 200 000, закрыт,
7 – архив службы внешней разведки (бывший 1 отдела охранки) 350 000 документов за 1920-90 гг, закрыт
8 – архив загсов с 1917г, доки с 18 века
9 – архив мин атоми
10, 11 – архивы МВД – центр архив МВД (дела милиции), и центр архив внутренних войск МВД(дела политические)
отраслевые ведомственные архивы: Российский геологический фонд, Госфильмфонд, Гостелерадиофонд, Российская книжная палата и т.д.
( в Екатеринбурге – 2000 предприятий – только 60 – источники; в Перми – 800 и 98 )
123тыс и-ков комплектования -- -это 6% всех организаций
в ведомственных архивах только дел по личному составу – 115 млн!!!!!
сейчас всего на постоянном хранении – 214 млн дел!
В «основах» – статья №13: «государственное попечение над негосударственными архивами»: по просьбе собственников негос архивов, отнесенных к составу АФ РФ, архивы и управления оказывают содействие в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
Собственники негос архивов, отнесенные к АФ РФ имеют право на передачу по соглашению на хранение в гос архивы, право на создание их страховых копий, реставрацию и использование.
Положение о ФАС 1998:
Функции: - контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в архивы,
- осуществляет научно-методич руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве, участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов.
- проверяет выполнение организациями независимо от их подчиненности требований законодательства и т.д.
имеет право - получать от организаций необходимые материалы об архивах и делопроизводстве
- заслушивать представителей федеральных органов исполнительной власти и организаций.
- давать обязательные для исполнения письменные указания
( по положению о ГАУ 1980 – осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве министерств, организаций. --- и теже права)
в законе 2004: связи с архивами организаций оформляются документально: отнесение к источникам комплектования, передачу на хранение и т.д.
постановление о ФАА 2004: - выполняет услуги,
- организует информационное обеспечение, в том числе, и организаций,
- оказывает методическую помощь органам субъектов.
+осуществляет контроль за компектованием + согласование списов источников комплектования +участвует в ЭЦД
= не в праве вести нормативно-правовое регулирование, функции по контролю и надзору.
Контрольные и надзорные функции переданы службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия, которая находится в ведении Минкультуры и масскоммуникаций – по положению 2004 – следит за соблюдение лицензионных условий,решает вопросы вывоза документов, выдает предписания о привлечении к ответственности.
В общем, порядок контроля остается неясным, и все меньше рычагов влияния и контроля за организациями…..
Правила работы архивов организаций 2002
распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, на Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянноехранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации
По правилам работы гос архивов 2002 г. --
органы управления архивным делом субъектов РФ
1 - определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах;
2 - утверждают: примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов;
3 - согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов;
4 - решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;
В общем, архив проводит комплексные, тематические и контрольные проверки деятельности архивов организаций, участвует в разработке внутренних нормативных актов, утверждает их (если ему даны такие полномочия), конролирует совместимость учета и прогр обеспечения, оказывает практическую помощь, разрабатывает методические пособия и предложения по усовершенствованию архивного дела в организации, осуществляет отбор и передачу документов в архив.
Архив проводит работу с (со всеми на договорной основе) (в ГАСО – этим занимается Фельдман)
- источниками комплектования
- организациями, имеющими право депозитарного хранения документов
- с организациями (в рамках договора)
в два этапа : 1 – орг-метод работа; 2 – прием на хранение
1 - ОРГ-МЕТОД РАБОТА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ:-- ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТ.
Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций — источников его комплектования по следующим направлениям:
– методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве;
– контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;
– взаимодействие с ЭК организаций;
– ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;
– повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.
Проверка: - с 64 года возложена на гос архивы – отделы комплектования или отдельных сотрудников (каждый курирует предприятия одной отрасли) Архив проводит проверки состояния хранения документов и . организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже 1 раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и кон-"тррля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
Она начинается с посещения службы ДОУ, проверки локальных нормативных актов ( например, график передачи доков в госархив) Далее осушествляется проверка правильности оформления документов, правильность формирования дел. Далее – проверяем работу по учеты (чтобы все показатели в разных доках сошлись- описи, листе заверителе, паспорте архива) и по сохранности, потом составляем справку проверки или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
Архив взаимодействует с ЭК источников комплектования:
– оказывает помощь в разработке положений о ЭК организаций
– согласовывает положения о ЭК, если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом;
– участвует в работе ЭК организаций
– оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЭК;
– в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций;
– заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЭК организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности до-
кументов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам.
Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов
– архив контролирует контролирует совместимость и преемственность учетно-справочного аппарата
– ведет учет описей дел, документов постоянного хранения,
– составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях
– участвует в создании описи и паспорта архива организации
Для чего организует
– рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах;
– проведение семинаров по заполнению паспортов
– орг помощь
– анализ результатов паспортизации.
— источниках комплектования архива на 1 декабря ... года (приложение № 2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.
Архив организует повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций:
– постоянно действующие курсы
– разовые семинары
=при архивах или органах управления архивным делом
= в организациях
-- для определенных групп работников
--индивидуально
--для всех работников
На каждую организацию — источник комплектования ведется наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу архива и организацию документов в делопроизводстве (копии приказов организации по этим вопросам, положения об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкции по делопроизводству, материалы проверок и др. документы).
2 - ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ
Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):
– на постоянное хранение с передачей права собственности государству;
– на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.
Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.
Архив может принять решение: о приеме определенных архивных документов только от части негосударственных организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов.
При ликвидации организации — источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения ЭЦД.
Архив может за плату принять на временное хранение от государственной от негосударственной организации ликвидируемой без правопреемника организации, (отнесенной или не отнесенной к числу источников комплектования архива) - документы с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении этих сроков:
– при отказе вышестоящей взять их и
– при наличии в архиве свободных площадей
– по договору архива с собственником, по решению соответствующего органа исполнительной власти, (который реш ? об оплате хранения данных документов)
Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности - поступают на хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при их отсутствии — в общий архив.
Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.
Есть противоречия с законом о банкротстве, по кот для ликвидирующихся оргций лишь ВОЗМОЖНА передача документов в госархив.
В последние 10 лет основными направлениями работы ГАСО были: - упорядочение архивов организаций; 2 – организация документов в делопроизводстве; 3 – контрольная работа, например по паспортизации; 4 – решение вопросов сохранности доков нВ ведоственном хранении
………не относится к данному вопросу: примеры негосударственных архивов: библиотека-фонд Солженицина «Русское зарубежье»,архив центра «Мемориал», есть архив у ЛДПР, архив Московского Патриарха. (зарегистрированы организации в управлении юстиуии и гос реестре юридических лиц) сейчас 40 федеральных партий, а не 61.
Проблемы ведомственного хранения документов на современном этапе
Многочнсленные реорганизации мин-в, вед-в осложнили ОСД и учет док-тов, которые находятся на ведомств., хранении, их подготовку к передаче в гос. архив. Повышение объема док-тов в ведомствах при проблеме «архивной полки» в гос арх. Нужно обеспечить эф. работу с док-тацией от стадии делопроиз-ва до передачи в гос. арх.. Это возможно осущ. на основе взаимодействия м/у работниками гос. делопро-ых и вед. арх. служб.
Реорганизация структуры фед органов привело к изменениям вед хр. Многие проблемы вед хр. - традиционны,. которые сейчас обострились, но есть и новые: повышение объема дел, находящихся на вед. хр., перегруженность, нехватка помещений, отвечающих требованиям, хранение док-тов фед, органов в помещениях, принадлежащих ком. структурам, сокращение кол-ва штатных арх. работников; не всегда четкое определение правопреемника в случаях ликвидации, реорганиз-ии мин-в, вед-ва. Нужно сохран-ть док-ты, упорядочить, добиться создания во вновь созданном или реорганизованном вед-ве арх. службы. Но не хватает средств и штатов; нет понимания ? о соотношении правопреемства функций мин-ва н правопреемства хранения док-тов.
1998г. Главное контрольное управление России иРос архив провели проверку выполнения фед. органами требований нормативных актов в обл. Арх. Дела. Мин-ва экон-ки с Рос архивом разраб гос. программу по ОСД, образов-ся в период СССР., включ. комплекс мероприятий по решению этой проблемы на гос. и вед. хранении. Эту программу начинают использовать. Успех, если фед. органы б тоже участвовать в подготовке ? вед. хр. Составной частью этой программы м/б отраслевое регулирование в деят-ти вед. арх. Сейчас во многих мин-ах утрачена подведомственная, сеть - ?. можно ли говорить о централизиров. воздействии на состояние вед. хр или «отраслевой» подход изжил себя и каждое ведомство д. работать с док-тами т своего апперата. Некот фед. органы сохран. влияние на подведомств. сис-му, осуш. общеотраслевую координацию, регулирование деятельности профильн. учрежд. А необходимо чтобы в отрасли действовали единые правовые, орг. и метод основы работы док-тами. Некоторые ведомства осуш. контроль за состоянием арх. подвел орган-нй, издают приказы, проводят проверку (Минфин, Минюст). Рос архив вместе с ведомствами издает распорядительные док. для их систематизации по ? сроков усл. хр. их отбора и передачи Целесообразно вернуться к практике совместных отраслевых проверок состояния арх. и делопроизводства. с последующим рассмотрением на коллегиях итогов.
Но не все вед-ва согласуют с. рос арх. ? АД (98г. Госстрой Р. направил в местн. органы БТИ письмо о создании арх. фондов БТИ на основе трехсторонних соглашений: Госстроя, Роарх, н глав администрации субъектов. Это письмо не б. согласовано с Росарх. )
? разработки норм-мет, пособий для подвед, сис-м. Возможно оказание помощи в разработке примерных номенклатур и примерн. отраслевых списков Разработку примерных пособий для орган-нй опред. видов, м. поручить как научно-исслед. работу местным арх. учрежд. по линии ЗМНС. ЗМНС появились в в 70-е г. В Урал. ЗМНС вход: Удмуртия, Свердл., Курган., Перм., Тюм., Чел., Башкортостан, Оренбург.
Объем доков, которые с даются: в гос. арх. каждый год снижается, т.к. нет площадей в юс. арх. Осложн. прием доков и большое кол-во (50%) неподготовленных к передаче. П/д гос. н вед арх. проблема пересмотра состава док., подлежащих передачи в гос арх. с учетом роли их в н/к.
И работа по установлению сроков хр, для нов видов доков на основе критериев ценности. Н. переработка номенклатуры ведомств, чтобы она учит, всю док-тную инфо на разных носителях. И пере утверждать номенклатуру нужно не 1 раз в 5 лет, а ежегодно.
Нужно обследовать. фед орг. , выявление баз данных, постановки их на учет в госарх Начинать н. с учета нужно описания БД в ведомствах. Пока этого нет; нужна номенклатуры электрон, док-тов со сроками хранения, номенклатуры БД,
В соотв. с Основ, правилами гос. арх. 2002г. гос. арх.. осущ контроль за деят-тью арх. орг-нй, проверки бывают- комплексные, тематические, контрольные. Значение: помощь вед., арх. Привалов отмечает, что создаются очень много дефектов док-тов, которые нужно реставрировать
В ходе реализации решения прав-во 99г - «О мерах по сохранению АФ РФ и улучшению использования арх. док-тов.» проводятся проверки использования помещений в вед. архивах. Совместно с банком России было разраб. Положение о порядке работы с док-тами, образующимися в деят-ти кредит, организ. в случае ликвидации.
По поручению Правит-ва 99г. проводит, упорядочивание док-тов бывших союзных министерств. Продолжается упоряд, арх док-тов 14 министерств и ведомств, упраздненных в 2000г.
На вед. хранении хранится много док-тов с постоян. сроком хранения и по личному составу из-за загруженности ГА; много док-тов хранится в орган-ях сверх установленного срока. Остается ? о судьбе док. организаций - банкротов, ликвидированных кредитных организаций. Есть факты утраты доков в вед. арх. Нужно совершенст-ть деят-ть ЗМНС арх. учрежд. Организ-ть обсуждение актуальн. ? их работы на заседании Круглого стола председателей ЗМНС.
2002г. Осн. правила работы арх орган-ий : обязат. х-р для орг-ий - источников комплектования, а рекомендат. х-р - для не источников комплектования Для орган-ций, кот хранят секрет, док-ты распростр. т. на работу УД
• УА фед орг. вл.
• центр, отрасл.
• центр, арх. орг-ий или отраслей, фонды.
• объед. арх. (док-ты одной или нескольких отраслей)
• арх орган-ий.
В «Отеч. арх.» публ. материалы о работе разл. арх орг-ий (Еременко, Козлов, Леонтьевя). Постановление прав-ва 03.03..93. возлаг. на ведомства, орг-ни создание страх, фонда копий на особо ценные док-ты.
Проблемы ведомственного хранения (продолжение).Федеральный закон об Архивном деле в РФ в разделе "Общие положения" даны основные понятия; в том числе и понятие Архивного фонда РФ.
АФ РФ— исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составной частью информационных ресурсов России и подлежащих постоянному хранению;Зафиксировано разделение Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) на гос. и негос. Части
Гос. часть АФ РФ
|
Негос.
|
Архивные фонды, уже хранящиеся в государственных, ведомственных архивах, центрах хранении документации, а также документах, которые будут создаваться к деятельности органов государственной власти всех уровней, документы организаций, учреждений, предприятий, отнесенных к федеральной, государственной муниципальной собственности
|
Архивные фонды и документы, являющиеся собственностью общественных организации, религиозных объединений, частной собственностью юридических и физических
|
Ведомственный_архив— архив, не входящий в систему ФАС. находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации либо являющийся структурным подразделением организации.
Виды ведомственных архивов:
1. Отраслевой государственный фонд— музеи и библиотеки Министерства культуры, Академии наук.
2. Центральный отраслевой архив министерства или ведомства (хранит док-ты организации отрасли всех уровней подчиненности );
3. Центральный архив министерства (хранит документы цент-рального аппарата + организаций непосредственного подчинения);
4. Объединенный ведомственный архив (хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных но виду деятельности);
5. Объединенный межведомственный архив (хранит док-ты нескольких организаций или систем). Создается для хранения документов поличному составу,
6. АРХИВ учреждения (хранит документы учреждения и общественных организаций).
Все гос. архивы хранят документы; законченные Делопроизводством. Хранят фонды своей организации и могут хранить фонды предшественников личные фонды и страховой фонд.
Работа регулируется Основными правилами работы ведомственных архивов (Москва, 1986) + отношения ведомственных и государственных архивов
Одна из основных проблем — проблема ведомственного хранения, обеспечение сохранности документов. Эту проблему в журнале "Отечественные архивы", выходящем с 1992 г.. освещали: Еремченко, Леонтьева (1994 г.). Артизов (1996 г.). Колотив (1997 г.). Б № На 1999 г. Вышла статья Еремченко "Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях, ведомственной реформы: основные проблемы".
Многочисленные реорганизации министерств и ведомств в процессе формирования новой системы управления серьезно осложнит обеспечение сохранности документов я их учет в ведомствах, то есть в ведомствах возросли объемы документов, в том числе неупорядоченных(неописанных)но при возрастании объема документов. ведомственных архивов остались прежними. В этих условиях главная задача работников, ведомств и ФАС — обеспечить эффективную работу с такими документами. Это возможно только при условии сотрудничества работников; ФАС. делопроизводственных и Ведомственных архивных служб.
Проблемы ведомственного хранения в условиях реорганизации государственных структур: I. Проблема государственного регулирования ДОУ.
II. Проблема взаимодействия работников ФАС, делопроизводственных и ведомственных архивных служб в организации хранения документов.
III. Заключение соглашений о депозитарием хранении документов между ФАС и отраслевыми государственными ЗАКЛЮЧЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ О ДЕПОЗИТАРНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ ФАС И ОТРАСЛЕВЫМИ ГО СУДАРСТВЕННЫМИ ФОНДАМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ
В отраслевых государственных фондах хранится 28.5 миллиона дел (библиотеки и музеи Министерства культуры. Академии наук).
Для депозитарного хранения документов МВД ФСБ на места направляются письма о заключении «ютветствутоших соглашении на уровне соответствующих органов субъектов РФ.
IV. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСАРХИВЫ Объемы документов, поступающих в госархивы из ведомств, в последние годы снижаются из-за неупорядоченности в ведомствах и отсутствия в архивах площадей.
Сегодня в федеральных органах исполнительной власти хранится сверх срока свыше 320 000 дел. это на 42% больше, чем в 1996 году. 50% этих дел не подготовлены к передаче к госархивы,
В настоящее время перед государственными, и ведомственными архивами стоит задача — пересмотреть состав документов, подлежащих приему в госархивы. Для этого нужно;1) определить состав министерств, документы которых следует пересмотреть;2) определить состав документов, сроки хранения которых будут пересмотрены (соцсоревнование, изобретательство).3) определить критерии, по которым будет проводиться эта работа.
Проблема ведомственного хранения документов рассматривалась на Всероссийской конференции, посвященной' проблемам ведомственного хранения документов. Эта конференция прошла в Екатеринбурге в 1996 году.
ВТОРОЙ уровень— ВЕДОМСТВЕННЫЕ АРХИВЫ МИНИСТЕРСТВ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ГОСПРЕДПРИЯТИЙ.
1. Проблем финансирования, отсюда кадровая проблема (старые кадры уходят, новые не приходят).
2. Проблема преемственности в работе. Преемственность в работе государствениых: и ведомственных архивов обеспечивалась единством и логичностью нормативно-методической базы. Теперь этого нет — старые документы отменены, достойных новых — не создали. Предлагается восстановить преемственность благодаря разработке норматив но-методической базы и постепенного ее совершенствования.
3. Необходимость взаимодействия ведомственных архивов с ФАС.
4. Условия хранения документов в организациях в 90-е годы значительно ухудшились; подчас катастрофические (подвалы, полуподвалы). Нет денег + низкий уровень сознания руководителей. В этом могут помочь средства массовой информации, разъясняя проблему.
5. В архивах увеличился объем документов, хранящихся сверх срока. Отсюда - архивы не комплектуются, потому что нет свободных площадей.
ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ - АРХИВЫ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Проблемы все те же. Выход: заключение договоров и соглашений на хранение документов. Работа над уровнем сознания руководителей в этой области.
|
|
|
Скачать 0.76 Mb.