Аудит. Аудит норм. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора

• Название: Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
• Анкор: Аудит
• Дата: 08.08.2021
• Размер: 475.35 Kb.
• Имя файла: Аудит норм.docx
• Тип: Книга; #226437
• страница: 3 из 10

§ 10. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ УЧАСТНИКОВ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

Специалист, успешно прошедший первичную аттестацию, счи­тается квалифицированным аудитором.

Аттестация проводится с определенной периодичностью (как правило, 1 раз в два-три года).

Аттестацию проводит специально сформированная для этой цели аттестационная комиссия. Основанием для аттестации являются справка о работе аудитора за отчетный период, составленная руководи­телем службы внутреннего аудита, а также отзывы ведущих аудиторов, в группах которых принимал участие аудитор, и руководителей подраз­делений, в проверках которых принимал участие ведущий аудитор.

В состав аттестационной комиссии рекомендуется включать представителей службы качества и/или экологии, службы персонала и других подразделений по решению руководства организации.

26

27

§11. ГРУППА АУДИТОРОВ

Внимание! По решению руководства в работе группы могут принимать участие наблюдатели без полномочий аудиторов.

Группа аудиторов (аудиторская группа, команда аудита) - ау­диторы, проводящие конкретную аудиторскую проверку.

Количество аудиторов в группе варьируется в зависимости от сложности объекта аудита (как правило, от одного до трех членов).

Один из аудиторов в группе (даже в случае, если группа состоит из одного сотрудника) должен выполнять обязанности руководителя, т.е. ведущего аудитора.

В группу могут включаться стажеры, т.е. специалисты, прохо­дящие аудиторскую практику.

Внимание! В группу не должны включаться аудиторы, административно зависимые от руководите­ля аудитируемого подразделения с тем, чтобы исключить возможность их необъективности в ходе аудита и при подготовке заключения об аудите.

При определении состава группы аудиторов необходимо учи­тывать:

• 
  цель, объем и критерии аудиторской проверки и ее продолжи­тельность;
  
• 
  характер аудиторской проверки (является ли она комплексной или совместной);
  
• 
  компетентность аудиторов;
  
• 
  необходимость обеспечения независимости аудиторов от про­веряемой деятельности и исключения конфликта интересов.
  

В случае, если аудиторская проверка проводится группой, веду­щий аудитор по согласованию с группой должен определить каждому члену группы конкретную часть плановой работы. При необходимости ведущий аудитор может произвести изменения в назначениях в ходе ау­диторской проверки.

Для проведения комплексной аудиторской проверки, когда об­ласть аудита установлена документом, объединяющим требования сис­темы менеджмента качества и системы экологического менеджмента, аудиторская группа комплектуется из аудиторов по качеству и аудито­ров по экологии.

28

29

ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ПРОГРАММЫ АУДИТА

§ 12. ПЛАНИРОВАНИЕ АУДИТА

12.1. Программа аудита

Организация должна проводить аудиторские проверки перио­дически в запланированное время.

Программа аудита (годовая или на какой-то другой период вре­мени) разрабатывается руководителем службы внутреннего аудита и утверждается уполномоченным представителем руководства по качес­тву. При этом может быть разработана отдельная программа аудита для каждой системы менеджмента (качества и экологии) или единая про­грамма.

Программа аудита разрабатывается с учетом статуса и значи­мости процессов и видов деятельности, реализуемых в системах менед­жмента, а также результатов предыдущих проверок.

Статус проверяемого процесса (вида деятельности) характери­зуется следующими вариантами:

- процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям и резуль­тативен;

• 
  процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям, но не ре­зультативен;
  
• 
  процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, но не соответствует установленным требованиям;
  
• 
  процесс (вид деятельности) не проходил аудиторской провер­ки в отчетный период.
  

Важность проверяемого процесса (вида деятельности) опреде­ляется степенью его воздействия на достижение конечных результатов организации в области качества в отчетный период.. Состав важных про­цессов (видов деятельности) на конкретный период времени определя­ется по результатам анализа систем менеджмента.

Наряду со значимыми процессами (видами деятельности) при разработке программы аудита учитываются также так называемые, кри­тические процессы (виды деятельности), выполнение которых на опре­деленном этапе может представлять фактическую или потенциальную опасность для качества и (или) экологии. Критические процессы (виды деятельности) определяются по результатам предыдущих аудиторских проверок.

Я Я -L ° 5 Й В

| g. Объем проверки S § & g |

О. О. - - Я д & ^ 2

™ - я (2 _ 5 л ' к В. 5 к о п

<°"-а ё ^ ^ 2 £2 Xu h n ^ о

ё ё««оч 5 § 2 ™ § I *§

g,^ч a яз оg 5 R § 5 и

? 3^s. II? ^&1 *Л I i а я з-s

»> ан В ^s я S о в « I S . Г О Р.ЗГ

[_ О & я О»? S я , 2 с Ы s &■ __0 а, с

Внимание! £ программу аудита могут включаться провер­ки отдельных документов, подразделений, про­цессов и системы в целом, а также проверки поставщиков организации.

Доведение программы (программ) до соответствующих дол­жностных лиц, координация, корректировка программы (при необходи­мости), комплектование аудиторских групп и контроль за выполнением программы возлагаются на службу внутреннего аудита.

Изменения в программу вносятся руководителем службы внут­реннего аудита в случаях:

• 
  введения в действие новых документов систем менеджмента качества и (или) экологии;
  
• 
  поступления информации от потребителей или контролирую­щих органов о несоответствии качества продукции или экологии уста­новленным требованиям;
  
• 
  рекомендаций ведущих аудиторов.
  

Откорректированная программа утверждается уполномочен­ным прдеставителем руководства по качеству.

Наряду с планированием аудиторских проверок, планированию подлежат подготовка, повышение квалификации и аттестация внутрен­них аудиторов.

Высшее руководство организации назначает ответственных лиц за управление программой аудита, которые должны:

• 
  устанавливать, реализовывать, проводить мониторинг и улуч­шать программу аудита;
  
• 
  определять необходимые ресурсы и обеспечивать их предос­тавление.
  

30

31

СХЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОГРАММОЙ АУДИТА (ПО ИСО 19011)

12.2. Схемы планирования аудиторских проверок

Схема иллюстрирует применение методологии PDCA, согласно которой цикл управления включает следующие операции: планирова­ние (Plan), осуществление (Do), контроль (Check) и действие (Act).



Вариант 1 используется для проверки соответствия отдельного вида деятельности или процесса требованиям систем (ы) менеджмента и оценивания их результативности и эффективности.

Вариант 2 используется для проверки соответствия деятельнос­ти организационной единицы требованиям систем (ы) менеджмента и оценивания ее результативности и эффективности.

Внимание! Вариант «горизонтальной» аудиторской про­верки, как правило, является более трудо­емким и продолжительным, однако и более значимым, поскольку включает в поле своего зрения деятельность на стыках различных организационных единиц, участвующих в вы­полнении требований к объекту проверки. Не­даром, по мнению некоторых специалистов, аудиторская проверка внутри подразделения обнаруживает и решает лишь 1% от общего числа проблем. Важно и то, что «горизон­тальная» аудиторская проверка ломает ком­муникационные барьеры между подразделени­ями и поощряет участников систем менед­жмента к взаимодействию друг с другом.

32

33

12.3. Календарный график проведения аудиторских проверок

На основании утвержденной программы аудита составляется календарный график аудиторских проверок систем менеджмента качес­тва и(или)экологии.

ПРИМЕР ФОРМЫ КАЛЕНДАРНОГО ГРАФИКА

Примечание: Вместо знака «X» в форме вписывается планируе­мые даты проведения проверки.

12.4. План аудиторской проверки

На основе годовой программы аудита на каждую аудиторскую проверку ведущим аудитором составляется план.

ПРИМЕР ПЛАНА АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

Утверждаю Руководитель службы внутреннего аудита

« » 2003

ПЛАН АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

Объект проверки: проектирование и разработка новой про­дукции.

Проверяемые подразделения: отдел маркетинга, отдел глав­ного конструктора, отдел главного технолога, отдел главного метроло­га, отдел технического контроля, производственный отдел.

Сроки проведения проверки: 10-12.09.2003г.

Критерии проверки: РК 01-2002 (разд.7), ПК 7.03.01-2002, ИК 7.03.02-2002.

Цель проверки: подтверждение соответствия процесса про­ектирования и разработки новой продукции установленным требова­ниям.

Список аудиторской группы:

Иванов А.А. - ведущий аудитор, Петров И.О. - аудитор, Сидоров Е.К. - аудитор

Дата представления отчета: 24.09.2003г.

Список должностных лиц, которым должны быть пред­ставлены копии отчета: гл. инженер, замдиректора по маркетингу.

Подписи: Вед.аудитор

(Фамилия.И.О.) (подпись) (дата)

Аудиторы

(Фамилия.И.О.) (подпись) (дата)

(Фамилия.И.О.) (подпись) (дата)

34

35

§ 13. УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ

После разработки и утверждения плана аудиторской проверки ведущий аудитор должен официально (в форме служебной записки или извещения) заранее (например, за неделю до начала проверки) уведо­мить о ней владельца (руководителя) процесса или руководителя ауди­тируемого подразделения. При уведомлении указываются объект, цель, критерии, дата и время аудиторской проверки.

Внимание! «Золотое" правило аудиторской проверки: она никогда не должна быть сюрпризом. Внезап­ная аудиторская проверка может препя­тствовать производственной деятельности, приводить к финансовым убыткам, порож­дать негативное отношение к службе внут­реннего аудита.



Внимание! При необходимости к письменному уведомле­нию может быть приложен опросный лист

(§17).

Предварительное уведомление дает владельцу (руководителю) процесса или руководителю аудитируемого подразделения побудитель­ный мотив к улучшению процесса или состояния дел в подразделении. Однако времени от уведомления до начала аудиторской проверки (1-2 недели) явно недостаточно для исправления существенных недостат­ков.

Внимание! Предварительное уведомление лишает сотруд­ников аудитируемого подразделения возмож­ности обнаруженные при аудиторской провер-

ке несоответствия объяснять таким аргу­ментом, как «Вы выбрали неудачное время про­ведения проверки, нехарактерное для нормаль­ной деятельности» или «Мы не можем прервать рабочий процесс, чтобы предоста­вить необходимые данные».

Логика ответа аудитора на подобный аргумент должна быть та­кой: сотрудники аудитируемого подразделения были предупреждены о времени аудиторской проверки заранее и, следовательно, имели воз­можность (время) подготовиться и, если у них сейчас что-то не так, то это означает, что подобное происходит постоянно.

ПРИМЕР ФОРМЫ ПИСЬМЕННОГО УВЕДОМЛЕНИЯ ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ

Руководителю

(наименование подразделения)

Служебная записка

В соответствии с программой аудита на 2003г., утвержденной

(наименование документа, кем и когда утвержден)

в период , в Вашем подразделении должна быть

проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудито­ров в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после

заполнения представить в отдел качества не позднее

(указать дату) При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону:

Ведущий аудитор

(подпись) (Ф.И.О)

(дата)

36

37

§ 14. ПОДГОТОВКА К АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ

Результативность аудиторских проверок зависит от факторов, важнейшим из которых является подготовка к проверке. Тщательная подготовка аудиторских проверок во многом предопределяет их успех. Как показывает анализ, время, затраченное на подготовку, составляет от 25 до 40% от всего времени, отведенного на аудиторскую проверку.

ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ К АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ

1. Ознакомление членов аудиторской группы с планом проверки

J

2. Распределение обязанностей в аудиторской группе

3. Сбор и анализ документации, на соответствие которой должна проводится проверка.

t

4. Подготовка опросного листа (если это

целесообразно) и направление его руководителю

аудитируемого процесса или подразделения

Ж

5. Подготовка контрольных вопросников

6. Обеспечение рабочими материалами

Этап 1. Все члены группы знакомятся с планом аудиторской проверки.

Внимание! Совместное обсуждение плана является осно­вой для настроя группы на рабочий лад.

Этап 2. Ведущий аудитор производит необходимые назначения в группе, определив конкретные задания каждому члену группы.

Внимание! В ходе аудиторской проверки допускается воз­можность вносить некоторые изменения в план проверки, основываясь на полученной ин­формации.

Этап 3. Ведущий аудитор получает в службе внутреннего ауди­та все указанные в плане проверки документы, содержащие критерии аудита. Кроме того, при необходимости для анализа могут быть исполь­зованы материалы, относящиеся к объекту проверки: организацион­но-распорядительные документы (приказы, распоряжения), положения об аудитируемом подразделении, должностные инструкции сотрудни­ков, отчеты по предыдущим проверкам и др.

Каждый член аудиторской группы анализирует все относящие­ся к его заданию документы и материалы с целью выявления наиболее существенных вопросов, подлежащих квалифицированному обсужде­нию с персоналом адитируемого подразделения.

В ряде случаев анализ может быть отложен до начала проведе­ния аудиторской проверки на местах, если это не повлечет за собой сни­жения результативности проверки.

Внимание! При ознакомлении с новым документом целе­сообразно провести его экспертизу (§16). По ре­зультатам экспертизы аудитор должен сде­лать необходимые, на его взгляд, замечания и довести их до сведения разработчика докумен­та или руководителя службы внутреннего ау­дита.

Этап 4. Если это признано целесообразным, ведущий аудитор или член группы по его поручению готовит опросный лист (§17). Как правило, данный лист направляется владельцу (руководителю) процес­са или руководителю подразделения вместе с уведомлением об ауди­торской проверке.

Этап 5. Контрольные вопросники (§ 18) готовятся индивидуаль­но каждым членом аудиторской группы, исходя из особенностей зада­чи, которую ему предстоит решить в ходе проверки.

Этап 6. Аудиторская группа в нужном количестве должна быть обеспечена такими рабочими материалами, как журналы аудитора (§19), бланки протокола о несоответствии (§24), бланки отчета об ауди­торской проверке (§28).

38

39