Аудит. Аудит норм. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
 Скачать 475.35 Kb.
|
|
§ 17. ОПРОСНЫЙ ЛИСТ 17.1. Правила составления опросного листа  Опросный лист - анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на которые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта. Использование опросного листа позволяет: сократить время аудиторской проверки, сделать руководителя аудитируемого процесса (подразделения) участником аудиторской проверки, • психологически подготовить руководителя аудитируемого процесса (подразделения) к работе аудиторов. Положительный ответ на вопрос опросного листа дается только тогда, когда он может быть подтвержден документом или визуально. Внимание! Подписанный опросный лист может выступать в качестве официального документа при аудиторской проверке и должен быть сохранен. Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки, и охватывать наиболее существенные части этих критериев. Вопросы должны формулироваться лаконично, четко и недвусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим. Вопросы должны формулироваться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным "путеводителем" аудиторской проверки. Вопросы должны предусматривать только однозначный ответ "да" или "нет". Количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудиторской проверки.  50 51 17.2. Правила обработки опросного листа Заполненный опросный лист должен анализироваться аудитором на предмет полноты, правильности и достоверности ответов. Положительные ответы, которые вызывают сомнения в достоверности, должны быть рассмотрены с ведущим аудитором, а затем - с руководителем аудитируемого подразделения. Сомнения могут быть следствием следующих причин: неправильным пониманием вопросов сотрудниками аудитируемого подразделения; информацией о невыполнении требований, установленных критериями аудиторской проверки. • Ответы, вызывающие сомнения аудиторов, должны подвер гаться дополнительной проверке.  § 18. КОНТРОЛЬНЫЙ ВОПРОСНИК Контрольный вопросник (чек-лист) - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита. Контрольный вопросник - своеобразная «шпаргалка» аудитора. ПРИМЕРНАЯ ФОРМА КОНТРОЛЬНОГО ВОПРОСНИКА
Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте. Внимание! Аудитору следует избегать общих, недостаточно конкретных вопросов. Пример неправильного вопроса: • Подготовлен ли данный производственный участок к аварий ным ситуациям? Пример правильных вопросов: По какому экологическому аспекту данный участок отнесен к категории опасных объектов? Какие точки контроля на участке являются критическими? 52 53 Требования ИСО 9001 п. 4.2.3. Управление документацией Должна быть установлена документированная процедура, предусматривающая: а) утверждение документов, подтверждающее их адекватность перед выпуском; в) анализ обновления документов; c) обеспечение идентификации изме нений и статуса пересмотра докумен тов до их использования; наличие документов на местах их использования; обеспечение идентификации внешних документов; g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применения их для каких-либо целей. п. 4.2.4. Управление записями Записи должны быть установлены и поддерживаться для доказательства соответствия требованиям и эффективности функционирования СМК. Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и доступными. Должна быть установлена документированная процедура управления идентификацией, хранением, защитой, поиском, сроками хранения и уничтожением записей. Кто осуществляет контроль (мониторинг) данных точек? Где фиксируются данные контроля (мониторинга)? Каким образом анализируются данные контроля (мониторинга)? Имеется ли на участке план по предотвращению аварий, локализации и ликвидации их последствий? Назначены ли официально лица, ответственные за реализацию мероприятий данного плана? Соответствует ли квалификация работников установленным требованиям? Кто, когда и каким образом проводит учебно-тренировочные занятия с работниками участка? [5] Обеспечены ли работники участка соответствующими рабочими инструкциями? ПРИМЕР ВОЗМОЖНЫХ ВОПРОСОВ ПРИ ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ИСО 9001 К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ Вопросы аудитора Предусмотрена ли проверка документов СМК до их утверждения? Если да, то кто это проводит? Предусмотрены ли анализ и актуализация документов СМК? Если да, то когда и кто это осуществляет? Фиксируется ли статус пересмотренных документов? - Каким образом обеспечена доступ ность документов для их пользовате- I лей? i - Какими средствами обеспечивается ; управление документацией? - Имеется ли Перечень внешних доку- ! ментов, используемых в СМК? : - Имеется ли Перечень внутренних I ссьшочных документов, используемых в документах СМК? ! - Как предотвращается использование : устаревших документов СМК? I - Каким образом определяется состав I обязательных записей? Где он фикси-I руется? i - Кто и когда разрабатывает формы для J записей? j - Определены ли ответственные за ведение записей? : - Являются ли записи четкими и понят-I ными для пользователей? - Каким образом осуществляются хра- | нение и защита записей? | - Устанавливается ли срок хранения записей? - Как осуществляется уничтожение за писей? 54 55 ПРИМЕР ПРОЦЕССООРИЕНТИРОВАННЫХ ВОПРОСОВ АУДИТОРА Определены ли потребитель и поставщик процесса? Установлены ли документированные требования к входам и выходам процесса? Каким образом обеспечивается управляемость процесса? Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процесса для эффективных управленческих воздействий? Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие процесса установленным требованиям? - Обеспечивают ли производственные условия соответствие процесса установленным требованиям? Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса? Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям потребителя процесса? Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса? Каковы данные такого анализа? В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность: разъяснять собеседнику в случае необходимости поставленные вопросы, уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов, запросить подтверждения положительных ответов, задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации, • использовать полученные ответы для последующего анализа. Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки. Внимание! Контрольный вопросник - методический инструмент аудитора, особенно значимый на начальном этапе его работы. Использование контрольного вопросника не должно ограничивать объем действий по аудиторской проверке, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в ходе аудиторской проверки. Контрольные вопросники необходимо систематически обновлять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения нескольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки перестают выявлять слабые места. Задаваемые аудиторами вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита» [6]. 56 57 §19. ЖУРНАЛ АУДИТОРА § 20. ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ПРОВЕРКИ Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка, проверочный лист) - бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторской проверки. Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки. ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА АУДИТОРА Код проверки Объект проверки Критерии проверки Проверяемое подразделение Место проведения проверки Дата проверки j
Записи в журнале аудитора могут использоваться в качестве свидетельств аудита, а также для: подготовки справки об обнаруженных несоответствиях; подготовки заключения о результатах аудиторской проверки; подготовки справок о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудиторских проверках; подготовки предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях. Внутренние аудиторские проверки следует проводить по документированным процедурам. Ниже приводится возможный алгоритм внутренней аудиторской проверки  - проведение вступительного совещания (§21) - сбор и проверка информации (§22) - подготовка и проведение заключительного совещания (§27) - составление отчета об аудиторской проверке(§28) - представление отчета на утверждение(§29) - доработка отчета (§29) - регистрация результатов проверки (§30) - рассылка отчета заинтересованным лицам (§29) - устранение несоответствий (коррекция)(§25) - разработка и реализация корректирующих и предупреждающих действий (§25) - инспекционный контроль (§25) - регистрация результатов аудиторской проверки (§30) - информирование заинтересованных лиц об устранении причины несоответствия (§25) - оформление дела об аудиторской проверке(§31) 58 59 § 21. ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ Цель совещания: Ознакомление персонала аудитируемого подразделения с планом и методами аудиторской проверки и формирование к ней позитивного отношения. Вступительное совещание должно проводиться с участием руководителя аудитируемого подразделения или владельца (руководителя) аудитируемого процесса. Ведет совещание ведущий аудитор.  отметить, что в процессе проверки представители аудитируемого подразделения могут задавать аудиторам любые вопросы по существу дела; сообщить об условиях, при которых аудиторская проверка может быть прекращена. На вступительном совещании уточняется маршрут, время проверки и оговариваются условия соблюдения членами аудиторской группы техники безопасности в ходе проверки. Внимание! По решению ведущего аудитора вступительное совещание может быть заменено на обсуждение условий проведения проверки с руководителем аудитируемого подразделения или владельцем (руководителем) аудитируемого процесса. В ходе совещания он должен: представить персоналу аудитируемого подразделения членов аудиторской группы; изложить цель и задачи аудиторской проверки; напомнить участникам совещания о значении аудиторской проверки для обеспечения качества продукции и защиты окружающей среды; сообщить о способах отчетности при аудиторской проверке (протоколы о несоответствиях, официальный отчет и др.); ознакомить участников с графиком проведения аудиторской проверки; удостовериться в том, что к каждому аудитору назначен (если это необходимо) представитель аудитируемого подразделения; разъяснить персоналу аудитируемого подразделения, где и каким образом практически будет проводиться проверка; сообщить персоналу аудитируемого подразделения, что результаты проверки будут доведены до сведения соответствующих должностных лиц; 60 61 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||