Аудит. Аудит норм. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
 Скачать 475.35 Kb.
|
|
§ 15. ДОКУМЕНТАЦИЯ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И ЭКОЛОГИИ 15.1. Понятие о документации систем менеджмента Наличие в организации утвержденной документации системы менеджмента качества и (или) экологии придает системе официальный статус и делает ее видимой, «прозрачной» как для пользователей документации, так и для аудиторов. Результативность и эффективность систем менеджмента во многом зависит от того, насколько они качественно документированы. Ключевым понятием документации систем менеджмента является документ. Согласно ИСО 9000, документ - это информация и соответствующий носитель. При этом под информацией понимаются значимые данные, т.е. данные, обладающие способностью сохранять свою ценность (необходимость, полезность) для пользователя в течение определенного времени. Носителем информации в системах менеджмента служит материал, на котором записана информация и который обеспечивает ее сохранение и воспроизводство. Носитель может быть бумажным, магнитной лентой, оптическим диском, фотографией, шаблоном образца и др. Внимание! Термин «документированный» не означает только «написанный» Документация систем менеджмента - совокупность документов, определяющих построение, функционирование и улучшение системы. В документации систем менеджмента различают два рода документов: Документы, которые должны отвечать требованиям системы и выполнения процессов. Чаще всего, когда говорят о документации систем менеджмента, то имеют в виду именно этот род документов, составляющих организационно-нормативную основу системы. Документы, содержащие свидетельства осуществления деятельности в системе в соответствии с установленными требованиями и достигнутых при этом результатов. Этот род документов, представляющих фактологию функционирования систем, именуют записями. 15.2. Виды документов В системах менеджмента качества и экологии разрабатываются следующие основные виды документов: Политика в области качества (экологическая политика) -документально оформленное заявление о политике и целях организации в области качества (экологии). Цели организации в области качества (экологии) - то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества (экологии). Руководство по качеству (Руководство по экологии) - документ, описывающий систему менеджмента качества (систему экологического менеджмента) организации. Руководство по качеству и Руководство по экологии выступают в роли основополагающих документов систем и служат справочным материалом при поддержании систем в рабочем состоянии. Процедура - документ, устанавливающий способ выполнения определенной деятельности или процесса в системе. Внимание/ В порядке демонстрации эффективного внедрения систем менеджмента качества и экологии могут использоваться также карты процессов, инструкции качества (экологии), методики качества (экологии), планы качества (экологии), спецификации, чертежи, матрицы компетенции, регистры (перечни), маршрутные карты, положения о подразделениях, должностные инструкции, программы обучения и др. Рабочая инструкция - детальное описание того, как исполнять и регистрировать задание. Записи (зарегистрированные данные) - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности в системе. Записи по конкретным объектам анализа в системе менеджмента качества и (или) экологии принято называть данными (о качестве, экологии и др.). Внимание! Данные становятся документами после того, как они фиксируются в специально разработанных формах (протоколах, актах, журналах, справках, отчетах, бланках, регистрах экологических аспектов, контрольных картах и др.), фотографиях, аудио- и видеозаписях. Различают первичные (исходные) данные, предназначенные для соответствующей обра- 40 41  ботки и данные, предназначенные для анализа и оценивания продукции, состояния окружающей среды, процессов и систем менеджмента в целом. ПРИМЕР СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТОВ
ПРОЦЕДУРА КАЧЕСТВА (ЭКОЛОГИИ) Введение Область применения и сфера действия Нормативные ссылки Термины и определения Общие положения (основные характеристики процесса) Осуществление процесса (порядок выполнения процесса) Оценивание результативности и эффективности процесса Записи Приложения
15.3. Пирамида документов Внимание! Документы уровней А, В и С определяют функционирование систем. Документы уровня Охарактеризуют фактическое состояние систем и используются аудиторами для анализа и обоснования оценок и выводов. РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ Введение Область распространения Цель Последовательность действий 42 43 15.4. Общие требования к документу 15.5. Интеграция документов   Документ должен быть адекватным (соответствовать) требованиям ИСО 9001 (ИСО 14001) или рекомендациям ИСО 9004 (ИСО 14004) и содержать только значимую для их пользователей информацию. Документ должен содержать только практически выполнимые работы. В противном случае он может вызвать лишь нежелание его использовать и стать, в конечном счете, бесполезным. Иное дело, когда речь идет о работах, которые могут быть осуществлены только после выполнения определенных плановых мероприятий, необходимых для внедрения документа. Документ должен быть адресным, т.е. в нем должен быть определен состав лиц и/или структурных подразделений организации, для которых исполнение документа в целом или в отдельных его положениях является обязательным. Документ должен быть изложен в понятной для всех его пользователей форме и обеспечивать его однозначное информационное восприятие. Документ должен быть идентифицирован, т. е. иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющие установить его принадлежность к определенной части системы менеджмента качества и (или) экологии для обеспечения его легкой прослеживаемое™. Степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу. Документы систем менеджмента качества и экологии  Раздельные Качество Экология  Частично интегрированные Качество Экология  Аудиторские проверки Раздельные Раздельные и комплексные Интегрированные Комплексные   44 45 15.6. Управление документацией Объектами управления документацией выступают все документы, которые требуются для функционирования системы менеджмента качества и (или) экологии. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА ПО ГРУППАМ-ОБЪЕКТАМ УПРАВЛЕНИЯ  Внутренние документы, разработанные службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды - документы, необходимые для построения, функционирования и улучшения системы менеджмента качества (СМК) в соответствии с требованиями ИСО 9001 и системы экологического менеджмента (СЭМ) в соответствии с требованиями ИСО 14001. Внутренние документы, согласованные со службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды - документы, разработанные различными подразделениями организации по соответствующим аспектам деятельности и требующие согласования со службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды. Внешние документы - документы внешнего по отношению к организации происхождения, обязательные или рекомендуемые для использования в области качества и/или экологии. Ссылочные документы - внутренние и внешние документы, на которые имеются ссылки во внутренних документах и которые указывают пути достижения соответствия установленным в них положениям. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ КАК ОБЪЕКТОВ УПРАВЛЕНИЯ Внутренние документы СМК и СЭМ о Политика в области качества и (или) экологии о Цели в области качества и (или) экологии о Руководство по качеству (Руководство по экологии) о Документированные процедуры, инструкции, методики о Матрицы компетенции о Карты (паспорта) процессов СМК о Диаграммы процессов СМК о Схемы взаимодействия процессов СМК о Программы (планы) аудита и улучшения СМК и (или) СЭМ о Перечни одобренных поставщиков о Перечни продукции о Перечни документов СМК и (или) СЭМ о Организационно-распорядительные документы по качеству и (или)экологии Внутренние документы, согласованные со службой качества и отделом окружающей среды о Положения о подразделениях о Должностные инструкции о Инструкции работников о Планы качества о Планы корректирующих и предупреждающих действий о Планы улучшения СМК и (или) СЭМ о Рабочие инструкции о Технические условия на продукцию о Документы технологические, по охране труда и промышленной безопасности, по охране окружающей среды и др. Внешние документы СМК и СЭМ о Законодательные акты РФ о Директивные документы органов управления о Нормативные документы по стандартизации (международные и государственные стандарты) о Документы, устанавливающие требования к продукции Ссылочные документы о Стандарты о Технологические регламенты и др. 46 47 § 16. ДВАДЦАТЬ ВОПРОСОВ, ТРЕБУЮЩИХ ОТВЕТОВ ПРИ ЭКСПЕРТИЗЕ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И ЭКОЛОГИИ 1_ Установленные документом требования: Элементы экспертизы Обоснованность документа Идентификация документа Статус документа Область применения Нормативные ссылки Термины и определения Цель и задачи регламентируемой в документе деятельности Вопросы для экспертной оценки Отражены ли в рассматриваемом документе все требования ИСО 9001 (ИСО14001)? Увязан ли рассматриваемый документ с другими документами системы? Пригоден ли рассматриваемый документ для практического использования? Правильно ли идентифицирован рассматриваемый документ (соответствует ли его наименование, обозначение и код месту документа в системе)? Достаточно ли полномочий должностного лица, утвердившего рассматриваемый документ, для обязательного исполнения его требований всем указанным в документе персоналом? Правильно ли установлена область документирования, указанная в наименовании рассматриваемого документа? Перечислены ли все конкретные руководители (специалисты), для которых требования рассматриваемого документа обязательны? Раскрыты ли полное наименование, обозначение, код и год введения каждого нормативного источника, на который дана ссылка в тексте рассматриваемого документа? Приведены ли определения ключевых слов, используемых в рассматриваемом документе? Даны ли ссылки на нормативные источники, из которых заимствованы приведенные в рассматриваемом документе определения? Правильно ли сформулированы цель и задачи деятельности, регламентированной в рассматриваемом документе? Адекватность требований, установленных документом, требованиям стандартов ИСО Системность изложения требований Полнота изложения требований Понятность документа Согласуются ли установленные в рассматривае мом документе требования с соответствующими требованиями стандартов ИСО? Имеется ли во вводной части рассматриваемого документа ссылка на конкретный пункт или раз- дел ИСО 9001 (ИСО 14001)? Изложены ли требования к деятельности в определенном порядке или представляют собой набор не связанных (не четко связанных) между собой отдельных действий? Имеется ли графическое изображение последовательности регламентируемых действий в виде схемы или алгоритма, облегчающих понимание установленного в документе порядка действий? Дает ли изложение установленных в рассматриваемом документе требований необходимое и достаточное представление о том, что, кем и когда осуществляется деятельность, и в каких формах регистрируются ход и результаты регламентированной деятельности? Установлена ли в документе возможность количественной оценки результатов регламентированной деятельности? Изложен ли текст рассматриваемого документа простым, ясным языком (не применяются ли в нем обороты разговорной речи, произвольные словосочетания и необщепринятые сокращения слов и выражений)? Не противоречат ли положения рассматриваемого документа положениям других документов системы менеджмента качества и экологии? Не перегружен ли рассматриваемый документ избыточной для его пользователей информацией? 48 49 | ||||||||||||||||||||||||||||||||