Аудит. Аудит норм. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
 Скачать 475.35 Kb.
|
|
§ 27. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ Заключительное совещание проводится с целью доведения до сведения персонала аудитируемого подразделения результатов работы аудиторской группы. Ведет заключительное совещание ведущий аудитор. Совещание протоколируется одним из членов аудиторской группы. Ведущему аудитору следует: поблагодарить персонал подразделения (группы подразделений) за оказанную помощь и сотрудничество, отметить лиц, оказавших конкретную помощь; подчеркнуть, что из-за того, что проверка носила выборочный характер (ввиду ограниченности ее по времени и ресурсам), не следует, что в местах, которые не были охвачены проверкой, совсем нет недостатков; ознакомить присутствующих с результатами проверки; передать оригиналы протоколов о несоответствиях и замечаниях руководителю процесса (подразделения); высказать рекомендации по улучшению деятельности подразделения или процесса; предоставить краткое время на вопросы и обсуждение представленных данных; согласовать реальные даты для инспекционного контроля по результатам выполнения корректирующих (предупреждающих) действий; закрыть совещание, поблагодарив участников за сотрудничество.  Внимание! По решению ведущего аудитора заключительное совещание может быть заменено на обсуждение заключения аудиторской группы с руководителем проверяемого процесса ( подразделения). 96 §28. СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ Ответственность за подготовку и содержание отчета несет ведущий аудитор. Отчет об аудиторской проверке должен представлять полные, точные и достоверные данные о проведенной работе. При подготовке отчета аудиторы должны ответить на вопросы: соответствует ли деятельность подразделения или выполнение процесса требованиям соответствующих стандартов ИСО и документов системы менеджмента качества и (или) экологии? имеются ли «узкие места» и недостатки в проверенной деятельности (процессе)? может ли проверенная деятельность (процесс) быть упрощена? что можно предложить для улучшения деятельности (процесса)? В общем случае в состав отчета об аудиторской проверке включают собственно отчет (справка о проведенной проверке); пояснения в случае выполнения проверки не в полном объеме и при отрицательных результатах деятельности аудитируемого подразделения; протоколы о несоответствиях; планы корректирующих (предупреждающих) действий; план улучшающих действий; а также заполненные и подписанные опросные листы и контрольные вопросники, протоколы вводного и заключительного совещаний и др. В отчет не включаются несоответствия или замечания, обнаруженные аудитором, но откорректированные сотрудниками аудитируемого подразделения в ходе проверки. Однако сведения об этих недостатках должны быть сохранены в журналах аудиторов на случай проведения повторных проверок. В отчете могут быть отмечены трудности, встретившиеся в ходе аудиторской проверки: недостаточная дисциплинированность при представлении материалов, недоброжелательность по отношению к аудиторам и др. Ниже приведена возможная форма отчета об аудиторской проверке. Внимание! В рекомендациях по улучшению в от чет следует включать выявленные в ходе аудита возможности по улучшению. Такими возможностями могут быть: улучшение условий труда сотрудников подразделения; сокращение межпроцессных переходов; обучение сотрудников работе по совершенствованию процедур; повышение заинтересованности сотрудников в результатах своего труда и др. 97  ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ОТЧЕТА ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ § 29. УТВЕРЖДЕНИЕ И РАССЫЛКА ОТЧЕТА ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ Отчет об аудиторской проверке представляется руководителю службы внутреннего аудита, который после соответствующего анализа утверждает его и направляет копии отчета руководителю аудитируемого процесса (подразделения), а также должностным лицам, указанным в плане проверки. При наличие замечаний со стороны руководителя службы внутреннего аудита отчет о проверке дорабатывается ведущим аудитором Внимание! Отчет об аудиторской проверке должен представляться на рассмотрение иутвержде-ние и рассылаться заинтересованным лицам в установленный срок (как правило, такой срок не превышает одной недели). Представление отчета об аудиторской проверке в сжатые сроки является свидетельством важности проведенной проверки. Аудиторская проверка считается завершенной, когда все действия, предусмотренные планом проверки, выполнены, и утвержденный отчет об аудиторской проверке разослан. Завершение проверки может вызвать необходимость в разработке и реализации корректирующих, предупреждающих и (или) улучшающих действий. В этом случае подтверждение выполнения запланированных действий (прежде всего предупреждающих и улучшающих, реализация которых зачастую требует длительного времени) включается в последующую аудиторскую проверку. *) Приводится поясняющая информация в последующих листах отчета 98 99  § 30. РЕГИСТРАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ § 31. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ Все материалы каждой конкретной аудиторской проверки комплектуются в специальное дело под соответствующим регистрационным номером. В состав Дела об аудиторской проверке включаются: план аудиторской проверки; письменное уведомление руководителя аудитируемого процесса (подразделения); индивидуальные отчеты аудиторов; отчет о результатах аудиторской проверки; заполненные опросные листы; заполненные контрольные вопросники; копии протоколов о несоответствиях; копии планов корректирующих (предупреждающих) действий; протоколы вводного и заключительного совещаний; другие материалы. Дело об аудиторской проверке хранится в службе внутреннего аудита в течение установленного срока. Материалы Дела об аудиторской проверке важны для: контроля сроков выполнения и результатов корректирующих (предупреждающих) действий, справок для разработки последующих опросных листов и контрольных вопросников, ссылок в последующих аудиторских проверках, возможных юридических последствий.  100 101 § 32. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ АУДИТОРСКИХ ПРОВЕРОК ДЛЯ АНАЛИЗА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И (ИЛИ) ЭКОЛОГИИ СО СТОРОНЫ РУКОВОДСТВА Результаты аудиторской проверки доводятся до сведения руководителя аудитируемого процесса (подразделения). Обобщенные результаты (за определенный интервал времени) используются для анализа и оценивания системы менеджмента качества и (или) экологии руководством организации. Возможная форма представления обобщенных результатов по обнаружению несоответствий в отчетный период:
Примечание: При наличии хотя бы одного несоответствия в процессе или подразделении общая оценка соответствия признается неудовлетворительной. Наряду с оценкой соответствия деятельности подразделений и процессов, обобщение результатов аудиторских проверок являются основой для оценивания эффективности и результативности корректирующих, предупреждающих и улучшающих действий. § 33. СВЕДЕНИЯ О СТАНДАРТАХ ИСО СЕРИИ 9000 33.1.Историческая справка Первая версия стандартов ИСО* серии 9000 была введена в действие в 1987 году. В 1994 году были пересмотрены основные стандарты этой серии (ИСО 9000, ИСО 9001, ИСО 9002, ИСО 9003 и ИСО 9004). В 2000 году введена в действие третья версия стандартов. Согласно этой версии базовыми стандартами серии являются: ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» ИСО 9004 «Системы менеджмента качества. Руководство по улучшению деятельности» Кроме указанных стандартов в серию включены новые стандарты: ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту системы менеджмента качества и (или) экологии», ИСО 10012 «Требования к измерительному оборудованию» и ИСО 10015 «Менеджмент качества. Основные направления подготовки персонала». Внимание! Только ИСО 9001 содержит положения, которые могут быть объективно проверены при аудите.  * ИСО (ISO) - неправительственная Международная организация по стандартизации. Образована в 1946 г., начала свою деятельность в 1947 г. Целью ИСО является содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена, а также для расширения сотрудничества в области интеллектуальной, технической и экономической взаимопомощи. 102 103 33.2. Концепция стандартов ИСО серии 9000 Процессная модель системы менеджмента качества  Требования Стандарты ИСО серии 9000 выступают как универсальный инструмент оценивания способности организации обеспечить выпуск продукции, удовлетворяющей требованиям потребителя. При этом основным средством обеспечения соответствия продукции установленным требованиям является система менеджмента качества организации, разработанная для постоянного улучшения деятельности с учетом потребностей всех заинтересованных сторон. Внедрение стандартов ИСО серии 9000 увеличивает возможности организации в достижении долговременных целей в бизнесе. Построение и функционирование системы менеджмента качества, соответствующей требованиям ИСО 9001, базируется на следующих принципах: ориентация на потребителя; лидерство руководителей; вовлечение работников; процессный подход; системный подход к менеджменту; постоянное улучшение; принятие решений, основанное на фактах; взаимовыгодные отношения с поставщиками. Наиболее значимым для аудиторской деятельности является процессный подход. Процессная модель системы менеджмента качества отражает интеграцию таких основных ее составляющих, как: ответственность руководства, менеджмент ресурсов, выпуск продукции, измерение, анализ и улучшение. Модель позволяет рассматривать деятельность организации как в горизонтальном, так и в вертикальном направлениях по принципу замкнутой цепи. Горизонтальная петля свидетельствует о том, что потребители играют основную роль в определении требований к продукции. Эти требования являются входом в процессы жизненного цикла продукции. Измерения и анализ удовлетворенности потребителей используются в качестве показателя для оценивания степени выполнения установленных требований, ответственности руководства за выполнение этих требований и постоянное улучшение системы менеджмента качества. Вертикальная петля свидетельствует о том, что руководство организации ответственно за выделение необходимых ресурсов, за установление процессов жизненного цикла продукции, за измерения и анализ качества продукции, а также за постоянное ее улучшение. ПОСТОЯННОЕ УЛУЧШЕНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПОТРЕБИТЕЛИ Удовлетворенность Условные обозначения: +" Деятельность, добавляющая ценность ■*■ Поток информации 104 33.3. Разделы стандарта ИСО 9001 Стандарт ИСО 9001 предназначен для оценивания внутренней и внешней сторонами способности организации удовлетворять требования потребителя к продукции. Разработанная в соответствии с требованиями ИСО 9001 система менеджмента качества дает потребителю уверенность в том, что выпуск продукции в организации находится под управлением. Основные требования ИСО 9001 к системе менеджмента качества изложены в следующих его разделах. 4. СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА Общие требования Требования к документации 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РУКОВОДСТВА Обязательства руководства Ориентация на потребителя Политика в области качества Планирование Ответственность, полномочия и информирование Анализ со стороны руководства 6. МЕНЕДЖМЕНТ РЕСУРСОВ Обеспечение ресурсами Людские ресурсы Инфраструктура Производственная среда 7. ПРОЦЕССЫ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОДУКЦИИ Планирование процессов жизненного цикла продукции Процессы, связанные с потребителями Проектирование и разработка Закупки Производство и обслуживание Управление измерительными и контрольными приборами 8. ИЗМЕРЕНИЕ, АНАЛИЗ И УЛУЧШЕНИЕ Общие положения Измерения и мониторинг Управление несоответствующей продукцией Анализ данных Улучшение 33.4. Что дает организации внедрение стандартов ИСО серии 9000 Возможность минимизировать риск отказа потребителей от продукции или ее возврата (вследствие отсутствия требуемого уровня и стабильности качества) и связанных с этим потерь и ухудшением экономических показателей. Повышение конкурентоспособности продукции и, как следствие, расширение внутреннего рынка и увеличение экспортных возможностей. Повышение деловой репутации организации в глазах потребителей и общества, укрепление доверия к фирменной марке и, как следствие, рост заказов и увеличение объемов сбыта продукции (услуг). Улучшение экономических показателей (увеличение продаж; рост прибыли; повышение производительности и рентабельности; уменьшение затрат, связанных с устранением дефектов, переработкой некачественной продукции, выплатой штрафов; сокращение объема штрафных санкций за нарушения в области охраны окружающей среды), увеличение рыночной привлекательности организации. Получение привилегий на поставку продукции для федеральных государственных нужд. Получение или продление лицензии на производство продукции или проведение работ. Облегчение получения инвестиций, банковских кредитов и государственных субсидий, преимущества при страховании продукции. Повышение эффективности фирменного менеджмента за счет систематизации деятельности, документирования процедур. Улучшение отношения исполнителей к работе (необходимые документы и обучение, более простое предоставление информации о проблемах, ощущение надежности работы и др.) Возможность «говорить на одном языке» со специалистами по качеству на международном уровне. Преимущества в тендерах (конкурсах) на поставку продукции (услуг). 106 107 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||