|
|
теория организации. Универсальные принципы организации
Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее также понимают как установленную схему взаимодействия и координации технологических элементов и персонала организации.
Организации создают структуры для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структуры организаций отличаются друг от друга сложностью (степенью разделения деятельности на различные функции), формализацией (степенью использования заранее установленных правил и процедур), соотношением централизации и децентрализации (уровнями, на которых принимаются управленческие решения).
Организационную структуру любой коммерческой организации или государственного учреждения следует рассматривать с учетом разных критериев. На эффективность деятельности организации влияют:
1) реальные взаимосвязи между людьми и их работой, отражаемые в схемах организационных структур и должностных обязанностях;
2) политика руководства и методы, воздействующие на поведение персонала;
3) полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем и высшем).
Рациональная структура организации предполагает комбинацию указанных трех факторов, обеспечивающую высокий уровень эффективности производства.
Без развития методов проектирования структур управления не возможно дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:
- в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления.
- в сферу хозяйственности управления техническими системами комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
- создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования.
- проектирование сложнейшего механизма — механизма управления — должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.
При разработке принципов проектирования структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления, прежде всего, необходимо включать систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности.
Многосторонность организационного механизма не позволяет использовать какие-либо однозначные методы — формальные, либо неформальные. Необходимо сочетание научных методов и принципов формирования структур (системного подхода) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должны быть положены сначала цели, а затем — механизм их достижения.
Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем:
1. Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной.
2. Выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления — от генерального директора предприятия до мастера участка.
3. Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления.
4. Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.
Исследование влияния внешней среды на проектирование организации включает следующие этапы:
Первый этап — выявление и описание элементов внешней среды (вход, выход, технологии, знания).
Второй этап — выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая элементы прямого воздействия.
Третий этап — определение степени разнообразия элементов внешней среды (изменения, определённость, обратная связь).
Четвертый этап — проектирование каждого элемента организационной структуры с учётом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать.
Пятый этап — формирование механизма управления с учётом специфики элементов организационной структуры и её внешней среды.
На начальном этапе проектирования (установление целей организации с учетом состояния внешней среды и потребностей общественного развития) исходят из принципов: целеполагания, приоритета функций над составом звеньев.
На этапе разработки состава основных подразделений и связей между ними при этом руководствуется принципами: диапазон контроля; охват контролем; пределы автономности; сочетание централизации и децентрализации; взаимосогласованности вертикали и горизонтали; полная координация.
На этапе регламентации оргструктуры (разработки количественных характеристик аппарата управления, регламентирующих положений о подразделениях, должностных инструкций и т.п.) ориентируются на принципы: единства распорядительства; сбалансироваемости обязанностей прав и ответственности.
Эти принципиальные требования трактуются следующим образом:
1. Целеполагание: структура должна соответствовать целевой ориентации организации, которая задается миссией и стратегическими целями организации – они предопределяют рациональную структуру.
2. Приоритет функций над составом звеньев: достижение установленных целей предполагает осуществление организацией определенных функций, видов деятельности, которые должны обеспечиваться соответствующей структурой: ее конфигурацией, наличием соответствующих звеньев и определенных связей между ними, рациональным закреплением конкретных подразделений за каждой функцией. Приоритетная цепочка: цель – функции – структура.
3. Приоритет объекта над субъектом: структура определяет жизнедеятельность организации при существующих объективных внешних и внутренних условиях и при различном состоянии субъективных факторов: если объективные требования к формированию рациональной структуры и субъективные ориентации коллектива и отдельных работников соответствуют друг другу, то оптимальное функционирование организации обеспечено.
4. Адаптивность: только адаптивная структура, способная приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды, может обеспечить способность организации к сохранению своего равновесия, к выживанию в условиях неожиданных и существенных изменений.
5. Полная координация: предполагает обеспечение согласованности различных функциональных структур: четкая система координационных связей между центром и периферией; эффективная межблоковая координация; четкая взаимная координация структурных подразделений различных уровней. Система координации должна быть единой для всей организации, что обеспечивается через общий центр.
6. Минимум сложности: чем проще структура, тем легче в ней достичь полной структурной скординированности всех структурных звеньев и связей.
7. Пределы автономности: каждый структурный элемент должен обладать определенной автономностью, которая, с одной стороны, позволяет ему функционировать как самостоятельной целостной микроструктуре, с другой, - не должна допускать нарушения целостности и единства организации.
8. Сочетание централизации и децентрализации: централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимодополняют друг друга: в рациональных структурах должен быть установлен оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечивать эффективное функционирование организации и наиболее полную реализацию ее целей в данный конкретных условиях, и децентрализации, способствующей структурной гибкости, развитию адаптивных возможностей системы, что позволяет быстро и оперативно реагировать на различные и неожиданные ситуации уже на уровне отдельных звеньев.
9. Взаимосогласованность вертикали и горизонтали: в рациональных структурах строения и функционирование сетей вертикальных и горизонтальных связей должно быть тесно согласовано.
10. Единство распорядительства: рациональная структура – это структура, в которой установлена четкая персональная закрепленность полномочий распорядительства по каждому конкретному вопросу на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления, за конкретным руководителем.
11. Диапазон контроля: рациональная структура – это структура, в которой установлен оптимальный диапазон контроля. Он должен быть достаточно широк, чтобы обеспечить управляемость и скоординированность функционирования организации. Но он не должен быть чрезмерен, чтобы не нарушать автономности подразделений, не подавлять активность и адаптивные способности членов организации.
12. Сбалансированность обязанностей, прав и ответственности: предполагает структуру, в которой каждый руководитель на своем уровне имеет наряду с обязанностями соответствующие права (и необходимые ресурсы), иначе он не может нести за их осуществление персональную ответственность.
13. Охват контролем: предполагает структуру с учетом норм управляемости руководимого звена – нельзя превышать численность подчиненных звеньев, иначе снижается качество управления.
На организационную структуру влияют следующие факторы:
- размеры организации;
- применяемая технология;
- окружающая среда.
Ключевые требования к построению рациональной организационной структуры:
1. Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
2. Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3. Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
Важность формирования эффективной организационной структуры объясняется тем, работу сложно планировать, а ее результаты трудно измерять. Ошибки в построении организационной структуры не только усложняют управление инновационным потенциалом организации, но и приводят к снижению производительности труда и к большим экономическим потерям. Поэтому существуют принципы, согласно которым строится структура организации:
1.Принцип обоснованности. Этот принцип подразумевает обязательность применения научных методов и подходов, учета реальных условий функционирования организации, анализа недостатков действующей организационной структуры.
2. Принцип оптимальности и сбалансированности. Это способность организационной структуры производить отбор нужных решений, увязывать цели с пропорционально сформированными ресурсами организации.
3. Принцип гибкости и динамичности. Имеется ввиду необходимость учета влияния фактора времени, анализа проявляющихся и прогнозируемых в будущем причин, которые могут привести к изменению внешних и внутренних условий работы организации. Это наделяет организационную структуру способностью к своевременной перестройке и совершенствованию.
4. Принцип эффективности. Подразумевает необходимость формирования организационной структуры, способствующей наилучшему достижению цели организации.
5. Принцип плановости и перспективности построения. На основе изучения прогнозов развития организации, изменения его структуры, технологии планировать изменения в организационной структуре с целью эффективной реализации проектов и поддержки приоритетных направлений деятельности организации.
6. Принцип компетентности. Наличие в подразделениях организационной структуры специалистов достаточной квалификации, обладающих информированностью, заинтересованностью, правомочностью и ответственностью за принимаемые решения. Так же важную роль играет и компетентность и профессионализм руководителя организации.
Применяемые в настоящее время организационные структуры организаций не в полной мере соответствуют указанным принципам. Это определяет необходимость их совершенствования.
|
Структура управления организацией. Типы организационных структур.
|
|
|
|
| |
|
|
Скачать 249.82 Kb.