Управление проектамиОписание онлайнкурса о курсе
 Скачать 3.24 Mb.
|
|
Тема 2. Процессы и функции управления проектами . Управление рисками проекта Глоссарий Анализ отклонений и трендов — это сравнение плановых и действительных результатов для определения потенциального отклонения по завершению от назначенных целей. Отклонение от базового плана может указывать на потенциальное влияние угроз и благоприятных возможностей. Анализ резервов — сравнение объемов оставшихся резервов на непредвиденные обстоятельства с количеством оставшихся рисков для определения адекватности остатка резервов. Аудит рисков — документирование эффективности мероприятий по реагированию на риски, а также эффективности процесса управления рисками. Информационная система — система, организующая обработку информации о предметной области и ее хранение Команда проекта (КП) — организационная структура проекта, создаваемая на период осуществления проекта или одной из фаз его жизненного цикла. Корпоративный стандарт управления (КСУ) — система документов, описывающих порядок управления процессами, и регламентирующих взаимодействие сотрудников компании. Организационно-распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий Пересмотр рисков — это регулярная, согласно расписанию проекта, переоценка текущих рисков – добавление новых и закрытие старых, уже неактуальных рисков. Планирование управления рисками — это процесс определения подходов и планирования операций по управлению рисками проекта Проектный офис как структурное подразделение — функциональное подразделение, целью работы которого является помощь, поддержка и контроль реализации портфеля проектов компании Процесс — это совокупность действий, приносящая результат. Регламенты (французское reglement, от regle правило) — совокупность правил, определяющих порядок действий, в данном случае, проектно-ориентированной организации Риск — потенциальная, численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций и связанных ними последствий в виде потерь, ущерба, убытков Шаблоны документов — пустая форма документов с комментариями о том, как следует заполнять каждое поле Тема 2. Процессы и функции управления проектами.Управление рисками проекта Дополнительные материалы Управление проектами Основная литература: 1. Аньшин, В. М. Управление проектами: фундаментальный курс / В. М. Аньшин, А. В. Алешин, К. А. Багратиони; ред. В. М. Аньшин, О. М. Ильина. – Москва: Издательский дом Высшей школы экономики, 2013. – 624 с. – (Учебники Высшей школы экономики). – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=227270 – Стр. 408–459 2. Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководства PMBOK®): практическое пособие: [16+] / Перевод с английского. – 5-е изд. – Москва: Олимп-Бизнес, 2018. – 613 с.: табл., схем. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=494449 – Стр. 47–60 Дополнительная литература: 1. Левушкина, С. В. Основы проектного менеджмента: учебное пособие для вузов / С. В. Левушкина. – Ставрополь: Ставропольский государственный аграрный университет (СтГАУ), 2017. – 190 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=484908 – Стр. 4–58 2. Оценка рисков в проектном менеджменте: учебное пособие / Е. И. Капустина, О. П. Григорьева, Ю. С. Скрипниченко и др.; Ставропольский государственный аграрный университет. – Ставрополь: Ставропольский государственный аграрный университет (СтГАУ), 2017. – 152 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=484918 – Стр. 98–116 3. Литвин, Ю. И. Проектный менеджмент: теория и практика: учебное пособие и практикум для бакалавриата: [16+] / Ю. И. Литвин, И. Ю. Литвин, Р. Р. Харисова. – Москва: Прометей, 2020. – 241 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=576053 – Стр. 42–46 4. Никитаева, А. Ю. Проектный менеджмент: учебное пособие / А. Ю. Никитаева; Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Южный федеральный университет. – Ростов-на-Дону; Таганрог: Южный федеральный университет, 2018. – 189 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=499893 – Стр. 44–67 5. Гущин, А. Н. Методы управления проектами: инфографика / А. Н. Гущин. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2014. – 313 с. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=73805 – Стр. 226–252 6. Беликова, И. П. Основы управления проектами: учебное пособие: [16+] / И. П. Беликова, О. Н. Федиско; Ставропольский государственный аграрный университет. – Ставрополь: Ставропольский государственный аграрный университет (СтГАУ), 2020. – 112 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=614085 – Стр. 17–26 7. Управление рисками проектов: учебное пособие / науч. ред. А. В. Гребенкин; Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б. Н. Ельцина. – Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2014. – 186 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=276487 – Стр. 5–105 8. Кулешова, Е. В. Управление рисками проектов: учебное пособие / Е. В. Кулешова; Томский Государственный университет систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР). – 2-е изд., доп. – Томск: Эль Контент, 2015. – 188 с.: схем., табл. – Режим доступа: по подписке. – URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=480767 – Стр. 29–94 Интернет-ресурсы: № Наименование/описание Ссылка 1 Видеоматериал. Управление рисками проекта – специфика подходов PRINCE2 и PMBOK. В данном видео Игорь Гутник проводит анализ специфики управления рисками проектов в общей картине управления проектом согласно подходам PRINCE2 и PMBOK https://www.youtube.com/watch?v=nxR RsSxnaPw 2 Видеоматериал. Управление рисками проектов по Бережливому производству. В данном видео Евгений Рачнков (консультант компании LeanConsult) рассматривает вопросы управления рисками проектов Бережливого производства, в частности: Модель риск ориентированного мышления, Процесс управления рисками. Инструменты управления рисками, а так же анализирует практику фреймворка Scrum SE по управлению проектами повышения операционной эффективности. https://www.youtube.com/watch?v=n rOKLjFPmR8 3 Видеоматериал. Основные этапы внедрения элементов управления рисками. Интервью с Михаилом Софоновым про стратегию внедрения управления рисками проекта. https://www.youtube.com/watch?v=K c0q6S6MK_w 4 Видеоматериал. Управление рисками в Agile проектах. Алексей Пикулев раскрывает вопросы риск-менеджмента в Agile проектах: - обзор инструментов и игровых практик, используемых для реализации к про активному управлению рисками — и почему это обычно не работает; - как реализовать основные преимущества https://www.youtube.com/watch?v=E 16sIAEmedM Agile управление рисками - возможные этапы и шаги по внедрению. 5 Видеоматериал. Планирование управления рисками и идентификация рисков проекта. В этом видео Владислав Васильев, генеральный директор ООО "ФерроБилдинг", победитель конкурса «Лидеры России» сезона 2018/2019 рассказывает о двух очень важных процессах риск-менеджмента проектов планировании управления рисками и их идентификации. https://www.youtube.com/watch?v=r x1bzmbhvwM 6 Видеоматериал. Управление рисками - РЕАЛЬНОСТЬ VS PMBOK. В настоящем видео рассмотрены: методы и инструментах выявления и анализа рисков, артефакты, которые используются чаще всего в проектном менеджменте для управления рисками, персоналии которые проводят качественный анализ рисков, а так же рассмотрена возможность практической реализации инструментов PMBOK. https://www.youtube.com/watch?v=U- ES3I_HGIg Тема 3. Целеполагание в проектах. Календарное планирование и организация системы контроля проекта Управление проектами Цели изучения темы: изучение основ целеполагания, календарного планирования и контроллинга проектов Задачи темы: • Исследовать основные методы и документы целеполагания в проектах • Изучить основные инструменты и методы планирования проектов • Изучить систему контроля в проектах В результате изучения данной темы Вы будете Знать: • основы целеполагания в проектах • основные этапы календарного планирования • правила структурирования работ • требования к календарной модели проекта • правила построения сетевой модели • виды сетевых моделей • требования к системе контроля в проектах Уметь: • формулировать цели проекта • разрабатывать устав проекта • разрабатывать ИСР проекта • разрабатывать матрицу ответственности проекта • проводить расчет параметров сетевой модели проекта • планировать время реализации и ресурсы проекта Учебные вопросы темы: Вопрос 1. Целеполагание в проектах Вопрос 2. Планирование проектов Вопрос 3. Система контроля в проектах Вопрос 1. Целеполагание в проектах Целеполагание. Цель идеальный образ желательного результата проекта, модель которого должна иметь качественное и (или) количественное описание. Основными характеристиками цели являются признаки, в соответствии с которыми цель является научно обоснованным решением, которое должно базироваться на научной информации аналитического, диагностического и прогностического характера. При этом цель органически связана с ценностями, потребностями, интересами, мотивами, ориентациями, установками субъекта и обладает диалектическим единством с соответствующей проблемой, так как цель есть стремление решить соответствующую проблему. Выработка целевых решений представляет собой целеполагание особую разновидность теоретико-практической деятельности в сфере управления, однопорядковую с планированием, программированием и проектированием. Целеполагание предполагает наличие объективных условий (целесообразности проекта), субъективной ситуации выбора (целенаправленность субъекта) и соответствующей ценностной ориентации субъекта (целеустремленность) и базируется на диалектическом взаимоотношении таких категорий как «цель», «средство» и «результат». Формулировка целей Правильно сформулированные цели проекта являются залогом его успешного осуществления. Допущенные ошибки могут привести к неоправданным затратам и к потерям времени. Цель управления проектом должна отвечать пяти критериям SMART. Конкретность цель должна быть четко сформулирована, иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного. Измеримость если цель не имеет измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнута ли она. Достижимость необходимо адекватно оценивать ситуацию и понимать, что цель достижима с точки зрения внешних и внутренних ресурсов, которыми располагают и оперируют участники проекта. Реалистичность цели должны характеризоваться исходя из результата, а не проделываемой работы, таким образом, достигается эффективность. Определенность во времени срок или точный период выполнения— одна из главных составляющих цели, иными словами, на ее осуществление должен быть отведен четко определенный отрезок времени. Документ, утверждающий цели проекта Устав проекта обеспечивает непосредственную связь уникальной задачи со стратегическими целями компании. Играя роль документа, формально авторизующего задачу, устав включает в свой состав базовые требования и основные ожидания заинтересованных сторон. Этот документ выполняет несколько функций, среди них важно отметить: • функцию постановки задачи; • функцию согласования; • авторизационную функцию; • функцию повышения дисциплины; • консолидационную функцию; • интеграционную функцию. Разработка устава проекта начинается после издания приказа о запуске. Распорядительная часть документа формально фиксирует дату старта проектной реализации, в ней вводится его полное и краткое название, назначаются куратор, руководитель (PM), ответственные лица за ключевые блоки. В приказе, как правило, отражается укрупненный план проекта в одной из первых его редакций. Структурная схема устава приводится далее. Он разрабатывается итерационно и может иметь несколько редакций, постепенно уточняющих основные положения, которые включают следующие аспекты. 1. Обоснование выполнения уникальной задачи развития. 2. Цели, задачи и результаты. 3. Имя и фамилию PM, границы его ответственности и полномочия. 4. Определение и структуру продукта. 5. Интересы и ожидания участников. 6. Критерии успеха. 7. Принципы организации и управления проектом. Рис. 3.1. Типовая структура устава проекта Менеджер осуществляет сбор дополнительной информации, совместно с куратором организует предварительные совещания с основными участниками и будущими членами проектной группы. В результате данных мероприятий менеджер проясняет связь со стратегией, интересы и ожидания заинтересованных сторон. Становятся понятны потребности, опасения участников, формируется видение продукта, основных ограничений и критериев успеха. Все это вносится в текст устава. Ниже размещен пример формы устава. Рис. 3.2. - Форма устава проекта Рис. 3.3. Форма приложения к уставу проекта Вполне обычной практикой является переутверждение устава после одного, двух этапов реализации проекта, когда происходит окончательное прояснение, например, рыночного потенциала продукта, декомпозиции задачи и подзадач. Документ начинает работать, используя свой потенциал полностью. Играя роль письменно закрепленной задачи, договора между заказчиком и менеджером проекта, устав формирует ценностно сплачивающий команду контекст, реализуя который, PM и другим участникам значительно проще находить мотивацию на достижение успешного результата. Вопрос 2. Планирование проектов Последовательность шагов календарного планирования. Планирование проекта предполагает множество взаимосвязанных итераций, итогом которых выступает единый сводный план. Под планом проекта мы будем далее понимать систему намечаемой деятельности, документально оформленной в результате составления. Эта система состоит из связанных особым образом параметров, обеспечивая которые, решается отдельная задача развития. Данные параметры формируются исходя из ряда функциональных зон проектной деятельности: • содержания; • сроков; • стоимости; • персонала; • поставок; • коммуникаций; • рисков и т.п. Надо понимать, что планирование не всегда дает в итоге положительные результаты, но отрицательные выводы способны принести не меньшую, а порой и большую пользу. В любом случае, эффективность вложения средств возрастает, а «распыления» заработанной прибыли не происходит. Проектное планирование закладывает основы продуктивной работы и решает следующие прикладные задачи. 1. Уточнить, детализировать цели и результаты мероприятия. 2. Определить состав и объем работ. 3. Оценить сроки и бюджетную стоимость. 4. Составить календарный план и бюджет основных фаз или всего проекта. 5. Произвести уточненную оценку потребностей в ресурсах на каждой фазе или для всей задачи. 6. Составить план ресурсного обеспечения. 7. Выполнить оценку рисков и создать план реагирования на них. 8. Разъяснить детали мероприятия заказчику. 9. Согласовать план с основными участниками. 10. Распределить ответственность за работы и задачи между участниками. 11. Утвердить сводный план. 12. Уточнить планы взаимодействия, процедуры управления планированием. Проектное планирование не может быть «подвешено в воздухе». Его предваряет инициация, а выходом данных процессов является собственно исполнение проекта. И мы осознаем ряд важных моментов о том, что планирование: • привязано к конкретной временной точке жизненного цикла уникальной задачи и к его значительному по протяженности периоду (смотреть схемы, показанные выше); • итерационно – не заканчивается после написания планов, требует регулярной актуализации вплоть до активной фазы закрытия; • комплексно – не ограничивается одним инструментом и включает ряд средств и соответствующих документов на выходе. Как мы помним, управление проектом строится на «трех китах»: содержании работ, ограничениях и рисках. Если менеджер умеет хорошо работать с этими тремя параметрами, то для него нет нерешаемых задач. Рассмотрим разработку календарного плана с позиции названных трех позиций и разобьем этот процесс на этапы. Первый и второй этапы мы отнесем к содержанию работ. 1. Этап определения и написания состава работ списком. Достаточно часто допускаются ошибки из-за того, что все работы сразу представить не получается. Для качественного определения состава операций полезно использовать основы метода последовательной декомпозиции работ. 2. Этап определения исполнения проекта с точки зрения последовательности и длительности работ, которые зависят от технологии их выполнения. Для создания качественного результата данного этапа хорошо подходит уже названный метод последовательной декомпозиции задач и экспертная оценка продолжительности работ с использованием таких методов, как, например, метод мозгового штурма. 3. Определение доступности ресурсов. В мероприятии используются разнообразные ресурсы: финансовые, материальные, трудовые, информационные и т.п. С позиции денежных ресурсов требуется увязать график работ с графиком финансирования. Вводится понятие дефицитных ресурсов: уникальных специалистов и мощностей. Это накладывает отпечаток на последовательность и продолжительность работ. 4. Определение внешних ограничений. К этим ограничениям относятся сезонность, технологические процессы поставок оборудования, различные внешние события. Если взять во внимание пример особых пожеланий заказчика (по конкретным партнерам) или внешних событий (например, приуроченность завершения этапа к моменту национального праздника), то подобные события включают в мероприятие в виде вех. 5. Этап создания плана реагирования на риски. Мы анализируем риски проекта и для основных угроз разрабатываем план реагирования. С учетом этого плана мы затем дорабатываем календарный план. Третий и четвертый этапы относятся к позициям ограничений, пятый этап – к рискам. Две основы реагирования (активная и пассивная) определяют момент решения и включения его в проектный план. Активное реагирование подразумевает, что мы в календарный план включаем дополнительные работы, направленные на минимизацию рисков. Это может повлиять на сроки выполнения других работ. Как пример мы можем рассмотреть проект вывода на рынок новой услуги. Допустим, выявлен риск ее невостребованности на рынке. Тогда для минимизации данного риска необходимо провести дополнительное исследование, и эту работу приходится включать в календарный план. Пассивное реагирование подразумевает формирование дополнительных финансовых резервов под выявленные риски. Этапы разработки календарного плана могут быть представлены также и в логической последовательности, представленной далее. Рис. 3.4. Логическая последовательность разработки календарного плана |