Управление проектамиОписание онлайнкурса о курсе
 Скачать 3.24 Mb.
|
|
Функции управления проектами: управление интеграцией, управление предметной областью, управление временем, управление стоимостью, управление рисками, управление коммуникациями, управление человеческими ресурсами, управление качеством, управление контрактами и поставками. В рамках функционального подхода предметные группы можно рассматривать как зоны ответственности конкретных исполнителей или функциональные группы. Если проект крупный или организация является проектно-ориентированной и реализует множество проектов, то по каждой предметной группе на уровне проектного офиса компании может быть назначен ответственный. Такой подход хорошо описывается матричной моделью. Хотя проекты управляются по группам процессов, а не по предметным (функциональным) группам, наличие ответственных за предметные группы позволяет повысить компетентность принимаемых решений по каждому конкретному проекту. В случае появления отклонений в конкретном процессе «руководитель управления процессами» имеет возможность обратиться к ответственному за соответствующую предметную группу. Дадим краткую характеристику предметных групп. 1. Интеграция (Integration) Предметная группа интеграции включает в себя процессы, необходимые для идентификации, определения, комбинации, унификации, координации, контроля и завершения различных видов деятельности и процессов, связанных с проектом (Рис. 2.7.). Рис. 2.7. Группа процессов «Интеграция». (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Исходя из того, что управление проектом включает в себя из множество процессов, то, по аналогии, существует и множество процессов производства. Таким образом, общее количество процессов (в совокупности с процессами производства), как минимум, в несколько раз больше, чем представленные в стандарте процессы управления. Очевидно, что интеграция комплекса процессов должна осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, последовательно и постоянно. Однако, на практике, такая интеграция осуществляется лишь на фазе завершения проекта, в группе процессов завершения проекта. Пример: построено здание делового цента, поставлено оборудование, создана инженерная инфраструктура, но не успели оборудовать автостоянку и подъездные пути: произошло это в результате того, что некоторые производственные процессы ушли вперед, а какие-то отстают, а это задача группы процессов интеграции. Если бы это учитывалось на ранних стадиях реализации проекта, то подобных проблем не возникло бы. 2. Стейкхолдеры (Stakeholder) Специалисты утверждают, что успех проекта во многих случаях определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей и обязанностей в команде проекта, сколько созданием эффективной структуры связей различных, как внутренних, так и внешних участников проекта. В среде отечественных менеджеров проектов термин «стейкхолдер» (от английского stakeholder, буквально – «владелец доли») в официальной литературе переводится по-разному. Далеко не всегда содержание этого понятия соответствует буквальному переводу. Более точной является трактовка ГОСТ 51897-2002 – «причастная сторона». В стандарте ГОСТ Р ИСО 21500:2014 предметная группа стейкхолдеров включает в себя следующие процессы, необходимые для выявления и управления взаимодействием с заинтересованными сторонами (Рис. 2.8.). Рис. 2.8. Группа процессов «Стейкхолдеры» (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Как уже отмечалось, влияние стейкхолдеров на проект значительно ощутимее, чем на организацию, занимающуюся традиционной операционной деятельностью. Целью установления заинтересованных сторон (стейкхолдеров) является определение лиц, групп или организаций, заинтересованных в проекте или влияющих на проект, и документирование соответствующей информации относительно степени их заинтересованности и вовлеченности. Заинтересованные лица могут принимать активное участие в проекте, могут являться внутренними или внешними по отношению к проекту и могут обладать различной степенью влияния. Следует отметить, что список стейкхолдеров начинает формироваться еще при подготовке Устава проекта, так как в нем фиксируются потребности и ожидания заинтересованных лиц, а также характер их влияния на проект. Процесс определения заинтересованных сторон, собственно, является уточнением списка, который оформляется в виде реестра стейкхолдеров. 3. Содержание (Scope) Отсутствие правильного определения содержания проекта может привести к отсутствию правильных результатов в проекте, в противном случае появляется разница между ожиданиями Заказчика и пониманием целей и задач проекта его команды. Из определения следует, что под содержанием следует понимать, собственно, производство. Выше, в разделе, связанном с операционной деятельностью организации, были рассмотрены производственные процессы и операции. Таким образом, предметная группа содержания проекта включает в себя процессы, необходимые для идентификации и определения совокупности работ и их результатов, а также только требуемой работы и ее результатов (ГОСТ Р ИСО 21500) (Рис. 2.9.). Рис. 2.9. Группа процессов «Содержание» (ГОСТ Р ИСО 21500:2014) Определение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Подготовка подробного описания содержания проекта базируется на основных результатах, допущениях и ограничениях, задокументированных во время инициации проекта. Содержание проекта определяется во время планирования и описывается более подробно по мере поступления информации о проекте. При этом следует учитывать, что 80% процессов проекта являются производственными процессами, и только 20 % являются процессами управления проектом. Целью процесса определения содержания является разделение основных целей проекта на мелкие для того, чтобы: • повысить точность оценок по стоимости, времени, ресурсам; • определить критерии измерения промежуточных целей в процессе контроля; • создать четкое разделение ответственности. Определение содержания проекта составляется после разработки устава проекта и разработки предварительного описания работ, так как в нем отражаются все требования к разработке и эксплуатации создаваемого продукта. 4. Ресурсы (Resource) Как известно, любой вид производства требует обеспечения его ресурсами. Проект предполагает не только уникальный набор производственных процессов, но, в значительной степени, уникальный набор ресурсов. Предметная группа ресурсов включает в себя процессы, необходимые для выявления и приобретения необходимых для проекта ресурсов, таких как люди, помещения, оборудование, материалы, инфраструктура и инструменты (Рис2.10.). Рис. 2.10. Группа процессов «Ресурсы» ГОСТ Р ИСО 21500 Ресурсы, как правило, включают: людей, деньги, здания и сооружения, оборудование, сырье, материалы, инструменты и инфраструктуру. Используя доступную фактическую информацию из прошлого, процесс оценки необходимых ресурсов, применительно к людям, должен прогнозировать сводные показатели ожидаемой производительности, основанной на квалификации людей. Результаты должны быть зафиксированы с указанными единицами измерения в количественных или качественных показателях, а также сроками начала и окончания участия ресурсов в проекте. Ресурс — вспомогательное средство, которое может рассматриваться с двух точек зрения: • как количественная мера потребности в средствах для выполнения определенной деятельности; • как наличие средств, позволяющее, с помощью определённых преобразований, получить желаемый результат. Необходимо учитывать, что в предметную группу «Ресурсы» в стандарте ISO 21500:2012 включены, помимо процесса «Управления ресурсами» и такие процессы, как: формирование команды проекта (4.3.15), ее развитие (4.3.18) и управление командой (4.3.20); оценка необходимых ресурсов (4.3.16); определение организационной структуры проекта (4.3.17). Другими словами, это потребность в ресурсах и ресурсный потенциал организации. Основные задачи планирования ресурсов можно свести к главной – сопоставление потребности в ресурсах с их наличием. 5. Время (Time) Предметная группа сроков включает в себя процессы, необходимые для планирования деятельности по проекту и контроля за ходом выполнения проекта, с целью управления расписанием (Рис. 2.11.). Управление временем связано с умениями, инструментами и методами, применяемыми для управления производственными процессами по выполнению конкретных задач проектов. Чтобы эффективно управлять временем необходимо знать и понимать процессы и операции проекта, владеть методами планирования, уметь контролировать сроки проекта. Процессы данной группы представлены на Рис. 2.11. Рис. 2.11. Группа процессов «Время» (Time) ГОСТ Р ИСО 21500 При отсутствии исходных данных о временных параметрах работ, применяются различные способы их оценки. По мнению многих авторов, самыми распространенными способами оценки являются аналоговая оценка, параметрическая, оценка по трем точкам Причем все способы оценки длительности, количества, стоимости и других характеристик, являются экспертными, то есть производятся на основе знаний и опыта о сущности оцениваемого явления. Поэтому длительность операций часто представляет собой компромисс между ограничениями по времени и ресурсам. Периодическая переоценка, в результате которой формируется обновленный прогноз в отношении базового плана проекта, также является компонентом этого процесса. 6. Стоимость (Cost) Предметная группа стоимости включает в себя процессы, необходимые для разработки бюджета и управления затратами. Разработка бюджета проекта представляет собой достаточно сложную задачу, так как любой проект включает в себя комплекс уникальных мероприятий. Цель управления стоимостью проекта заключается в том, чтобы завершить его в рамках утвержденного бюджета. Смета расходов устанавливается от стоимости проекта на различных этапах его реализации. Процессы рассматриваемой группы представлены на Рис. 2.12. Рис. 2.12. Группа процессов «Стоимость» ГОСТ Р ИСО 21500 Разработка бюджета проекта непосредственно связана с разработкой расписания. С одной стороны, формирование бюджета основано на распределении работ по временной шкале, с другой - ресурсный профиль бюджета может повлиять на расписание. Планирование бюджета проекта, как и планирование потребности в ресурсах, осуществляется с помощью аналоговой и параметрической оценок. Формирование бюджета проекта осуществляется по принципу «снизу вверх», то есть, сначала оценивается стоимость каждой операции, затем работ, затем пакета работ и т.д. Затем их стоимости суммируются последовательно для каждого уровня снизу - вверх. Так формируется общий бюджет проекта. В свою очередь, сформированный бюджет проекта дает основание для определения плана расходования денежных средств (план по стоимости) и графика финансирования проекта. Целью управления стоимостью проекта является регистрация отклонений по стоимости и принятие соответствующих мер. Этот процесс включает уже ранее представляемый алгоритм: определение текущего состояния затрат сравнение с базовым планом прогнозирование предполагаемых расходов и реализацию корректирующих действий. 7. Риски (Risks) Предметная группа рисков включает в себя процессы, необходимые для идентификации и управления угрозами и возможностями проекта. Целью выявления рисков является определение возможных рисковых событий и их характеристик, если они произойдут. Следует учитывать, что наступившее событие может иметь как положительное, так и отрицательное воздействие на цели проекта. Идентификация рисков является повторяющейся процедурой, так как в процессе реализации проекта могут появиться новые риски или риски могут изменяться. Риски с потенциальным негативным влиянием на проект принято называть «угрозами», в то время как риски с потенциальным положительным влиянием на проект, принято называть возможностями. Принятие решений в управлении проектами происходит, как правило, в условиях той или иной меры неопределенности, определяемой неполным знанием всех параметров, обстоятельств, ситуации для выбора рационального решения, невозможностью точного учета всей даже доступной информации и наличием вероятностных характеристик среды; наличием фактора случайности, которые невозможно предусмотреть и спрогнозировать даже в вероятностной категории; наличием субъективных факторов противодействия, партнеров с противоположными или не совпадающими интересами и т.п. Группы процессов «Риски» представлены на Рис. 2.13. Рис. 2.13. Группа процессов «Риски» ГОСТ Р ИСО 21500 Политика риск-менеджмента должна быть согласована всеми заинтересованными сторонами. Кроме того, должна быть установлена ответственность и полномочия участников, а также разработаны инструменты интеграции в организационные процессы, а риск-менеджмент должен быть составной частью этих организационных процессов. Немаловажным является определение необходимых для риск-менеджмента ресурсов. 8. Качество (Quality) Стандарты ISO 9000 имеют самое широкое распространение в мире стандартов по системам качества. С 1 января 2002 года введена новая редакция стандартов ИСО 9000:2000: • ИСО 9001. Система менеджмента качества. Требования; • ИСО 9004. Система менеджмента качества. Руководство для улучшения характеристик СМК для повышения эффективности предприятия. Как самостоятельная область профессиональной деятельности, управление качеством проектов имеет собственные стандарты, к которым относятся: • ISO9000 (в России ГОСТ Р ИСО 9001-96) - стандарт для обеспечения качества результатов проектов; • ISO10006 - стандарт регламентирует качество осуществления процессов управления проектами. Дальнейшее продолжение тема качества нашла в стандарте ГОСТ Р ИСО 21500. Предметная группа качества включает в себя процессы, необходимые для планирования и обеспечения и контроля качества. Общеизвестно, что качество это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Управление качеством (в рамках управления проектом) это система методов, средств и видов деятельности, направленных на выполнение требований участников проекта к качеству самого проекта и его продукции. Группы процессов «Качество» представлены на Рис. 2.14. Рис. 2.14. Группа процессов «Качество» ГОСТ Р ИСО 21500 Процесс формирования плана качества включает в себя, как правило, следующие этапы: 1. Определение и согласование со спонсором проекта и другими заинтересованными сторонами как должны быть достигнуты цели проекта и соответствующие стандарты. 2. Определение инструментов, процедур, методов и ресурсов, необходимых для достижения соответствующих стандартов. 3. Определение методологии, методов и ресурсов для реализации запланированных мероприятий по обеспечению качества. 4. Разработка плана по качеству, который включает тип экспертиз, обязанности участников, указанные в расписании в соответствии с общим графиком проекта. 9. Закупки и поставки (Procurement & Logistics) Предметная группа закупок включает в себя процессы, необходимые для планирования и приобретения продуктов, услуг или результатов, а также для управления взаимодействий с поставщиками. Следует учитывать, что проблема закупок ресурсов тесно связана с определением их необходимых характеристик. Чем конкретнее определены характеристики закупаемой продукции, тем проще решается указанная проблема. Однако, технические характеристики закупаемой продукции могут быть достаточно сложными и требующими привлечения соответствующих специалистов. Кроме того, закупки тесно связаны с поставками (сроки, транспортировка, хранение и т.д.). В связи с этим два понятия чаще всего объединяются в одно неразрывное понятие Procurement & Logistics. Любое производство, так или иначе, связано с закупками и поставками ресурсов. Будем исходить из главной особенности проекта – уникального комплекса мероприятий. Коль скоро мероприятие уникально, т.е. существует в единственном варианте, то и закупки, и поставки единичны. Такая особенность процессов порождает особые требования к качеству и детальности проработки основных документов, где основным документом является контракт. Таким образом, контрактинг также является существенным элементом закупок. В дальнейшем эти три понятия будут рассматриваться как единое целое: контракт – закупка – поставка. Группы процессов «Закупки и поставки» представлены на Рис. 2.15. Рис. 2.15. Группа процессов «Закупки и поставки» ГОСТ Р ИСО 21500 Реализация проектов происходит на контрактной основе, используемой как для привлечения отдельных специалистов, подрядных и субподрядных организаций для выполнения работ и услуг, так и закупок, и поставок необходимого оборудования и материально-технических ресурсов. На выполнение этих видов работ заключаются контракты на подрядные работы. 10. Коммуникации (Communication) Предметная группа коммуникаций включает в себя процессы, необходимые для планирования, управления и распространения информации, имеющей отношение к проекту. Группы процессов «Коммуникации» представлены на Рис. 2.16. Рис. 2.16. Группа процессов «Коммуникации» ГОСТ Р ИСО 21500 Эффективные коммуникации могут повысить вероятность успешного завершения любого проекта. Это касается как общения «внутри» команды, так и представления проекта руководству, будущим пользователям продукта или прессе. Положительного эффекта можно добиться еще на стадии инициации проекта. Распространение информации о проекте, разъяснение его целей и значения позволяет на ранних стадиях выявить сторонников и противников предстоящих изменений. На практике это значительно облегчает работу менеджера проекта в будущем, при наборе команды проекта или при составлении плана коммуникаций. Без хорошо отлаженного взаимодействия заинтересованных сторон все усилия по реализации проекта, тем более такого, в котором задействовано большое количество людей или даже компаний, могут оказаться тщетными». При помощи простых, но необходимых действий можно значительно сократить подготовительный этап проекта. Нередко подготовка занимает столько же времени, сколько длится весь последующий проект. Это происходит из-за несогласованности интересов сторон, недооценки значения проекта или нечеткого понимания планируемых результатов. В заключении необходимо отметить, что процессы, входящие в предметные группы, могут быть объединены, так как представляют собой единую область знаний. В то же время, каждый процесс предметной группы логически связан с процессами других предметных групп, образуя отдельные блоки, которые принято обозначать как процессные группы. Все выше рассмотренные процессы более детально поранализированы в монографии Володина В.В. и Хабарова В.И. |