Утверждаю по воспитательной работе директор департамента Есимова Ж. Д
 Скачать 1.35 Mb.
|
|
Положения о собраниях команды Собрание команды Enactus КазНУ - встреча членов команды в рамках одной из форм, описанных в пунктах 4.1, 4.2, 4.3, 4.4. 4.1. Собрание - мозговой штурм команды Брейншторм (мозговой штурм)- это специальный вид общения со специфическими правилами поведения, направленных на максимизацию генерирования идей3. Ответственным за проведение брейншторма является вице-президент по проектам. Он договаривается об участии (не более четырѐх) с экспертами в брейншторме команды. В состав экспертов могут входить совет директоров команды, эдвайзер команды, сотрудники университета, связанные с проектной и предпринимательской деятельностью. Брейншторм команды должен соответствовать нескольким важным общепринятым правилам этой методики и делится на этапы. Правила брейншторма: Отложенное суждение - отделение генерации идеи от выбора конкретной идеи делает лучше и ту и другую составляющую брейншторма. Процесс отбора и критики идей проходит в отдельном от генерации этапе. Поощрять безумные идеи - гениальные идеи граничат с безумными. Использовать идеи других - слушать внимательно других участников, и если есть что добавить или изменить - говорит. Это сплотит группу брейнштормеров. Гнаться за количеством - лучший способ получить хорошую идею - иметь много идей. Одна идея в один момент времени - сохранять направление движения, оставить разговоры на отвлечѐнные темы на потом. Метод заголовков - быстро схватывать суть, кратко записывать еѐ "заголовком" и идти дальше. Не позволять группе топтаться на месте вокруг одной обсуждаемой долго идеи. Этапы брейншторма5: Сформулировать задачи. Чаще всего это два вопроса: что мы хотим получить в результате и что является препятствием для получения желаемого результата? Сформировать группу. Необязательно все члены команды Enactus КазНУ обязаны участвовать в брейншторм-сессии, т.к. работа по методике брейн-шторма - тоже определѐнный навык. Вице-президент по проектам в сообщении на ветке указывает определѐнное число участников от команды (не более 12 человек). Он имеет право указать имена тех людей, в результативности которых на брейншторме он уверен (не более 5), но каждый член команды имеет право попробовать себя в данной методике. Указать правила. Непосредственно перед началом брейншторм сессии вице-президент оглашает и объясняет все вышеуказанные правила брейншторма. Генерация идей. Устанавливаются временные рамки для этапа генерации (15-25 мин). Генерация идей проходит согласно правилам. Обсуждение\экспертиза идей. Отбрасываются самые абсурдные, неприемлемые, нереализуемые варианты. Оставшиеся идеи предлагается разнести по группам: самые полезные и наиболее легко выполнимые, самые перспективные и продуктивные, прочие. Во время процедуры редактирования и анализа участники могут выдвигать новые идеи, а также дополнять, модифицировать и конкретизировать уже высказанные. “Деструирование”. Подвергнуть каждую высказанную идею всесторонней критике. На данном этапе каждая идея рассматривается участниками с позиции препятствий на пути к ее реализации. При таком обсуждении весьма вероятно возникновение ценных мыслей о том, как обойти или уничтожить данные препятствия. Провести окончательный анализ идей с учетом всех критических замечаний и составить список тех, которые являются наиболее применимыми практически. Общее время проведения брейншторма: от 2 до 3 часов. 4.2. Рабочее собрание команды Рабочее собрание команды Enactus КазНУ может проводиться с разной периодичностью, но не реже одного раза в неделю. Оно обязательно протоколируется секретарѐм и ведѐтся согласно шаблону: Отчѐт президента о важных управленческих решениях, принятых за последний месяц, встречах, которые могут повлиять на деятельность команды и сообщения/объявления от администрации университета, которые влияют на деятельность команды (5-7 минут). Отчѐты координаторов проектов по проделанной за месяц работе согласно форме из пункта 3.3 Устава (3-5 минут на каждый проект) (опционально) Отчѐты руководителей отделов (опционально) Выступление эдвайзера команды (опционально) Решения, которые необходимо принять всей командой (см. пункт 6.1 Устава) (опционально) Проблемы, которые необходимо обсудить (опционально) Отбор презентующих на соревнования Разное Собрание ведѐт президент команды, при его отсутствии - вице-президент по проектам. За день перед выбранной датой президент команды выкладывает повестку собрания. Первые два пункта шаблона обязательно должны присутствовать в повестке и на собрании, другие пункты добавляются опционально по ситуации. 4.3 Экстренное собрание команды Экстренное собрание команды проводится в случае, если: происходит событие, прямо угрожающее существованию команды или программы; необходимо срочно принять решение, прямо влияющее на каждого члена и всю команду; существует общекомандная срочная задача, для решения необходимо приложить все усилия команды. таких случаях в течение трѐх дней после появления информации, отвечающей условиям проведения экстренного собрания, президент собирает максимально возможное количество членов команды 4.4 Собрание проектных групп. Собрание проектных групп организовывается координатором проектной группы не менее раза в неделю. На собрании проектных групп участники проектов отчитываются в проделанной работе, обсуждается развитие проекта. Координаторам проектов следует информировать вице-президента по проектам о предстоящих собраниях, поскольку вице-президент по проектам имеет право участвовать в них. 4.5 Собрание отделов Собрание отделов организовывается руководителем отдела не менее раза в две недели. На собрании участники отделов отчитываются о проделанной работе, подводят итоги и обсуждают стратегию работы отдела. Руководителям отделов следует информировать вице-президента по административной части о предстоящих собраниях, поскольку вице-президент по административной части имеет право участвовать в них. 4.6 Собрание структуры команды. собрании структуры команды участвуют: президент команды, эдвайзер команды, вице-президенты по проектам и административной части и секретарь. На собрании структуры команды решаются и обсуждаются следующие вопросы: стратегия развития команды итоги работы проектов и отделов на основе отчетов и собственных наблюдений принимаются решения согласно пункту 5.3 *3 пропуска собрании подряд (без справки/уважительной причины) = исключение из организации. Процедура принятия решений в команде 5.1 Решения, принимаемые всей командой: Принятие Устава; Внесение изменений и дополнений в Устав. Первый этап выбора проектов для реализации; Выбор эдвайзера; 5.2 Решения, принимаемые отдельными группами выбор концепции презентации (в рамках презентационной группы) развитие того или иного проекта (в рамках проектной группы) 5.3 Решения, принимаемые президентом и эдвайзером команды назначение вице-президентов назначение руководителей отделов 5.4 Решения, принимаемые президентом Описанные выше вопросы решаются президентом команды. Он выбирает кого, при необходимости, привлекать к разрешению такого рода задач и несѐт за них ответственность. 5.5 Выполнение принятых решений. Принятые решения должны выполняться вне зависимости от согласия и несогласия членов команды, перед которыми стоят задачи, связанные с принятым решением. Подготовка к соревнованиям Подготовка к соревнованиям начинается со второй половины рабочего сезона команды. Подготовкой полностью занимается презентационная группа (см. пункт 2.8). При необходимости, другие члены команды могут подключиться к подготовке к соревнованиям Подготовка к соревнованиям проходит в несколько этапов: Набор в презентационную группу. Отбор презентующих. Проводится перед национальными соревнованиями. Дополнительный отбор может проводиться перед национальными и мировыми соревнованиями, в случае выхода команды на соревнования этих уровней. Выработка концепции презентации. Концепция может частично или полностью меняться перед соревнованиями различного уровня. Выбор концепции происходит за полтора месяца до мировых и за 3-4 недели до национальных соревнований. Написание текстов презентации. Обязательное одобрение текстов президентом и эдвайзером команды. Тексты могут частично или полностью меняться перед соревнованиями различного уровня. На написание и одобрение текстов отводится 2 недели. Подготовка визуального ряда презентации. Визуальный ряд презентации может частично или полностью меняться перед соревнованиями различного уровня. На подготовку визуального ряда презентации отводится 4 недели, начиная с выбора концепции. Репетиции. Проводятся перед соревнованиями любого уровня. Репетиции текста и презентации начинаются как минимум за неделю до соревнований. Максимальный срок репетиций - две недели до региональных и национальных, 4 недели до мировых соревнований. Инструменты работы Инструменты работы членов команды - различные веб-сервисы и приложения, помогающие нам сделать нашу работу более удобной и эффективной. Именно поэтому обязательно научиться, ими пользоваться в первый месяц пребывания в команде и не забывать о них в последующей работе. 7.1 Gmail Электронная почта на gmail.com является основным рабочим инструментом членов команды. Здесь создаются рабочие группы, обсуждаются различные вопросы, связанные с работой команды. Кроме того, почтовые ящики на gmail.com используются для общения с партнѐрами, бизнес-советниками, представителями университета. Поэтому название почтового ящика каждого члена команды должно соответствовать следующим критериям: Обязательно указание полного имени и фамилии в ящике. Год рождения указывается опционально. Возможные варианты ящика: name.surname@gmail.com; name_surname@gmail.com; surname_name@gmail.com; surname.name@gmail.com; Важно и обязательно минимум дважды в день проверять gmail-аккаунт, так как в любое время там может появиться срочная задача, важная информация и т.д. 7.2 Социальные сети (ВКонтаке,whapsapp,instagram) Команда Enactus КазНУ ежедневно ведет переписку в официальных беседах команды. официальных страницах команды публикуются новости команды, и каждый участник должен следить за соц. Сетями 7.3 Wunderlist Рабочая группа команды обязана зарегистрироваться в данном приложении, для делегирования обязанностей между участниками, что приведет к более структурированной работе. Меры поощрения и штрафы ежемесячных отчетах руководителей отделов и координаторов проектов, они указывают тех членов команды, чьи действия за прошедший месяц подпадают под понятие “условия для получения штрафов”. При условии совершенных проступков, в дополнение к этим отчетам вице-президенты подают подобные отчеты о руководителях отделов и координаторах проектов президенту команды. В начале каждого месяца указанным в отчѐтах лицам налагаются штрафы (см. пункт 8.2). 8.1 Условия и виды поощрения Высокая продуктивность/результативность в проекте - чѐткое и правильное исполнение множества задач в срок. (определяется координатором проекта в конце каждого отчѐтного месяца): член команды может получить подарки с символикой Enactus, поездка в командировку. Высокая продуктивность/результативность в отделе (определяется руководителем отдела в конце каждого отчѐтного месяца): член команды может получить подарки с символикой Enactus, поездка в командировку. Высокая продуктивность в сезоне (определяется вышестоящим в иерархии членом команды по итогам сезона): поездка на национальные и мировые соревнования, поездка в командировку. Отсутствие пропусков общих собраний (относительно других членов команды, определяется HR-координатором команды и президентом в конце сезона): член команды может получить подарки с символикой Enactus. Ответственность и исполнительность (член команды сам берѐт на себя задачи и выполняет их, отмечается координаторами, руководителями отделов, вице-президентами и президентом команды согласно иерархии, в конце отчѐтного месяца): член команды может получить подарки с символикой Enactus Высокие результаты проекта в конце месяца (оценивается вице-президентом по проектам и президентом): вся проектная группа награждаетс поездкой на национальные соревнования. 8.2 Условия для получения штрафов и вид штрафа Решение о наложении штрафа принимается президентом и двумя вице-президентами после анализа отчетов координаторов и руководителей отделов Невыполнение устава команды: предупреждения, исключение из команды При невыполнении определенных поручении до дедлайна при 3 предупреждениях: руководящие должности снимаются с обязанности член команды исключается из команды Пропускание собрании 3 раза подряд без уважительной причины, исключение из команды. Порядок внесения изменений и дополнений в Устав Любой член команды может предложить поправки в Устав. После проверки предложенной поправки президентом, вице-президентами и эдвайзером вопрос выносится на общекомандное голосование. В случае, если более ⅔ команды на общекомандном собрании голосуют, поправка принимается. Если по результатам проверки выясняется, что поправка противоречит основным пунктам Устава или вносит противоречия в Устав, совет из президента, вице-президентов и эдвайзера обязаны предоставить авторы поправки письменный отказ с объяснением причин. 9.1 Порядок принятия Устава Устав принимается в нескольких чтениях по 2-3 главы в каждом чтении. После принятия всех глав устава, форматирования текста и окончательной вѐрстки, команда голосует полностью за весь Устав. В случае, если более ½ команды голосуют против Устава, при указании причин голосования “против” Устав отправляется на доработку и будет отправляться на доработку до тех пор, пока более ½ не примет Устав. Приложения Приложение 1 Пример анкеты для заявки на участие в выборах президента команды ФИО Курс, факультет, специальность Стаж работы в команде Enactus Почему вы решили выдвинуть себя в качестве кандидата в президенты? Какие ваши сильные стороны касательно управления? Программа развития команды на следующий сезон. Приложение 2 Форма для заполнения отчѐтов руководителей отделов Форма для заполнения отчѐтов руководителей отделов Дата ______ Наименование отдела __________ Работа отдела за год     Задачи, запланированные в Состояние Ответственные начале работы отдела Оценка работы ответственных по задаче    Работа членов отдела ФИО члена отдела Наименование должности (если есть) Сфера Достижения ответственности за отчѐтный год  Недоработки за отчѐтный год Собрания отдела в течение подотчѐтного года    Дата собрания Отдела Участники собрания Повестка собрания Протокол собрания Задачи, поставленные перед отделом на следующий год Оценка работы отдела руководителем Подпись /Расшифровка/ __________________ /______________/ Приложение 3 Форма для заполнения отчѐтов координаторов проектов Дата Наименование проекта Задачи, которые были поставлены перед проектной группой в начале месяца (таблица с задачами, ответственными за каждую задачу и сроками выполнения). Даты собраний проектной группы в течение подотчѐтного месяца. Результаты работы по поставленным задачам на текущий месяц. Задачи, поставленные перед проектной группой на следующий месяц. Перечень членов проектной группы, оштрафованных за то или иное нарушение Устава с объяснением причины наложения штрафа. Перечень членов проектной группы, отличившихся за месяц. Не соблюдение вышеперечисленных правил карается: официальным исключением из команды ______________________________________________ соглашаюсь со всеми правилами, и обязуюсь исполнять все правила и нести нарушения указанные в этом уставе. Подпись: _________________________________________ |