Утверждаю по воспитательной работе директор департамента Есимова Ж. Д
 Скачать 1.35 Mb.
|
|
2.6 Координаторы проектов 2.6.1 Права и обязанности координаторов проектов Координаторы проектов имеют право: кроме участия в проекте входить в один из административных отделов команды; делегировать часть своих полномочий, не связанных с непосредственным руководством проекта, другим членам проектной группы. Координаторы проектов обязаны: вести документацию по проекту; предоставлять ежемесячные письменные отчѐты (см. приложение 3) по проделанной работе вице-президенту по проектам; строго следовать пунктам действующего устава; составлять задачи и быть строго вовлеченным в их выполнение. еженедельно предоставлять отчѐты в устной форме на общекомандном собрании о ходе работы и соответствии проекта критериям Enactus согласно форме (см. пункт 3.3); ежемесячно отчитываться перед руководителем финансового отдела о всех финансовых потоках, проходящих в проекте; в рамках ежемесячного отчѐта сравнивать текущее состояние проекта с действующими критериями программы Enactus; точно понимать направление развитие проекта и быть в курсе всего происходящего с его проектом; обладать навыками руководителя. 2.6.2 Процедура назначения координаторов проектов После процедуры выбора рабочего проекта команды, может быть осуществлѐн один из нескольких вариантов назначения или выбора координатора. члены команды, изъявившие о желании участвовать в реализации проекта, могут выбрать среди своей группы координатора. В таком случае ему предоставляется испытательный срок на один месяц. Если проектная группа не может выбрать координатора, либо выбранный ими координатор не прошѐл испытательного срока, вице-президент по проектам вместе с руководителем отдела HR назначают подходящего, по их мнению члена данной проектной группы. Испытательный срок координатора проекта - первый месяц, во время которого координатор выполняет все свои обязанности под присмотром вице-президента по проектам и руководителя HR. 2.6.3 Условия и процедура снятия с должности координаторов проектов Координатор проекта лишается своей должности в случае нарушения законов Республики Казахстан, грубого нарушения данного устава (см. пункт 8.2), невыполнения своих обязанностей в течение месяца, а так же в случае исключения из КазНУ. Решение о снятии с должности принимается на основании действующего устава после согласования решения вице-президента по проектам с руководителем HR, они же выбирают нового руководителя отдела. Если все члены проектной группы не удовлетворены работой координатора, на очередном собрании группы может быть поднят вопрос о смене координатора при предварительном обсуждении данного вопроса с действующим координатором команды за 3 дня до предстоящего собрания. В данном случае решение о смене и выборе нового проектного координатора принимается внутри группы с последующим согласованием с вице-президентом по проектной деятельности. 2.7 Член команды Членом команды Enactus КазНУ является студенты КазНУ, главной обязанностью полноправного участника команды является – 10 часов работы в деятельности Enactus. данном уставе выделяются члены, пробывшие в команде Enactus КазНУ менее одного сезона, и члены, пробывшие в команде Enactus КазНУ более одного сезона. 2.7.1 Процедура вступления в команду Любой студент(бакалавр, магистрант) может вступить в команду. Для этого достаточно пройти процедуру организованного набора либо во время учебного года связаться с руководителем отдела HR. Членом команды Enactus КазНУ студент становится только после того, как он отработает не менее 10 часов в рамках команды. Набор в команду Enactus КазНУ - это централизованное вступление желающих студентов. Кампания по набору традиционно проводится в начале сезона и учебного года, то есть в сентябре, однако при согласии всей команды даты и формат кампании могут быть изменены. Команда Enactus КазНУ может принять решение провести дополнительный набор в течение сезона. Набор под проекты - кампания по набору в отдельные проекты команды Enactus КазНУ. Член проектной группы, вступивший в рамках данного набора и работающий только в проекте, в любой момент работы над проектом может официально вступить в команду Enactus КазНУ. Решение о проведении подобного набора принимается внутри проектной группы. Набор на должности - целенаправленный рекрутинг студентов КазНУ для работы на определѐнной должности в команде. Решение о проведении подобного набора принимается президентом команды совместно с вице-президентом по административной части и руководителем HR отдела. 2.7.2 Права и обязанности члена команды Член команды, пробывший в ней менее трех месяцев(в некоторых случаях полгода, сезона) имеет право: занимать только исполнительские должности в проектах и отделах; совмещать не более двух проектов или работу в проекте и отделе; обращаться за советом или помощью к любому члену команды, пробывшему в ней более одного сезона запрашивать личную встречу с руководителем HR по любым волнующим вопросам, касающихся пребывания в команде; запрашивать вместе с другими членами, пробывшими в команде менее одного сезона, о проведении тренингов, обучающих важным навыкам для работы в команде Enactus КазНУ предлагать свои идеи для реализации проекта Enactus; по собственному желанию выйти из команды; Член команды, пробывший в ней более трех месяцев (в некоторых случаях полгода, сезон) имеет право: претендовать на руководящие должности в команде Enactus КазНУ, начиная от координатора проекта и заканчивая президентом команды; совмещать не более двух проектов или работу в проекте и отделе; просить помощи и совета у любого члена команды Enactus КазНУ; запрашивать личную встречу с руководителем HR по любым волнующим вопросам, касающихся пребывания в команде; запрашивать вместе с сокомандниками о проведении тренингов, обучающих важным навыкам для работы в команде Enactus КазНУ; предлагать свои идеи для реализации проекта Enactus; по собственному желанию выйти из команды; Члены команды Enactus КазНУ обязаны: строго следовать пунктам действующего устава; посещать все формальные общекомандные собрания и встречи по проекту. При объективной невозможности (болезнь, лекции, форс-мажор) посетить вышеозначенные мероприятия член команды должен предупредить руководителя HR отдела (если речь идѐт об общекомандном собрании) или координатора по проекту (в случае собрания по проекту); прочитать и вникнуть в действующий Устав и Handbook Enactus за соответствующий год; соблюдать субординацию с руководителями Команды брать на себя задачи для работы и активно участвовать в мероприятиях команды Enactus КазНУ; использовать рабочие инструменты команды, описанные в пункте 7 данного Устава; дважды в день проверять почту в Gmail. 2.7.3 Причины и процедура выхода из членства команды Выпускник КазНУ автоматически выходит из команды Enactus КазНУ и лишается руководящей должности (если таковую занимал) сразу после получения диплома. В данном случае выпускник КазНУ становится Alumni Enactus. Любой член команды имеет право выйти из команды по собственному желанию. В таком случае он связывается с HR отделом и на последующей личной встрече с HR-координатором информирует о своѐм решении. Если член команды не меняет своего решения, через две недели после закрытия всех, лежащих на нѐм задач, он освобождается от исполнения своих обязанностей в команде. В случае, если член команды занимает управленческую должность, он предлагает своего преемника и в течение двух недель передаѐт ему все дела. случае нарушений, указанных в пункте 8.2 студент КазНУ выходит из состава команды Enactus КазНУ и теряет свои полномочия, если до выхода из команды он занимал какую-либо руководящую должность в команде. 2.8 Эдвайзер команды Эдвайзер команды Enactus КазНУ - обязательно сотрудник КазНУ. Это единственное и главное условие к эдвайзеру. У команды Enactus может быть более одного эдвайзера, но в таком случае, один из них должен быть назначен Первым эдвайзером. 2.8.1 Права и обязанности эдвайзера команды Эдвайзер команды Enactus КАЗНУ имеет право: быть подписанным на командную рассылку в Gmail; посещать неформальные встречи команды; проводить образовательные семинары и тренинги для членов команды; занимать должность эдвайзера команды более одного академического года; принимать участие в принятие стратегически важных решений. Эдвайзер команды Enactus КазНУ обязан: помогать студентам в устойчивом развитии команды2; регулярно посещать формальные собрания команды; принимать участие в принятии решений касательно снятия с должности президента и вице-президентов, а также назначения на должности вице-президентов и в исключительных случаях (см. п.) президента команды; помогать команде в подготовке к соревнованиям; представлять команду в национальном офисе Enactus; защищать интересы команды в возможных конфликтах; представлять команду в университете и за его пределами; 2.8.2 Процедура назначения и снятия с должности эдвайзера команды Эдвайзер команды назначается на один учебный год. В сентябре эдвайзер имеет право оставаться на должности, если возражений нет ни у эдвайзера, ни у команды. случае ухода эдвайзера с должности по собственному желанию, как команда, так и администрация университета предлагает кандидатуры на рассмотрение. Кандидаты на должность эдвайзера команды Enactus КазНУ должны соответствовать следующим требованиям: быть сотрудником КазНУ; быть профильным специалистом (в области экономики, бизнеса или управления) иметь опыт работы в предпринимательских, социальных проектах. После того как администрация КазНУ одобрила кандидатуры, команда утверждает одного из кандидатов на должность эдвайзера в ходе общего собрания. 2.9 Презентационная группа команды Презентационная группа - это члены команды Enactus КазНУ, принимающие участие в презентации проектов команды на соревнованиях Enactus. В презентационную группу входят: презентующие, ответственный за показ презентации, члены PR отдела, подготавливающие текст и визуальный ряд. 2.9.1 Процедура выбора презентационной группы. случае если в действующей презентационной группе не хватает людей или кто-то из членов группы не может участвовать в соревнованиях в силу объективных причин, в начале марта объявляется дата набора в презентационную группу. Руководитель PR-отдела обязан провести отбор в первые две недели марта. За неделю до назначенной даты руководитель PR-отдела публикует на ветке краткий  текст (выдержку из презентационных текстов прошлых лет), с которым на отборе выступают кандидаты в презентационную группу. В качестве экспертов в отборе участвуют руководитель PR-отдела, действующие члены презентационной группы, эдвайзер команды и президент. Во время отбора данный заранее текст делится по предложениям между кандидатами. По просьбе экспертов кандидаты могут декларировать другой отрывок или зачитывать текст с листа. После прослушивания у экспертов есть некоторое время посовещаться, после чего в зал кандидаты приглашаются ещѐ раз и объявляется список прошедших в презентационную группу. 2.9.2 Права и обязанности презентационной группы Члены презентационной группы имеют право: работать в одном из отделов или проектов помимо участия в презентационной группе по желанию выйти из состава презентационной группы не позже чем за месяц до соревнований любого уровня; Члены презентационной группы обязаны: согласовывать тексты и визуальный ряд с президентом и эдвайзером; отчитывать тексты презентации и отчѐта на предмет ошибок и опечаток; подготовить тексты презентующих не позднее недели до соревнований; начать учить текст презентации, как только будет принят окончательный вариант текста; знать текст презентации; посещать репетиции презентации 2.9.3 Условия и процедура выхода из презентационной группы Участник презентационной группы может выйти из состава презентационной группы не позже чем за месяц до соревнований любого уровня. О своѐм решении он обязан сообщить руководителям отделов HR и PR с указанием причины выхода из презентационной группы. После этого участник должен сообщить о выходе по желанию другим участникам презентационной группы. Выпускник команды Enactus КазНУ автоматически выбывает из презентационной группы, если до этого участвовал в еѐ работе. Исключение из презентационной группы рассматривается, как штраф за проступки. В случаях, описанных в пункте 5.3 по решению президента команды участник презентационной группы может быть лишѐн этой должности. Данный вид штрафа может налагаться не позднее чем за три недели до соревнований любого уровня. 2.10 Выпускники команды Выпускник команды Enactus КазНУ - это бывший член команды, выбывший из неѐ в силу выпуска из университета. После выпуска из команды бывшего члена команды отписывают от всех действующих рассылок команды на gmail.com Выпускники команды - очень важный ресурс, так как это опытные члены программы, которые могут помочь ценным советом или критикой. Команда должна сохранять связь с выпускниками команды, собирать у них контактные данные, сообщать им о важных событиях в жизни команды и привлекать их к участию в деятельности команды даже после их выпуска. Выпускники команды имеют право: Оставлять свои контактные данные для сохранения связи с командой; Проводить тренинги и семинары для своей бывшей команды; Входить в число совета директоров команды; Помогать команде в ходе реализации проектов и подготовки к соревнованиям. 2.11 Совет директоров команды Совет директоров команды - это местные лидеры бизнеса, активно участвующие в деятельности программы Enactus и поддерживающие местные команды. В случае команды Enactus КазНУ - это представители бизнеса, лидеры неправительственных, некоммерческих организаций в Республике Казахстан Совет директоров команды часто выступают в роли наставников команды со стороны бизнеса. Команда должна постоянно сохранять связь с советом команды, приглашать их проводить тренинги и семинары, отправлять информационные письма, чтобы держать их в курсе событий команды. Участники совета директоров команды имеют право: Оставлять свои контактные данные; Проводить тренинги и семинары для команды; Помогать команде в ходе реализации проектов и подготовки к соревнованиям. Реализация проектов командой Программа Enactus отличается от других сообществ, занимающихся реализацией проектов, точными рамками проекта. Эти рамки устанавливаются Руководством для команд - Handbook, в котором в том числе указываются критерии проектов Enactus. Однако, эти критерии созданы не столько для простоты оценки проектов на соревнованиях. Это - форма, по которой можно оценить эффективность проекта и получить обратную связь. Поэтому Enactus задаѐт подобные рамки реализации проектов, а проекты должны им соответствовать. Проект команды Enactus - это совокупность предпринимательских действий, направленных на устойчивое улучшение жизненных условий людей в экономическом, экологическом и социальном смысле через передачу ценных знаний при непосредственных контактах с целевой аудиторией для максимально точного анализа потребностей. 3.1 Процедура рассмотрения проекта для реализации в течение сезона вице-президент по проектам имеет право проводить брейн-шторм сессии для отбора идей для реализации проектов Enactus. Одна из сессий организовывается обязательно в начале сезона. После брейн-шторма авторы предложенных идей в течение недели обязуются проработать их согласно критериям программы Enaсtus. На собрании по определению проектов для реализации (через неделю после брейн-шторм сессии) авторы представляют свои идеи в рамках критериев Enactus. В конце собрания вывешиваются списки по предлагаемым проектам, в которые члены команды могут записаться. неопределившихся членов команды Enactus КазНУ есть дополнительно ещѐ неделя принять решение об участии в проекте. Кроме процедуры брейн-шторминга в течение сезона любой член команды Enactus КазНУ может предложить прописанную концепцию проекта для реализации, проработать еѐ по критериям Enactus и представить на общем собрании команды Enactus КазНУ. После общекомандного собрания автор концепции представляет еѐ экспертной комиссии команды, в состав которой входит президент, вице-президенты, эдвайзер команды и координаторы долгосрочных проектов, которые уже презентовались на соревнованиях. Экспертная комиссия принимает окончательное решение реализовывать проект или нет. После представления плана действий на ближайшие месяцы и как минимум 3 человек, готовых осуществлять концепцию, можно начинать реализацию проекта. 3.2 Процедура формирования рабочей группы для реализации проекта. Рабочая группа по проекту формируется в рамках отбора идей для реализации из списков записавшихся в проект людей. При записи в проект члены команды Enactus КазНУ руководствуются своими правами и обязанностями (см. пункт 2.5.2). Координатор проектной группы назначается согласно процедуре (см. пункт 2.4.2). 3.3 Контроль реализации проекта еженедельно на собраниях координаторы проекта представляют ход реализации проекта в рамках этой презентации, координатор отвечает на следующие вопросы: Как проектная группа контактирует с целевой аудиторией? Насколько часто? Сколько людей задействовано на данный момент? Изменилось ли за прошедший месяц видение проекта? Изменилось ли соответствие проекта критериям Enactus КазНУ? Такая форма важна для того, чтобы не отдалятся от критериев Enactus настолько сильно, что в какой-то момент проект команды может перестать быть проектом Enactus. Кроме этого в личном порядке координаторы проектных групп предоставляют еженедельные отчѐты о финансовой деятельности проекта руководителю финансового отдела. случае, если по результатам проверки выясняется, что проект не соответствует критериям Enactus, либо работа в проекте остановилась на месяц, проект закрывается, а проектная группа может выбрать новую концепцию для реализации либо распределиться по существующим проектам. случае остановки работы по проекту исключение может составлять подготовка к соревнованиям Enactus, когда участники проектной группы входят в группу по подготовке к презентации. |