ГОСы ОТВЕТЫ. Виды и тенденции развития туризма Деловой туризм
 Скачать 1.04 Mb.
|
Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителямиОсновой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства. Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:
Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями. При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы. Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция,которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3). Инструкция состоит из следующих разделов. Общая часть.Устанавливаются основные задачи работника (например, осн9вная задача делопроизводителя — регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности. Функции работника.Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.). Обязанности работника.Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ. Права работника.Определяются права работника по реализации порученных ему функций. Взаимоотношения(связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д. Оценка работы.Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Документационное обеспечение управления (ДОУ) в организации, как правило, осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел и др. В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив. В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив. В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив. Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней. Положение - правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др. Таким образом, Положение о службе ДОУ - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации ее деятельности. Положение определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. На основе Положения определяются штаты этой службы, закрепляемые в штатном расписании учреждения (предприятия), организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на нее задач и функций. Положение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты работы службы ДОУ. При разработке Положения об этой службе используются результаты предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, особенности организации труда и управления. Должностной и численный состав работников службы ДОУ: Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава. Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления. В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. 1 Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения. 3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: 3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; 3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам; 3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; 3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; 3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов; 3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; 3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; 3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; 3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; 3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив; 3.1.11. организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР; 3.1.12. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ; 3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ. Инструкция по делопроизводству: Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении. Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки. Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются. Нормирование труда работников службы ДОУ: Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов: 1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995. 2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992. 3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993. 4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002. Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике. Порядок хранения печатей, бланков и правил пользования ими: Гербовые печати , штампы и бланки хранятся наравне с секретными документами в сейфах, металлических шкафах и ящиках. Хранить гербовые печати и штампы в других местах, передавать их на хранение работникам, не имеющим на это право , а также выносить их за пределы отведенного для хранения помещения запрещается. Ответственность за хранение гербовых печатей , штампов и бланков, а равно за правильность пользования ими возлагается непосредственно на руководителя организации. Руководители передают гербовые печати , штампы и бланки ответственному работнику, о чем издается приказ. В приказе определяются права этого работника в пользовании ими и порядок их хранения. В случае ухода в отпуск, болезни или отъезда в командировки работника, хранящего гербовые печати , штампы и бланки, они возвращаются руководителю и по его распоряжению могут быть переданы другому работнику. Наличие гербовых печатей , штампов и бланков, правильность их хранения и пользования ежегодно проверяется специальной комиссией, назначаемой руководителем организации. Результаты проверки фиксируются в соответствующем акте комиссии. Акт утверждается руководителем организации. Об утрате или хищении гербовой печати , штампа или бланков незамедлительно докладывается вышестоящему руководителю и в соответствующие органы внутренних дел. По фактам утраты или хищения гербовых печатей , штампов или бланков в десятидневный срок проводится служебное расследование. В случае подтверждения факта утраты или хищения гербовых печатей , штампов или бланков в средствах массовой информации Республики Коми публикуется объявление о признании их недействительными. При смене руководителя организации в актах приема-сдачи указывается о наличии и передаче гербовых печатей , штампов и бланков.
С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Системы автоматизации делопроизводства: Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации “Положение о делопроизводстве”. Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию. Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов. Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы. Так например, при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы делопроизводство должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива, при использовании электронных средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего местоположения документа и так далее. О конкретных решениях и программных продуктах для реализации данных функций мы поговорим в наших последующих публикациях. Комплексное решение проблем организации электронного делопроизводства и документооборота в органах власти. Органы государственной власти, как показывает статистика, устойчиво занимают лидирующие позиции в процессах автоматизации своей функциональной деятельности и внедрения систем электронного документооборота. Эта тенденция сохранится и в ближайшее время. Для автоматизации органов государственной власти и местного самоуправления консорциум «Кодекс» предлагает многофункциональный комплекс информационных систем «Кодекс: e-Government», который включает:
Внедрение данного комплекса в исполнительных органах государственной власти или органах местного самоуправления позволяет:
Модульное построение комплекса систем позволяет выполнять поэтапное внедрение с последующим наращиванием автоматизированных функций. ОАО «Центр компьютерных разработок» консорциума «Кодекс» (ОАО «ЦКР») занимается автоматизацией органов государственной власти и местного самоуправления с 1991 года. Нам понятны тенденции развития информатизации органов власти и их потребности в комплексной автоматизации. Организации государственного сектора составляют около 30% в списке организаций, где внедрены программные продукты «Кодекс». Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. В настоящее время во многих регионах РФ автоматизация делопроизводства активно реализуется в основном в подразделениях Администрации и Правительства региона с частичным охватом муниципальных образований. Этого, конечно же, недостаточно для создания единого электронного пространства и перехода на полный электронный документооборот. Они находятся еще в начале пути, т.е. на первом этапе. Что нужно для успешного решения этой задачи? Конечно же, в первую очередь, законодательная и нормативная база решения этого вопроса, например, по применению ЭЦП. А, во-вторых, поэтапное функциональное наращивание и расширение системы с обязательным переводом бумажных документов в электронный вид как в органах государственной власти, так и в муниципальных образованиях. При этом глубина внедрения системы должна охватывать не только специализированные подразделения. Если в регионе актуален ещё вопрос и выбора системы – то конечно этот этап будет первым. И конечно же здесь важно как и какое ПО выбрать? При этом следует обратить внимание, что в органах государственной власти с точки зрения экономии бюджетных средств, наиболее полного учета Российской законодательной и нормативной базы, знания особенностей Российского делопроизводства и адаптированности разработок к ним, а также с точки зрения информационной и государственной безопасности внедрение СЭДД целесообразно проводить на базе российских разработок. Предпочтения же к определенному продукту определяются конкурентными преимуществами не только продукта, но и организации-разработчика, обеспечивающей дополнительные услуги и выгоды для клиента, а также надежность сотрудничества. Создание электронного документооборота на региональном уровне должны обеспечивать: 1. Процессы подготовки документов. 2. Процессы обмена документами, как между муниципальными образованиями, так и с администрацией субъекта РФ. 3. Использование ЭЦП при работе с документами, как внутри организации, так и при обмене документами между муниципальными образованиями и администрацией субъекта РФ. 4. Возможность полноценной работы с документом не только делопроизводителей, но и функциональных сотрудников. Электронным считается документ, у которого оригиналсуществует исключительно в электронном виде, подписанном ЭЦП. В процессе создания регионального электронного документооборота важен и интересен не столько конечный результат (чисто электронный документооборот), сколько процесс перехода к нему. А переход этот происходит через работу с электронными образами бумажных документов. Поэтому система должна обеспечивать как полноценную работу с образами документов, так и получение этих образов в массовом количестве и увязывание их с учетными карточками документов (поточное сканирование). Но «электронный документооборот»' - это пока скорее лозунг, чем реальность. Внедрить его в одночасье невозможно, причем не столько из-за технологических, сколько из-за организационных проблем. К нему можно только прийти эволюционным путем. Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще много лет. И соответственно, используемые в организациях системы должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного бумажного документооборота, и процесс плавного перехода от одного к другому. В ситуации, когда рабочие места всех сотрудников уже автоматизированы, возникает естественное желание отказаться от бумажных оригиналов вообще - по крайней мере, для внутренних документов, а так же, по возможности, и для входящих и исходящих документов. Но тут возникает целый пласт как организационных, технологических, так и юридических вопросов. Организационные
Технические
Правовые Базовой правовой основной для электронного документооборота является Гражданский кодекс, в котором признаются «аналоги собственноручной подписи», имеющие юридическую силу, если участники документооборота об этом договорились (при наличии соглашения сторон). И системы, использующие ЭЦП как аналог подписи в соответствии с ГК на основании соглашения сторон о признании электронной подписи, используются уже очень давно. К ним относятся, в частности, системы Банк-клиент. Все наши электронные биржи и торговые площадки и др. Юридическая база для использования электронных документов также существует достаточно давно. Закон об электронно-цифровой подписи принят. Открытым остается только вопрос признания электронных документов с ЭЦП судебными органами. Консорциум «Кодекс» более 15 лет успешно работает в сфере создания технологий электронного документооборота и делопроизводства. Автоматизированные системы «Кодекс: Документооборот» на сегодняшний день внедрены в органах государственной власти четырнадцати субъектов Российской Федерации и муниципальных образованиях более 20 городов, в Федеральном агентстве энергетики, в Министерстве юстиции Российской Федерации, в Федеральной регистрационной службе Российской Федерации, в Федеральной службе судебных приставов Российской Федерации и их территориальных органах, в Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, а также в нескольких десятках предприятий и организаций. В 2007 году появилась принципиально новая система «Кодекс: Документооборот», воплотившая в себя последние достижения информационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих организациях и опыт, накопленный за все время работы по разработке и внедрению систем, помноженный на требования заказчика и особенности его организации. Важнейшим объектом новой системы является электронный документ (электронная копия документа). Для хранения этого документа и организации работы с ним создано Хранилище текстово - графической информации (ХТГИ), являющееся ядром для системы нового поколения, вокруг которого наращиваются функциональные возможности и различные сервисы, обеспечивающие автоматизацию делопроизводства и документооборота в организации. Функциональная подсистема ХТГИ позволяет обеспечить хранение сотен тысяч документов с возможностью поиска по тексту и множеству атрибутов. Корпоративный документооборот: Одной из ключевых задач при создании эффективной корпоративной информационной системы является автоматизация корпоративного документооборота как неотъемлемой части документационного обеспечения управления (ДОУ). Очень часто с ростом компании, в условиях сложной организационной структуры и наличия территориально-распределенной сети филиалов и подразделений, существенно осложняется процесс ДОУ: из-за большого объема и сложных путей прохождения документов выполняющийся традиционными средствами документооборот становится запутанным, увеличиваются сроки подготовки, внесения изменения, и других операций с документами. Логичным шагом в таких условиях является автоматизация ДОУ. Основными целями внедрения систем корпоративного документооборота являются:
Аппаратно-программные комплексы: Аппаратно-программный комплекс — это продукт, в состав которого входят технические средства и программное обеспечение, совместно применяемые для решения задач определенного типа. В качестве аппаратно-программных комплексов могут рассматриваться интеллектуальные системы хранения данных, современные офисные АТС, комплексы пожарно-охранной сигнализации, контроля доступа, видеонаблюдения, всевозможные решения для промышленной автоматизации и многое другое. С точки зрения документирования, аппаратно-программный комплекс занимает промежуточное положение между устройством или программным продуктом в чистом виде и автоматизированной системой. Как правило, производитель тиражируемого аппаратно-программного комплекса не знает заранее, где именно на основе последнего будет развернута система, и как именно она будет функционировать. Тем не менее, в большинстве случаев он исходит из одного или нескольких типовых сценариев применения комплекса в составе системы, что отражается и в устройстве комплекса, и в эксплуатационной документации на него. Критерии оценки эффективности деятельности Если говорить об оценке зависимости эф фективности деятельности предприятия от организации процессов работы с документами, то можно выделить следующие основные зоны влияния — критерии: I. Критерии управления персоналом организации: а) контроль исполнения поручений, «про зрачность» деятельности сотрудников —возможность в любой момент времени получить ответ на вопрос, «на какой ста дии находится порученная исполните лю задача»; b) исполнительская дисциплина сотруд ников — степень ответственности при выполнении заданий, соблюдение сроков; c) возможность проанализировать дея тельность сотрудников в любой момент времени. II. Критерии эффективности использования рабочего времени: а) быстрота доступа к оперативной ин формации: - доступ к документам; - доступ к аналитическим справкам и от четам; - упорядоченность типовых бизнес-про цессов; - отлаженный механизм уведомлений и напоминаний об имеющихся задачах. III. Критерии информационной безопасности: - упорядоченный учет документов орга низации; - надежность хранения информации; - обеспечение распределения прав досту па сотрудников к информации. Система показателей, разрабатываемая на основе этих критериев, должна отве чать следующим требованиям: - комплексно отражать непосредственные результаты труда как в количественных, так и в качестве иных характеристиках; - связывать результаты работы коллекти ва (индивидуального труда) с конечными результатами деятельности организации; - отражать особенности деятельности различных коллективов и категорий ра ботников; - быть взаимосвязанной с системой мате риального и морального стимулирования: - содержать относительно простые пока затели, понятные для каждого работни ка, которые должны рассчитываться по единой методике, не требовать дополни тельной информации, трудоемких расчет ных работ: - соответствовать цели оценки. При этом непосредственно для оценки можно пользоваться распространенны ми методами измерения подобных показателей, в частности методом балль ной оценки и методам коэффициентов. В основе первого метода лежит построе ние балльных шкал. При этом их диапа зон может быть различен в зависимос ти от сущности намеряемого показате ля и назначения оценки (двухбалльные шкалы — «да» — «нет», трех-, n-балльные шкалы). Наряду с такими достоинс твами, как относительная доступность, четкость и простота измерения, данный метод страдает отсутствием достаточ ной строгости и объективности и приме няется, в основном, при проведении оп росов сотрудников с помощью разработанного вопросника для выяснения «сла бостей» организации работы и техноло гии управления и, соответственно, для устранения «слабостей» и дальнейше го повышения эффективности управлен ческого труда. В методе коэффициентов, в отличие от балльного, в расчет вводятся норматив ные значения, которые соотносятся с фактическим результатом, вследствие чего образуются коэффициенты. По этому принципу можно создать свою методику оценки эффективности доку ментооборота на предприятии. В част ности, этот набор критериев и подход используются в методике оценки эф фективности организации корпоратив ного документооборота, разработанной специалистами Московской Финансово-Промышленной академии (МФПА) и Российской академии естественных на ук (РАЕН). Она позволяет получить ка чественную и, главное, количественную оценку эффективности организации ра боты с документами в настоящий мо мент времени. При этом для измерения параметров деятельности предприятия используются оба метода. 5. Документация и делопроизводство в сфере СКС и Т. В соответствии с рекомендациями ВТО, Статистической комиссии ООН, а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие включает в себя следующее: - заявка туриста на бронирование тура - лист бронирования - подтверждение турагентства о бронировании тура по заявке туриста - договор на путешествие - документы от туриста для оформления виз и разрешений - консульские документы (для групповой визы) - международный, служебный и именной ваучер - туристскую путевку утвержденной формы - транспортные документы - страховку - нотариально заверенную доверенность на детей - нормативные и законодательные акты, применяемые в ссылках договора и других документов - особые обязательства туриста применительно к данному туру - права и обязанности туриста - памятку туриста. Данный набор документов может варьироваться в зависимости от различных факторов (страны, вида путешествия, требований туроператора и турагента, состава группы и т.д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров. Рассмотрим подробнее перечисленные документы. Заявка туриста на бронирование тура не имеет единой формы, туристские фирмы используют свои варианты данного документа. Как правило, в нем содержатся сведения об организаторе путешествия, направление путешествия, даты заезда-отъезда, паспортные данные лица заказывающего тур, наименование тура, краткое описание тура, его стоимость. Лист бронирования фактически является предварительным договором между туристом и организатором путешествия. Единой формы листа бронирования не существует. Некоторые туристские фирмы используют упрощенные формы, другие используют довольно подробную форму листа, где предусмотрены какие-либо дополнительные графы по специальным заявкам (аренда автомобиля, обслуживание по классу VIP, дополнительное питание и др.). обязательными в листе бронирования, как правило, выступают следующие сведения:
Подпись организатора путешествия и печать ставится после подтверждения бронирования услуг в указанном объеме. Лист бронирования составляется в трех экземплярах: один – выдается на руки покупателю, другой – направляется на принимающую фирму, третий – остается у турагента. Если бронирование подтверждено, то туристу нет надобности брать с собой лист бронирования, номер подтверждения брони будет записан в его именном ваучере. Подтверждение о бронировании услуг оформляется или отдельным документом произвольной формы, или факт бронирования с реквизитами брони указывается в соответствующей графе листа бронирования с повторением этой записи в именном ваучере. Договор на туристское путешествие – обязательный документ, регламентирующий взаимоотношения туриста и организатора путешествия. Заключение его на территории РФ регламентируется Гражданским кодексом и Законом РФ «Об основах туристской деятельности в РФ». В туристской практике на территории России и ближнего зарубежья взаимоотношения сторон регулируются договором, и при иных международных сделках – контрактом (или агентским соглашением). Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия. Документы от туриста на получение виз и разрешений включают основную анкету, фотографии, общегражданский заграничный паспорт, в ряде стран – страховой полис и др. Формы и содержание анкеты также различны и зависят от страны. Упрощенные односторонние анкеты в Испании и Италию состоят из 15-17 вопросов, аналогичная анкета в Великобританию имеет несколько границ и содержит более подробные вопросы не только о туристе, но и его ближайших родственниках. Наименование и структура требуемых документов зависит также от типа договора между туристом и организатором путешествия, а также документ для взаиморасчетов отправляющей и принимающей фирм. Кроме того, он предназначен для бронирования мест в гостиницах, билетов на транспорт, аренды автомобилей и прочих видов обслуживания, требующих предварительной оплаты. Право выдачи международного туристского ваучера имеет турфирма, являющаяся членом национальной туристской ассоциации: в России – Национальная туристская ассоциация, Российская ассоциация туристских агентств или непосредственно членом ФУААВ (Всемирной Федерации ассоциаций туристских агентств). Данный ваучер принимается предприятиями обслуживания во всем мире и исключает необходимость заключать соглашение с каждым из эти предприятий в отдельности. Так как ваучер – это узаконенный во всем мире платежный документ, то после предоставления указанных в нем услуг он может быть депонирован на любой банковский счет предприятия, предоставившего услуги. Использование ваучера значительно упрощает бухгалтерский учет и отчетность, а также сокращает банковские издержки, расходы по обмену валюты и значительно упрощает документооборот. Если туристская фирма не является членом ФУААВ или национальных ассоциаций, она может использовать служебный ваучер, то есть ордер, удостоверяющий наличие контракта, перечень бронированных услуг, их объемы, реквизиты сторон и др. неотъемлемой частью служебного ваучера является лист отметки о предоставленных услугах. Организатор путешествия обязан выдавать туристу документ на путешествие, заверенный подписью и печатью. Таким документом согласно Конвенции служит именной туристский ваучер. Он отличается от служебного или международного тем, что не содержит ценовой информации и размера комиссионных турагенту. Российские турфирмы оформляют на заграничное путешествие служебный и именной ваучеры и туристскую путевку установленного образца. В международной общепринятой терминологии, кроме международного, служебного и именного, существует понятие ваучера как документа-приглашения, который предъявляется на границе и служит основанием для посещения страны. Туристская путевка – документ строгой отчетности, выдается туристу при реализации транспортных путешествий внутри страны вместо Международного туристского ваучера. Транспортные документы включают в себя проездные документы, багажные квитанции доплат за сверхнормативный багаж, санитарные сертификаты и др. Страхование туриста производится по его поручению отправляющей фирмой или самостоятельно. В России страхование туриста является добровольным. Страховой полис может включать как амбулаторное обслуживание, так и другие виды услуг. Страхование транспортного путешествия является обязательным, а сумма страхового сбора включена в стоимость билета. Нотариально заверенная доверенность на детей оформляется родителями, в том числе и бывшим супругом при оформлении визы в некоторые страны, когда дети следуют без родителей в учебные, экскурсионные туры и туры для отдыха. Прочие виды туристских документов, перечисленных выше, являются чисто информационными, а их форма и содержание зависят от вида путешествия, страны, специфики тура. |