ГОСы ОТВЕТЫ. Виды и тенденции развития туризма Деловой туризм
 Скачать 1.04 Mb.
|
|
По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы. Рукописный — это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки ) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др. Печатный — это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ — самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями. Механический — это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики, грамориги-налы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т.п. Магнитный — это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п. Фотографический — это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы). Оптический — это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ)). Лазерный — это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма). Формируется еще один самостоятельный класс документов — электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки. Документы, в которых информация зафиксирована в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей для введения в память ЭВМ (и считывания ее с помощью устройств декодирования), а именно: магнитная пленка, магнитные диски (дискеты), видеодиски и др. — относятся к т. н. документам на новейших носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства. Классификация документов по способу происхождения: По месту происхождения и доминирующей территории распространения различают местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ — вышедший и распространяемый в пределах нескольких областей или автономной республики (Крым); национальный или общегосударственный (в масштабах Украины — всеукраинский) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом). Системы документации Согласно Государственному классификатору управленческой документации Украины ДК 010-98, система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, которые используются в определенной сфере деятельности. Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить. У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Организационно-распорядительная документация – система документации, используемая для решения организационно-распорядительных заданий управления. Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство. Органы государственной власти и государственного управления Украины, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы. К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления – правовые акты, принимаемые высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящими перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. решения – правовые акты, принимаемые исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов – коллегий, министерств и ведомств, научных советов и т.п. распоряжения – акты управления государственного органа, имеющие властный характер, присвоенные должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющие обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. уставы – своды правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения (комиссии, группы). приказы – акты, издаваемые руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. инструкции – правовые акты, издаваемые органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. протоколы – документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. докладные и объяснительные записки: докладные записки – документы, адресованные руководству и излагающие какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; объяснительные записки – 1) документы, поясняющие содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщения должностного лица, поясняющие какое-либо действие, факт, происшествие, представляемые вышестоящему должностному лицу. акты – документы, составленные несколькими лицами и подтверждающие установленные факты или события. отчёты и др. Первично-учетная документация – система документации, используемая для управления производственно-хозяйственной деятельностью субъектов предпринимательской деятельности, организаций, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, всех форм собственности. Банковская документация – система документации, используемая для осуществления расчетно-денежных операций через банки. Финансовая документация – система документации, используемая для организации финансовых взаимоотношений субъектов экономики. Отчетно-статистическая документация – система документации, используемая для решения задач государственной статистики и получения статистической информации. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность. Из ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Требования к оформлению реквизитов документов: Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021). Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами Субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Табель документов. Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы1. Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации»2. Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются. Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач: - оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике; - классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности; - унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других3. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ4. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы: -предпроектное обследование. -выбор формы Табеля. -формирование структуры Табеля. -отбор форм документов для включения в Табель5. Основные задачи предпроектного обследования: -определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела; -формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов; -выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля; -определение массива документов для включения в Табель6. В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются: -документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела; -организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела; -комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.; -документация отдела как минимум за три последних года его деятельности. В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати. Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.7 Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций. Если кадровая служба практикует подготовку бумажных документов с помощью средств ВТ, целесообразно наряду с бумажной формой создать и использовать электронную версию Альбома. Поскольку Табель и Альбом унифицированных форм кадровых документов являются по своей сути единым информационным массивом, они разрабатываются синхронно, единым творческим коллективом и на основе единых принципов. Создание Альбома представляет собой комплекс задач по унификации текста (содержания) и бланка (формы) документа. Разработка унифицированных форм документов производится во взаимоувязке с работами по унификации входящих в них показателей, их упорядочением и классификацией с учетом действующих общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и локальных классификаторов. Результатом разработки является эталонный массив унифицированных форм кадровых документов (образцов), представляющих собой бланки с текстом, содержащим постоянную для данного документа информацию, и электронный вариант этого же массива. Каждая унифицированная форма (в том числе и на бумаге) содержит номер, закрепленный за ней в Табеле, и имя файла, в котором она записана, в качестве обязательных реквизитов оформления. Это же имя файла помещается и в соответствующую графу Табеля унифицированных форм.В тех случаях, когда форма кадрового документа утверждена нормативным правовым актом органа государственной власти, дополнительная унификация его текста не производится. Такой, например, является форма трудовой книжки, контракта. В остальных случаях наиболее трудоемкая часть работы над Альбомом – это унификация текста. Комплекс документов: Если кадровая служба практикует подготовку бумажных документов с помощью средств ВТ, целесообразно наряду с бумажной формой создать и использовать электронную версию Альбома. Поскольку Табель и Альбом унифицированных форм кадровых документов являются по своей сути единым информационным массивом, они разрабатываются синхронно, единым творческим коллективом и на основе единых принципов. Создание Альбома представляет собой комплекс задач по унификации текста (содержания) и бланка (формы) документа. Разработка унифицированных форм документов производится во взаимоувязке с работами по унификации входящих в них показателей, их упорядочением и классификацией с учетом действующих общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и локальных классификаторов. Результатом разработки является эталонный массив унифицированных форм кадровых документов (образцов), представляющих собой бланки с текстом, содержащим постоянную для данного документа информацию, и электронный вариант этого же массива. Каждая унифицированная форма (в том числе и на бумаге) содержит номер, закрепленный за ней в Табеле, и имя файла, в котором она записана, в качестве обязательных реквизитов оформления. Это же имя файла помещается и в соответствующую графу Табеля унифицированных форм.В тех случаях, когда форма кадрового документа утверждена нормативным правовым актом органа государственной власти, дополнительная унификация его текста не производится. Такой, например, является форма трудовой книжки, контракта. В остальных случаях наиболее трудоемкая часть работы над Альбомом – это унификация текста. Сложные комплексы. Документальный фонд – совокупность документов, образованных в деятельности юридического или физического лица. Такое лицо называется фондообразователем. Признаками фондообразователя являются:
Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд. Архивный фонд – это учетная классификационная единица НАФ Республики Беларусь, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, оформленные или сложившиеся по определенным основаниям. Согласно Закону «О НАФ» архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой. Архив по Закону «О НАФ» – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (по определению не разницы между архивом и архивным фондом. В теории архивоведения считается, что архив – это учреждение, а совокупность документов – это архивный фонд). Национальный архивный фонд – по определению «созданные на территории Республики Беларусь в разные исторические эпохи» – неточная формулировка. Разновидностью архивного фонда является архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образованных в деятельности одного юридического лица. Архивный фонд личного происхождения (иногда используется термин «личный фонд», «личный архив» (личный архивный фонд правильно), что является недопустимым), состоящий из документов, образованных в процессе жизнедеятельности лица, семьи, рода. Персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, в которые включены документы этих деятелей вне зависимости от того, к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах. Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторические и (или) логически обусловленные связи:
Например, объединенный архивный фонд первичных и комсомольских организаций. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному (название вида документа), объектному, авторскому и другим. Пример: В негосударственных организациях определены сроки хранения по 3 графе перечня, [как и организации???]. В перспективе хранить эти документы негосударственных организаций, особенно если они будут ликвидированы, бессмысленно. Чтобы обеспечить в НАФ информацией о негосударственных организациях может быть образована в перспективе коллекция: коллекция уставов негосударственных организаций. Архивные коллекции делятся на: § поступившие в архив в уже сложившемся виде; § образованные в самом архиве из отдельных документов. Термин «архив» по Закону «О НАФ» употребляется в двух значениях. Однако в настоящее время от понятия архив как совокупность документов уходят.
Объективные факторы роста объемов информации и увеличения количества документов: Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов,— создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв "документационной активности" общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков. Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации — внедрение технологических средств в управленческий труд: в 60-х гг. — множительный, а с 70-х гг. — электронно-вычислительной техники. Соблазнительная возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов дала свои плоды — объём документации (и соответственно расходование бумаги) резко увеличился. Следующая объективная причина — свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п. Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме. Правовое регулирование процессов документообразования. Возможности регулирования процессов документообразования в определенной мере связаны с регламентацией документационных процессов в социально-экономических системах управления. Эта регламентация отражается в правовых актах. Правовое регулирование процессов документообразования осуществляется на общегосударственном, ведомственном (отраслевом), и локальном (конкретная организация) уровнях. Формы правового регулирования: 1) на общегосударственном уровне: законодательство Республики Беларусь. Основу нормативной регламентации делопроизводства в современных условиях составляет Примерная инструкция по делопроизводству. Комплексное регулирование жизненного цикла документа осуществляется Инструкцией. Была разработана в соответствие с основополагающими положениями ЕГСД 1974 г. и ГСДОУ. Система НПА регулируется Законом «О НПА» и Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов. [Указ Президента «О подготовке НПА» №369, «Об обращениях граждан», «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан [(2007 г.)]. В ряде нормативных актов содержатся единичные нормы. Например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда, предполагает уничтожение испорченных бланков трудовых книжек по акту и устанавливает форму такого акта. В этот ряд – технические НПА (государственные стандарты, 12.21-2000 «Документы электронные …, классификаторы, унифицированные системы документации, УСОРД, тарифно-квалификационные справочники (ЕКТС)). 2) на отраслевом уровне (ведомственном): типовые инструкции по делопроизводству. Ведомственные инструкции по делопроизводству для организаций данной системы на основе Примерной инструкции по ДП. Имеют типовой и примерный характер. Типовая – жесткое регламентирование. Примерная – границы (на карточках, журналах. Можно выбрать одно), примеяются и типовые номенклатуры дел, положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан. Эффективным средством в той или иной ведомственной системе является разработка и утверждение головной организацией типовой инструкции по делопроизводству. Она может непосредственно использоваться в однотипных организациях отрасли, либо на ее основе учреждения составляют свои конкретные инструкции. Отраслевые УСД. Отраслевые классификаторы информации и документов. Отраслевые квалификационные справочники должностей работников; 3) уровень организации (локальный): устав организации (положение об организации). Конкретные инструкции по делопроизводству данной организации. В ряде организаций (коллегиальные органы) действуют регламенты, в которых закрепляются в том числе вопросы документирования и организации работы с документами (СМ, Национальное Собрание). Как показывает практика, закрепление именно в регламенте вопросов документирования и организации работы с документами способствует более четкому соблюдению норм и требований (авторитет инструкции по делопроизводству во многих организациях крайне низок). Блок организационных документов: положения о структурных подразделениях (положение о Службе ДОУ), должностные инструкции работника. Следует вспомнить табели, альбомы форм документов, классификаторы направлений деятельности организации и т.п. Они утверждаются руководителем и приобретают статус правовых актов. Современные организационные формы службы делопроизводства. Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной формеорганизации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная формапредполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной формеоперации выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя. Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении. С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения. |