СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ. ВКР — Массольд готовый экз — копия. Выпускная квалификационная работа совершенствование первичного учета и документооборота в организации
 Скачать 0.85 Mb.
|
ВВЕДЕНИЕЭффективная организация системы первичного учёта и документооборота становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Первичные документы являются письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции, ее законченности. Первичный документ подтверждает разные события: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. Правильно поставленная работа с документами является залогом достижения поставленных целей, проведения эффективной работы для всего коллектива. Весь первичный учет представляет собой систему сбора и обобщения информации об имуществе организации, о её работе и ее обязательствах, а документооборот организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - это залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности. Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения. Актуальность выбранной темы заключается в том, что правильно организованный документооборот и организация первичного учета на предприятии обусловлена так же требованиями, которые предъявляет законодательство к порядку признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Основанием для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете являются первичные документы. Цель данной выпускной квалификационной работы – анализ работы по первичному учету и документообороту на примере организации, рассмотрение мероприятий по его совершенствованию.Задачи выпускной квалификационной работы:рассмотреть теоретические основы первичного учета и документооборота организации (основные понятия документооборота и первичного учёта, требования к оформлению документов, порядок их хранения, классификацию первичных документов, изучить современные проблемы документооборота и первичного учёта); составить краткую характеристику по ведению первичного учета организации; изучить особенности организации первичного учета и рассмотреть ошибки и нарушения в системе организации первичного учета и документооборота; сформулировать рекомендации по пути совершенствования организации первичного учета. Объектом исследования выпускной квалификационной работы является муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида № 24 г. Томск (МАДОУ № 24). Предметом исследования является первичные документы и документооборот в организации. При написании использовались следующие методы исследования: теоретические (классификация, анализ) и эмпирические (анализ документов, наблюдение, сравнение). Значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что рассмотренные вопросы по ведению первичного учета и документооборота могут помочь в работе многих организаций, в которых бухгалтерский учет ведётся централизованно, так же данная работы позволяет проанализировать работу с документами в организации и увидеть где учёт ведётся правильно и документы своевременно оформляются, а на каких шагах можно усовершенствовать работу с документами. Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.ГЛАВА1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ Основные понятия и значение документооборота и первичного учета в обеспечении деятельности организации Основой развития в любой организации, независимо от ее формы собственности и структуры, является бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством о совершении хозяйственной операции, которая имеет юридическую силу и не требует никаких дальнейших пояснений и детализации. Бухгалтерский учёт ведется на основании первичных учётных документов. Документы служат гарантией достоверности бухгалтерских данных. Все процессы и операции, в соответствии с законодательством в области ведения бухгалтерского учета, должны отражаться в первичных документах. Первичный учет в настоящее время можно охарактеризовать начальной стадией формирования и восприятия процесса регистрации хозяйственных операций в области бухгалтерского учета. Данный процесс позволяет осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за хозяйственными процессами организации. Значение первичного учета весьма велико и можно рассмотреть его с разных сторон. С точки зрения практического значения, в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия руководства и сотрудников. Например, отражается поступление материальных ценностей от поставщика, осуществляется выплата из кассы наличных денег подотчетному лицу, производится перечисление денежных средств с расчётных счетов и другие. Юридическое значение первичной документации заключается в правомерном обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, установлении ответственности исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Исходя из всей важности первичного учета видно, что правильная организация документооборота является одним из условий правильной постановки бухгалтерского учета на предприятии. Документооборот подразумевает движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. К документам предъявляются особые требования, такие как своевременность составления, точность, ясность, полнота содержания, оперативность составления. Каждый документ содержит информацию, достоверность и точность ее изложения особенно важны для оформления любого документа в организации. Рассмотрим основные определения: Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. К реквизитам документа относятся: наименование документа, автор, адресат, текст, дата, подпись и пр. Различным документам соответствуют и различные наборы реквизитов. Официальные документы – документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Документ фиксирует информацию и придает ей юридическую силу. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Для деятельности организации юридическая сила документа чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Понимая важность документов, их оформления и учета, мы видим, что документооборот в организации очень важен, а грамотно организованный документооборот и учет первичных документов является залогом успешной и продуктивной работы организации и ее сотрудников. Документооборот в организации - непрерывное движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Для организации документооборота требуется разработать: формы первичных документов; формы учетных регистров и формы отчетности; график документооборота; механизм принятия документов к учету; системы обработки документов и порядка их хранения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как коммуникативная функция, реализация которой следует соотносить с общими целями делопроизводства: информационное обеспечение деятельности управленческого аппарата, документирование его деятельности, хранение и использование ранее созданной информации. А для того, чтобы рабочий процесс был правильно организован, необходимо соблюдать основные принципы рабочего процесса. Принципы документооборота: четкая организация движения документов, то есть поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты; однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя; оперативность обработки документов; согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем. Главное правило документооборота – быстрое перемещение документов по кратчайшему пути с минимальными временными и трудовыми затратами. Для этого важно построить документный маршрут для всех специалистов. Алгоритм обработки документов должен быть единым для всей организации. Документы, поступающие в организацию (внешние) и документы, которые оформляются непосредственно в организации (внутренние), требуют разного подхода в обработке. Обработку внешних документов организации можно разделить на отдельно взятые этапы: 1) Первичная обработка поступивших в организацию документов – это получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с отметкой «лично»; 2) Предварительное рассмотрение документов. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию организации, должны проверяться по форме, то есть смотрят полноту и правильность при заполнении документа, заполнении реквизитов, содержание. При оценке поступившего документа учитывается: · важность его содержания; · срочность исполнения документа; · вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.). После предварительного рассмотрения документы передаются руководителю для принятия решений по каждому документу (этапы данного вида работ подробно изложены в типовой инструкции по делопроизводству); 3) Рациональное движение документов – оптимизация и сокращение документопотоков, следование документов идёт по технологическим инструкциям с соблюдением схем последовательности этапов подготовки документов; 4) Обработка документов и передача их на исполнение. Целесообразно централизовать этот этап в единой службе организации. Документ должен быть подготовлен к передаче в полном объеме и с надлежащим качеством исполнения. Обработку внутренних документов организации можно разделить на отдельно взятые этапы: 1) проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами; 2) проверка наличия удостоверяющих реквизитов; 3) регистрацию документа, и определение маршрута (отправка исходящей корреспонденции, отправка на исполнение и др.); 4) ознакомление с документом ответственного исполнителя, или обработка документа для отправки (сортировка, вложение в конверты, адресование, сдачу в отделение связи, отправка с курьером; отправка по электронной системе связи и т.п.). Составление первичных документов является важным этапом в учетном процессе организации, так как неправильно оформленный первичный документ приводит к ошибкам в отражении сведений, содержащихся в этом документе, и к искажению информации, в результате чего могут налагаться штрафы, пени и неустойки. Для более четкого построения работы с документами разрабатывается график документооборота, цель которого - способствовать более рациональной организации первичного учета и документооборота. Его отсутствие негативно сказывается на работе всей организации, так как в результате этого в бухгалтерии несвоевременно составляются некоторые первичные учетные документы. График документооборота предусматривает оптимальное количество отделов на предприятии и исполнителей для прохождения каждым первичным документом минимального (нормативного) срока его пребывания в том или ином структурном подразделении. Сам график документооборота предприятия может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроки выполнения работы. Все работники предприятия, начиная от руководителей отделов, и заканчивая подотчетными лицами, заполняют и подают документы в бухгалтерию организации на основании утвержденного на предприятии графика документооборота. Каждое ответственное лицо должно иметь на руках выписку из существующего графика. Ответственность за выполнение графика, а значит, за качественное оформление документов, своевременность их передачи несут ответственные лица, заполняющие и передающие этот документ. Конечной целью графика документооборота является ускорение движения первичных документов на предприятии. При этом можно и нужно упорядочить рабочий процесс не только при поступлении документов в бухгалтерию, но и в обратном направлении. Таким образом, график документооборота позволяет улучшить контроль бухгалтерии за всей работой предприятия, то есть повышает эффективность всей его бухгалтерской работы. График документооборота позволит рационально распределить должностные обязанности не только специалистов бухгалтерского учета, но и работников всего предприятия. Подводя итог, видим, что документооборот и первичный учет – это порядок оформления, заполнения, подписания, введение в действие и хранение документов организации. Нормативно-правовое обеспечение документооборота и первичного учета в организации Взаимоотношения организаций, учреждений, деловая документальная связь на всех уровнях должны осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна основываться на законодательных и нормативно-методических актах, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Нормативно-методическая регламентация документооборота позволяет грамотно организовать систему делопроизводства. Без знаний нормативно-методической базы делопроизводства невозможно: – правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу; – организовать документооборот; – обеспечить хранение и использование документов. В Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структура, функции, штат, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: – правила оформления документов; – правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; – работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; – юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют: – законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; – указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне; – нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; – правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; – государственные стандарты на документы; – общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; – унифицированные системы документации; – нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; – нормативные документы по организации архивного хранения документов; – законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…». Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Этот закон, в частности: - устанавливает ряд основополагающих положений документирования информации: – сформулирована необходимая терминология (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.); – определены принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. Гражданский кодекс РФ установил правовую основу не только деятельности юридических лиц, но и ее документального оформления. В ряде его статей установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административное взыскание за нарушение правил хранения, составления, учета и использования архивных документов. Уголовным кодексом РФ установлена уголовная ответственность за незаконные действия с документами и информацией. Другими законодательными актами РФ (законы: от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями на 11 июня 2021 года); от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 8 июня 2020 года); от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями на 30 декабря 2021 года), (редакция, действующая с 1 января 2022 года); от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 9 марта 2021 года); от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11 июня 2021 года); от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (с изменениями на 30 апреля 2021 года); от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями на 27 декабря 2018 года); а также «О языках народов Российской Федерации», «О бухгалтерском учете», Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) установлены нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Нормативный акт первостепенной важности для организации документального обеспечения управления, является «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)». Это наиболее полный регламент, регламентирующий работу с деловой документацией. ГСДОУ содержит принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, предприятиях, учреждениях и общественных организациях. В настоящее время планируется разработать новую редакцию ГСДОУ как систему норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Отличие будущей системы в том, что это будет единый комплекс автоматизированного документооборота на основе новых информационных технологий. Действующее законодательство регламентирует также требования к документам, пересылаемым с использованием различных средств связи, в том числе электронной почты, сети Интернет, Рунета, а также придание документам юридической силы (официальности) и др. В настоящее время основу организации и осуществления документационного обеспечения деятельности федеральных органов исполнительной власти составляют «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями на 1 февраля 2020 года), введенные в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. Термины и определения в предметной области «Делопроизводство» законодательно определены в документе «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (с изменениями на 01 декабря 2018), утвержденном Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст., и введен в действие с 01.03.2014 г. Для оформления документов используется государственный стандарт РФ – ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением на 01 февраля 2019), утвержденном Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст и введенный в действие с 01 июля 2018 г. ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает: состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. Существуют и другие ГОСТы, которые используемые для оформления документов. Кроме ГОСТов в предметной области «Делопроизводство» используются другие стандарты, в том числе соответствующие классификаторы: 1. общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); 2. классификаторы информации об организационных структурах; 3. классификаторы информации о населении и кадрах. Поскольку документирование деятельности любой организации является одной из обязательных форм работы, нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации управленческого процесса любой компании. Внутриорганизационная нормативно-методическая база документального обеспечения управления предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной организации. С этой целью разрабатываются документы, подтверждающие состав документации организации, требования к формам используемых в ней документов, правила и порядок подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и методы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с использованием информационных технологий, а также нормативные документы, закрепляющие правовой статус, задачи и функции документационной службы и регулирующие деятельность ее сотрудников. Работа с документами – основная деятельность всех сотрудников от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без правильно оформленного документа невозможно планировать, финансировать, решать задачи всех видов учета и отчетности, кадрового обеспечения и т.д., а главное документ составленный не в соответствии с законом не будет иметь юридической силы, а это основа любого документа. Требования к первичным учетным документам, их классификация и условиям их хранения Первичный учетный документ – это документ, который составляется в связи с совершением факта хозяйственной жизни. Первичный учетный документ подтверждает совершение той или иной операции в бухгалтерском и налоговом учете. Организация самостоятельно определяет формы первичных документов и указывает их в учетной политике. Первичные учетные документы есть унифицированые (форма которых разработана Росстатом или Центробанком) и есть самостоятельно разработанные налогоплательщиками. Первичный документ должен содержать необходимые реквизиты, составляют его на бумаге или в виде электронного документа. Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов ( письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это: кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971); транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657. А еще обязательными являются формы, установленные для учреждений бюджетной сферы. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н (с изменениями на 15 июня 2020 года) «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». Первичные учетные документы являются основой бухгалтерского учета. Именно на основании первичных документов бухгалтерия отражает в бухгалтерском учете хозяйственные операции (бухгалтерские проводки). В Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ (в редакции от 26 июля 2019 г.) "О бухгалтерском учете" указаны сроки оформления первичного учетного документа, его обязательные реквизиты и другие требования. На основании этого закона первичные учетные документы являются оформленным фактом хозяйственной жизни, не допускается принимать к учету документы, документирующие факты хозяйственной жизни, не имевшие места, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Минфин утвердил новый ФСБУ (федеральный стандарт бухгалтерского учета) 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» ФСБУ 27/2021 утвержден приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н. С 1 января 2022 года начал действовать новый федеральный стандарт бухучета ФСБУ 27/2021, который устанавливает требования к бухгалтерским документам. В ФСБУ 27/2021 прописали, как составлять, исправлять, хранить и передавать документы. Разработчики отмечают, что у данного стандарта нет аналога в МСФО (Международные стандарты финансовой отчётности), поскольку международные стандарты в принципе не регулируют вопросы документооборота. ФСБУ 27/2021 регулирует документооборот первичных учетных документов и регистров бухучета (п. 2 ФСБУ 27/2021). Его нормы теперь не распространяются на бухгалтерскую отчетность, балансы, аудиторские заключения, учетную политику и внутренние стандарты компании (см. ст. 29 закона РФ № 402-ФЗ). Стандарт 27/2021 состоит из разделов: 1.Общие положения. 2.Требования к документам бухучета. 3.Подписание и исправление документов бухучета. 4.Хранение документов бухучета. 5.Документооборот в бухучете. Многие его положения знакомы бухгалтерам, так как повторяют требования Закона о бухгалтерском учете, а также общепринятую практику в области документооборота. Однако есть и новшества. 1. Все бухгалтерские документы должны быть на русском языке. Если документ был написан на иностранном языке, требуется построчный перевод. Однако если законодательство или правила страны – места осуществления деятельности за пределами Российской Федерации требуют составления документов на иностранном языке, то документ может быть и на иностранном языке. Но бухгалтерские регистры на иностранном языке должны содержать построчный перевод на русский язык (п. 5, 6 ФСБУ 27/2021). 2. В регистрах денежные показатели должны быть в рублях независимо от валюты операции. Вместе с тем, допустимо в регистре указать одновременно и валюту, и рубли (п. 7 ФСБУ 27/2021). 3. Дата составления первичного документа – это дата подписания еголицом (п. 8 ФСБУ 27/2021): или совершившим сделку и ответственным за оформление (например, продавцом, отпустившим товар покупателю); или лицом, ответственным за оформление совершившегося события (например, бухгалтером, подписавшим справку с расчетом сумм начисленной амортизации ОС). Если документ составлен позже даты совершения операции, то в документе должна быть указана и дата факта хозяйственной жизни. А если первичный документ составляется на основании другого оправдательного документа, то в него должны быть включены сведения, идентифицирующие первичный документ. При этом лица, имеющие право подписи документов, устанавливаются руководителем организации путем составления приказа или доверенности (п. 16 ФСБУ 27/2021). 4. Одним первичным документом можно оформить несколько операций.Возможно оформление документов с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал), отражающих длящиеся факты (например, начисление процентов) или повторяющиеся факты (например, поставка товара в разные даты по одному долгосрочному контракту) при условии составления первичного учетного документа на отчетную дату (п. 9 ФСБУ 27/2021). 5. Документы, составляемые в ходе деятельности по оформлению гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками и т. п., могут служить первичным учетным документом (договор, кассовый чек, авансовый отчет, судебный акт), если они содержат все необходимые реквизиты первичного документа (п. 9 ФСБУ 27/2021). 6.В первичный документ можно добавлять дополнительные реквизитысверх обязательных, предусмотренных Законом о бухучете (п. 12 ФСБУ 27/2021; ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 7. Лица, подготовившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное оформление документов, их своевременную передачу в бухгалтерию, а также за достоверность содержащихся в них сведений (п. 30 ФСБУ 27/2021). Так же в ФСБУ 27/2021 прописаны правила исправления бумажных документов. Можно внести исправления в любой документ, кроме документов, корректировки в которые запрещено вносить в соответствии с законодательством (п. 18 ФСБУ 27/2021). В частности, нельзя исправлять кассовые и банковские документы. Исправление надо вносить так, чтобы (п. 19 ФСБУ 27/2021): были понятны ошибочные и исправленные данные; была указана дата исправления; стояли подписи лиц, составивших документ или ответственных за ведение регистра, внесших это исправление, были указаны их ф.и.о., должности. Таким образом, исправления в бумажный документ вносятся следующим образом (п. 21 ФСБУ 27/2021): ошибочный текст или сумма зачёркиваются; над зачеркнутым вписываются исправленные текст или сумма; ставится надпись «Исправлено»; ставится дата исправления; указываются ф.и.о. и должности лиц, внесших исправления, и ставятся их подписи. Замазывания, стирание и другие подчистки в бумажном документе недопустимы. Корректировка описанным способом является единственно возможным способом корректировки бумажных первичных документов. То есть невозможно составить новый, правильный, первичный документ и сделать в нем ссылку на старый, неправильный документ. А вот в регистр бухгалтерского учета правки вносятся иначе (п. 22 ФСБУ 27/2021): либо делается сторнировочная запись – та же запись, что и неправильная, но со знаком минус; либо дополнительная запись – запись на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины. В отношении первичных учетных документов, составляемых в электронной форме, действуют такие правила (п. 17 ФСБУ 27/2021): если это внутренний документ организации, то организация сама решает, каким видом электронной подписи его подписать (простой ЭП, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной). Исключение – требование об использовании конкретной подписи предусмотрено законом или принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом; если это внешний документ, то вид электронной подписи определяется договором организации с другими участниками электронного взаимодействия (контрагентами, госорганами и т.д.). Электронные документы можно исправлять (если только это не тот документ, внесение исправлений в который запрещено законом, в частности кассовые и банковские документы). Исправления вносятся путем составления нового электронного документа. Но в нем обязательно должны быть (п. 20 ФСБУ 27/2021): указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа; дата исправления; электронные подписи лиц, составивших документ и внесших это исправление, их ф.и.о., должности. При этом средства воспроизведения исправленного электронного документа должны обеспечить невозможность его использования отдельно от исходного электронного документа. Классификация первичных учетных документов осуществляется по разным признакам. При классификации бухгалтерских документов по назначению можно выделить четыре вида: распорядительные, исполнительные или оправдательные, бухгалтерские, комбинированные. Распорядительные документы - содержат указание на осуществление какого-либо факта хозяйственной деятельности, не являются подтверждением совершения такого факта, не служат основанием для отражения такого факта в бухгалтерском учете (доверенность, чек на получение денег с р\счета и др.). Исполнительные или оправдательные документы - подтверждают совершение хозяйственной операции, составляются лицом обладающим полномочиями в момент ее совершения (акты, товарные накладные, приходный кассовый ордер и др.) Бухгалтерские документы – это документы, служащие для обобщения и использования распорядительно и исполнительных документов в процессе бухгалтерского учета Комбинированные документы - сочетание признаков распорядительного и оправдательного (исполнительного) в одном, что позволяет сократить документооборот (расчетно-кассовое обслуживание, лимитно-заборная карта и др.). Отмеченные преимущества комбинированных документов делают их очень распространёнными в практике бухгалтерского учёта. По порядку формирования различают первичные и сводные документы. Первичные документы - располагаются в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни посредством его предварительного наблюдения и измерения. К ним относятся ("Инвентарная карточка учёта основных средств" (унифицированная форма № ОС-6) , "Акт о приёмке материалов" (типовая межотраслевая форма № М-7), и др. Сводные документы - составляются на основе первичных документов. Их использование связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким образом даёт возможность анализировать информацию о текущих хозяйственных операциях на другом уровне (кассовый и авансовый отчеты и др.) Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.). Первичные и сводные учетные документы могут быть оформлены как на бумажных, так и на машинных носителях. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно должна быть подготовлена его копия в бумажном виде для других участников хозяйственных операций. Это условие сохраняется и при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством. По способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их отличие заключается в степени охвата хозяйственных операций. Разовые документы — запись одной или нескольких хозяйственных операций в документе одновременно. При соблюдении определенных требований к документу содержащаяся в нем информация служит основанием для составления бухгалтерской проводки в бухгалтерском учете. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные, накладные на отпуск материалов на сторону и т.д. Накопительные документы - формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц). Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, техника бухгалтерского учёта значительно упрощается. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние документы - оформлены в организации и имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющее большинство документов, имеющее оборот на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера, платежные ведомости и пр. Внешние документы - составлены на стороне другими предприятиями и организациями. При входе в организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, к внутренним и внешним документам, в основном одинаковы. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты (акты, счета-фактуры, товарные накладные и др.). По способу заполнения различают документы, заполняемые: вручную - это документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы. полностью составляемые автоматизированным путём (с помощью программ). Приведенный пример классификации знаком многим бухгалтерам и законодательно не установлен. Также бухгалтерская служба каждого предприятия для упрощения свой работы может разработать собственную классификацию с необходимым количеством подклассов. Организация хранения первичных бухгалтерских документов в установленные сроки является одной из обязанностей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Порядок хранения бухгалтерской и налоговой документации регулируется следующими нормативными актами: Налоговый Кодекс РФ (с изменениями от 29 ноября 2021) Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019 Федеральный закон №402 "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 Федеральный Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003 Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011 Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19 Федеральный закон №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 (с изменениями на 11 июня 2021 года). Обеспечение безопасных условий текущего хранения учетных документов и их защиту от изменений возлагается на руководителя организации. Документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или запираемых металлических шкафах под ответственностью уполномоченных лиц. Для правильного хранения документов предназначены специальные, так называемые «бухгалтерские» шкафы. Их внутреннее пространство позволяет свободно разместить папки-регистраторы формата А4, оснащенные съемными полками. Кроме того, большинство из них оборудовано запираемым отделением для кассы, в котором удобно хранить бланки строгой отчетности и различные ценности. Содержимое защищено усиленной конструкцией и замками повышенной секретности. Необходимая вместимость шкафов и их количество определяется в зависимости от объема рабочего процесса. Качество бухгалтерских шкафов должно быть подтверждено сертификатами на соответствие санитарным требованиям и ГОСТам. Для организации архивного хранения первичные документы оформляются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты подшиваются в папках или переплетаются в хронологическом порядке. Это делается во избежание потери или неправильного использования. Предприятие вправе самостоятельно выбирать место хранения архивных документов. Можно отправить их на хранение в государственный или муниципальный архив или создать свой собственный. Если документы утеряны или повреждены, организация должна принять все меры для их восстановления (п. 27 ФСБУ 27/2021). Современные проблемы документооборота и первичного учета и их влияние на деятельность организации Эффективная организация документооборота и системы первичного учета в настоящее время становится актуальной проблемой, требующей если не безотлагательного, то достаточно оперативного решения. Обработка растущего объема документации требует совершенствования делопроизводства. В современных условиях выделяют три основные проблемы делопроизводства: организационная; операционная, электронный документооборот. Организационная проблема часто возникает из-за отсутствия перераспределения полномочий и четкого разграничения обязанностей в организации. Довольно часто в российской практике наблюдается недостаточный уровень делегирования полномочий. Такие ситуации возникают в бюрократических структурах, когда высшее руководство пытается контролировать весь документооборот, наблюдается слабый уровень доверия и боязнь брать на себя ответственность со стороны сотрудников на более низких, хотя и руководящих должностях. Операционные проблемы касаются в большей степени оптимизации процессов управления, а также шаблонов и форм документов, задействованных в рабочем процессе. Важным фактором является также установление необходимой и достаточной системы контроля, направленной на контроль за полнотой документов и ходом их движения. Отсутствие единых шаблонов документов (договоров, титульных листов и т. д.) удлиняет процесс подписания и делает его более трудоемким. Частой проблемой также является отсутствие нормативной документации или полное или частичное невыполнение установленных требований и регламентов. Примером, указывающим на необходимость оперативных улучшений в сфере усиления контроля за движением документов, может служить ситуация, когда договоры/авансовые отчеты/приказы, требующие подписания, более месяца находятся у одного и того же лица и ничто не предпринимается для их подписания. В результате эти документы могут быть признаны утерянными или истек срок их подписания, что приводит к негативным последствиям. И, наконец, это проблемы электронного документооборота, этот вариант документооборота является одним из наиболее перспективных и позволяет более оперативно обмениваться информацией, вести ее учет и выполнять другие операции. Автоматизированные системы документооборота можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы бумажного документооборота) имеют дело не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляющей собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, учетных карточек и т.п. Автоматизацию документооборота в государственных учреждениях на сегодняшний день можно считать пройденной. Системы бумажного документооборота действуют в ряде ведомств, но уже четко осознаются их ограничения и ставится вопрос об их модернизации. Организации, не внедрившие в свое время такие системы, в сегодняшних условиях склонны обходить их стороной и начинать сразу со второго уровня. Ключевой особенностью второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной сети организации, обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подчиненными) организациями через корпоративную сеть или обычную электронную почту. Такие системы обладают богатыми поисковыми возможностями и средствами ограничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интеграции в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управления рабочим процессом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их достаточно высока. Придание юридической силы электронным документам позволяет отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка, если и сохраняется, то только как бумажная копия электронного оригинала, что имеет ограниченную сферу применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: поскольку подлинный документ существует исключительно в электронном виде, необходимо уделять равное внимание всем этапам его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение. Несмотря на богатый набор возможностей, все такие системы имеют ряд существенных ограничений, позволяющих объединить их в один класс. Во-первых, они работают не с электронными документами в полном смысле этого слова, а электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях остаются бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают поставленные на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, а их электронные версии используются и хранятся только из соображений практического удобства. Эти программы используют так называемый «электронный архив», но с профессиональной точки зрения это не архив. Нормативные требования к организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются. На российском рынке сейчас представлен широкий спектр программных средств для создания систем документооборота второго уровня. Для перехода на третий уровень документооборота вышеуказанные системы должны быть оснащены сертифицированными средствами электронной цифровой подписи, а также решать комплекс задач, связанных с архивным хранением электронных документов. Отсутствие такого архива после появления законодательной базы может стать серьезным сдерживающим фактором при переходе на системы документооборота третьего уровня. Также одной из основных проблем электронного документооборота является должный уровень безопасности. Без глобального решения этой проблемы электронный документооборот не будет развиваться. Его безопасность представляется аспектом принципиальной важности, существенным фактором которого является: интегрированная система, позволяющая отслеживать различные типы электронных устройств для перехвата информации. Очевидно, что в идеале системы электронного документооборота и система государственного архивного хранения должны стать составными частями единой, более общей системы документооборота, охватывающей всю работу кадровой службы, бухгалтерии и т. д. Но в сегодняшних условиях создание такой системы представляется нереальным. Финансовые и кадровые возможности разных организаций слишком различаются, а традиции документооборота в них весьма специфичны. В тех случаях, когда руководство приходит к решению о создании собственной системы документооборота, это решение обычно принимается без учета уже существующих аналогичных систем. |