СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ. ВКР — Массольд готовый экз — копия. Выпускная квалификационная работа совершенствование первичного учета и документооборота в организации
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА В МАДОУ № 24 Г. ТОМСКА 2.1. Первичный учет и учетная политика в организации. Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида № 24 г. Томск (МАДОУ № 24) является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, банковские счета, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Основной вид деятельности организации – дошкольное образование, дополнительное образование детей и взрослых. Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида № 24 г. Томск было зарегистрировано 01 января 2005 года, находится по адресу г. Томск ул. 30- летия Победы, д. 10. Является организацией с централизованным бухгалтерским учетом, где ведется весь синтетический и аналитический учет на основе первичных и сводных документов, поступающих от организации. Внутри самой организации ведется первичный учет поступающих документов, их анализ, сортировка. Затем учётные документы передаются для работы ответственным лицам, в дальнейшем ответственное лицо подписывает документ у руководителя организации и только после этого этапа документы передаются в централизованную бухгалтерию. Ответственными лицами, между которыми распределяются первичные документы, являются делопроизводитель, заведующий хозяйством, кладовщик и старший воспитатель. Задачей ответственных лиц является обеспечение формирования полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования, поставщиками, государственными органами, банками и иными заинтересованными лицами в соответствии со стандартами бухгалтерского учета, устанавливающими принципы и правила ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности. Учетная политика МАДОУ № 24 построена в соответствие с предъявляемыми требованиями к ведению бухгалтерского и налогового учета в Российской Федерации. Учетная политика - это совокупность способов, принимаемых руководителем субъекта для ведения бухгалтерского учета и раскрытия финансовой отчетности в соответствии с их принципами и основами. Учетная политика МАДОУ № 24 оформлена письменно и утверждена приказам руководителя, в ней определены правила и принципы учета на 2022 год. Основные разделы учетной политики МАДОУ № 24: При оформлении фактов хозяйственной жизни применяют унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденных инструкциями. При оформлении фактов хозяйственной жизни, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета применяют формы первичных документов, регистров бухгалтерского учета и формы внутренней отчетности, установленные правовыми актами вышестоящих организаций. Первичные документы, которые оформляются по фактам хозяйственной жизни с денежными средствами (по счетам в банках, кассовые документы) подписывать руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами, на которых оформлены доверенности. Порядок движения и обработки первичных документов регулируется графиком документооборота. Ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учётных документов (приказов, табелей, путевых листов и т. п.), передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных должны обеспечить лица, составившие и подписавшие эти документы. Право заключать договоры гражданско-правового характера от лица учреждения утвердить за руководителем учреждения. При заключении договоров, их проекты должны быть рассмотрены юристом централизованной бухгалтерии (ЦБ). Документы, явившиеся основанием для совершения фактов хозяйственной жизни, регистрируются в «Журнале регистрации входящих документов». Документы, подготовленные специалистами в результате совершения факта хозяйственной жизни, регистрировать в «Журнале регистрации исходящих документов». Для учета финансово-хозяйственных операций используется журнальная форма учета, при которой данные о хозяйственных операциях из документов переносятся в «Книгу учета материальных ценностей». Ежемесячно, 1 числа месяца, ответственные лица сверяют данные в журналах с бухгалтерами централизованной бухгалтерии. В целях обеспечения сохранности материальных ценностей и достоверности, данных бухгалтерского учета и отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, по состоянию на 01 октября текущего года, продукты питания инвентаризируют на дату проведения инвентаризации, согласно приказу руководителя учреждения в соответствии с положением об инвентаризации. Единицей учета материальных запасов является номенклатурная единица. При списании материалов применять способ оценки - по средней фактической стоимости. Учет продуктов питания вести в Накопительной ведомости по приходу и расходу продуктов питания для удобства сверки с кладовщиком. Все документы, формировать в дела с учетом сроков хранения документов согласно номенклатуре дел, утвержденной руководителем. Для учета финансово-хозяйственных операций используется журнальная форма учета, при которой данные о хозяйственных операциях из документов переносятся в журналы. Ежемесячно, ответственные лица, сверяют данные в журналах с бухгалтерами централизованной бухгалтерии. Табель учета использования рабочего времени (ОКУД 0504421) заполняют по всем правилам заполнения. Имущество, переданное учреждению в виде дара, пожертвования, оформляют по Акту о приемке-передаче. И предоставляют его в ЦБ. Первичные документы МАДОУ № 24 должны быть оформлены в соответствии со всеми инструкциями, информация, предоставленная на учётных документах должна быть достоверной, актуальной на момент предоставления руководителю и ЦБ, а так же всё оформление должно соответствовать законодательству РФ, методическим рекомендациям и другим НПА. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком утверждаемым руководителем МАДОУ № 24, согласовывается с главным бухгалтером ЦБ. График документооборота МАДОУ № 24 представлен в табличном виде, описывает регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания, до передачи в ЦБ на хранение, или, наоборот, из ЦБ в ДОУ. График документооборота помогает: упорядочить процесс работы с документами; рационально распределить «документальные» обязанности между работниками; сократить задержки времени при обработке документации; избежать рабочих конфликтов; осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы; своевременно формировать отчетность. Следуя графику, сотрудники организации эффективно используют рабочее время, так как нет хаотичной подготовки документации, а все первичные документы составляются в определенный срок. Это исключает, что на каком-либо пункте подготовки произойдет «срыв» сроков подачи информации. Так же это способствует планомерной подаче документов в ЦБ, и отдел бухгалтерии не перегружен единым потоком документации. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. В соответствии с графиком специалисты должны оформить и предоставить в ЦБ документы. Руководителем составлен перечень ответственных лиц за предоставление документов для исполнения и предоставления их в ЦБ. Своевременное движение документов обеспечивает своевременные записи в текущем учете, следовательно, и своевременное составление бухгалтерской отчетности. 2.2. Ошибки и нарушения в системе организации первичного учета и документооборота
Так же нередки ошибки при оформлении и при приеме первичной учётной документации. Одна из таких ошибок отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу. Отсутствие некоторых реквизитов на документе при принятии их в дошкольную образовательную организацию (ДОУ), наименование документа, код формы, наименование должностей и др., не влечёт за собой каких-либо серьёзных последствий, но это затягивает процесс оформления факта хозяйственной деятельности. Так при выявлении ошибок, документы возвращаются назад в ДОУ, ДОУ запрашивает от организации, которая оформляла документ новый, без ошибок. При получении нового документ, он снова обрабатывается ответственным лицом, затем подписывается у руководителя и лишь только после этих этапов отправляется в ЦБ, для оформления и учёта. Эти ошибки происходят в связи с тем, что большинство ответственных лиц не знакомы с правилами оформления документов, не знают наличие обязательных реквизитов и принимают документы в любом виде, не проводя первичную проверку. При оформлении первичного документа, внутри организации, так же нередко допускаются ошибки. Таки как использование унифицированных форм документов в прошлых редакциях. Не отслеживая их соответствия с учетной политикой между МАДОУ № 24 и ЦБ. Не соответствие подписей ответственных лиц, например документы по складскому учету продуктов подписал не кладовщик, а заведующий хозяйством, который не материально ответственный за этот перечень товара. При работе с документацией нет учета некоторых документов, таких как товарные накладные, акты, договора и соглашения со сторонними организациями, отчетов предоставляемые организацией в вышестоящие организации. Отсутствие контроля по этим важным документам, влечёт задержку в принятии решений руководством о дальнейшей работе, пропущенные сроки оплаты товарных накладных или просрочка сроков, оформления актов и передачи информации по отчётам. Есть ошибки при регистрации документа, количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документов в учётные регистры. В ДОУ эта группа ошибок относится, как правило, к ошибкам человеческого фактора (очень редко – намеренное искажение данных), этому способствует невнимательность сотрудников, Документы на архивном хранении находятся в организации МАДОУ № 24 и часто происходит нарушение сроков хранения документации, их оформления для архивного хранения. Данный вид нарушения ведет к затруднению работы при запросах информации за прошлые периоды, увеличивает время обработки запросов и их актуальность. Так же не вовремя оформленные документы для архива могут быть утеряны частично, и восстановить их будет тяжело, а в некоторых случаях невозможно. Параллельно этой ошибке происходит излишнее накопление документации, организации не уничтожает документацию с истекшим сроком архивного хранения, стараясь хранить все документы. Это, казалось бы, положительная работа, наоборот усложняет рабочий процесс, так как поиск информации так же усложняется из-за избытка бумаг. Компьютерных файлов и т.п. В МАДОУ № 24 рационально не используют программы по ведению первичного учёта, оформлению документов, и их передачи. Программа электронного документооборота (ЭДО) «Парус», позволяет работать в сфере учета продуктов питания, учета посещаемости ДОУ воспитанниками. Но нет налаженной работы с ЦБ, для того что бы документы отправлять и принимать в электронном виде и соответственно документы все распечатываются на бумаге, подписываются руководителем и затем доставляются в ЦБ. Так же у организации есть доступ к программе электронного документооборота «СБИС», там организация получает товарные накладные и акты от сторонних организаций, но на этом весь электронный документооборот заканчивается, После получения ответственное лицо распечатывает документ на бумажном носителе, подписывает его у руководителя и передает в ЦБ. Исходя из этого, программы ЭДО никак не упрощают работу организации, не уменьшает сроки передачи информации, хотя эти программы созданы для систематизации работы и её ускорения. 2.3. Рекомендации по совершенствование первичного учета и документооборота в МАДОУ № 24 г. Томска В качестве рекомендаций по совершенствованию или повышению эффективности системы первичного учёта и по оптимизации системы внутреннего контроля можно предложить комплексную работу оптимизации и усовершенствования во всех направлениях: делопроизводство и складской учет, и элементы первичного бухгалтерского учёта. Первое это составление графика документооборота внутри организации. Для этого следует: составить полный перечень документов, подлежащих обработке; для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей; сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания; сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей; конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю; разработать систему контроля за исполнением графика документооборота; конкретизировать нюансы графика, которые были упущены на предыдущих этапах (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота). После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота). Такой график поможет избежать утерю первичных документов, отсутствие нужных документов, несвоевременная регистрация документации, различные злоупотребления с документами и др. После окончания работы по составлению графика документооборота, обязательно надо довести всю информацию до исполнителей, пояснить их функций при создании и проверке первичного документа, и ответственность при соблюдении сроков. Ошибки при оформлении и при приеме первичной учётной документации, одна из самых основных, проработка этой проблемы позволит существенно сократить время обработки информации. А это в наше время одно из основных принципов работы, информация должна передаваться быстро и оперативно. Для этого надо организовать работу по обучению ответственных лиц правилам оформления документов, наличие обязательных реквизитов и другим законодательным актам. Это обучение будет более эффективным, если для проведения консультации пригласить работника ЦБ, который пояснит все нюансы оформления, укажет на самые распространенные ошибки. Если же ошибка уже допущена, то требуется переоформить документ в рамках отчётного периода (при наличии такой возможности), либо внести в него исправления. Надо помнить, что в документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими данный документ, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений. Для избежания таких ошибок рекомендуется издать приказ руководителя для каждого ответственного лица, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны: комплектность документации (правильность оформления документов); сроки предоставления документации; ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации. На стадии регистрации документов в учётных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать пояснительные служебные записки - своего рода инструктивный материал для обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено: какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ; какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе; в каком учётном регистре, и в какой срок следует выполнить запись на основании этого документа. Неточности в учётных регистрах исправлять надо незамедлительно, ошибки в исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Возле исправления всё заверяется надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления. Для избежания данного вида ошибок, сотрудникам надо быть более внимательными при оформлении фактов хозяйственной деятельности, и периодически, как минимум 1 раз в неделю, производит свой внутренний контроль документации. Снизить объём документации, которая храниться на архивном хранении в МАДОУ № 24, поможет инвентаризация документов, изучения сроков их хранения. И при выявлении данных документов, произвести уничтожении документации. Существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем: Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение. Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем ДОУ, должна провести экспертизу ценности документов и оформить всё через протокол заседания ЭК. Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия. Дела, отраженные в акте, уничтожаются. Есть несколько видов уничтожения документов, такие как отправка документов на переработку (утилизацию) в специализированную организацию, так же можно избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.), и самый последний вариант и в наше время практически не используемый это сожжение документации (этот метод может повлечь проблемы с пожарной службой). Проведение этой работы поможет снизить объём документов, что приведет к упрощенному поиску информации, ускорению составления ответов на запросы, отчёты и к более оперативной подготовке сводной информации для ЦБ. Для проведения работы для регистрации документов, которые не подлежали учету, рекомендуется оформить журналы учёта входящей и исходящей документации (товарные накладные, акты, договора, запросы по отчетам, и отчёты без запроса), по каждому ответственному лицу. Формы журнала предлагается следующая: ЖУРНАЛ УЧЕТА ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Рисунок 1. Журнал учёта входящей документации
УЧЕТА ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Рисунок 2. Журнал учёта исходящей документации Использование данных журналов позволит ответственным лицам наглядно видеть всю свою документацию, видеть сроки работы с ней. Повышает ответственность исполнителя по оформлению и передаче всей документации. А руководителю это позволяет отследить эффективность работы сотрудника. И одна из важных рекомендаций по улучшению работы с первичными учетными документами, это внедрение систем электронного документооборота с использованием их максимальных возможностей. Хорошие системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов; обеспечивать обращение к данным за прошлые периоды (вести архив). В настоящее время разработано достаточно много новых версий программ ЭДО, имеющих перспективы. Среди них системы – "1С", "Парус", "СБИС", " Контур.Диадок", " А2Б СЭД", " Астрал.ЭДО и многих других. Работая с программой ЭДО организация будет иметь возможность свободно экспериментировать с различными отчетами и формами документов. Наиболее удобной для работы в МАДОУ № 24 является программа ЭДО «СБИС». На данный момент организация уже работает в этой системе, но использует не все возможности программы. Например, платформа дает возможность подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП), такие как договора, товарные накладны, акты и др. Используя эту возможность, можно было бы исключить, задержку в отправке документов в ЦБ, или сторонним организациям. Если еще сторонние организации в большинстве случаев пользуются платформой ЭДО «СБИС», то ЦБ работает на платформе ЭДО «Парус», хотя возможность подключения к «СБИС» так же имеется. В связи с этим продуктивная совместная работа с ЦБ, по внедрению взаимодействия через «СБИС» поможет уменьшить сроки обработки первичных учетных документов, снизит расходы МАДОУ № 24, на доставку документации в ЦБ, расходы на бумагу. |