Внедрение информационной системы для подбора кадров на предприятии
 Скачать 1.37 Mb.
|
|
1.4 Анализ типовых программных решений для управления персоналом Сегодня на рынке существует много программ, так или иначе связанных с подбором персонала и управлением сотрудников. Программные решения раз- личаются по функционалу, структуре. Рассмотрим несколько вариантов, проанализируем преимущества и недо- статки. Программа «Резюмакс» [24] Разработчик: «Центр Кадровых Технологий». Назначение: приложение для управления данными и отслеживания ин- формации об организации, профессиональном опыте и навыкам сотрудников. Предметная область автоматизирует подбор персонала в корпорации или кадровом агентстве, желающем улучшить коммуникацию между рекрутерами и начальниками отделов. Возможности: • вести учет кандидатов и вакансии; • организация коллективной работы с электронной почтой; • импорт приходящих резюме; • напоминание о предстоящих собеседованиях; • создание на web-сайте раздела подбор персонала. 15 Стоимость: от 50000 рублей (возможная аренда — 3000 рублей /мес.) Достоинства: • может быть одновременно использована в нескольких офисах; • автоматизирует процесс конкурсного отбора кандидатов. Недостатки: • достаточно высокая стоимость программы; • сложный интерфейс; • отсутствие сопроводительной документации. Программа «Учет клиентов: Кадровое агентство» [14] Разработчик: компания «Простой Софт». Назначение: полный цикл ведения рекрутинговых проектов. Возможности: • вести базу по клиентам; • вести учет договоров с клиентами; • формирование отчетности; • выставление счетов; • делать маркетинговые e-mail рассылки. Гибкая система разграничения доступа «Учет клиентов: Кадровое агентство» считается полноценной программой для управления внутренними ресурсами. Стоимость: 20 000 рублей (12000 рублей программа «Учет клиентов», 8000 конфигурация «Кадровое агентство»). Достоинства: • полный цикл ведения рекрутинговых проектов; • низкая стоимость внедрения; • не требует затрат на поддержку; • удобный поиск кандидатов по заданным критериям; • быстрый и простой интерфейс; • только необходимые функции. 16 Программа «E-Staff Рекрутер» [21] Разработчик: «Datex Software». Назначение: автоматическое размещение вакансий, поиск резюме на про- фессиональных порталах. Программу можно использовать как комплексную программу для сотрудника кадрового отдела, так и универсальный инструмент для крупных кадровых агентств. Возможности программы: • автоматическая отправка резюме и сообщений; • ведение статистики по работе с рекруторской компанией; • ведение статистики по занятости, результатам деятельности сотруд- ников компании; • импорт резюме кандидатов (соискателей) из различных почтовых сер- висов; • интеграция с такими системами как «Босс-Кадровик», «1С», «WebSoft», «WebTutor». Стоимость: 7 000 руб. на одного пользователя в год (28 000 руб. на 4 пользователя в год). Достоинства: • оперативная техническая поддержка; • удобный интерфейс; • база данных (БД) хранится на компьютере, карточки кандидатов хра- нятся в виде *.xml файлов; • безопасность данных. Недостатки: • низкое качество поиска; • отсутствие возможности исключать обработанных в предыдущих за- просах кандидатов из результатов нового поиска. Сравнительный анализ ПО представлен в таблице 1. 17 Таблица 1 — Сравнительный анализ Программа Критерии « Резюмакс» « Учет клиентов: Кадровое агентство» «E- Staff Рекрутер» Разработчик Центр Кадровых технологий Простой Софт Datex Software Стоимость от 50000 рублей 20000 рублей 28000 рублей Функционал: Работа над вакансиями + + + Работа с кандидатами + + - Формирование отчетности + + - Авто публикация вакансий + + - Поиск по критериям и словам - + + Вывод Не подходит Подходит Не подходит Рассмотрев схожие программные обеспечения можно сделать вывод, что для компании ООО «Урал-Консалтинг» подходит программа «Учет клиентов: Кадровое агентство», потому что у данного программного обеспечения не до- рогая стоимость, имеется весь набор нужного функционала, который подходит для работы на данном предприятии. 1.5 Методологии внедрения информационных систем За время существования на российском рынке у разработчиков накопился большой опыт практик внедрения ИС. Данный опыт позволяет создавать свою базу методик, инструментов, правил, которые способны обеспечить наиболее эффективную отдачу от проекта. Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зача- стую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникаю- 18 щие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и по- вышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внед- рении информационных систем на предприятии. Накопленный опыт относится к более крупным организациям из раздела большого бизнеса, но на российском рынке мало примеров методики внедрения программного обеспечения (ПО) для малого бизнеса (МБ), поэтому для того, чтобы выбрать наиболее подходящий проведем критерии применимости мето- дологии для малого бизнеса. Выделяют две типовые методики внедрения информационных си- стем [20]: 1. Методика стандартного внедрения проекта, в основе которой лежит каскадная модель жизненного цикла проекта. К стандартным методикам отно- сится такие методики, как «on target», «Microsoft Business Solutions Partner Methodology». 2. Методика быстрого запуска, в основе которой лежат принципы проек- тирования ПО Agile. Ускоренная методология в основном предназначается для малых и сред- них предприятий. В таблице 2 представлена классификация методик в разрезе различных характеристик. Для предприятий малого бизнеса (МБ) больше подходят методики «Быстрого запуска», так как они быстрее внедряются, быстрее происходит от- дача от проекта, реализованного по данным методикам. При больших инвестициях в проект внедрения ИС для предприятия важ- на скорость возврата инвестиций, т.к. нарушается финансовая устойчивость. Для скорейшего возврата предприятия на прежний уровень финансовой устой- чивости ИС должна оправдать себя в короткие сроки. 19 Методика может быть использована в разных вариациях, включать в себя разные этапы классического развертывания. Методика «точный бросок» нацелена на небольшие компании, внедряю- щие только основной функционал и планирующие рост до полноценной ИС в будущем. Выбирать методику рекомендуется по характеристикам: • размер проекта внедрения системы; • сложность и трудоёмкость функциональных областей, подлежащих автоматизации; • количество автоматизированных рабочих мест (АРМ); • количество участников проектной команды; • количество и разнообразие связей с внешними системами. Таблица 2 — Классификация методик внедрения информационных систем Класс методик Характеристики Стандартное (классическое) внедрение Быстрый запуск Продолжительность проекта внедрения высокая низкая Скорость возврата инвестиций медленная быстрая Необходимость реинжиниринга возможен реинжиниринг реинжиниринг сводится к минимуму Подход к изменениям Снизу-вверх. изменения инициируются командой проекта сверху-вниз. команда проекта-исполнитель, а не инициатор Уровень рисков проекта невысокий высокий Для успешного внедрения информационной системы специалистам необ- ходимо выполнить проектные работы, которые включают в себя: • разработку концепции внедрения; • внедрение системы, документирование всех настроек, создание си- стемы поддержки и адекватное обучение пользователей; 20 • дальнейшее непрерывное совершенствование процессов на предприя- тии. На этапе внедрения систем возникает ряд основных проблем [16]: • отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии: поста- новка задач для персонала является одним из важных факторов, который так же влияет на автоматизацию предприятия; • необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия: возможность возникновения необоснованных дополнительных затрат и противоречий в организационной структуре; • сопротивление сотрудников предприятия: сопротивление обучению представляет собой систему эмоциональных и поведенческих реакций, которые направлены на сохранение собственной психологической безопасности в усло- виях нововведений. Для предприятия ООО «Урал-Консалтинг» подходит методика внедрения под названием «Точный бросок». Компания небольшая, поэтому внедрение программного обеспечения с большим функционалом не предусмотрено, соответственно в использовании других методик нет необходимости. Так же выбор методики основывался на определении количества сотрудников, которые будут работать с этой програм- мой и рабочих мест для установки. 21 2 АНАЛИЗ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ 2.1 Характеристика предметнй области 2.1.1 Характеристика предприятия ООО «Урал-Консалтинг» находится в Свердловской области, город Ка- менск-Уральский, 2-я Рабочая улица, д. 2 А. Организовано предприятие в 2015 году. Данная фирма по виду организационно-правовой формы собственности представляет собой общество с ограниченной ответственностью (ООО). Компания ООО «Урал-Консалтинг» предоставляет своим заказчикам полный спектр услуг по подбору персонала на всем протяжении сотрудниче- ства. ООО «Урал-Консалтинг» оказывает услуги предприятиям разных отрас- лей, среди которых: • предприятия металлургической отрасли; • транспортные компании; • строительные компании; • информационные компании; • финансовые компании и т.д. ООО «Урал-Консалтинг» обеспечивает высокий уровень поиска и подбо- ра персонала для заказчиков вне зависимости от их территориального располо- жения. Компания занимает лидирующую позицию в своей отрасли в городе Каменск-Уральский. 22 Компания оказывает услуги (рисунок 2 Рисунок 1 ): • юридические; • рекламные; • клининговые; • услуги по подбору кадров. Рисунок 1 — Диаграмма соотношения в процентах Высокая квалификация и богатый опыт сотрудников позволяют компании успешно выполнять свои обязанности. 23 Организационная структура предприятия представляет собой иерархию должностей, как показано на рисунке 3. Директор управляет предприятием в целом, в его подчинении находится начальник отдела подбора персонала, в его подчинении находятся менеджер по персоналу и системный администратор. Рисунок 2 — Организационная структура предприятия Рассмотрим деятельность службы подбора персонала более подробно. Начальник отдела подбора персонала осуществляет организацию, кон- троль работы подразделения по процессам управления персоналом (подбор кадров, кадровое делопроизводство, развитие персонала, оптимизирует числен- ность персонала, анализирует состояние организационно-методической дея- тельности в структурных подразделениях предприятия, эффективности внедря- емых технологий работы с персоналом, подписывает договор с работодателя- ми [9]. Менеджер по персоналу осуществляет работу по подбору и поиску, адап- тации персонала, оценке персонала. Системный администратор осуществляет работу отдела по обслуживанию компьютерной техники, сети и программного обеспечения. 24 2.1.2 Характеристика деятельности отдела по подбору персонала Основные функции кадрового планирования, анализа кадрового состава и оценки персонала выполняет менеджер по персоналу: • обеспечивает подбор кадров в соответствии с требованиями работода- телей-заказчиков. • принимает участие в определении текущей и перспективной потреб- ности в кадрах; • изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами (на основе установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с организациями ана- логичного профиля, информирования работников внутри компании об имею- щихся вакансиях, использование средств массовой информации и Интернета, работой с кадровыми агентствами); • осуществляют поиск и подбор кандидатов (соискателей); • проводят собеседования с соискателями на работу; • осуществляют разработку и совершенствование методик отбора кан- дидатов; • создают и ведут базы данных потенциальных кандидатов; • информируют обращающихся (очно и по телефону) по вопросу име- ющихся соискателей и возможности трудоустройства на предприятия; Кроме того, менеджеры по персоналу: 1. Обеспечивают адаптацию новых сотрудников при приеме на работу. Знакомят с коллегами, рабочим местом и условиями труда. 2. Принимают участие в разработке нормативных и регламентирующих документов. 3. Контролируют соблюдение «Правил внутреннего трудового распо- рядка» и корпоративных стандартов общения сотрудниками компании. 25 4. Принимают участие в проведении аттестации работников компании, ее методическом и информационном обеспечение, а также в анализе результа- тов. 5. Информируют персонал компании о последних нововведениях Ком- пании, касающихся ее трудовой и корпоративной деятельности. 6. Принимают участие в разработке и реализации мер по улучшению микроклимата коллективов торговых точек и офиса, поддержания корпоратив- ной культуры. 7. Принимают участие в оценке персонала: используют методы тестиро- вания, другие формы по оценке уровня профессиональных и деловых качеств работников предприятия. 8. Предоставляют необходимую отчетность директору по персоналу и другому вышестоящему руководству компании по их запросу. 2.2 Анализ текущего состояния информационной системы 2.2.1 Описание текущего состояния информационной системы Исследование бизнес-процессов показало широкое применение средств автоматизации. Однако менеджеру по персоналу приходится использовать до- полнительное программное обеспечение для того, чтобы просматривать при- сланные резюме, кроме того менеджер по персоналу категоризирует прислан- ные резюме, используя встроенные средства операционной системы MS Word, MS Exsel , из-за чего теряется много времени на поиск необходимого резю- ме (рисунок 4). 26 Рисунок 3 — Текущее состояние информационной системы Компания использует такое программное обеспечение, как «Microsoft Of- fice», «Консультационный сервис Консультант плюс». Подбор персонала про- изводится в основном при помощи рабочих сайтов Headhunter, Работа 66, Avito, также используются средства массовой информации (СМИ): газеты, бегущая строка на телевизоре и т.д. Все резюме, анкеты поступают на электронную почту и при личном об- ращении в компанию. Анкеты, резюме хранятся на бумажных носителях. К недостаткам существующего бизнес-процесса подбора персонала мож- но отнести следующие: • отсутствие единой информационной базы: фиксация информации происходит в бумажных журналах, разрозненных файлах формата MS Excel; • для просмотра и обработки, поступивших резюме используется MS Word; • большая трудоемкость обработки информации; • проблемы с актуализацией информации; • несовершенство отдельных технологических операций обработки данных; • не всегда понятно, какая информация является актуальной. Обозначенные проблемы можно решить, используя современные инфор- мационные технологии. 27 Одним из наиболее подходящих вариантов разрешения этих проблем — внедрение информационных систем с использованием современных средств управления базами данных. С внедрением информационной системы процессы работы отдела подбо- ра персонала будут более эффективными (сократиться время их выполнения, сократится количество ошибок, повыситься качество). Многие действия, кото- рые требовали внимания и отнимали время будут автоматизированы. Автоматизация позволяет повысить эффективность работы менеджеров за счет снижения времени выполнения рутинных операций: работа с вакансиями, форматирование отобранных резюме, размещения информации на сайте агентств и сайтах о работе. 2.2.2 SWOT- анализ Перед внедрением автоматизированной информационной системы необ- ходимо провести анализ существующей ИС. Для проведения анализа нужно иметь представление об организации. SWOT- анализ — это оценочная методика, выявляющая и структурирую- щая внешние и внутренние факторы, которые влияют на развитие компании или, что позволяет изыскать новые возможности развития и определить основ- ные риски [25]. Используя метод SWOT-анализа, можно определить: • преимущества бизнеса или проекта, пригодные для использования в стратегии развития; • уязвимые места, которые можно скорректировать для успешной кон- курентной борьбы; • выгодные перспективы для дальнейшего развития; • главные риски и максимально эффективные способы защиты от них. В качестве стратегии дальнейшего развития предприятия предлагается внедрение на предприятие нового ПО для подбора кадров. 28 Проанализируем бизнес-процесс компании ООО «Урал-Консалтинг» до внедрения информационной системы (таблица 3). Таблица 3 — Анализ бизнес-процесса компании до внедрения системы Вне шняя с ре да Сильные стороны Слабые стороны Возможности Угрозы Изменение стандартных форм документов происходит не часто. Использование новейших программных и технических средств. Сокращение времени на работу, связанную с обработкой первичной информации. Появление у конкурентов программного продукта по учету и контролю оказанных услуг, что влечет отток клиентов. Доступность личной контактной информации людям, не имеющим отношение к деятельности подбора персонала. Высокий процент ошибок. Недостатки в процессах сбора, занесения, хранения, передачи и использования информации. Внут ре нняя с ре да |