Внедрение информационной системы для подбора кадров на предприятии
 Скачать 1.37 Mb.
|
|
Преимущества Недостатки Адаптировано под нужды предприятия. Техническое оснащение. Использование устаревших методов работы (ручная обработка бумажных документов, неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии). Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю и т.д. Постоянный рост бумажных и электронных документов. Таким образом, исходя из результатов анализа, приведенного в таблице 3, можно сделать предположения, что после внедрения ИС в компании работа значительно улучшиться за счет сокращения времени на поиск кандидатов, формирования отчетности, более качественного подбора кандидатов на вакан- сии. 29 2.3 Рекомендация по совершенствованию информационной системы Проанализировав текущее состояние информационной системы ООО «Урал-Консалтинг», выделим основные недостатки, подлежащие устра- нению: • работа обычно происходит при помощи журнала, что очень сильно сказывается на времени; • использование средства MS Word и MS Excel для просмотра и обра- ботки, поступивших резюме; • большая трудоемкость обработки информации; • несовершенство отдельных технологических операций обработки данных; • не всегда понятно, какая информация является актуальной. На основе этого можно сделать вывод о рекомендации по совершенство- ванию информационной системы: для автоматизации деятельности отдела под- бора персонала необходим специализированный программный продукт, кото- рый будет отвечать требованиям заказчика. Основные требования к продукту заключаются в обеспечении: • ведения учета соискателей и вакансий. • осуществления быстрого подбора персонала. • хранения данных по клиентам. • импорта и экспорта данных в другие программные продукты; • формирования отчетности. Автоматизированная информационная система (АИС) должна быть оснащена системой защиты информации. Ответственный за защиту информации системный администратор, кото- рый: • проводит регулярные работы по сопровождению ПО (обновления, профилактические работы, ликвидация сбоев и т.д.); • осуществляет администрирование пользователей ИС; 30 • осуществляет поддержку пользователей; • и т.д. Необходимо также учитывать тот факт, что растущие потребности пред- приятия в будущем могут расширяться в функционале информационной систе- мы, поэтому важно, чтобы программа имела дополнительные отделы примене- ния. Приведем анализ аналогичных ИС (таблица 4). Для этого используем 5-ти бальную шкалу оценивания, где 5 — удовлетворяет, а 0 — не удовлетворяет требованиям. Таблица 4 — Анализ выбранных информационных систем Программы Критерии «E- Staff Рекрутер» « Учет клиентов: Кадровое агентство» « Резюмакс» Стоимость 3 5 0 Возможности 0 5 3 Наличие сопроводительной документации 4 5 2 Настройка рабочей среды 1 5 4 Отрасли применения 3 5 4 Итого: 11 25 13 Проведя анализ представленных информационных систем, по количеству набранных баллов можно сделать вывод, что программа «Учет Клиен- тов: Кадровое агентство» полностью удовлетворяет всем потребностям заказ- чика, имеет все возможности автоматизирования процессов. Она поможет ру- ководителю решить все возможные задачи по стандартизации процесса учета данных и подбора кадров. Возможности выбранной системы [14]: 1. Учет работодателей и их данных. 2. Ведение базы данных соискателей со всей необходимой информацией о них в соответствии с требованиями к вакансии работодателей. 3. Регистрация и учет заявок и договоров на подбор персонала для ком- паний-заказчиков. 31 4. Ведение базы данных вакансий со всей информацией. 5. Регистрация и учет запланированных и результатов прошедших собе- седований, а также других событий. 6. Учет результатов деятельности. Формирование отчетов. 7. Регистрация и учет сделок и договоров на услуги по подбору персона- ла. 8. Формирование счетов на оплату услуг по подбору персонала для ра- ботодателей. 9. Хранение информации о сотрудниках, настройка персональных прав доступа. 10. Набор стандартных отчетов с возможностью создания новых. С программой могут работать несколько ков: директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору, си- стемный администратор. 32 3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ 3.1 Обоснование проектных решений При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно улучшит деятельность ком- пании, упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной систе- мы многие функции практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются, и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора. В настоящее время предприятие не использует информационную систе- му, которая позволяла бы вносить данные по соискателям, клиентам, ваканси- ям, отследить платежи по счетам. Выбранная программа для внедрения — «Учет клиентов: Кадровое агентство» является самым оптимальным решением. Удовлетворяя всем требо- ваниям заказчика. Имеет полный пакет нужного функционала. На данный момент с выбранной системой будет работать 4 пользователя. Директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору, систем- ный администратор. Диаграмма потоков данных (DFD) (рисунок 5) является основным сред- ством моделирования функциональных требований к внедряемой информаци- онной системе. В процессе подбора кадров происходит следующее: • внесение данных по вакансиям, сотрудникам, клиентам; • запросы по задачам; • формирование отчетов; • и т.п. Все это сопровождается формированием необходимой документации. 33 Рисунок 4 —Диаграмма потоков данных Функциональная модель позволяет идентифицировать все информацион- ные объекты, которыми оперирует предприятие в своей деятельности. Далее изображена контекстная диаграмма ( Рисунок 5) разрабатываемой модели. 34 Рисунок 5 — Контекстная диаграмма Детализация процесса подбора кадров представлена на Рисунок 6 35 Рисунок 6 — Детализация процесса подбора кадров После внедрения программного обеспечения «Учет клиентов: Кадровое агентство» информационная система станет представлять несколько иную структуру. На Рисунок 7 представлена информационная система после внедрения инфор- мационных технологий. 36 Рисунок 7 — Информационная система после внедрения программы В службе подбора персонала появляется более четкая работа, при которой сотрудники вводят в систему конкретные записи. Быстрый поиск данных по подбору персонала, ведение документации в одной базе сокращает время на выполнения заявок от клиентов, упрощает работу компании. Благодаря снижению трудозатрат операций понизится нагрузка на работающий персонал. Время, освободившееся в итоге автоматизации части процессов дозволит увеличить качество работы по подбору кадров. Использование информационной системы в процессе поиска претендентов позволит увеличить степень компьютерной грамотности персонала. Ещё одним важным моментом станет замена бумажных носителей, применяемых на этот момент. 3.2 Структура базы данных Разработана модель базы данных, которая позволяет хранить всю необхо- димую для корректной работы системы информацию. В ней хранятся данные личных карточек соискателей и работодателей, также данные о сотрудниках и 37 связи между ними. Фрагмент схемы базы данных представлен на Рисунок 8 Рисунок 8 — Модель данных Необходимые отчеты формируются по запросу директора и начальника отдела подбора кадров в реальном времени в программе. Результаты выводятся на экране и распечатывается при необходимости. 38 4 ОПИСАНИЕ ВНЕДРЕНИЯ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА 4.1 Общее описание этапов внедрения информационной системы Внедрение информационных систем — это комплекс специфических за- дач, выполнение которых позволяет добиться реальной эксплуатации про- граммного решения в организации [19]. Собственно процесс внедрения состоит из: • подготовительных работ технического и административного плана; • опытной эксплуатации; • промышленной эксплуатации. Опытная эксплуатация системы включает в себя работу с реальными дан- ными, но при этом параллельно используется прежняя старая система, те элек- тронные таблицы, в которых предприятие до настоящего момента осуществля- ло свою работу. Этот этап необходим для того, чтобы можно было сопоставить результаты работы в новой системе с результатами, которые получены были прежним способом (вручную и с применением старых программных продуктов или электронных таблиц). Промышленная эксплуатация системы подразумевает переход предприя- тия на новый программный продукт и отказ от всех альтернативных способов работы за рамками данной системы. Этап промышленной эксплуатации систе- мы подразумевает организацию службы технической поддержки системы либо получение данных услуг от сторонних организаций. Внедрение информационной системы начинается с информационного об- следования и описания бизнес-процессов предприятия. Внедрение информационной системы «Учет клиентов: Кадровое агентство» производилось при помощи метода «Точный бросок», выбранного на этапе анализа методологий внедрения. 39 При внедрении программного продукта «Учет клиентов: Кадровое агентство» были реализованы все ключевые этапы внедрения, представленные в таблице 5. Таблица 5 — Порядок внедрения систем Первый этап внедрения — уточнение требований к ПО и определение пользователей ИС, их функционала. Второй этап — установка ИС «Учет клиентов: Кадровое агентство» в компании. Третий этап — настройка системы. Настройка системы включает в себя заполнение в программе всех справочников системы, настройка всех алгорит- мов расчета, форм ввода и отчетных форм, ввод пользователей системы и настройка прав доступа, их интерфейсов и т.п. Продолжительность данного этапа напрямую зависит от квалификации специалистов и от уровня сложности поставленной задачи. Четвертый этап — ввод и/или импорт нормативно-справочной информа- ции из файлов. Пятый этап — тестирование и опытная эксплуатация системы работы с реальными данными, обучение пользователей информационной системы тех- нологии выполнения основных операций с использованием внедренной систе- мы. Шестой этап — оценка результатов внедрения, соответствия проделанной работы техническому заданию. Седьмой — подписание акта внедрения. № Внедрение системы 1. Уточнение требований к ПО 2. Установка ИС «Учет клиентов: Кадровое агентство» 3. Установка системы 4. Импорт, экспорт информации 5. Тестирование и опытная эксплуатация системы, обучение пользователей 6. Оценка результатов внедрения 7. Подписание акта внедрения 40 4.2 Модернизация технологической базы и развертывание системы Для работы типовой конфигурации «Кадровое агентство» необходима установка платформы «Учет клиентов». База данных содержит картотеку за- явок на подбор персонала, вакансий, соискателей, список задач для сотрудни- ков. Система предназначена для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах. Компьютер должен иметь: • операционную систему: Microsoft Windows 2000/XP/Server 2003/2008/Vista/Seven или выше • процессор Intel Pentium II 400 MГц и выше; • оперативную память 128 Мбайт и выше; • жесткий диск; • SVGA- дисплей. Для установки программы требуется 12 Мбайт свободного пространства на жестком диске. Требуемое свободное пространство не учитывает увеличение размера информационной базы и наличие резервных копий. Необходимо от- слеживать наличие на жестком диске достаточного свободного пространства. Компьютеры на предприятии соответствуют перечисленным выше харак- теристикам, тем самым установка ИС «Учет клиентов: Кадровое агентство» бу- дет совершена, без каких-либо проблем. Информационная система была установлена на 4 компьютера следующим пользователям: • директору; • менеджерам; • руководителю отдела. 41 После установки программы первоначальным этапом были настроены права пользователей в «Меню Сервис — Параметры» ( ). Рисунок 10 — Настройка ролей пользователя Далее была заполнена нормативно-справочная информация (данные са- мого предприятия), отладка процедур импорта и ввода данных (рисунок 11): название и вид организации, контактные данные, юридические данные, адреса, реквизиты. Возможные ошибки на данном этапе 42 • рассогласование, нарушение целостности данных; • собственные ошибки загрузчиков; • ошибки, связанные с многопользовательским доступом; • ошибки, связанные с пользовательским интерфейсом; • ошибки, связанные с системой управления базой данных; • ошибки, связанные человеческим фактором. Рисунок 11 — Заполненные данные о предприятии Во вкладке «Сотрудники» импортированы данные по сотрудникам из файла MS Excel. Для каждого сотрудника применена своя роль. Настроены по- ля MS Excel файла для импорта данных без каких-либо сбоев. Механизм импорта был использован на этапе внедрения, а также может быть использован на этапе эксплуатации программы. На рисунке 12 представ- лен процесс создания нового сотрудника вкладка «Сотрудники — Добавить но- вую запись». 43 Рисунок 12 — Заполненные данные по сотрудникам Отлажена работа с вакансиями в меню «Вакансии». Импортирован име- ющийся банк вакансий, а также отработана процедура создания новых вакансий с нужными критериями по запросам работодателей (рисунок 13). Рисунок 13 — Импортированная база имеющихся вакансий На этапе внедрения ПО, были отлажены файлы MS Excel по соискателям, для дальнейшего импортирования всех имеющихся резюме в программу (рису- нок 14). 44 Рисунок 14 — Результат импорта базы имеющихся вакансий Загрузка договоров компании с работодателем была произведена из MS Excel. Вкладка «Договоры — Добавляем сформированный договор» (рису- нок 15). Рисунок 15 — Ссылка на договоры В разделе «Отчеты» настроены необходимые отчеты. На рисунке 16 пока- зан отчет по сделке за текущий месяц. 45 Рисунок 16 — Отчет по сделке за текущий месяц Настроены шаблоны отчетов в соответствии с требованиями предприятия по составу реквизитов, их расположению. 4.3 Администрирование системы и интеграция с другими системами Пользователями программы «Учет клиентов: Кадровое агентство» явля- ются: директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору. На рабочие места сотрудников была установлена программа и настроен доступ для каждого пользователя. Сервер установлен на рабочем компьютере системного администратора, где хранится база данных с файлами. Для осталь- ных сотрудников прописан путь к данной папке с базой, тем самым обеспечи- вая многопользовательскую работу с программой. В программе существует две схемы разграничения прав пользователей: • по пользователям (администратор, пользователь или гость.); • по ролям (применяется при большом количестве сотрудников на предприятии). Для системного администратора выбрана роль администратора, где от- крыты все права. Для директора, начальника отдела подбора кадров только те, которые согласуются с их должностными обязанностями. 46 Обучение пользователей было произведено на тестовой базе. Были про- ведены мастер-классы и последующее индивидуальное обучение. Была прокон- тролирована работа каждого сотрудника в информационной системе. Прове- денное обучение пользователей программы прошло успешно. Проведена настройка резервного копирования: • установлено время сохранения резервной копии (ежедневно); • путь сохранения резервной копии. Программа находится на этапе опытной эксплуатации на предприятии ООО «Урал-Консалтинг». 4.4 Расчет экономической эффективности Внедрение мероприятий по совершенствованию системы поиска и подбо- ра кадров ООО «Урал-Консалтинг» на основе ее автоматизации связано с мате- риальными затратами на внедрение и функционирование программного про- дукта. Поэтому важнейшей задачей является анализ экономической эффектив- ности его внедрения. Ее своевременное решение дает возможность сравнивать различные варианты автоматизации и установить оптимальный вариант, оце- нить его влияние на изменение показателей деятельности организации. Эффективность внедрения ПО обуславливается действием ряда факторов организационного, информационного и экономического характера. Организационный эффект проявляется в освобождении работников от ру- тинных операций по формированию отчётов, различной статистике по пред- приятию, а также упрощает деятельность менеджера по подбору персонала в формировании резюме предполагаемых сотрудников, массовый автоматиче- ский импорт из любых текстовых документов, робот для поиска по сайтам, от- сев кандидатов, авто-поиски, авто-обработка откликов, авто-добавление ин- формации в вакансии. Информационный фактор эффективности выражается в повышении уров- ня информированности сотрудников. 47 Экономический фактор проявляется в том, что вся обрабатываемая ин- формация, в конечном счете, направлена на улучшение использования трудо- вых и временных ресурсов. Базой для оценки экономической эффективности внедрения ПО может служить время, затрачиваемое на составление резюме, время на формирование отчетов. Оценить эффективность применения ПО можно с помощью прямых и косвенных показателей. Прямые (или экономические) показатели дают оценку автоматизации в денежном выражении, включают в себя определение затрат на разработку и эксплуатацию информационной системы (т.е. определение полной стоимости владения информационной системой), определение денежного пото- ка, высвобожденного за счет информационной системы. К косвенным показа- телям можно отнести: • повышение оперативности и актуальности информации; • повышение качества информации, ее точности, актуальности, каче- ства; • снижение количества времени, затрачиваемого на обработку резюме, вакансий и др.; • снижение количества времени, затрачиваемого на поиски кандидатов на предлагаемые вакансии; • повышение качества труда за счет сокращения рутинных операций сотрудников; • совершенствование работы аппарата управления. |