АБИС лекции. Вопрос 1. Понятие автоматизации библиотек Однозначной трактовки понятия автоматизация
 Скачать 315 Kb.
|
|
Вопрос №15. Виды АРМ По месту использования АРМ-ы подразделяются на
АРМ "Комплектатор" предназначен для формирования и оформления заказов книг и периодических изданий, контроля их выполнения, первичного учета поступлений и редактирования в БД ранее введенных записей. Позволяет в автоматизированном режиме оформлять подписку на периодические издания, заказы на книги, создавать библиографические описания на полученные издания и распределять литературу по подразделениям библиотеки, поддерживать статистический и бухгалтерский учет, осуществлять поиск, просмотр, копирование записей из удаленных БД (например, из сводного ЭК с помощью протокола Z39.50). АРМ "Каталогизатор" предназначен для формирования (пополнения) и корректировки БД ЭК с выполнением лингвистической обработки документов (используются различные ИПЯ), сверки на дублетность, копирование данных с операцией повторного ввода, получения разнообразных выходных форм статистических данных. Позволяет осуществлять создание библиографических записей в MARC-формате, онлайновый импорт записей из сводого каталога и экспорт в сводный каталог, редактирование записей, онлайновое создание и редактирование авторитетных записей, печать выходных форм: каталожных карточек. Списков новых поступлений и т.д. Используется для формирования и ведения авторитеных файлов, ведения библиографического поиска с возможностью просмотра, копирования, распечатки найденного документа. АРМ "Читатель" предназначен для формирования баз данных о читателях, поиска информации в них. Основные данные о читателе примерно те же, что и в читательском формуляре. Автоматически формирует списки читательской задолженности, поддерживает хранение фотографий читателей и т.д. АРМ "Книговыдача" предназначен для автоматизации функции выдачи, возврата и статистической отчетности в режиме реального времени с использованием технологии штрих-кодирования читательских билетов и экземпляров изданий. (Заказы, сформированные на АРМ "Читатель" автоматически передаются на АРМ "Книговыдача"). Поддерживает ведение очереди читательских заказов на то или иное издание, хранящееся в фонде библиотеки, с фиксацией выполнения заказа и сроков возврата издания в библиотеку; оформление выдачи изданий и учет количества изданий, занятых одним читателем; просмотр списка выданных и просроченных изданий; оформление возврата документа в фонд библиотеки; получение сведений о свободных экземплярах заказанной литературы; получение сведений о выданной литературе и читателях, у которых она в настоящий момент на руках; получение разнообразной статистической информации о должниках, количестве книговыдач и т.д. АРМ "Администратор" является необходимой структурной частью АБИС и предназначен для выполнений системных операций над БД системы в целом, для поддержки их в постоянно обновляемом состоянии, целостности, обеспечения конвертирования БД, для оптимизации работы системы, настройки и установления паролей доступа к различным режимам работы системы. Вопрос №16. Понятие информационного обеспечения АБИС Информационное обеспечение – это совокупность разнообразной информации, которая обрабатывается в системе, а также средств её кодировки, целей организации, сохранения и контроля. Содержание и количественные характеристики информационного обеспечения изменяются с течением времени. Информация, которая циркулирует в АБИС обычно подразделяется на входящую, исходящую и внутреннюю. В каждом их этих видов выделяется служебная и рабочая информация. Входящая рабочая информация – предназначена для дальнейшей обработки, сохранения и использования пользователями системы. Сохранённая информация состоит из поисковых образов документов – ПОД (копий), которые содержат описание содержания документа на одном или нескольких поисковых языках. Служебная входящая информация – обеспечивает определённые режимы работы системы. К ней можно отнести новые элементы ИПЯ, которыми пополняется обеспечение системы, сведения о новых пользователях или читателях. Исходящая рабочая информация – выводится на экран ПК или печатается, отправляется по электронной почте или по библиотечной компьютерной сети. Она выдаётся пользователю системы в виде библиографической информации, библиографического описания, аннотации, полного текста, адресных сведений и т.д. Служебная исходящая информация необходима для контроля качества работы системы, для ведения соответствующих протоколов. Внутренняя рабочая информация – это машинные массивы поисковых образов документов (ПОД) и самих документов. Служебная внутренняя информация – вспомогательные массивы, такие как таблицы, словари, тезаурусы, справочники. Для обработки всей информации в системе её предварительно кодируют. Таким образом, кодирование – это процесс преобразования данных из одной системы символов в другую (как правило цифровую). Чтобы не дублировать процесс кодирования, создаются специальные классификаторы: 1) отраслей народного хозяйства, 2) объектов административно-территориального деления, 3) профессий, 4) государственных стандартов, 5) территорий, 6) языков и т.д. Они считаются общегосударственными. Кроме того, в локальных АБИС создаются свои локальные классификаторы. В АБИС Albbela (Президентская библиотека) используются классификаторы мест работы, отраслей деятельности, отделов предприятий и т.д. В АБИС «Библиотека» (БГУ): источников комплектования, издательств, подразделений, сигл хранения, научных дисциплин, кафедр, факультетов, стран, типов сотрудничества и т.д. Применение классификаторов значительно облегчает работу библиотечных сотрудников. Вопрос №17. Понятие формата Вся информация в АБИС записывается и сохраняется на жёстких дисках в соответствии с определёнными форматами. Формат имеет несколько значений: 1) способ размещения и предоставления данных в памяти ЭВМ, БД или на внешнем носителе; 2) определённая структура определённого объекта, в которой подвергаются обработке записи на магнитный или оптический носитель информация, которая отражается на экране ПК или распечатана на бумаге; 3) элемент языка, который в символическом виде описывает предоставленные информационные объекты; 4) способ разбиения носителя на отдельные элементы (дорожки и сектора). В АБИС обрабатывается и хранится самая разнообразная информация (библиотечная, библиографическая, фактографическая, справочная, полнотекстовая, графическая, мультимедийная и т.д.). В связи с этим под форматом АБИС понимается совокупность правил записи и структура предоставления данных в БД для её сохранения, переработки и передачи. Структура предоставления данных в формате – это множество элементов: данные, поля, записи, файлы, БД и БнД. Под данными обычно понимают информацию, которая содержит сведения, факты, показатели. Компонентами данных являются цифры и символы естественного языка или их кодированное представление в виде, пригодном для обработки на ЭВМ. Основной структурной единицей формата является элемент данных (наименьшая самостоятельная единица). Примерами элементов данных могут служить год, имя автора и т.д. Данные в форматах объединяются в поля. Вопрос №18. Понятие поля данных и смежные понятия Данные в форматах объединяются в поля. Полем называется область пространства на электронном носителе информации, выделенная для записи определённого вида данных, атрибутов объекта. Существует имя поля для отличия его от других полей. Когда некоторые поля имеют значения, которые указывают на другие записи, то они называются полями связи. Существуют внешние и внутренние имена полей данных. Внешнее имя предназначено для наименования типа данных. Оно является средством идентификации поля для пользователей АБИС. Внутреннее имя поля данных – это короткий символический код, с которого начинается запись в поле и который сохраняется вместе с данными, которые он идентифицирует. Поле данных имеет свою длину, которая зависит от количества символов (байтов). Определённые поля данных могут быть фиксированной, переменной и неопределённой длины. В современных АБИС используются поля переменной длины с произвольным количеством символов. Каждое поле имеет свою структуру, т.е. принцип упорядочения в нём записи. По этому признаку в формате АБИС могут использоваться текстовые, нормированные, форматированные и цифровые поля данных. Текстовые поля характерны тем, что записи в них ограничиваются только длиной. Они не регламентируются порядком или правилами набора буквенных и цифровых символов, которые составляют его содержание. Нормированные поля содержат только позволенные термины, которые контролируются специальными машиночитаемыми словарями. К таким полям данных предъявляются требования, чтобы они включали в себя сведения наиболее важные для идентификации. Форматируемые поля отличаются определённой последовательностью записи буквенных и цифровых символов. Для решения некоторых задач возможно принятие форматированных полей в качестве нормированных. Цифровые поля содержат только цифровые значения. Это значит, что над ними можно осуществлять арифметические действия и операции, но сюда не относятся индексы ББК, цены, тираж и т.п. По признаку взаимосвязи в АБИС выделяются множественные, групповые и повторяющиеся поля. Множественные поля используются в фактографических БД и содержат в себе несколько элементов полей (подполей) с записями однотипных данных. Они используются для записи взаимосвязанных значений (например, длина и ширина объекта) в соответствующих подполях (габариты объекта). Групповые поля включают в себя 2 и более других, групповых и/или множественных полей. Их можно выявить с помощью имени группового поля данных соответствующего иерархического уровня. Примером является поле библиографического описания документа. Повторяющиеся поля данных имеют кратность повторения более 1. К ним могут относиться элементы (без содержания в своём составе других полей), множественные и групповые поля. Совокупность полей, которые относятся к одному объекту, называют записью. Запись идентифицируется ключом, т.е. полем, которому присваивается учётное значение соответствующего атрибута. Атрибут – элемент данных, который содержит часть информации об объекте (имя, год, тип и т.д.). В АБИС используются логические и физические записи. Логические записи описывают определённый акт, отдельный объект, класс или группу объектов как единое целое. Одна логическая запись может состоять из некоторого количества физических или же быть её частью. Физическая запись – это некоторая порция данных на электронном носителе информации. Носитель может содержать 1 логическую запись, её часть или несколько логических записей. Тип записи может быть фиксированной, переменной и неопределённой длины. Несколько последовательных логических записей, объединённых в одну физическую – блок данных. Благодаря блоку данных обеспечивается последовательная передача данных по компьютерной сети как единого целого, в зависимости от канала связи будут действовать единые протоколы. Размер блока данных может быть фиксированной или переменной длины. Вопрос №19. Понятие файлов, баз данных Совокупность логических записей – файл. В АБИС файл может содержать файлы со множеством библиографических описаний, каждый из которых является логической записью, которая объединяется со всеми другими по какой-либо единой примете. Содержанием записи в файле могут быть отдельные документы – текстовый файл, а также последовательные операции или их части, которые используются вычислительной техникой – программные файлы. Применительно ко многим автоматизированным программам можно использовать понятие массив, например при обработке библиографических данных. Каждой записи или группе записей присваивается имя. АБИС представляет собой совокупность файловых структур, построенных по определённой концепции, которая соответствует требованиям прикладного программного обеспечения. В АБИС существует зависимость между способом использования данных (в прикладных программах) и непосредственной организацией файла. Эта зависимость является нерушимой. Используются следующие способы организации файлов: с прямым доступом, индексный, индексно-последовательный. Файлы объединены в БД. Применительно к АБИС, БД – это организованная совокупность взаимосвязанных данных, которые относятся к определённой проблемной области, представляются в определённом формате при возможности дальнейшего использования данных и пополнения их количества. БД АБИС должны соответствовать требованиям: 1) должны содержать определённое количество данных необходимых для решения каких-либо задач пользователя и удовлетворения их информационных потребностей; 2) данные должны быть структурированы и связаны между собой; 3) данные должны быть зафиксированы в электронной форме, пригодны для их накопления, обновления с учётом модификации компьютерной техники. Совокупность данных, которые не соответствуют этим требованиям, не являются БД. Нельзя назвать БД библиотечный фонд, архивы документов. Организация ведения БД требует определённой схемы их автоматизации. В качестве такой схемы выступают таблицы, в которых данные выступают в строгой лаконической форме, они строго упорядочены, их легко найти, исправить. Множество взаимосвязанных таблиц составляет информационно-логическую модель определённой тематики. При этом необходимо учитывать ресурсы и объём памяти ЭВМ, требования открытости, скорость получения и использования данных, частота пополнения и обновления. Унификация доступа и манипулирования БД зависит от системы управления базами данных (СУБД). Такая система предназначена для того, чтобы одну и ту же совокупность данных можно было использовать для решения различных задач. При том, что средства обращения к БД останутся неизменными. БД входят в БнД. БнД – совокупность БД и СУБД. В БнД также включаются технические, программные и организационные средства. БД является важной составной частью АБИС, содержит большое количество информации, обеспечивает доступ пользователей к ней, что становится возможным благодаря наличию клиент-серверной системы. Вопрос №20. Виды форматов Условно форматы можно разделить на внутренние и коммуникативные. В современных АБИС некоторые коммуникативные форматы используются в качестве внутренних. Внутренние форматы – структурированная совокупность записей для решения производственных задач библиотеки. В разных АБИС используются различные форматы, наиболее распространены: предмашинный, предсистемный, рабочий, формат поиска, формат выхода и издательский. В некоторых АБИС форматы могут совмещаться. Предмашинный формат – используется для представления итогов аналитико-синтетической обработки документов и фактов и обеспечения ввода данных в АБИС. Предусматривает стандартную содержательную структуру и кодирование информации для машинной обработки. В БИС форматам соответствуют определённые правила и схемы описания документов (по ГОСТу). При переводе библиографического описания в электронную форму вопрос о первоочерёдности размещения элементов теряет своё первостепенное значение. Для этого формата важно, чтобы не нарушались установленные правила, так как это нарушает вывод информации на дисплей или на печать. Предмашинный формат реализуется в виде рабочих листов, которые представляют собой анкету для записи и дальнейшей обработки структурированных файлов. Рабочий лист должен соответствовать виду обрабатываемого документа. Рабочий лист – это специально разграниченное поле на экране, предназначенное для удобства клавиатурного ввода. Структура предмашинного формата соответствует основным элементам библиографической записи, каждое из которых соответствует полю с тем же названием. Помимо этих рабочих полей существуют и служебные поля (поле подписи, поле даты создания, поле редактирования и т.д.). Поле клавиатурного заполнения и редактирования библиографической записи вводится в память ЭВМ. Предсистемный формат – используется для выполнения операций коррекции формально-логической записи, а также последующего её использования в других форматах. Формат сохранения обеспечивает сохранность данных в БД и удобный переход в рабочий формат. Рабочий формат обеспечивает высокую скорость доступа ко всем элементам данных при использовании разнообразных видов в машинной обработке и переработке данных. Формат поиска – используется для выдачи данных в диалоговом режиме и связан с форматом вывода. Издательский формат – выполняет требования, предъявляемые к издательской продукции. Коммуникативные форматы используются для совместимости АБИС с целью их взаимодействия. Его основной плюс в гибкости при обработке информации, в возможности выбора при обработке информации, возможности выбора при использовании и обработке. Коммуникативные форматы являются средством согласования структуры массивов БД, которые являются объектами передачи, обмена и приёма между взаимодействующими системами. Коммуникативные форматы должны соответствовать международным требованиям и при заполнении должны также учитываться международные требования. Бывают международные и национальные форматы. |