Разработка номенклатуры дел образовательной организации. Введение А. ктуа
 Скачать 118.02 Kb.
|
|
СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3 Гла.ва. 1. НОМЕНКЛА.ТУРА. ДЕЛ КА.К ОСНОВА. УПРА.ВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА.ЦИЕЙ В ДОУ……………………………………………….…...5 1.1.Номенкла.тура. дел: определение, виды, функции, на.зна.чении………..….5 1.2.Нормативная основа. разработки номенкла.туры дел………………..……..9 Гла.ва. 2. РА.ЗРА.БОТКА. СВОБОДНОЙ НОМЕНКЛА.ТУРЫ………………...20 2.1.Структура. и оформление номенкла.туры дел……………………………...20 ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………....…22 СПИСОК ЛИТЕРА.ТУРЫ……………………………………………………...25 Введение А.ктуа.льность темы курсовой ра.боты обусла.влива.ется важностью обеспечения для любой организации упорядоченного хранения, использова.ния и обеспечения сохранности документов, созда.ва.емых и поступа.ющих в орга.низа.цию. Документы не только имеют юридическое зна.чение, они являются и носителем ценной информа.ции, т.е. информации о всей предшествующей деятельности орга.низа.ции и ее взаимосвязях с другими орга.низа.циями, их использова.ние существенно повыша.ет ка.чество и опера.тивность подготовки новых документов, исключа.ет затраты труда. и времени на повторную подготовку однотипных документов. Упорядоченное хранение, обеспечива.ющее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации. Всё это и многие другие обстоятельства. и предопределили зна.чимость и а.ктуа.льность предста.вленного исследова.ния. Объектом исследова.ния ста.ли номенкла.тура. дел обра.зова.тельной орга.низа.ции. Предметом исследова.ния ста.ла. совокупность пра.вовых норм за.конода.тельства. РФ, регулирующа.я документооборот. Целью исследова.ния является комплексно-пра.вовой и теоретический а.на.лиз номенкла.туры дел, ка.к способ повышения эффективности в ДОУ. выявление проблем и предложение путей их решения в обозна.ченной обла.сти. Поста.вленна.я цель достига.ется с помощью ра.зрешения следующих задач: позна.комиться с понятием и на.зна.чением номенклатуры дел; изучить норма.тивную основу ра.зра.ботки номенклатуры дел Ка.к известно, достижение на.илучших результа.тов, а. та.кже успехов в осуществлённом исследова.нии во многом предопределяется избра.нными метода.ми изучения. В связи с этим, в целях исследова.ния были выбра.ны та.кие методы, ка.к: ретроспективный, тра.диционные методы а.на.лиза. и синтеза., логико-пра.вовой, ста.тистический, обяза.тельно сра.внительно-пра.вовой. В ходе изучения применялись и другие известные методы исследова.ния, ча.ще всего применяемые в ходе на.учно-пра.вовых изыска.ний. Норма.тивно-пра.вовую основу изучения предста.вили следующие норма.тивно-пра.вовые а.кты: основопола.га.ющий за.кон на.шего госуда.рства. – Конституция России, Основы за.конода.тельства. РФ о документообороте и номенкла.туре, а. та.кже другие кодифицирова.нные а.кты. Теоретической основой изучения ста.ли: моногра.фические и диссерта.ционные труды, ма.териа.лы ра.зличных междуна.родных на.учно-пра.ктических конференций, ма.териа.лы из учебных и специа.льных литера.турных источников, ста.тьи из периодических изда.ний и журна.лов следующих специа.листов: Н.М. Березина., М.М. Ба.ха.рева., Г.Д. Пешкова., О.Л. Сологуб, Кирса.нова. М.В., А.ксенов Ю.М. и др. Структура. исследова.ния предопределяется поста.вленной целью и в связи с ней - за.да.ча.ми. Та.ким обра.зом, да.нна.я курсова.я ра.бота. состоит из введения, двух гла.в, включа.ющих в себя параграфы , за.ключения, списка. использова.нных пра.вовых и на.учных источников. Гла.ва. 1. НОМЕНКЛА.ТУРА. ДЕЛ КА.К ОСНОВА. УПРА.ВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА.ЦИЕЙ В ДОУ 1.1.Номенкла.тура. дел: определение, виды, функции, на.зна.чении В процессе деятельности ка.ждой обра.зова.тельной орга.низа.ции получено и оформлено большое количество документов. Чтобы ра.зумно на.йти необходимую информа.цию, документы после выполнения формируются в дела, которые предста.вляют собой на.бор документов, ра.спределенных по определенному вопросу или сфере деятельности. Они сшиты в отдельной обложке. Это формирова.ние дел ка.ждой орга.низа.ции, которое осуществляется в соответствии с номенкла.турой дел, поскольку оно служит специа.льным кла.ссифика.ционным руководством, определяющим порядок ра.спределения документов по дела.м. Он обеспечива.ет единый подход к учету, система.тиза.ции, описа.нию и поиску дел во всех структурных подра.зделениях орга.низа.ции. Та.ким обра.зом, номенкла.тура. дел игра.ет очень ва.жную роль в упра.влении документа.цией орга.низа.ции. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и а.рхивное дело. Термины и определения» номенкла.тура. дел – «это систематизированный перечень за.головков дел, созда.ва.емых в орга.низа.ции, с ука.за.нием сроков их хранения» 1 Номенкла.тура. дел должна. быть в ка.ждой орга.низа.ции и ее структурных подра.зделениях. Она. включа.ет в себя весь документа.льный фонд, созда.ва.емый в орга.низа.ции в процессе ее деятельности.2 Принятые в 2015 г. «Пра.вила. организации хра.нения, комплектования, учета. и использова.ния документов А.рхивного фонда. Российской Федера.ции и других а.рхивных документов в органах госуда.рственной власти, орга.на.х местного са.моупра.вления и орга.низа.циях» определяют следующие функции номенклатуры дел: классификационная. В этой функции номенклатура за.крепляет группировку исполненных документов в дела.. учетна.я. В да.нном случа.ет номенкла.тура. отра.жа.ет соста.в и орга.низа.цию документального фонда. предприятия3 Вместе с тем специалисты в области документа.ционного обеспечения упра.вления дополняют к указанным в правилах 2015 года. следующие функции: Использова.ние ка.к схема. система.тиза.ции при ра.спределении исполненных документов и при группировки их в дела. на. ка.ленда.рный год. В конце года. номенкла.тура. имеет вид учетного документа., содержа.щий в себе дела. года.. Номенкла.тура. дел одна. из соста.вляющих для экспертизы, в ней содержа.тся сведения о срока.х хра.нения. без номенкла.туры не обойтись при построении информационно- поисковой системы по документам орга.низа.ции. Схема. кла.ссифика.ции номенкла.туры может быть использова.на. для созда.ния спра.вочной ка.ртотеки для выполненных документов в тра.диционной офисной системе. Индекс документов для ста.тьи ча.сто включа.ется в индекс регистра.ции документов. номенклатура используют ка.к учетный документ при сда.че в архив дел со сроками хра.нения до 10 лет включительно. В соответствии с Основными правилами ра.боты архивов орга.низа.ции различают три вида номенкла.тур дел: типова.я, примерная, индивидуа.льна.я. Типова.я номенкла.тура. дел уста.на.влива.ет соста.в дел, выполняемых в упра.влении однотипных орга.низа.ций, и является норма.тивным документом. Типичные ста.тьи являются обяза.тельными. Типовой номенкла.турой устанавливается едина.я индексация дел для орга.низа.ции всей системы3. Такая номенкла.тура. обязательна для использова.ния всех лиц, ра.бота.ющих с документа.цией. Для того чтобы созда.ть ее, необходима. основа., к которой и будет доба.вляться оста.льна.я ча.сть. Та.ким документом выступа.ет примерная номенкла.тура. дел. Если предприятие принима.ет тип номенкла.туры, типичный для него, то доста.точно ука.за.ть основные ра.зделы и подра.зделения. В этом примере все оста.льные отделы предприятия могут созда.ва.ть свои собственные номенкла.туры. Одна.ко реа.лиза.ция списка. моделей является обяза.тельной для всех людей, ра.бота.ющих с документа.цией. Основыва.ясь на. ба.зовой форме, можно со временем построить оста.льное. Примерные номенкла.туры дел уста.на.влива.ют примерный соста.в предприятий, которые производятся в процессе производства. в орга.низа.циях, на. которых они ра.спростра.няются, и ука.зыва.ют их индексы, и имеют рекоменда.тельный ха.ра.ктер. 1. Примерна.я и типова.я номенкла.тура. дел ра.зра.ба.тыва.ется с целью унифика.ции группирова.ния документов в документы в определенной ка.тегории орга.низа.ций, имеющих однотипный ха.ра.ктер деятельности и структуру документа.. Примерная конфигура.ция имеет возможность применяться любым отделом для сотворения собственной, которой ста.нет комфортно воспользова.ться в определенном отделе. В следствие этого, собрав подходящую информацию, ра.ботник, за.нима.ющийся созда.нием номенкла.туры, исследует ее, а. затем дела.ет образцовый пример, который имеет возможность применяться всеми отдела.ми. Индивидуальная номенкла.тура. – это система.тизирова.нный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения2. Индивидуа.льную номенклатуру дел должна иметь каждая орга.низа.ция. Обычно орга.низа.ция приходит к индивидуа.льному типу специфика.ции с года.ми, когда. была. ра.зра.бота.на. определенна.я структура.. Индивидуа.льный ва.риа.нт подходит для конкретной орга.низа.ции и используется только в ней. В процессе ра.боты он может постоянно меняться в за.висимости от деятельности предприятия и выда.ва.емых та.м документов. Так же различают сводную номенклатуру дел организации. В сводную номенкла.туру входят все документы орга.низа.ции, а. та.кже она. состоит из всех номенклатур структурных подра.зделений. Сведения о номенкла.туре дел орга.низа.ции соста.вляют службы делопроизводства. в уста.новленном порядке на. основе номенкла.туры дел структурного подра.зделения. На.личие в орга.низа.ции номенкла.турных дел и его структурных подра.зделения не за.висит, есть ли в орга.низа.ции типова.я или примерна.я номенкла.тура.. Номенкла.тура. дел является обяза.тельным документом для учреждения в госуда.рственных орга.на.х, подведомственных им территориа.льных орга.низа.циях и муниципа.льных учреждениях, документы которых подлежа.т переда.че в госуда.рственные или муниципа.льные а.рхивы. В ста.тье «Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок ра.зра.ботки» специа.лист в обла.сти документа.ционного обеспечения упра.вления В. Ф. Янковая выделяет несколько значений номенкла.туры дел: за.крепление кла.ссифика.ции и группировки исполненных документов в дела, система.тиза.ция и индекса.ция дел, определение сроков их хранения; Последняя за.пись в номенкла.туре дел да.ет количество дел, сформирова.нных в этом году, в за.висимости от ка.тегории поисковый инструмент при ведении спра.вочной ра.боты по документа.м; – основа. при соста.влении описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хра.нения при подготовке дел для передачи в а.рхив орга.низа.ции. Е. М. Бурова пишет, что номенкла.тура. дел – это «документ многоцелевого назначения», поскольку служит основой для ра.змещения и поиска. документов по па.пка.м, а. та.кже за.крепляет индекса.цию документов и дел, уста.на.влива.ет сроки хра.нения документов и является пособием по проведению первого эта.па. экспертизы ценности4 Подводя итог, можно ска.за.ть, что номенкла.тура. вопросов орга.низа.ции является на.иболее ва.жным лока.льным орга.низа.ционным документом. Та.ким обра.зом, документы хра.нятся не только в течение первых нескольких лет после их созда.ния, но и в да.льнейшем хра.нятся в а.рхиве. |