Разработка номенклатуры дел образовательной организации. Введение А. ктуа
 Скачать 118.02 Kb.
|
|
1.2.Нормативная основа. разработки номенкла.туры дел При определении сроков хранения документов, во-первых, необходимо руководствова.ться Федеральным за.коном № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российский Федерации» в котором прописа.ны сроки временного хранения документов до их передачи на. постоянное хра.нение, и сроки хранения документов по личному соста.ву. Федера.льный за.кон "Об а.рхивном деле в Российской Федера.ции" – это основной норма.тивный документ, очень подробно регулирующий вопросы хра.нения, комплектова.ния, учета. и использова.ния всех а.рхивных документов независимо от того, в каком предприятии они обра.зова.лись и хра.нятся – государственном, муниципа.льном или ча.стном. Функциона.льное на.зна.чение за.кона., это, в первую очередь, регулирова.ние отношений в сфере орга.низа.ции хранения а.рхивных документов, а. также отношений в сфере упра.вления а.рхивным делом в Российской Федера.ции в интереса.х гра.жда.н, общества. и госуда.рства.. Во-вторых, одновременно за.кон призван выполнить роль пра.вового стержня отечественного законодательства об а.рхивном деле. Подчеркнем, что нормы, за.фиксирова.нные в за.коне, имеют правовой приоритет в отношении положений других законов, норма.тивно- пра.вовых а.ктов РФ и ее субъектов, а. та.кже муниципа.льных пра.вовых а.ктов об архивном деле. В-третьих, закон уста.на.влива.ет базовую терминологию, применяемую в области а.рхивного дела. И, наконец, за.кон разграничивает полномочия Российской Федера.ции, ее субъектов, а та.кже муниципальных обра.зова.ний в обла.сти а.рхивного дела.. Механизм реа.лиза.ции Федерального за.кона. раскрывается в правилах, перечнях, инструкциях и других норма.тивных документа.х. Основным документом, содержа.щим методику ра.зра.ботки номенкла.туры дел, являются Правила орга.низа.ции хранения, комплектова.ния, учета и использования а.рхивных документов 2015 года.1. Данные пра.вила. устанавливают порядок подготовки номенкла.туры, закрепляют ее форму, пра.вила. заполнения гра.ф, составления и систематизации за.головков дел. В документе содержа.тся также требова.ния к оформлению номенклатуры дел. О номенкла.туре дел, которую Правила 2015 г. называют «основным учетным документом, отражающим соста.в и орга.низа.цию документального фонда. орга.низа.ции», они поясняют ее очень кра.тко и да.ют ей ра.сплывча.тое определения. В тексте документа. про номенкла.туру описано в пунктах 4.14–4.18. А. именно описываются основные задачи и функции номенкла.туры в делопроизводстве организации. Следует за.метить, что без да.нных пра.вил делопроизводителю не соста.вить номенклатуру дел. Основными норма.тивными и спра.вочными пособиями, реа.лизующими принцип преемственности, являются перечни документов со срока.ми хра.нения. Их применяют при проведении экспертизы ценности в делопроизводстве, в а.рхива.х организации, в государственных и муниципальных а.рхива.х. А ценность документов, ка.к известно, выра.жа.ется в на.стоящее время в сроке их хранения. Перечень документов со сроками хра.нения - это система.тизирова.нный список видов и ка.тегорий документов, содержа.щий норма.тивные ука.за.ния о сроках их хра.нения Перечень документов со срока.ми хра.нения может включа.ть документы, которые обра.зуются при документирова.нии управленческих функций (как общих, так и специальных, присущих конкретному на.пра.влению или виду деятельности), выполняемых организациями неза.висимо от их уровня и ма.сшта.ба. деятельности и формы собственности. Перечень, в котором за.крепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства. организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный ха.ра.ктер. Перечень, за.крепляющий сроки хра.нения документов, возника.ющих в деятельности однотипных, однородных орга.низа.ций (на.пример, а.кционерных обществ), является примерным перечнем, имеющим рекоменда.тельный характер. Перечень, в который включены документы, отра.жа.ющие специфические функции орга.низа.ций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням. Пра.ктика.м делопроизводства. известны действующие в на.стоящее время Перечень типовых управленческих а.рхивных документов, обра.зующихся в процессе деятельности госуда.рственных органов, орга.нов местного са.моупра.вления и орга.низа.ций с ука.за.нием сроков хра.нения (утвержден прика.зом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в на.учно-технической и производственной деятельности орга.низа.ций, с ука.за.нием сроков хра.нения (утвержден прика.зом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182). Ведомственные перечни документов со срока.ми хранения должны разрабатывать в основном федера.льные органы исполнительной власти (ФОИВ), учитывая специфику функций, услуг, видов и разновидностей документов, образующихся в процессе их деятельности и в деятельности подведомственных им орга.низа.ций. Прика.зом Роса.рхива. от 29.04.2011 № 32 утверждены Методические указания по ра.зра.ботке ведомственных перечней документов с ука.за.нием сроков их хранения, в которых упомина.ется база да.нных «Соста.в и сроки хра.нения документов, обра.зующихся в деятельности орга.низа.ций» (ведет ВНИИДА.Д). Эта. ба.за. да.нных при отсутствии времени, ква.лифика.ции и других ресурсов в служба.х делопроизводства. ФОИВ могла. бы облегчить и существенно ускорить ра.зра.ботку ведомственных перечней, но, к сожалению, она. до сих пор не зарегистрирована и не является открытой и доступной. Ведомственные списки та.кже могут использова.ться другими орга.низа.циями в ка.честве спра.вочных ма.териа.лов, имеющих межотра.слевое зна.чение, при определении сроков хра.нения документов, относящихся к специа.лизирова.нным система.м документа.ции. Ведомственные списки документов со срока.ми хра.нения, ра.зра.бота.нные до 1991 года., в на.стоящее время та.кже могут использова.ться в ка.честве спра.вочников, имеющих межотра.слевое зна.чение, при условии, что уста.новленный срок подтвержден решением Экспертной комиссии орга.низа.ции. Основные пра.вила. работы ведомственных архивов (утв. приказом Гла.ва.рхива. СССР от 05.09.1985 № 263) утратили свою силу с момента вступления в силу «Пра.вил орга.низа.ции хра.нения, комплектова.ния, учета. и использова.ния документов А.рхивного фонда. Российской Федера.ции и других архивных документов в орга.на.х государственной вла.сти, органах местного самоуправления и орга.низа.циях». Примерные перечни документов со срока.ми хра.нения в на.стоящее время активно ра.зра.ба.тыва.ются архивными орга.на.ми в субъекта.х Российской Федера.ции в процессе ра.боты с орга.низа.циями-источника.ми комплектова.ния с целью пра.вильного формирования и хранения соответствующих архивных фондов. Список ка.к система.тизирова.нный перечень видов и ка.тегорий документов предста.вляет собой кла.ссифика.тор с определенной схемой построения, за.крепленной в та.к на.зыва.емой основной та.блице. В за.висимости от схемы кла.ссифика.ции (схемы построения основной та.блицы) списки документов со срока.ми хра.нения на.зыва.ются: списки функциона.льного типа., в основной та.блице которых за.креплены на.пра.вления деятельности и функции. Перечень ра.бот основа.н на. функциона.льном принципе и отра.жа.ет одни и те же общие и инфра.структурные функции, неза.висимо от на.пра.вления деятельности орга.низа.ций и их орга.низа.ционно-пра.вовой формы; Перечни промышленных и отра.слевых видов, в основной та.блице которых определены специа.льные на.пра.вления деятельности орга.низа.ций по отра.слям. По этому принципу ра.зра.ба.тыва.ются ведомственные списки. В их кла.ссифика.ционной схеме, кроме того, звено (звеном списка. документов может быть орга.низа.ция (группа. орга.низа.ций), осуществляющих определенные сферы деятельности (функции) в ведомстве, что связа.но с процессом определения всех уровней орга.низа.ции, отра.сли, иера.рхии и схемы орга.низа.ционной структуры или схемы упра.вления для отра.сли). связа.нный с процессом идентифика.ции всех уровней орга.низа.ции, отра.сли, иера.рхии и схемы орга.низа.ционной структуры или схемы упра.вления для отра.сли. является. Уста.новленные за.коном сроки хра.нения не могут быть сокра.щены. Одна.ко в некоторых случа.ях сроки хра.нения могут быть продлены са.мой орга.низа.цией, если это связа.но со спецификой ее деятельности. Ка.к и в предыдущем списке, сроки хра.нения документов включены в список типичных а.рхивных документов с ука.за.нием сроков хра.нения. Перечень содержит типовые а.рхивные документы о на.учной, на.учно-технической, производственной, проектной и строительной деятельности орга.низа.ций с ука.за.нием сроков хра.нения, используемых в ра.зличных отра.слях экономики. А.рхивные документы, отра.жа.ющие специфические функции орга.низа.ций в сфере на.учной, на.учно-технической, производственной, проектной и строительной деятельности и не имеющие типового (межотра.слевого) ха.ра.ктера., предусмотрены в перечнях документов, формируемых в ходе деятельности федера.льных орга.нов госуда.рственной вла.сти и подведомственных им орга.низа.ций, с ука.за.нием сроков хра.нения. и будут ука.за.ны ста.нда.рты орга.низа.ций. Ра.зра.ба.тыва.ет та.кой документ Всероссийский на.учно-исследова.тельский институт документоведения и а.рхивного дела. в лице Роса.рхива., утвержда.ет Министерство культуры России. Та.кого рода. списки используются госуда.рственными орга.на.ми, орга.на.ми местного са.моупра.вления, орга.низа.циями и гра.жда.на.ми, которые за.нима.ются предпринима.тельской деятельностью без обра.зова.ния юридического лица., поскольку все вышеперечисленные обяза.ны обеспечива.ть сохра.нность а.рхивных документов, в том числе ка.дровых документов. А.втора.ми перечней документов, формируемых в процессе деятельности федера.льных орга.нов госуда.рственной вла.сти, других орга.нов госуда.рственной вла.сти и подведомственных им орга.низа.ций, являются соответствующие министерства. и ведомства., в которых ука.зыва.ются сроки хра.нения. Роса.рхив в лице Министерства. культуры РОССИИ утвержда.ет эти списки. Эти норма.тивные документы содержа.т сроки хра.нения а.рхивных документов, возника.ющих в результа.те осуществления определенных видов деятельности. В Пра.вила.х делопроизводства. в федера.льных орга.на.х исполнительной власти от 15 июня 2009 года. постановлением Пра.вительства. Российской Федера.ции были утверждены Правила ведения делопроизводства в федеральных орга.на.х исполнительной вла.сти. Появление да.нных Правил непосредственно связано с Федеральным за.коном «Об информа.ции, информа.ционных технологиях и о за.щите информа.ции». В п. 2 ст. 11 За.кона. говорится следующее: «В федера.льных органах исполнительной власти документирова.ние информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Пра.вительством Российской Федера.ции. Правила делопроизводства. и документооборота., установленные иными государственными орга.на.ми, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требова.ниям, установленным Пра.вительством Российской Федера.ции в ча.сти делопроизводства и документооборота для федеральных орга.нов исполнительной вла.сти». Из да.нного положения За.кона. следует, что «правила делопроизводства. и документооборота.», применяемые орга.на.ми власти, должны устанавливаться Пра.вительством Российской Федера.ции. Принятие поста.новления пра.вительства. России, утвержда.ющего пра.вила. ведения бизнеса., имеет реша.ющее зна.чение, поскольку в истории на.шей стра.ны не было принято ни одного поста.новления, регулирующего ведение бизнеса. на. та.ком высоком уровне. На. основа.нии пункта. 5 ра.здела. 28 Регла.мента. ра.боты федера.льных орга.нов исполнительной вла.сти можно ска.за.ть, что они определяют номенкла.туру дел ка.к основу формирова.ния документного фонда. федера.льных орга.нов исполнительной вла.сти и за.крепляют основные требова.ния к соста.влению и ра.боте серии дел в орга.на.х исполнительной вла.сти. Если а.рхив на.ходится в ведении орга.низа.ции, котора.я не входит в соста.в Госуда.рственной а.рхивной службы или является структурным подра.зделением предприятия, он на.зыва.ется ведомственным. Для ра.боты в обла.сти а.рхивного дела. существуют специа.льно созда.нные а.рхивные учреждения, но помимо них на. ка.ждом предприятии есть свой а.рхив - ведомственный а.рхив. Ведомственный а.рхив не входит в систему Госуда.рственной а.рхивной службы, но в то же время является ва.жным источником пополнения ее фондов. Следует отметить, что понятие «ведомственный а.рхив» включа.ет в себя центра.льный а.рхив депа.рта.мента., а.рхив региона.льного учреждения и а.рхив отдельного предприятия. Помимо норма.тивно-пра.вовых документов, орга.низа.ция должна. руководствова.ться местными а.кта.ми при соста.влении положения о деле. Необходимо изучить уста.в, положение об орга.низа.ции и ее структурных подра.зделениях, шта.тное ра.списа.ние, кла.ссифика.торы, спра.вочную ка.ртотеку, номенкла.туры дел прошлых лет, описа.ние дел постоянного и долгосрочного хра.нения, регистра.ционные формы, та.кие ка.к журна.лы, па.пки с документа.ми. В регла.менте орга.низа.ции требуется следующа.я информа.ция: на.зва.ние вышестоящего орга.на., на.зва.ние орга.низа.ции, тип документа., да.та., номер документа., место подготовки, за.головок к тексту, подпись, шта.мп об утверждении, оттиск печа.ти. Положение о структурном подра.зделении – это пра.вовой акт, определяющий статус, функции, права, обяза.нности и ответственность структурных подра.зделений. Положения, ка.са.ющиеся подра.зделений, могут быть типовыми и индивидуа.льными. Типовые положения ра.зра.ба.тыва.ются для однотипных орга.низа.ций и структурных подра.зделений. Отдельные положения ра.зра.ба.тыва.ются на. основе ста.нда.ртных положений. Нормативно уста.новленных требований к содержанию положения о подра.зделении не существует. Инструкция по делопроизводству (упра.влению документа.цией) - ва.жнейший лока.льный норма.тивный а.кт, регла.ментирующий технологию ра.боты с документа.ми внутри орга.низа.ции. Вы та.кже можете узна.ть о номенкла.туре из инструкций по ра.боте в офисе орга.низа.ции. В руководстве по ра.боте в офисе изложены пра.вила., приемы, процессы созда.ния документов, способы ра.боты с ними. Пра.ктически инструкция за.крепляет офисную систему, уста.новленную в конкретной орга.низа.ции. Инструкции соста.вляются с учетом специфики ра.боты орга.низа.ции. Основой для их соста.вления являются примерные и обра.зцовые инструкции, а. та.кже действующие норма.тивно-методические документы по межотра.слевым мероприятиям по ведению делопроизводства.. Пра.вила. процедуры Федера.льного орга.на. исполнительной вла.сти определяют порядок ра.зра.ботки, соста.вления, оформления, согла.сова.ния и утверждения Пра.вил процедуры, а. та.кже порядок выполнения пра.вил процедуры в течение фина.нсового (ка.ленда.рного) года.. В ра.зделе 5 Инструкции по документа.ционному обеспечению упра.вления ука.за.но, что номенкла.тура. является основой формирова.ния фонда. документа.ции федера.льного орга.на. исполнительной вла.сти. Та.м же сообща.ется и о соста.влении номенкла.туры дел. Ра.ссмотрим кла.ссифика.тор структурных единиц. Кла.ссифика.тор ра.зра.ба.тыва.ется на. основе орга.низа.ционных документов, та.ких ка.к уста.в (положение) предприятия, шта.тное ра.списа.ние и положение структурных подра.зделений. В кла.ссифика.торе орга.низа.ционных единиц сна.ча.ла. ука.зыва.ется служба. DOW (обычно индекс 01), а. за.тем ука.зыва.ются орга.низа.ционные единицы в том порядке, в котором они были утверждены. Общественные орга.низа.ции, та.кие ка.к, на.пример, профсоюз, та.кже могут быть включены в эту кла.ссифика.цию. При ра.зра.ботке номенкла.туры дел та.кже используется номенкла.тура. примеров дел, поскольку она. содержит примерный список орга.низа.ционных документов. В нем описыва.ется соста.в документов, которые при документирова.нии а.дминистра.тивных функций, выполняемых для всех орга.нов местного са.моупра.вления, неза.висимо от на.зна.чения, уровня и сферы деятельности, ма.ксима.льно приближа.ются к полному описа.нию, полученному при документирова.нии общих а.дминистра.тивных функций. Соста.в документов и сроки их хра.нения в примерном порядке дела. определяются путем изучения документа.льного фонда. орга.низа.ции, делопроизводства. орга.низа.ции. Примерна.я номенкла.тура. дел носит рекоменда.тельный ха.ра.ктер и предна.зна.чена. для созда.ния методической основы ра.циона.льной орга.низа.ции делопроизводства., порядка., учета. и обеспечения сохра.нности документов. Он предста.вляет собой норма.тивно-методическое пособие и предна.зна.чен для использова.ния в ка.честве основного норма.тивного документа. при соста.влении отдельных номенкла.тур орга.низа.ционных вопросов. При ра.зра.ботке индивидуа.льной номенкла.туры дел на. основе примерной, следует учитыва.ть деловую пра.ктику и требова.ния а.рхивных учреждений к номенкла.туре дел. Та.кже необходимо ориентирова.ться на. прошлую номенкла.туру дел орга.низа.ции. Да.нный пример позволяет проа.на.лизирова.ть документный фонд орга.низа.ции, выявить изменения в за.головка.х и срока.х хра.нения документов. Номенкла.тура. дел прошлых лет может послужить обра.зцом для созда.ния нового. |