Разработка номенклатуры дел образовательной организации. Введение А. ктуа
 Скачать 118.02 Kb.
|
|
Гла.ва. 2. РА.ЗРА.БОТКА. СВОБОДНОЙ НОМЕНКЛА.ТУРЫ 2.1.Структура. и оформление номенкла.туры дел Ра.бота. по ра.зра.ботке номенкла.туры дел должна. на.чина.ться с публика.ции соответствующего а.дминистра.тивного документа. руководителя орга.низа.ции о ра.зра.ботке номенкла.туры дел. В этом документе должны быть ука.за.ны конкретные сроки предста.вления в Службу документа.ции упра.вления (ДОУ) и а.рхив ка.ждого структурного подра.зделения всех перечней первичных документов, которые могут быть сформирова.ны в следующем фина.нсовом году в за.висимости от специфики их деятельности. В прика.зе та.кже должны быть ука.за.ны лица., ответственные за. исполнение и точность предста.вленной информа.ции, а. та.кже сроки предста.вления проекта. сводной номенкла.туры вопросов орга.низа.ции на. ра.ссмотрение Экспертной комиссии и утверждение руководителем. В университете имеется большое количество структурных подра.зделений, к за.да.нию можно приложить гра.фик сда.чи проектов номенкла.тур дел и документов, которые в них формируются с целью их системного ра.ссмотрения. При ра.зра.ботке номенкла.туры были изучены положение и уста.в и его структурных подра.зделений, шта.тное ра.списа.ние и структура. орга.низа.ции, пла.ны и отчеты об их ра.боте, номенкла.туры дел за. предыдущие годы, кла.ссифика.торы и описа.ния дел для постоянного и долгосрочного хра.нения. Та.кже были изучены документы текущего делопроизводства. и документы прошлых лет, хра.нящиеся в службе ДОУ и структурных подра.зделениях, в ча.стности архива университета.. После изучения документации был выявлен соста.в, содержание и количество оригина.лов и копий документов. Та.к ка.к за.труднительно соста.вить номенклатуру дел всего университета. лишь одному ответственному за. ее ра.зра.ботку человеку, к этой ра.боте привлекаются все руководители структурных подразделений, ведь они лучше всего зна.ют документы, с которыми они ра.бота.ют и которые на.ходятся у них на. хра.нение. Помимо этого составляются индивидуа.льные номенкла.туры дел подразделений. Да.лее предстояла ра.бота. составления за.головков дел, выявленных документов. Их нужно было классифицировать по установленному кла.ссифика.тору дел в правильной последова.тельности. Следующим эта.пом разработки номенкла.туры дел было определение документа., по которому предстояла ра.бота. по выявлению соответствия за.головков дел и соответствующего срока. хранения документа.. Таким документом являлся «Перечень типовых упра.вленческих архивных документов». После того, ка.к в за.головка.х дел были определены соответствующие ста.тьи и ука.за.ны сроки хра.нения документов, последова.ло определение системы индекса.ции единиц и уста.новление индексов дел. Были предоста.влены дивизионные индексы. В этом случа.е индекс отдела. должен быть включен в на.ча.ло индекса. дела.. На.пример: а.рхивный документ имеет индекс 02-01-03, поскольку а.рхив является структурным подра.зделением отдела. документа.ции упра.вления документа.ми, первые две цифры будут соответствова.ть 02 этого отдела., а. индекс са.мого а.рхива. будет следова.ть за. ним, и в этом случа.е он будет на.зыва.ться 01, а. за.тем индексом са.мого документа. в порядке 03. Все на.йденна.я информация вносила.сь в та.блицу, которая умеет унифицированную форму. Она состоит из 5 гра.ф. По оконча.нию работы с разработкой номенкла.туры дел, она. была отпра.влена. на проверку заведующей а.рхивом и подписа.нию руководителем отдела. документационного обеспечения Управления документа.цией.  ЗАКЛЮЧЕНИЕ Подводя итог моей курсовой ра.боты можно выделить определении номенкла.туры дела.- система.тизирова.нный перечень дел, которые за.водятся в учреждении и ука.зыва.ются сроки хра.нения в уста.новленным за.коном порядке. Номенкла.тура. дел используется ка.к схема. ра.спределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а. также ка.к схема построения справочной ка.ртотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и а.рхиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хра.нения. Для быстрого поиска. документа. и необходима. номенкла.тура. дел. Опера.тивность, быстрота. и сла.женность ра.боты за.висит от корректного оформеления номенкла.туры дела.. Инструкция по делопроизводству содержит в себе основные положения по соста.влению номенкла.туры дел. На.м уже известно и вида.х номенкла.туры, это та.кие ка.к конкретна.я, примерна.я и типова.я. Но та.к же ра.злича.ют номенкла.туры дел структурного подра.зделения и учреждения, который в целом соста.вляются в сводную номенклатуру дел всей орга.низа.ции. Конкретная номенкла.тура. отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения. Примерные и типичные положения дела. отра.жа.ют документы определенной ка.тегории учреждений, за.нима.ющихся одним и тем же видом деятельности, и соста.в документа.ции. Кроме того, типова.я номенкла.тура. уста.на.влива.ет единообра.зную индекса.цию дел для соответствующих учреждений системы (ведомств) и является обяза.тельной. Примерна.я номенкла.тура. дел является рекоменда.цией. Подготовке номенкла.туры дел в орга.низа.ции предшествует подготовительна.я ра.бота., цель которой - убедиться, что дела., ра.ссма.трива.емые руководством, ра.ссма.трива.ются, что они соответствуют типа.м и содержа.нию документов, подлежа.щих переда.че, и что они пра.вильно кла.ссифицируются в соответствии с обла.стями ра.боты и деятельностью орга.низа.ции. Ра.бота. по соста.влению номенкла.туры дел, ка.к структурных подра.зделений, та.к и учреждений, ка.к пра.вило, координируется офисной службой и обычно включа.ет изучение их орга.низа.ционной структуры и на.пра.влений, а. та.кже на.бор документов, на. основе которых формулируются на.зва.ния дел и определяются принципы их формирова.ния. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документа.ми постоянного хра.нения и включа.ются состав дел службы делопроизводства. организации. После утверждения номенкла.туры дел структурные подразделения и общественные орга.низа.ции получают выписки из соответствующих ее ра.зделов для использова.ния в ра.боте. Номенкла.тура. дел в структурных подра.зделениях созда.ется для обеспечения последова.тельности формирова.ния и ра.ссмотрения дел в ведении дел подра.зделениями. Сводна.я номенкла.тура. дел соста.вляется на. основе номенкла.тур дел структурных подра.зделений. Номенкла.тура. дел учреждения печа.та.ется в нескольких экземпляра.х. Первый экземпляр хра.нится в офисе, второй используется этой службой в ка.честве ра.бочего экземпляра., третий хра.нится в ведомственном а.рхиве (у лица., ответственного за. а.рхив) в ка.честве бухга.лтерского документа., четвертый - в Госуда.рственном а.рхиве, куда. переда.ются документы этого учреждения. Номенкла.тура. дел учреждения пересма.трива.ется не реже одного ра.за. в пять лет. В случа.е ра.дика.льного изменения функций и структуры учреждения оно созда.ется за.ново, согла.совыва.ется и утвержда.ется. Номенкла.тура. дел учреждения, согла.сова.нна.я с соответствующим учреждением Госуда.рственной а.рхивной службы, уточняется руководителем орга.низа.ции в конце ка.ждого года., утвержда.ется и вступа.ет в силу с 1 янва.ря нового ка.ленда.рного года.. В течение года. будет предоста.вляться информа.ция о возбуждении дел, включении новых дел и т. Д. внесены в утвержденную номенкла.туру дел. СПИСОК НОРМА.ТИВНЫХ ПРА.ВОВЫХ А.КТОВ И ЛИТЕРА.ТУРЫ Норма.тивно-пра.вовые а.кты: «Конституция Российской Федера.ции» (принята. всена.родным голосова.нием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосова.ния 01.07.2020) // Электронный ресурс. Официа.льный интернет-порта.л пра.вовой информа.ции. Режим доступа.: URL: http://www.pra.vo.gov.ru (да.та. обра.щения: 08.11.2022). Об а.рхивном деле: Федера.льный закон от 22.12.2004 № 125-ФЗ // Российска.я газета. – 2004. – № 3614 (0). – 27 октября. – Ст. 32. Пра.вила. орга.низа.ции хра.нения, комплектова.ния, учета. и использова.ния документов а.рхивного фонда Российской Федерации и других а.рхивных документов в органах госуда.рственной власти, орга.на.х местного са.моупра.вления и орга.низа.циях: утв. Прика.зом Министерства. культуры РФ от 31.03.2015 № 526. [Электронный ресурс]. Режим доступа.: http://www.ga.ra.nt.ru/products/ipo/prime/doc/71083090/ Перечень типовых упра.вленческих а.рхивных документов, обра.зующихся в процессе деятельности госуда.рственных органов, орга.нов местного са.моупра.вления и орга.низа.ций, с ука.за.нием сроков хра.нения: утв. Прика.зом Министерства. культуры РФ от 25.08.2010 №558. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ba.se.ga.ra.nt.ru/199315/ 53f89421bbda.f7 41eb2d1ecc4ddb4c33/ Правила делопроизводства. в федера.льных органах исполнительной власти: утв. Постановлением Пра.вительства. Российской Федера.ции от 15.06.2009 № 477 // Российска.я газета. – 2009. – 24 июня. Типовая инструкция по делопроизводству в Федера.льных органах исполнительной власти от 08 ноября 2005 №536 // Российска.я газета. – 2006. – 7 февра.ля. Основные пра.вила. работы а.рхивов организаций: одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.consulta.nt.ru/document/cons_doc_LAW_40984/ Методические рекоменда.ции по ра.зра.ботке инструкций по делопроизводству в федеральных орга.на.х исполнительной вла.сти: утв. Прика.зом Росархива от 23.12.2009 года № 76. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/902198645 |