задачи. проект заказ. Введение Жизненный цикл проекта является важнейшей составляющей в управлении проектами
 Скачать 61.91 Kb.
|
1 2 Введение Жизненный цикл проекта является важнейшей составляющей в управлении проектами. От того, насколько эффективно организован процесс управления по всем стадиям жизненного цикла проекта, зависит и судьба проекта. Таким образом, актуальность исследования обусловлена необходимостью его тщательного анализа и практической значимостью в деятельности предприятия. Поскольку сегодня каждая организация, прежде чем приступить к осуществлению деятельности занимается проектным планированием, осуществляет все шаги предприятия в соответствии с четко поставленным планом, то качественное управление проектным циклом является очень актуальным вопросом в нынешних условиях оперирования предприятий в любой сфере хозяйствования. В настоящее время проектный подход становится стандартным способом ведения бизнеса. Использование управления проектами позволяет руководителям экономить ресурсы, добиваться более высоких темпов роста производства, снижать издержки и делать компанию более конкурентоспособной на рынке товаров и услуг. В связи с этим результаты деятельности любой организации напрямую зависят от эффективного проектного управления. Фундаментальное понятие «жизненный цикл» присутствует во всех аспектах управления проектами и является ключевым с точки зрения эффективного управления реализацией любого проекта. Жизненный цикл проекта - исходное понятие для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Это может показаться очевидным, но понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку задачи и процессы подготовки и принятия управленческих решений, используемые методики и инструментальные средства определяются текущей стадией проекта. Каждый проект, независимо от его сложности и объёма работ, необходимых для его выполнения, проходит в своём развитии определённые состояния: от состояния, когда проекта ещё нет, до состояния, когда проекта уже нет. Иногда – это момент рождения идеи, особенно для научных проектов, когда поиск идеи – скрупулезный и долгий период, а иногда – начало вложения денежных средств в его выполнение. Как правило, в инвестиционном проектировании началом проекта принято считать момент, с которого начинают затрачиваться средства. Концом проекта, может быть: завершение работ над его реализацией (ввод в действие), перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу, достижение проектом заданных результатов, прекращение финансирования проекта, начало работ по внесению в проект серьёзных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация), вывод объектов проекта из эксплуатации (ликвидация). Обычно факт начала работ над проектом, и факт его ликвидации оформляются официальными документами. Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется жизненным циклом проекта (проектным циклом). Целью данной работы является определение понятия жизненный цикл проекта, выявление фаз, стадий жизненного цикла проекта и их характеристика. Жизненный цикл проекта является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Итак, жизненный цикл проекта – полная совокупность ступеней развития проекта от момента возникновения идеи до её полного завершения. Часто жизненный цикл проекта определяют по денежному потоку: от первых инвестиций (затрат) до последних поступлений денежных средств (выгод). Начальный этап реализации инвестиционного проекта характеризуется, как правило, отрицательной величиной денежного потока, так как осуществляется инвестирование денежных средств. В последующем, с ростом доходов по проекту, его величина становится положительной. Глава 1. Особенности планирования проекта 1. Основные фазы жизненного цикла проекта Можно выделить четыре основные фазы жизненного цикла проекта, а именно: 1)исследования, предшествующие инвестированию - это выбор наилучшего варианта проекта, проведение переговоров с заинтересованными лицами, а также эмиссия ценных бумаг, посредством которых будет привлекаться капитал; 2)непосредственно инвестирование, когда посредством продажи акций или других финансовых инструментов в организацию поступают средства, необходимые для реализации замысла; 3)эксплуатация проекта — это полномасштабный производственный процесс, который проводится согласно заранее разработанному плану; 4)после инвестиционное исследование заключается в оценке эффективности деятельности, а также в определении соответствия полученных результатов предполагаемым. Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая для себя такую задачу, участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта. Поэтому на практике деление проекта на фазы может быть самым разнообразным - лишь бы такое деление выявляло некоторые важные контрольные точки («вехи»), во время прохождения которых просматривается дополнительная информация и оцениваются возможные направления развития проекта. На этапе разработки концепции проекта определяются конечные цели проекта и выявляются пути их достижения. При этом предполагается возможность задания альтернативных наборов целей, при формировании которых должны учитываться наряду с экономическими также социальные, политические и технические факторы. Важное требование при определении целей проекта - возможность их количественной оценки по объёмам, срокам, размерам прибыли. Для оценки жизнеспособности проекта проводится краткое (предварительное) технико-экономическое обоснование проекта. Обычно рассматриваются одна-две альтернативы, разработанные на предыдущем этапе. Каждая альтернатива оценивается по критериям стоимости и прибыли. На этом этапе устанавливаются граничные условия, формируются конкретные цели и ограничения, а также (на основе статистики по объёмам аналогов) предварительно оценивается стоимость проекта. Оценки жизнеспособности является обоснование преимуществ одной альтернативы перед другой. После принятия решения о начале работ по проекту рассматривается вопрос о руководстве работами по его реализации. Планирование проекта. После определения жизнеспособности проекта и решения о начале его реализации следует составить в письменной форме генеральный план проекта. План представляет собой структурно определённую последовательность этапов работ, ведущих к достижению уже определённого комплекса целей. Он должен показывать, кто и что должен делать, в какие сроки и каким образом, и включать все необходимые решения. План становится инструментом для работы со всеми участниками проекта и является предпосылкой для составления подробного календарного графика этих работ и для точной оценки их стоимости. План реализации проекта разрабатывается с участием специалистов всех заинтересованных сторон, что способствует его реальности и выявлению противоречий на ранней стадии реализации проекта. Окончательный план выполнения проекта должен быть одобрен, после чего он направляется всем участникам проекта. На этом же этапе решаются вопросы создания команды проекта. В ходе разработки технических решений осуществляется выбор эксплуатационных характеристик будущей продукции проекта. На стадии эскизного проектирования утверждается состав работ по рабочему проектированию и начинается проектно-конструкторская деятельность. В начале этой фазы подбираются материалы, позволяющие начать разработку проекта. Корректируется и утверждается технико-экономическое обоснование, являющееся основой для проектирования. На базе этой исправленной и утверждённой основы и формируется новая оценка затрат, включающая и дополнительную информацию по проекту, поступающую к этому моменту. Приближенная оценка определяется на основе сведений об объёмах работ при известной стоимости оборудования и материалов. Неточность оценки - 10-15%. Контрактная фаза. Если продолжение работ о проекту утверждается, переходят к составлению так называемых квалификационных требований, являющихся материалом для подготовки контракта и проведения рабочего проектирования. С этой же целью подготавливается предварительное задание на проектирование. В объявлении (декларации) о намерении проектировать объекты излагаются основные характеристики объектов, указывается место строительства и налагаемые ограничения. Отбор потенциальных подрядчиков проекта производится следующим образом. Обычно предварительно выбираются несколько фирм-претендентов, которые приглашаются для переговоров (торгов). Переговоры ведёт группа экспертов, при этом каждый эксперт оценивает претендента самостоятельно по следующим критериям: архитектурные и функциональные достоинства представленных предпроектных проработок, стоимостные показатели по будущему проекту, реальные архитектурные (инженерные) возможности фирмы, надёжность фирмы как партнёра по ранее осуществлённым проектам, финансовое положение. На основании результатов торгов оформляется контракт с выбранной проектной организацией. Контракт включает график и задание на проектирование. Затем переходят к выбору и утверждению окончательного варианта проекта. Обычно на это заказчик берёт 3-4 недели, что оговаривается в контракте. На этом этапе разрабатывается в полном объёме технико-экономическое обоснование и составляется задание на рабочее проектирование. Выбор и оформление отношений с подрядными организациями - последний этап контрактной фазы проекта. Одновременно с заключением контракта с проектной фирмой аналогичные мероприятия осуществляются по привлечению подрядных строительных фирм, а также фирм - поставщиков оборудования и материалов. Фазу реализации проекта принято делить на две стадии: 1)детальное (рабочее) проектирование и поставки; 2)исполнение. Следует отметить, что содержание проекта сильно влияет на представление и структуру жизненного цикла. Проект строительства автозаправки будет иметь другую структуру жизненного цикла, нежели проект организационных преобразований. Кроме этого, на схему представления жизненного цикла проекта могут влиять и другие факторы: 1)выработанная методология одного из участников проекта; 2)требования Заказчика; требования контролирующих организаций и проч. Специализированные виды проектов имеют специализированные жизненные циклы, хотя принципиально жизненный цикл имеет единую структуру. Жизненный цикл зависит от опыта веб-студии. Жизненный цикл корпоративного сайта коррелирует с опытом веб-студии, его создавшей. Опытный веб-разработчик — в некоторой степени гарантия, что инвестиция в сайт окажется выгоднее. Да, хорошая веб-студия берёт за сайт больше, но в итоге он обходится дешевле. Нетрудно посчитать, что сайт стоимостью в 400 тысяч рублей с жизненным циклом в 5 лет выгоднее, чем сайт за 225 тысяч рублей, но ставший неактуальным через 1,5 года. В первом случае стоимость года владения сайта — 80 тысяч рублей, а во втором — 150 тысяч рублей. Т.е., при почти вдвое больших первоначальных затратах, в итоге бизнес тратит почти вдвое меньше в итоге. Самый обобщенный вариант предполагает четыре основные фазы жизненного цикла проекта, реализуемые последовательно. Формирование концепции. Разработка. Реализация. Завершение. Данные стадии жизненного цикла проекта предваряет процедура его запуска, а окончательной точкой является событие закрытия. Такое содержание ЖЦП применимо к большинству проектов. В отдельных областях жизненные циклы обладают отраслевой спецификой. 1.2 Планирование проекта Планирование — это процесс создания и принятия целевых установок качественного и количественного характера, а также выявления путей по наиболее эффективному их достижению. Данные установки разрабатываются чаще всего в виде дерева целей и характеризуют будущее, а также по возможности выражаются численно набором показателей, являющихся ключевыми для определенного уровня управления. Необходимость в составлении планов обуславливается рядом причин. Самыми значимыми из них являются: координирующая роль плана, неопределенность будущего, оптимизация экономических результатов. Если бы будущее проекта было действительно абсолютно предопределенным, не было бы необходимости в постоянной разработке планов, совершенствовании методов их структурирования и составления. Отсюда следует то, что главной целью составления каждого плана является не определение точных ориентиров и цифр, так как это невозможно сделать в принципе, а установление по каждому из наиболее важных направлений некоторого "отрезка", в пределах которого может варьировать тот либо другой показатель. Смысл координирующей роли плана заключается в том, что хорошо структурированные целевые установки дисциплинирует как текущую, так и перспективную деятельность, позволяет организации работать без существенных сбоев, приводит ее в определенную систему. Последней причиной необходимости составления планов является то, что любое рассогласование в деятельности организации влечет за собой финансовые затраты (прямые или косвенные) на его преодоление. Если работа осуществляется по плану, то вероятность подобного рассогласования гораздо ниже; вместе с тем, и негативные финансовые затраты менее значительны. Планирование дает возможность обеспечивать высокую вероятность и высокий уровень достижения целей, основываясь на систематической подготовке решений. Тем самым оно выступает предпосылкой эффективной реализации проекта. Основным инструментом интеграции участников проекта является план проекта. Составление и согласование плана проекта всеми участниками обеспечивает лучшее понимание ответственности и своих задач. В плане проекта проводится подробный анализ методов обеспечения сбалансированности затрат проекта, качества, расписания и сроков реализации. Задачи планирования проекта На этапе планирования проекта решается ряд задач: утверждение плана проекта; согласование плана основными участниками проекта; создание и уточнение процедур управления проектом; уточнение и детализация целей и задач проекта; уточнение объема работ и состава проекта; уточнение порядка взаимодействия в проектной команде, а также между внешней средой и проектной командой; оценка рисков и формирование плана реагирования на них; уточнение потребности в ресурсах, план ресурсного обеспечения проекта (или отдельных этапов проекта); разработка бюджета проекта и реального расписания (или отдельных его этапов). Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с её помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы. Процесс планирования начинается до утверждения объёма работ и продолжается в ходе выполнения проекта и внесения изменений. Каждая фаза жизненного цикла проекта предусматривает определённый вид планирования с присущими ему методиками и инструментами. Планирование представляет собой совокупность процедур, связанных между собой взаимными отношениями. Первый этап планирования проекта - разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и проч. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как на этапе контроля проводится сравнение фактических показателей с плановыми. Определение уровней планирования - также предмет планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учётом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д. В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи. Планы (графики, сети) как выражение результатов процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, дифференцированную по уровням управления и эшелонированную по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные планы). Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающей постоянное сравнение фактических данных с плановыми. Ключевые понятия, используемые в процессах планирования, - «работы» и «вехи». Работа в плане проекта представляет некоторую деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов (конечных продуктов нижнего уровня). Таким образом, работа - основной элемент (дискретная компонента) деятельности на самом нижнем уровне детализации, на выполнение которого требуется время и который может задержать начало выполнения других работ. Момент окончания работы означает факт получения конечного продукта (результата работы). Работа является базовым понятием и предоставляет основу для организации данных в системах управления проектами. Веха - событие или дата в ходе осуществления проекта. Веха используется для отображения состояния завершённости тех или иных работ. В контексте проекта менеджеры используют вехи для того, чтобы обозначить важные промежуточные результаты, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта. Важным отличием вех от работ является то, что они не имеют длительности. Из-за этого свойства их часто называют событиями. Веха является мерой выполнения (контрольной точкой), её завершённость имеет только две оценки - выполнена или нет. Принятие решений в системах финансирования проектов, например, чаще всего полагается на оценки завершённости вех при выполнении платеже по контрактам. Определение основных вех требует ясного понимания ключевых стадий или состояний, через которые проходит программа в течение своего жизненного цикла, и чётких характеристик точек перехода. Вехи отмечают эти ключевые переходы и, следовательно, обеспечивают естественную серию контрольных точек. Эти контрольные точки соответствуют специфическим промежуточным целям, требуемым для достижения общей цели. При обзоре выполнения работ вехи позволяют руководству быстро понять, на какой стадии находится проект, и оценить, достигнуты ли основные состояния, необходимые для успешного завершения работ. В действительности процесс планирования не является таким строго последовательным, как это было только что показано. Например, ключевые вехи обычно определяются требованиями заказчика в самом начале программы. При контроле разработчик плана может обнаружить, что эти вехи не могут быть достигнуты и поэтому должны быть заново проведены переговоры с заказчиком. Кроме того, детальные вехи (для рабочих групп и отдельных исполнителей) могут устанавливаться по ходу выполнения проекта. Аналогично основные ресурсы (руководство проекта, ключевые исполнители) назначаются на ранних стадиях проекта, а специфические - определяются и назначаются на более поздних стадиях. Планирование представляет собой циклический процесс. Он начинается с наиболее общего определения целей, движется к более детальному описанию того, когда, как и какие работы должны быть выполнены для достижения поставленных целей. По мере продвижения проекта от концепции к завершению появляется дополнительная информация об условиях, влияющих на ход работ. Применение средств планирования и управления проектами позволяет членам команды более чётко описывать проблемы и контролировать изменения по проекту более эффективно. Хотя планирование и является итеративным процессом, существует логическая последовательность шагов разработки плана проекта, которая составляет цикл планирования. Для руководства проектом каждый шаг планирования подразумевает необходимость ответа на некоторый обобщённый вопрос. Конкретная структура планов, применяемых на разных уровнях и стадиях планирования проекта, зависит от стандартов и подходов, принятых в отрасли и в организациях, осуществляющих проект. Например, в строительной индустрии в состав проектной документации входят сметная документация, поставляемая заказчиком и детализируемая исполнителями, строительный генплан объекта, организационно-технологические схемы возведения объектов, графики выполнения работ и поступления на объект строительных материалов. В промышленных проектах в основе календарных графиков работ лежит конструкторская и технологическая документация. В информационных проектах - спецификация информационной системы. В общем виде на уровне управления проектом можно выделить следующие виды планов: 1) Концептуальный план проекта. 2) Стратегический план реализации проекта. 3) Тактические (детальные) планы реализации проекта. Отметим, что разные уровни управления в организации в разной степени вовлечены в разработку данных планов. Исходными данными для разработки плана проекта являются: Договорные требования. Описание доступных ресурсов. Оценочные и стоимостные модели. Документация по аналогичным разработкам. Процедура планирования проектов достаточно универсальна, а потому и последовательность шагов планирования является общей для широкого спектра разнообразных проектов. 1 2 |