Документоведение и процессуальные документы. Юриспруденция Форма обучения все Форма контроля зачёт

• Название: Юриспруденция Форма обучения все Форма контроля зачёт
• Анкор: Документоведение и процессуальные документы.doc
• Дата: 23.11.2017
• Размер: 0.49 Mb.
• Имя файла: Документоведение и процессуальные документы.doc
• Тип: Документы; #10400
• Категория: Экономика. Финансы
• страница: 4 из 4

Назначение макета

Макет однозначно описывает структуру данных, содержащихся в документе, и предназначен для обеспечения автоматизированной обработки структурированных файлов с данными документов.

В макете документа определяется:

Количество блоков в документе и их последовательность.

Количество полей для каждого блока документа, их последовательность и обязательность заполнения.

Структура файла макета

Макет документа состоит из последовательности блоков. Каждый блок начинается с новой строки и состоит из имен полей, разделенных символом «|» (код ASCII 124).

Первое поле в блоке является маркером. После имени поля может следовать признак «(0)», что означает, что данное поле может не иметь значения и заполняется по условиям, приведенным в п. 4.

Последним полем в блоке является указатель на следующий блок – маркер следующего блока с признаком «(*)» или без него.

Отсутствие в блоке указателя на следующий блок означает, что данный блок является последним в документе.

При описании макета документа используются три типа блоков:

1. 
   Идентификатор документа (смотри Таблицу 3, 4, 5 в п. 3.3). После идентификатора документа может следовать признак «(*)», означающий, что допускается передача нескольких документов в одном файле.
   
2. 
   Блок, неповторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока без признака «(*)».
   
3. 
   Блок, повторяющийся в одном документе. В этом случае в вышестоящем блоке указатель состоит из маркера текущего блока с признаком «(*)».
   

Формуляр документа.

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.)   потребуются не все  реквизиты, а только некоторая часть из полного списка. Причем, какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом. ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. Таким образом, можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д.

Например, формуляр акта включает в себя  перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке

2. Гриф утверждения

3. Наименование вида документа

4. Дата составления документа

5. Место составления документа

6. Заголовок к тексту

7. Текст

8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт

10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

35.=20
36.=27.
37. СМ. ВЫШЕ, С ВОПР. №№ 23, 24, 25.
38. Понятие "юридическая сила (статус) документа".

Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа - это свойство документа служить подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа определяет его способность порождать определенные правовые последствия.

Разные обстоятельства оказывают влияние на приобретение документом юридической силы.

• 
  Требования законности документа. К ним можно отнести соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решения по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопроса; необходимости предварительного согласования вопроса с другими организациями или подразделениями и т.д.
  
• 
  Соблюдение ответственными лицами требований, предъявляемых к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам). Юридически значимые реквизиты: наименование организации, дата его подписания (действия, описанного в документе), регистрационный номер документа, подпись (проверка права подписи) (на первом экземпляре документа), печать (не на всех). При отсутствии какого-либо реквизита, оказывающего влияние на обретение документов юридической силы, служащие организации вправе отказать в принятии такого документа, предложив заинтересованному лицу дооформить документ (поставить печать, номер или подпись).
  

В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой:

• 
  Оригинал или подлинники. Это первые и единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющим юридическую силу;
  
• 
  Копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы;
  
• 
  Заверенные копии – копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;
  
• 
  Выписки – это часть документа. На ней обязательно указывается, из какого документа сделана выписка, ставиться подпись должностного лица и печать организации;
  
• 
  Дубликаты – это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник. Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.
  

39.=31.
40. Правила и сроки хранения служебных документов.

Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения дела.

По срокам хранения документы делятся на документы

• 
  временного (до 10 лет) хранения; допускается
  
  • 
    хранить в скоросшивателях,
    
  • 
    не проводить пересистематизацию документов в деле,
    
  • 
    листы дела не нумеровать,
    
  • 
    заверительные надписи не составлять.
    
• 
  долговременного (>10 лет) хранения;
  
• 
  постоянного хранения.
  
  • 
    На делах постоянного хранения пишется "хранить постоянно".
    
  • 
    Архивный номер дела на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).
    
  • 
    На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
    
  • 
    Подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.
    
  • 
    По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
    
  • 
    Составляется внутренняя опись документов дела для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения,
    
    • 
      учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела),
      
    • 
      если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
      

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, к ней составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. В.О. подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного чтения текста всех документов.

Оперативное хранение.

С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

За сохранность документов и дел отвечают руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство.

Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих их от пыли и солнечного света.

Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течении 2х лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурного подразделения на срок не более 1 месяца, по истечении этого срока дело должно быть возвращено на место.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача дел в архив.

В архив организации передаются дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Передача производится по описям. Передаются по истечении двух лет.

При передаче дел в архив федерального органа исполнительной власти устраняются все найденные в деле недостатки.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив организации, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке.

В случае ликвидации/реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.

Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.

Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.

Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.

Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос.архив в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Организации, от которых документы поступают в государственные архивы, не подлежат уничтожению без согласования с архивными органами. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описи документов постоянного хранения является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.