занятие. Занятие Нормативноправовая база делопроизводства Вопрос Роль документов в реализации управленческих решений и действий
 Скачать 140.3 Kb.
|
|
Практическое занятие 1. Нормативно-правовая база делопроизводства Вопрос 1. Роль документов в реализации управленческих решений и действий. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются: - оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени; - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении) [7, с. 34]. Блок-схема обработки поступающей корреспонденции:  1) Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе. 2) Исходящие. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации). Таблица классификации документов на предприятии:
 Внутренние. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Вопрос 2.Информационная ценность документа. Под ценностью понимается- свойство данных, предмета, вещи, идеи удовлетворять определенные потребности индивида или социальной группы. Одна и та же информация может иметь различную ценность, если рассматривать ее с точки зрения использования для достижения различных целей. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве; в ведомственном архиве; в государственном архиве. В делопроизводстве решается проблема сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Основная задача ЭЦД сегодня – в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению. Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Третья задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности. Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений и отношений. Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие. С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии— признаки, на основании которых определяется ценность документов. Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности документов являются: критерии происхождения: - функционально-целевое назначение учреждения или лица — автора документа в жизни общества; - время и место образования документа. критерии содержания: - значение имеющейся в документе информации; - повторение информации документа в других документах; - вид документа; - подлинность документа критерии внешних особенностей: - форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа; - физическое состояние документа; - степень полноты сохранности фонда. Экспертные комиссии создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Экспертная комиссия создается приказом руководителя учреждения в количестве не менее трёх человек, функции и задачи комиссии закрепляются в положении. Положение разрабатывается на основе примерного положения «О постоянно действующей экспертной комиссии». Имеются экспертные комиссии также в областных архивах и их филиалах. Экспертная комиссия – это совещательный орган, однако, его решения вступают в силу после утверждения руководителем организации. По окончании проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного срока хранения приступают к их оформлению. Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются: -номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок; -операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести: -какие документы и в какое дело перешить, -какие документы подлежат уничтожению, -с каких документов можно снять гриф конфиденциальности; Вопрос 3. Критерии подлинности документов. Экспертиза подлинности документов является единственным способом установить отсутствие, или убедиться в наличии фальсификации любого письменного документа. В настоящее время судами принимаются заключения, выполненные исключительно в соответствии с действующей Методикой Министерства Юстиции РФ. Критериям внешних особенностей документов: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа; физическое состояние документа; Экспертизой подлинности документов и реквизитов проверяются: Оттиски печатей и штампов, которыми заверяются документы. Достоверность всего текста, либо его фрагментов. Способ нанесения оттиска печати ли штампа на документ. Последовательности нанесения штрихов в рукописных записях. Наличие изменений, внесенных путем подчистки, дописки отдельных штрихов. Экспертиза подложности документов, созданных при помощи компьютерного монтажа, включает в себя исследование: графических характеристик рукописного и печатного текстов; технических способов его изготовления. Таким образом, при исследовании в ряде случаев требуется применение совокупных знаний почерковедческой, судебно-технической и компьютерно-технической экспертиз. Первой задачей при исследовании документов, выполненных с помощью компьютерного монтажа, является «установление природы документа, определяемой в рамках судебно-технической экспертизы документов». Вопрос об определении подлинности или подложности документов носит правовой характер. Его решение находится в компетенции следователя и суда, но не судебного эксперта. Поэтому ставить такой вопрос перед экспертом недопустимо. Современные документы включают в себя два вида текстов: печатный, выполненный на компьютере, и рукописные реквизиты. Поэтому наиболее востребованными при исследовании подложности документа являются вопросы: «В один ли прием был изготовлен документ (не были ли подменены листы в многостраничном документе, напечатанном на принтере или плоттере)?»; «Изготовлен ли документ в естественной последовательности (при этом часто ставится некорректный вопрос об одновременности изготовления документа, что в принципе невозможно)?»; «Выполнена ли подпись от конкретного лица им самим или кем-то другим?». В последнее время также актуален вопрос: «Является ли подпись на документе рукописной либо является ее изображением (отсканированным)?». Чтобы решить вопрос о подлинности подписи, необходимо сначала провести судебно-техническую экспертизу, а затем – почерковедческую для получения категорического вывода. Вопрос 4.Законодательная и нормативная регламентация документирования деятельности и предприятий. Законодательное регламентирование документирования На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей: обеспечение юридической силы документа; организацию длительного хранения документов и последующего их использования; рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование. Создание современной законодательной и нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 70-х гг. двадцатого столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер. В 80-х гг была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени. В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта система (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др. Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге совершенствование работы аппарата управления. В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту). Основные перечисленные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции. Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являлись Основные правила работы ведомственных архивов, вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К Основным правилам прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения. В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Распоряжение правительства Российской Федерации от 21.03.94 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников» установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях. Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов. Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы документации. Основные положения. Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России. Основополагающими документами для современного ДОУ или делопроизводства являются: Федеральные законы; Нормативные акты Президента и Правительства РФ; Документы федеральных органов исполнительной власти; ГОСТы и другие документы. В состав Федеральных законов, регламентирующих процесс документирования, входят: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам1. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» закрепил право граждан на обращение, установил ряд терминов (обращение гражданина, заявление, жалоба), урегулировал отношения, возникающие при обращении граждан, установил требования к письменному обращению2. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяет обязательность документирования на территории России на русском языке3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства1. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 24 июля 2007 г.) регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау)2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе3. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии; устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение1. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. В состав Нормативных актов Президента и Правительства РФ, регламентирующих процесс документирования, входят: Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», которое устанавливает единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, устанавливает порядок оформления документов в федеральном органе исполнительной власти3. Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р «Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати»1. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве» устанавливает полномочия и организацию деятельности Федерального архивного агентства2. Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 «Вопросы Федерального архивного агентства» определяет сферу деятельности, функции, структуру и предельную численность Федерального архивного агентства3. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» устанавливает форму трудовой книжки и вкладыша в нее4. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» устанавливает порядок подготовки, согласования и государственной регистрации нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти5. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»1. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»2. Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»3. Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»4. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»5. В состав документов федеральных органов исполнительной власти, регламентирующих процесс документирования, входят: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»1. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»2. Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках». Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»3. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»1. Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления». Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. В состав ГОСТ-ов, регламентирующих процесс документирования, входят: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца1. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Подводя итог данного вопроса, отметим следующее. Информация, содержащаяся в документах организации, является важнейшим управленческим ресурсом. Каждый руководитель должен отдавать себе отчет в том, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность подразделений, отвечающих за документационное обеспечение, будет организована на современном уровне, и это надо понимать не только как обеспечение службы ДОУ современными техническими средствами, но, в первую очередь, как законодательную и нормативную регламентацию деятельности службы ДОУ и ее работников, а также технологических процессов работы с документами. Нормативно-методическое регламентирование документирования Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативно-методической регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации. Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству или документационному обеспечению управления (ДОУ), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними1. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении. Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки. Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Структура инструкции по делопроизводству, как минимум, должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения. Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления1. Положение о службе ДОУ – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре организации, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и организациями. Служба ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами в организации, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства. В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством организации, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными организациями по вопросам организации и совершенствования работы с документами. Положение о службе ДОУ разрабатывается руководством подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и учреждения в целом, и утверждается руководителем организации. Текст положения о службе ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения; цели и задачи службы ДОУ; функции службы ДОУ; права и ответственность службы ДОУ; взаимоотношения службы ДОУ. Кроме того, в организации должны быть разработаны и утверждены должностные инструкции. Должностная инструкция – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре организации и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями2. Должностные инструкции разрабатываются на каждого работника службы ДОУ. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда. Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п. В процессе подготовки положение о службе ДОУ и должностные инструкции проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, в числе которых: руководители заинтересованных подразделений, юрист, руководитель службы персонала, председатель профкома (при согласовании должностных инструкций), заместители руководителя организации (при согласовании положения о службе ДОУ). Для повышения ответственности работников за выполнение должностных обязанностей в полном объеме каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией либо после ее утверждения, либо при приеме на работу, при этом на первом экземпляре должностной инструкции работником проставляется ознакомительная виза по форме: «С инструкцией ознакомлен (подпись, дата)». Первые экземпляры положения о подразделении и должностных инструкций хранятся в деле учреждения, копии - у руководителя службы ДОУ и на каждом рабочем месте. Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем. Помимо вышеназванных, к нормативно-методическим документам, регламентирующим документирование в организации можно отнести Табель унифицированных форм документов и Альбом унифицированных форм документов. Табель унифицированных форм документов – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения. В число функций, выполняемых службой ДОУ, входит совершенствование форм и методов работы с документами и в рамках этой функции служба ДОУ занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности организации, как по составу, так и по их форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации. Разработка Табеля позволяет решить одновременно несколько задач: оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе; классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям); унификация состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей; унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации; упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации. Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов организации именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов. Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот оргнаизации. В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. Альбом унифицированных форм документов организации – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации в соответствии с Табелем унифицированных форм документов1. Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в Табель, эта работа является логическим продолжением Табеля и связанна с ним на содержательном уровне. Разработка и последующее ведение Табеля и Альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляются службой ДОУ, которая отвечает за поддержание Табеля в актуальном состоянии. Поскольку процедура разработки Табеля и Альбома форм – это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков, многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ. В процессе ведения в Табель и Альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в Табель и Альбом форм только с разрешения руководителя организации. Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенном персональным компьютером. Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом – правилами составления и оформления документов. |