Лекция-2-3 (ЭДО) _2023. Документооборот в рамках управления компанией Методология директивного управления
 Скачать 4.95 Mb.
|
|
Документооборот в рамках управления компанией Методология директивного управления ведение журналов регистрация документов, ввод резолюций, контроль резолюций, информация о состоянии исполнения документов в компании Методология процессного управления Методология проектного управления хранение проектной документации, обеспечение доступа к данным при реализации проекта, автоматизация отслеживания состояния проектных заданий, интегрирация с системой управления проектами (СУП) ведение электронной библиотеки регламентов (шаблонов) бизнес-процессов; автоматизация основных процедур в рамках бизнес-процессов, сбор метрик процессов, формирования отчетности Бумажный документооборот не в состоянии обеспечить надежность, оперативность и глубину контроля происходящих процессов Задачи автоматизации документооборота Основные концепцииЧто называют «электронным документооборотом»«Электронный документооборот»
Процессы работы с документами в офисных/корпоративных системах управления документами (СЭД) Электронный (цифровой) документооборот Управление документами в цифровой форме на всех этапах их жизненного цикла: создание, обработка, пересылка, хранение Основные понятия электронного документооборота:Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98) Электронный документ (ЭД) — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ) Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТАСЭД обеспечивают: процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях; контроль над потоками документов в организации. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных. Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Системы электронного документооборотаГлавное назначение СЭД - организация создания и хранения электронных документов, а также управление их жизненным циклом СЭД должны: - объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему; обеспечивать гибкое управление документов с помощью жесткой или свободной маршрутизации документов; реализовывать жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий; настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия; интегрироваться с существующими корпоративными системами. СЭД позволяет автоматизированными средствами решить задачи учрежденияускорение прохождения документов; обеспечение своевременной подготовки и направления ответов организации на запросы внешних корреспондентов; исключение многократного тиражирования документов; разгрузка трафика корпоративной сети; сокращение ошибок доставки документов; налаживание и упрощение контроля за исполнительской дисциплиной и использованием трудовых ресурсов; исключение потери документов; проведение мониторинга процедур прохождения документов и поручений и анализа эффективности организации делопроизводства в учреждении, и их оптимизация; совершенствование средств надежного централизованного хранения и эффективного поиска документов. Основные свойства систем электронного документооборотаОткрытость СЭД. 2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО) – на основе технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др 3. Особенности хранения документов 4. Маршрутизация документов 5. Разграничение доступа 6. Отслеживание версий и подверсий документов 7. Наличие утилит просмотра документов разных форматов 8. Аннотирование документов 9. Поддержка различных клиентских программ Преимущества от использования СЭДДвижущие силы и препятствия СЭДСЭД Человеческий фактор; Компьютерная грамотность сотрудников; Нечеткое понимание целей проекта; Сложности в освоении системы сотрудниками; Неоперативная техническая поддержка. Создание единого информационного пространства; Повышение оперативности управленческих решений; Оптимизация бизнес-процессов; Сокращение времени сотрудников. Основные драйверы российского рынка СЭД/ECM-систем Импортозамещение Законодательные изменения, направленные на использование в госсекторе отечественного офисного ПО
Постановление Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года, Стремительное развитие технологий Потребность рынка к автоматизации ЮЗДО Развитие мобильности Облака Напряженная экономическая ситуация Регулирование: примеры руководящих документовПостановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 года №890. «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» Переход к полноценному электронному документообороту Развитие системы МЭДО и решение вопросов архивного хранения электронных документов Госуслуги - процесс обработки и выпуска документов при взаимодействии физических лиц и организаций Распоряжение Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р. «Дорожная карта» «Совершенствование налогового администрирования Включает стимулирование перехода налогоплательщиков и налоговых органов на электронный документооборот Основные барьеры российского рынка СЭД/ECM-системИмпортозамещение Ограничения законодательной базы Психологический фактор и сопротивление переменам Отсутствие единого стандарта, регламентов и недостаточная унификация СЭД Классификация СЭД Типы СЭДECM - управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management)Российский рынок СЭДСпрос на СЭДКоличество автоматизированных мест на российском рынке, тыс. мест Наибольшее число автоматизированных мест – в госсекторе, услугах (+финансы и страхование) и в производстве Крупнейшие по числу пользователей проекты СЭД/ECM в госсекторе РоссииРис. 1. Интерфейс системы Directum Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision Рис. 3. Интерфейс ELMA Рис. 4. Интерфейс Optima WorkFlow Рис. 5. Интерфейс 1С: Документооборот 8 Предпосылки развития к СЭД Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получил еще большее развитие в судопроизводстве В-четвертых, применение электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах Основные модули СЭД В зависимости от применяемых технологий можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:
Плюсы и минусы электронного документооборота Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций Топ-8 часто задаваемых вопросов Что такое система электронного документооборота (ЭДО)? Какие бывают виды систем электронного документооборота (СЭД)? Как выбрать систему электронного документооборота? Каким требованиям должна соответствовать СЭД? С какими проблемами можно столкнуться при внедрении СЭД? Чем электронный документооборот (ЭДО) лучше бумажного? Каковы правила ведения документооборота? Как ЭДО помогает организации сэкономить деньги? Тренды российского рынка СЭД/ECM Расширение функциональности СЭД/ECM Интерес к облакам Корпоративные соцсети Импортозамещение Проникновение в СЭД идей BPM Укрепление позиций OpenText Мобилизация СЭД Юридически значимый документооборот «Умные системы» Создание полноценных электронных архивов Замена устаревших СЭД Законодательные изменения, направленные на использование в госсекторе отечественного офисного ПО
Постановлением Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года, Приобретение OpenText продуктовой линейки и бизнеса Documentum Изменения в сфере регулирования ЭДО Атаки криптовирусов спровоцировали рост интереса к СЭД Какие важные изменения и события произошли на российском рынке СЭД/ECM-систем в 2016-2017 годах? Вопросы? Вопросы |