Раздел 4. Компьютерные информационные технологии в документацион. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления Содержание понятия информационная технология
 Скачать 51.1 Kb.
|
|
Раздел 4. Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления Содержание понятия «информационная технология» раскрывается на обобщенном представлении категории «технология» и вводится как один из видов технологий, а не как самостоятельная и самодостаточная категория, что характерно практически для всех определений, дающихся в учебной и научной литературе. Само понятие «информационная технология» базируется на понятии «технология». Наиболее широкое по содержанию его толкование дал польский философ и писатель Станислав Лем, который определил технологии, как «… обусловленные состоянием знаний и общественной эффективностью способы достижения целей, поставленных обществом…». А наиболее распространенным является определение, зафиксированное в различных энциклопедиях и словарях: «Технология (от греч. techne – искусство, мастерство, умение) – совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции…». Последнее определение позволяет вычленить следующие составляющие: ➢ объект технологии (в приводимом определении это сырье, материал, полуфабрикат и в общем некоторый материальный ресурс); ➢ цель технологии (изменение состояния, свойств, формы объекта технологии); ➢ средства технологии и методы их применения, т.е. способы осуществления действий над объектом технологии для достижения цели технологии. Различие технологий проявляется в том, на что направлена деятельность людей в той или иной сфере, т.е. в объектах технологий. Для промышленного производства, как уже указывалось, это сырье, материалы, полуфабрикаты – все, что составляет материально-вещественные ресурсы производства. Если в качестве объекта деятельности выступают энергетические ресурсы (например, электрическая энергия), то мы получаем энергетические технологии (производство, передачу, преобразование, распределение, потребление энергии). Финансовые ресурсы как объект деятельности порождают финансовые технологии (банковские и бухгалтерские технологии, технологии работы на рынке ценных бумаг, технологии финансового и экономического анализа и т.п.). Информация как общественный ресурс тоже является объектом деятельности и, следовательно, связана с соответствующими технологиями – информационными технологиями. Опираясь на рассмотренное содержание понятия «технология», можно сформулировать следующее определение понятия «информационная технология»: ➢ Информационная технология – это совокупность средств и методов их применения для целенаправленного изменения свойств информации, определяемого содержанием решаемой задачи или проблемы. Рассмотрим, прежде всего, объект воздействия - информацию. В данном случае имеется в виду не информация вообще, как негэнтропийная характеристика системы, оцениваемая через количество информации, а ее конкретное воплощение в виде данных на том или ином носителе. Сами данные характеризуются формой восприятия или представления и содержательной интерпретации. Форма восприятия (представления) данных определяет основной способ конечного их использования в той или иной сфере деятельности м предполагает один из следующих вариантов: ➢ текстовую информацию; ➢ аудиоинформацию; ➢ видеоинформацию. Текстовая информация – это различные виды письменной речи или представления данных с помощью систем специальных знаков (математические и химические формулы, тексты программ и т.п.). Аудиоинформация – это устная речь, музыка, звуки естественного или искусственного происхождения, системы звуковой сигнализации различного происхождения. Видеоинформация – это различного рода образы, воспринимаемые органами зрения (рисунки, схемы, карты, фильмы и т.п.). Содержательная интерпретация конкретизирует восприятие конкретных данных той или иной формы представления в рамках конкретного вида деятельности. Так, текст некоторого документа на английском языке понятен и может быть использован специалистом, знающим английский язык, но не имеет практического смысла для человека, не владеющего указанным языком. Одни и те же звуковые сигналы, подаваемые с помощью горна в различных армиях мира, воспринимаются по-разному. Этих примеров достаточно для того, чтобы показать необходимость такой характеристики данных, как их содержательная интерпретация. Носитель информации – это материальное воплощение данных той или иной формы представления. В качестве носителя информации может выступать любой материальный объект, определенные состояния или свойства которого может рассматриваться как представление данных. Рассмотрим примеры. Носителями текстовых данных в разное время человеческой истории выступали такие материальные объекты, как поверхность каменных пещер, выделанные шкуры животных, изготовленные из тростника папирусные свитки, берестяная кора, глиняные и деревянные дощечки, ткани и, наконец, наиболее распространенный в этом отношении носитель – бумага. Все эти носители имели то свойство, что в течение определенного времени изменяли свои физические свойства в диапазоне, позволяющем сохранять изображение текста. Носители аудиоинформации не так разнообразны. Это, прежде всего, естественная среда, передающая звуковые волны, а также различного рода искусственные материальные объекты, определенные свойства которых позволяют фиксировать и воспроизводить звуковые колебания (восковые валики, виниловые диски, намагниченные проволока и пленка, оптические диски). Естественно, следует упомянуть и электромагнитные поля, позволяющие воспринимать, передавать и воспроизводить звуковые колебания (радио, телефон, телеграф и т. п.). Носители видеоинформации естественным образом включают все перечисленные выше носители текстовой информации. Кроме того, они включают различного рода фотоматериалы, голографические пластины и прочие материалы, позволяющие фиксировать и воспроизводить зрительные образы. К носителям видеоинформации следует отнести электромагнитные поля, позволяющие воспринимать, передавать и воспроизводить видеоинформацию. К особым видам носителей данных относят электронные. Это не вполне точное название (поскольку в большинстве случаев речь идет о магнитных носителях) объединяет все виды носителей, которые хранят данные в виде некоторых объектов (файлов, дисковых томов и т. п.), интерпретация которых с помощью программ, выполняемых компьютером, воспроизводит ту или иную форму информации на соответствующих устройствах. Рассмотрев первый компонент информационной технологии (информацию), перейдем ко второму – результату воздействия как целенаправленного изменения свойств информации (данных на носителе). Определение результата воздействия предполагает установление конкретного свойства данных, которое будет изменено, и собственно изменения (направления и размера). В этом отношении характерны распространенные в научной и учебной литературе формулировки определения информационной технологии, которые, по существу, представляли собой перечни информационных процессов – сбор, передачу, обработку, хранение, предоставление информации. Перечисленные процессы можно рассматривать как обобщения соответствующих целенаправленных изменений свойств данных. Сбор данных представляет собой такую трансформацию совокупности данных, при которой изменяется свойство ее концентрации, т. е. из различных источников данные собираются в одном месте. Передача данных представляет собой такую трансформацию совокупности данных, при которой меняются ее пространственные координаты, рассматриваемые как соответствующее свойство. Обработка данных представляет собой такую трансформацию совокупности данных, при которой изменяется то или иное качественное ее свойство, имеющее смысл для решения конкретной задачи или проблемы. Хранение данных представляет собой такую трансформацию совокупности данных, при которой меняются ее временные координаты (от прошлого к будущему), рассматриваемые как соответствующее свойство. Представление данных – это такая трансформация совокупности данных, при которой меняется ее вид от формы хранения или результата обработки к форме, удобной для использования при решении конкретной задачи или проблемы. Аналогичным образом может быть интерпретирован практически любой информационный процесс. Главное – выявить качественно полезное свойство данных, определить направление и размер изменения этого свойства. Определив объект технологии (данные на носителе), цель технологии (целесообразное изменение свойств данных), можно перейти к методам технологии. Определение методов технологии предполагает выбор соответствующих средств и способов их использования. Здесь выбор настолько разнообразен, что практически не поддается достаточно обозримой классификации. Поэтому ограничимся поясняющим примером. Предположим, что в офис некоторой организации поступил документ на иностранном языке, имеющий важное значение, но в офисе отсутствуют специалисты со знанием языка поступившего документа. Для работы с указанным документом необходим перевод его текста на русский язык. Для решения этой проблемы возможны следующие три варианта действий: 1) приглашение профессионального переводчика; 2) использование компьютерной программы машинного перевода; 3) сочетание первых двух вариантов, при котором профессиональный переводчик осуществляет редактирование текста, полученного компьютерной программой машинного перевода. В перечисленных вариантах решения возникшей проблемы сам процесс достижения необходимого результата состоит из трех этапов: – получение копии документа в форме, необходимой для последующей работы (назовем этот этап копированием); – собственно перевод текста копии документа с получением рабочего экземпляра с текстом на русском языке (назовем этот этап переводом); – получение документа на русском языке для последующей работы с ним (назовем этот этап выдачей). Каждый из перечисленных этапов реализуется соответствующей информационной технологией, особенности которой при различных вариантах решения проблемы определяются как раз используемыми методами преобразования. Основные этапы развития информационных технологий Выделены следующие этапы: 1-й этап (до второй половины XIX в.) – «ручные» технологии: перо, чернильница, книга, элементарные ручные средства счета. Коммуникации осуществлялись путём доставки конной почтой писем, пакетов, депеш, в европейских странах применялся механический телеграф. Основная цель технологий - представление и передача информации в нужной форме. 2-й этап (конец XIX в. - 40-е гг. ХХ в.) – «механические» технологии: пишущая машинка, арифмометр, телеграф, телефон, диктофон, оснащённая более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологий - представление информации в нужной форме более удобными средствами, сокращение затрат на исправление потерь и искажений. 3-й этап (40-е - 60-е гг. XX в.) – «электрические» технологии: первые ламповые ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, телетайпы (телексы), ксероксы, портативные диктофоны. Организация доставки информации в заданное время. Акцент в ИТ начинает перемещаться с формы представления информации на формирование её содержания. 4-й этап (70-е гг. - середина 80-х гг.) – «электронные» технологии, основной инструментарий - большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы, оснащённые широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологий смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой среды различных сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы. 5-й этап (с середины 80-х гг.) – «компьютерные» («новые») технологии, персональный компьютер с широким спектром стандартных и заказных программных продуктов широкого назначения. Создание систем поддержки принятия решений на различных уровнях управления. Системы имеют встроенные элементы анализа и искусственного интеллекта, реализуются на персональном компьютере и используют сетевые технологии и телекоммуникации для работы в сети. 6-й этап (с середины 90-х гг.) – «Internet» («новейшие») технологии. Широко используются в различных областях науки, техники и бизнеса распределенные системы, глобальные, региональные и локальные компьютерные сети. Развивается электронная коммерция. Увеличение объемов информации привели к созданию технологии Data Mining. Информационные технологии в документационном обеспечении управления Автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ) имеет определенные исторические, методологические и организационно-методические предпосылки. Автоматизированные системы управления Здесь следует указать на ту область научной и практической деятельности, которая связана с автоматизированными системами управления (АСУ) (1960 - 1980). Здесь были достигнуты серьезные результаты, воплотившиеся как в разработке соответствующих нормативных материалов, так и в создании реально действующих систем управления. Несмотря на то, что эти материалы и системы опирались на ныне устаревшую техническую базу, принципиальные методологические положения и рекомендации, а также соответствующие нормативные документы не потеряли своей актуальности. В связи с этим следует указать на группы государственных стандартов: ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем и др. Актуальность совершенствования традиционной системы документационного обеспечения управления обусловливается необходимостью повышения уровня эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости их обработки. В соответствии с этим разрабатываются и внедряются в практику документационного обеспечения комплексные автоматизированные системы, призванные решить указанные задачи за счет образования единого информационного пространства организации, дающего ее работникам средства эффективной совместной работы с документами на любом рабочем месте и в любое время. Напомним, что документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) призвана повысить уровень эффективности управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи: – документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); – обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение); – обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей); – автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов). Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение. Основные способы создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления Осуществить разработку и внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления в организациях можно одним из следующих двух способов: – заказать в специализированной проектной фирме или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации; – приобрести готовую систему из числа предлагаемых на российском рынке и настроить ее на предметную область организации. Главная особенность создания автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь формируется понимание того, что должна делать будущая система, каким образом она должна функционировать, чтобы удовлетворять предъявляемым к ней требованиям. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к неуспеху всей работы в целом. Поэтому ответственным и необходимым в процессе создания автоматизированных систем является этап предпроектного исследования организации. Основная его задача – выявление и обоснование потребностей системы в использовании средств автоматизации. |