ДОУ конспект лекций. Тема 1. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности
 Скачать 455.18 Kb.
|
|
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 2016 Тема №1. Основные понятия в области документирования управленческой деятельности. Делопроизводство и его становление в России Документы и его функции Нормативно-правовая база делопроизводства Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Классификация деловой документации 1. Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов — записью информации на различных носителях в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу. Наряду с термином "делопроизводство" в настоящее время широко используется равный по содержанию термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ), который также будет применяться в книге. Делопроизводство ("вершение дел") в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т. п.). Слово"дело" как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в. Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации. На рис. 1.1 приведен фрагмент царской грамоты, устанавливающей правила адресования документов. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное ("министерское") делопроизводство. Письменный документ стал одним из главных средств управления. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте вводилось единообразие процессов делопроизводства, для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда. В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное дляцентрализованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ставшей в дальнейшем отправной точкой становления современного отечественного делопроизводства. В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей народного хозяйства осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризации. 2. Важнейшим носителем информации является документ. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства" в широком смысле. Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина "документ". "Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать" [З]1. Реквизит документа (текст, адрес, подпись и др.) — обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями. Функции документа: 1. информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. 2. организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. 3. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. 4. юридическая функция документ (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). 5. воспитательная функция. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации. Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например: учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведений в письменном виде, планирование — в виде различного рода планов и т. д. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД) 3. Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.2). В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" установливает обязательность документирования информации, определил ряд терминов ("информация", "документированная информация" и др.), обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Федеральные законы "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью" определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" [18], устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения. Ряд законодательных актов (Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Закон РФ "О языках народов Российской Федерации", Закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров", постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (постановления Правительства РФ "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи", "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи"), приданию документам на машинном носителе юридической силы (Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"). Следует упомянуть ряд других нормативно-правовых актов таких как Указ Президента Российской Федерации "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне", Федеральный закон РФ "О коммерческой тайне", "О бухгалтерском учете", "Об авторском праве и смежных правах", имеющих большое значение при оформлении управленческой документации. Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении учебного материала. Вот эти документы: • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в управлении отечественной экономикой. ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационно-го обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГС-ДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления — ГСДОУ. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.). ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система органи зационно-распорядительной документации. Требования к оформ лению документов [4]. Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем упомянутым выше действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003. • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [14]. Инструкция разработана в целях совершенствования доку-ментационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления. • Основные правила работы архивов организаций [8]. Правила освещают в соответствии с действующим Положением об архиве государственного учреждения требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работу с документами в архивах. • Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" [15]. Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение. Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, отчетно-статистической и некоторых других видах документации. 4. Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах [17]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). 5. Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др. По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. По месту составления документы подразделяются на доку-менты, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени закрытости (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования — конфиденциальные документы. По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сро ком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно". По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, подготовленный для дальнейшего оформления.Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника. Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.Отпуск — копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы. Выписка из документа — заверенная часть текста под--^ линника.Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий \^ одинаковую силу с подлинником. По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуаль ные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и уни фицированные, предусмотренные общероссийским классифи катором управленческой документации (ОКУД) [15], а также в виде анкет и таблиц. i Индивидуальное (тунифицированные) документы по содержанию являются специфическимиj носящими характер разового документа. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета. Анкета — способ представления текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы. Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные. Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах. В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммер-ческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ или услуг, договоры аренды и др Контрольные вопросы Дайте определение понятия "делопроизводство". Какие виды деятельности охватываются этим понятием? Расшифруйте аббревиатуру ДОУ. Как соотносятся между собой эти два термина? Что такое документ и каковы его функции? Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России? Каково содержание понятий "система документации" и "унифицированная система документации"? В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве? Изложите кратко опыт и перспективы создания в стране ГСДОУ. Перечислите признаки, по которым классифицируются документы в организациях. Какие разновидности деловых документов используются в работе организаций? |