Ответы на вопросы(39). 1. Назовите сильные и слабые стороны принятия решений в группах. Сильные стороны
 Скачать 64.54 Kb.
|
|
Голосовая почта представляет собой систему связи, которая оцифровывает произнесенное сообщение, передает его по сети и сохраняет на диске, чтобы получатель мог ознакомиться с ним позже. Это средство позволяет передавать информацию, даже когда получатель физически отсутствует в месте его получения. При этом, прибыв на место, получатель может как-либо использовать полученное сообщение, стереть его или направить другим лицам. Факсимильная машина (факс) позволяет передавать документы с текстом и графикой по обычным телефонным линиям. Факс-машина, посылающая документ, сканирует и оцифровывает его, а факс, на который направляются сведения, считывает отсканированную информацию и воспроизводит ее на бумаге. Таким образом, с помощью факса можно быстро и легко распространить среди членов организации информацию, которая лучше всего воспринимается именно в распечатанном виде. Электронный обмен данными (EDI) это способ обмена стандартными деловыми документами, такими как счета-фактуры или заказы на поставку, с помощью прямого кабельного соединении двух компьютеров. Этот способ коммуникаций часто используют для передачи документов фирмам-производителям, поставщикам и клиентам, поскольку это позволяет экономить и время, и деньги. Каким образом? Деловые бумага передаются из информационной системы одной организации в другую с помощью телекоммуникационной сети. Первой организации не приходится распечатывать и обрабатывать бумажные документы, а другой — вводить заново в компьютер уже введенные данные. Встречи или собрания — с глазу на глаз, команды, подразделения или всей организации — всегда были одним из основных способов обмена информацией. Раньше из-за ограниченности технологий была единственная форма проведения собраний, т.е. все заинтересованные люди должны были физически находиться в одном и том же месте. Но теперь все изменилось! Благодаря изобретению телеконференций группа людей может совещаться одновременно с помощью телефона или специального программного обеспечения для общения по электронной почте. Есть даже оборудование и программы, позволяющие участникам собрания видеть друг друга на экранах мониторов, и такая конференция называется видеоконференцией. Рабочие группы большие и малые, находящиеся в разных местах, — могут использовать эти средства сетевого общения для кооперации и обмена информацией. Во время вспышки атипичной пневмонии, чтобы снизить возможность заражения, некоторые компании воспользовались для связи со своими сотрудниками таким способом, как видеоконференции. Но, хотя это позволило не прерывать общения, этому способу явно недоставало элемента личностного взаимодействия. Так, например, главный исполнительный директор компании Borland Дэйл Фуллер должен был как раз в это время лететь в Китай для обсуждения вопросов экономического развития и продаж программного обеспечения в этой стране. И когда ему пришлось вместо личных встреч ограничиться видеоконференцией, Дэйв серьезно задумался, насколько это повлияет на результаты переговоров и не приведет ли это к определенной потере объемов продаж. И наконец, благодаря развитию компьютерных сетей появилась возможность создания внутренних локальных сетей организаций, т.е. внутренних организационных систем передачи информации, основанных на Internet-технологии. При использовании связи данного типа все передаваемые сведения доступны исключительно служащим конкретной организации. Внутренняя (локальная) сеть — это не только эффективный способ передачи информации; для работников, находящихся в различных местах, она стала незаменимой для совместной работы над документами и проектами. Например, именно в такой сети сотрудники компании Buckman Laboratories International, выпускающей различные химикаты и базирующейся в Мемфисе, штат Теннесси, могут найти подробную информацию о товарах, рынках и клиентах. Получить эту информацию легко, и сделать это может любой член организации. Более того, любой работник может ввести свою полезную информацию в эту сеть, получившую название K’Netix и таким образом поделиться ею с коллегами. Внешняя локальная сеть — это организационная сеть на основе Internet-технологий, которая позволяет имеющим разрешение членам организации связываться с некоторыми внешними лицами и компаниями, например с клиентами или поставщиками. Так, в компании Harley-Davidson создана внешняя локальная сеть, обеспечивающая быструю и удобную связь с дилерской сетью фирмы. 31. В чем заключаются особенности перцептивных процессов в коммуникации? Перцепция в общении это – оценка людей на основе чувств, эмоций, их поступков и прогнозирование поведения партнера по взаимодействию. Последнее способствует созданию собственной стратегии в общении: близости, привязанности, которая может выражаться в дружбе, симпатии, любви или альтернативном восприятии (конфронтации, соперничестве, неприязни). Перцептивная сторона общения – эмоциональное восприятие и познание индивидуумов, социальных групп. Согласно высказываниям С. Л. Рубинштейна (2000), восприятие человека происходит за счет оценки внешних данных, их соотношения к личностным характеристикам, прогнозирования поступков. Возникающие в процессе общения впечатления определяют дальнейшее согласование действий. Стереотипия Функции общения в психологии и их краткая характеристика Стереотипом принято считать краткий вариант представлений. Например, определенная ситуация неоднократно повторялась в жизни человека, полученный опыт дает установку на развитие дальнейших событий. Люди могут выражать стереотипы тремя способами: Антропологическим приписыванием, ориентируясь на внешность. Социальными установками. Базу для размышлений могут обеспечивать профессиональные и статусно-ролевые предположения о психологических свойствах личности. Эмоционально эстетическими суждениями о психологических свойствах, поостренных на физиологической привлекательности. Например, симпатичных парней большинство девушек привыкло представлять как бабников, доверие многих девушек к симпатичным парням резко снижается. Однобокое, ограниченное проявление стереотипов блокирует познание действительного положения дел, одновременно формирует традиции, устои и приметы. Идентификация В ходе общения люди сопоставляют себя с собеседниками, выявляя схожести и различия. Соответственно, определяют собственные особенности, возможности, ограничения. Познание внутреннего мира собеседника проходит через идентификацию – попытки поставить себя на место партнера. Идентифицируя личность, субъект усваивает поведение, запросы и привычки противоположной стороны. Эмпатия Эмпатия в перцептивной стороне общения – это сочувствие, сопереживание (эмоциональный отклик на чужие проблемы, понимание внутреннего состояния партнера). Отрицательное эмоциональное переживание (горе, тревожность, печаль) быстрее вызывает эмпатию, относительно положительного. Эмоциональная природа механизма проявляется больше в чувствах, нежели мыслях. Т.П. Гаврилова, анализируя действующие определения эмпатии, выделяет 4 наиболее распространенных варианта: чувствование события, объекта искусства, природы; понимание потребностей; разделение состояния; характеристики психотерапевта. Эмпатия может включать 3 формы проявления: непроизвольное воспроизведение эмоций партнера, сочувствие и переживание. Аттракция К аттракции принято относить субъективное восприятие собеседника под воздействием положительного отношения. В основе эмоциональной привязанности лежат общие взгляды, интересы или избирательное восприятие внешних характеристик, поведения, особенностей характера. Аттракция играет особую роль в деловой психологии: ученые советуют выражать к клиентам положительное отношение даже при отсутствии симпатии, внешнее выражение доброжелательности создает эффект бумеранга: негатив сменится позитивом. Рефлексия Психологическая рефлексия – механизм самопознания, представление того, как выглядит индивид в глазах собеседника и воспринимается незнакомым человеком. В социальной рефлексии люди выбирают три позиции: действительный образ; индивидуальное восприятие самого себя; представления партнера по общению. Зачастую представление о собственном поведении, способе передачи данных не отвечает реальности, поскольку люди не имеют возможности наблюдать за собой со стороны. Просмотрев видеозапись, многие часто удивляются собственным движениям, смеху, манере общения. Успех в общении будет максимальным при наличии совпадений между партнерами и, наоборот, неверные представления спровоцируют непонимание. Простым примером рефлексии является общение оратора с аудиторией: искаженное представление слушателей о восприятии артиста грозит провалом публичного выступления. 32. Каковы особенности коммуникационных барьеров в организации? коммуникациях на работе также часто возникают специфические барьеры коммуникации. Остановимся на них более подробно. Языковые различия - неправильное или неточное кодирование сообщения руководителями, без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.). Различие социальных установок членов организаций, различных ценностей. Конфликт между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя. Семантические барьеры, возникающие из-за плохо сформулированных сообщений, могут приводить к потере информации при передаче информации. Особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде. ( Семантические барьеры трудности в процессе коммуникации вследствие несовпадения значений слов представителей различных национальных культур, профессий, социальных слоев, уровней образования.) Невербальные межличностные преграды (жесты, интонации, внутренний смысл и другие формы невербальной символической коммуникации). Неудовлетворительная обратная связь (например, из-за неумения слушать). Пути решения. Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать следующие приемы: o предварительная подготовка к передаче сообщения, например разъяснение основных положений, содержания сообщения; o снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий; o постоянное внимание к невербальной коммуникации - тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.; o проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений; o установление обратной связи, для чего следует: задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей на сообщение, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие на замешательство или непонимание; создавать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателей информационных сообщений. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах. Искажение сообщений - явление, при котором поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы: 1) непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах; 2) сознательные искажения, которые представляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей. В данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия; 3) фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Эта операция может привести к потере информации, вредным упрощениям, которые препятствуют принятию эффективных управленческих решений. Отрицательный эффект фильтрации наблюдается, когда высших руководителей пытаются снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до их сведения наиболее острые проблемы; когда существует страх перед наказанием; ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть (по их мнению, наименее важную). Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделения. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающих на себе решение многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений организации. Делегирование ряда полномочий и задач может помочь руководителю снизить свои информационные перегрузки. Недостатки в структуре организации. Самым распространенным из таких недостатков следует признать существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Другим недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между подразделениями. Еще один существенный недостаток - наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. Действительно, с помощью современных средств можно передать необходимый объем информации, но бывает трудно проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Сотрудники организации должны хорошо понимать задачи программ по налаживанию внутренних коммуникаций, которые должны быть разработаны в соответствии с культурными особенностями и стилем управления организации. Если эти условия не будут выполнены, программа по налаживанию внутренних коммуникаций может оказаться неполной, а кроме того, будет вызывать недоверие, враждебность и циничное отношение со стороны сотрудников. С другой стороны, тщательно разработанные и соответствующим образом реализованные программы по налаживанию внутренних коммуникаций, могут способствовать защите организации от "плохих новостей", не допуская при этом снижения производственной мотивации, а также могут помочь проведению эффективных управленческих мероприятий при проведении организационных изменений. Хорошо налаженная система внутренних коммуникаций является важной частью любой организационной структуры, однако следует также отметить, что правильно выстроенная система внутренних коммуникаций является залогом всей коммуникационной деятельности организации в целом. (Внутренние коммуникации — это любые коммуникации внутри организации.) 33. Сопоставьте различные коммуникационные стили и определите, какой из них в наибольшей степени характерен для вас. В чем состоят основные преимущества каждого из них? Коммуникационный стиль «реализация себя» - характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него. Коммуникационный стиль «замыкание в себе» — это одновременно низкий уровень открытости и низкий уровень обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют "интроверты" - люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим. Коммуникационный стиль «защита себя» - характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими. Коммуникационный стиль "торговля за себя" - характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации. Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других. 34.Почему невербальная коммуникация имеет меньшее значение в организационных коммуникациях, чем вербальная? Невербальная коммуникация не всегда оказывается ясной и определяемой четкими правилами, как при вербальной коммуникации. Так, если ваш коллега смотрит на свои часы, что это может означать? Наскучило ли ему общение с вами или же у него назначена встреча с другим человеком? Таким образом, невербальные сигналы являются менее ясными и допускают ошибочную интерпретацию. По мнению западных экспертов, надежность сообщения, получаемого посредством невербальной коммуникации, составляет около 60%. Считается также, что женщины более склонны фокусировать свое внимание па невербальных сигналах в ситуациях коммуникации, и это объясняет, почему они являются лучшими слушателями, чем мужчины. |