Ответы на вопросы(39). 1. Назовите сильные и слабые стороны принятия решений в группах. Сильные стороны
 Скачать 64.54 Kb.
|
|
Сообщение – это непосредственно информация. Отправитель – это человек, который генерирует идею либо собирает информацию и передает ее. Адресат (получатель) – это лицо, которому информация предназначена и которое трактует ее. Каналом может называться средство передачи информации. Каналы могут быть таких видов: -компьютерные сети, -устная передача, -электронная почта, -совещания, -отчеты, служебные записки, -письменная передача, -телефонные переговоры. 22. В чем заключается специфика вертикальных и горизонтальных каналов коммуникации? Почему горизонтальные потоки информапии обычно интенсивнее вертикальных? Вертикальные каналы коммуникации должны связывать все уровни управления организации в единое целое. Для этого информацию следует направлять прежде всего сверху вниз. Именно таким образом руководство доводит до подчиненных сведения о текущих задачах, рекомендуемых методах действий, применяемых санкциях и вознаграждениях, об изменении организационных норм и нормативов, а также организационной структуры и технологии. Через систему нисходящих связей руководство организации обеспечивает ориентацию целей подразделений организации относительно главных организационных целей; коррекцию поведения, установок и поведенческих стереотипов исполнителей на всех уровнях, координацию действий; поддержание и упрочение авторитета власти и контроля. Восходящие потоки информации в направлении снизу вверх, т.е. в направлении подчиненные — руководитель, представляют собой каналы обратной связи процесса управления. При этом руководители высших уровней получают информацию о проблемах и текущих делах в каждом подразделении организации, что позволяет им постоянно корректировать и изменять меры воздействия на поведение подчиненных всех нижестоящих уровней. Подчиненные могут использовать восходящие потоки информации, чтобы довести до сведения высшего руководства информацию о частных проблемах подразделений и отдельных работников, а также о событиях, выходящих за рамки контроля со стороны формальной структуры организации. Горизонтальные каналы коммуникации в организации представляют собой пути и средства передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации. Горизонтальные коммуникации реализуются в виде обмена информацией на совещаниях высших руководителей, руководителей среднего уровня, низшего звена управления, на собраниях исполнителей, а также в неформальных коалициях, кружках коллег, в ходе трудовой деятельности и т.д. Уже только перечисление возможных горизонтальных каналов показывает их необыкновенное разнообразие и свидетельствует о больших возможностях для управления деятельностью организации и наиболее полного обеспечения информацией членов организации всех уровней. Для функционирования горизонтальных каналов коммуникации особенно важно наличие неформальной структуры организации. Информация, содержащаяся в вертикальных потоках, изменяется при ее движении вверх или вниз по формальным организационным структурам. При прохождении вверх информация суммируется, обобщается. При движении вниз передается лишь ограниченная часть информации, которая считается необходимой. 23. Что входит в содержание понятия «социально-производственная информация»? Социальная информация — это осмысленное коммуникационное сообщение в свете информационного подхода. Эта дефиниция подразумевает, что осмысленное сообщение может быть носителем знаний, эмоций, побуждений (все это — смыслы), и значит, последние попадают в содержание социальной информации. Другими словами: социальная информация — это сообщение, имеющее смысл. 24. Какие коммуникационные барьеры могут препятствовать успешной деятельности организации? Как их можно преодолевать? Различают коммуникационные барьеры микро- и макроуровня (микробарьеры и макробарьеры). Микробарьеры мешают успешной коммуникации в конкретных, узких областях профессионального общения. К таким барьерам относятся: · психологический настрой отправителя информации по отношению к получателю (адресату); · психологический настрой получателя (адресата) по отношению к отправителю информации; · низкую способность восприятия получателем формата данной информации (трудная или специфичная лексика, сложность фраз, национальный акцент и др.); · отсутствие обратной связи · предвзятое отношение обоих контрагентов коммуникации к обсуждаемой теме (идее) и приводимой аргументации. Коммуникационные макробарьеры создают преграды для установления успешной коммуникации в целом. К ним относятся: · увеличение пропускной способности сетей, каналов, средств передачи и кодирования информации, в результате чего часть информации пропадает или искажается вследствие перегрузки сетей; · упрощенная информация, несущая в себе мало конструктивных идей, слабосвязанная с контекстом общения; · языковой барьер (иноязычная среда общения, профессиональный сленг, не воспринимаемый невербальный стиль общения); · организационные и технические причины. Несмотря на разнообразие причин, можно попытаться представить себе внутреннюю структуру коммуникационных барьеров как факторную связь нескольких первопричин. Барьеры можно разделить на преграды, которые зависят от инициатора коммуникации, источника управленческой информации и преграды, которые зависят от получателя управленческой информации, коммуникационного контрагента. Причины искажения информации, зависящие от её источника: · некачественное построение сообщения и информационного обмена (недостаточная убедительность неудачный лексический состав); · недостатки обратной связи (отсутствие мотивации); · неумение вести диалог и переговоры (неумение слушать и задавать вопросы); · погрешности логики сообщения (недооценка позиции и способности получателя); · низкие индивидуальные особенности отправителя информации (дикция, слух, зрение, невнимательность, память и т.д.). Причины искажения информации, зависящие от её получателя: · неспособность адекватно оценивать степень важности сообщения (слабое знание темы, низкий уровень культуры); · некорректный набор установок сознания (подверженность стереотипам, предвзятость, конфликтность, отсутствие внимания); · несоответствующий интерес к теме коммуникации; · низкие индивидуальные физиологические особенности получателя информации (зрение, слух, память, невнимательность и т.д.). Все «барьеры» и ошибки — негативные факторы, мешающие реализации функции коммуникации, для повышения эффективности которой необходимо их преодоление. Существуют общие правила и принципы построения эффективных коммуникаций. Наиболее общее правило — не приступать к передаче идеи до тех пор, пока она не станет до конца понятна самому себе. Правило «постоянной готовности к непониманию» и допущения за исполнителями «права на непонимание». Руководитель часто заблуждается, считая, что его нельзя не понять. Однако многообразие «барьеров» часто приводит к неполному и неточному пониманию. Правило конкретности. Не следует употреблять двусмысленные, расплывчатые выражения и слова, перегружать сообщения профессионализмами. Правило контроля за невербальными сигналами. Необходим контроль за мимикой, жестами, интонацией, позой. Правило адресата. Надо стараться говорить на языке собеседника, учитывая его уровень — жизненный, профессиональный, культурно-образовательный. Правило «собственной неправоты». Необходимо допускать ошибочность личной точки зрения. Правило «места и времени». Эффективность руководящих распоряжений возрастает при их своевременности и выборе наиболее благоприятной обстановки, в которой они реализуются. Правило активного и конструктивного слушания, правило обратной связи. Также в теории управления существуют три наиболее общих принципа эффективной коммуникации: ясности, целостности и стратегического использования неформальной организации. Соблюдение этих правил и принципов способствует реализации функции коммуникации в управленческой деятельности, определяет ее содержание и специфику. 25.Перечислите цели, реализации которых служат формальные и неформальные коммуникации. Цели коммуникаций в организации таковы: • решение официальных задач производственного коллектива; • удовлетворение социальных потребностей его членов (в общении, в привязанности, в информации). Весь путь от отправителя информации до её получателя называется каналом коммуникации (здесь имеется в виду как физическая, так и социальная среда). Именно благодаря коммуникативным потокам, которые называют кровеносными сосудами организации, она существует как система. 26. В чем состоят сходства и различия вербальной и невербальной коммуникаций? Издавна в психологической литературе существует подразделение на вербальную и невербальную коммуникации. И те и другие способы передачи информации используются в организационных коммуникациях с одними и теми же целями. Оба этих способа передачи различных сообщений присущи в различной степени и вертикальным, и горизонтальным коммуникациям, они встречаются и в формальных, и в неформальных взаимодействиях между членами организации. Дополняя друг друга, они имеют и существенные различия, свою специфику. Вербальная коммуникация включает в себя устные и письменные контакты с передачей той или иной информации. Невербальная коммуникация подразумевает передачу информации без использования языка слов, устной или письменной речи. При этом мы получаем информацию посредством зрения, фиксируя такие выразительные элементы поведения, как лицевая экспрессия, жесты, позы, мимика, внешний вид в целом. Невербальная коммуникация дополняет, иллюстрирует или подчеркивает то, что говорится. Иногда же невербальные сигналы и устная речь даже противоречат друг другу. При этом мы обычно склонны больше верить своим глазам, нежели услышанному. Так, невербальные коммуникации порой даже превосходят по своей действенности вербальные. Можно выделить следующие различия между вербальной и невербальной коммуникациями 1. Вербальная коммуникация осознаваема, в то время как невербальные сигналы являются более автоматическими и неосознаваемыми. Человек редко планирует свои жесты и движения тела в течение какого-либо разговора, но обычно продумывает то, что хочет сказать или написать. 2. Невербальная коммуникация не всегда оказывается ясной и определяемой четкими правилами, как при вербальной коммуникации. Так, если ваш коллега смотрит на свои часы, что это может означать? Наскучило ли ему общение с вами или же у него назначена встреча с другим человеком? Таким образом, невербальные сигналы являются менее ясными и допускают ошибочную интерпретацию. По мнению западных экспертов, надежность сообщения, получаемого посредством невербальной коммуникации, составляет около 60%. Считается также, что женщины более склонны фокусировать свое внимание па невербальных сигналах в ситуациях коммуникации, и это объясняет, почему они являются лучшими слушателями, чем мужчины. Те же обычно сосредотачивают свое внимание в основном на словах. Исходя из этого делается вывод о том, что рост межличностных коммуникаций посредством электронной почты и факсов более благоприятен для мужчин, в то время как увеличение роли видеоконференций может быть преимуществом женской части персонала. 27. Какие стили коммуникации выделяют исследователи? Часто выделяют следующие коммуникационные стили: обвинительный, директивный, демократический и либеральный. Когда руководитель применяет обвинительный стиль, он пытается найти ошибку или виноватого в том, что возникла проблема. В этом случае при коммуникации используется «негативный» тон. Этот тон вызывает отрицательные эмоции у получателя, и результаты коммуникационного процесса редко бывают позитивными. Этот стиль может быть использован в том случае, когда ни один из прочих стилей не помог. В организациях с демократическим стилем устанавливается наиболее оптимальное взаимодействие членов трудового коллектива. Руководители, придерживающиеся данного стиля, делятся информацией с подчиненными и делегируют им полномочия. Руководитель проявляет к подчиненным уважение и доверие, понимание их потребностей и интересов. В этом случае коммуникационный процесс сопровождается быстрым пониманием целей и требований руководителя, а также для данного стиля характерны низкая фильтрация информации, более адекватная обратная связь и открытые коммуникационные каналы типа «снизу вверх». При использовании директивного стиля руководитель разъясняет подчиненным и коллегам, как выполнять работу. Практика показывает, что в данном случае уровень взаимопонимания и сплоченности в организации ниже, чем в предыдущем случае, однако отношение работников к своим обязанностям добросовестное. То есть в организации ничего не обсуждается, и преобладают односторонние коммуникации. Применение либерального стиля чаще всего сопровождается менее добросовестным исполнением работниками своих обязанностей. Иногда при этом руководитель использует стиль убеждения. В этом случае отправитель представляет получателям сообщение для оценки и принятия. Каждый человек использует в процессе коммуникаций все вышеперечисленные стили, но есть стили, которым он отдает предпочтение и которые применяются реже. На выбор коммуникационного стиля в каждой ситуации влияют как внутриорганизационные факторы, так и личностные особенности отправителя сообщения. 28. Раскройте содержание понятия «активное слушание». Активное слушание — это практика подготовки к прослушиванию, наблюдения за тем, какие вербальные и невербальные сообщения отправляются, а затем предоставления соответствующей обратной связи, чтобы проявить внимание к представленному сообщению. 29. Каковы основные характеристики невербальной коммуникации? Невербальная коммуникация не предполагает использования звуковой речи, естественного языка в качестве средства общения. Невербальная коммуникация - общение при помощи мимики, жестов и пантомимики (позы), через прямые сенсорные или телесные контакты. Это тактильные, зрительные, слуховые, обонятельные и другие ощущения и образы, получаемые от другого лица. Таким образом, любая коммуникация, которая осуществляется без слов, считается невербальной. 30.Как именно влияют новые информационные технологии на организационные коммуникации? Мир управленческих коммуникации сегодня неузнаваемо изменился. Менеджерам приходится постоянно обеспечивать бесперебойную и гладкую работу своих организаций, одновременно совершенствуя рабочие методы и стараясь оставаться конкурентоспособными даже при том, что и организация, и внешняя грела стремительно меняются. И хотя изменение технологий стало одном из основных причин неопределенности внешней среды, с которой сталкиваются современные организации, именно технический прогресс позволяет менеджерам координировать работу своих сотрудников так, чтобы способствовать повышению эффективности и результативности их труда. Информационные технологии сегодня затрагивают буквально любой аспект практически каждой компании, а их влияние на управленческие коммуникации воистину огромно. Технологии вообще и информационные технологии в частности стремительно изменяют способы взаимодействия членов организаций. Так, например, благодаря им менеджеры значительно более эффективно способны отслеживать работу отдельных сотрудников и рабочих групп; работники могут получать более полную информацию и быстрее принимать решения, намного теснее сотрудничать друг с другом и обмениваться информацией. Кроме того, благодаря информационным технологиям в организации с людьми можно связаться буквально в любое время и независимо от их статуса. Чтобы общаться с коллегами и другими сотрудниками, или заказать ремонт ауди а8, теперь не обязательно неотлучно сидеть в офисе за своим столом с включенным компьютером. И самое большое влияние на сферу управленческих коммуникаций оказали такие технологические новинки, как сетевые компьютерные системы и возможности беспроводной связи. В сетевой компьютерной системе организации с помощью совместимого программного и специального технического оборудования все компьютеры объединяются в единую организационную сеть. Благодаря этому члены организации могут связываться друге другом и обмениваться информацией независимо от того, где они находятся — в офисе, в городе или на другом конце Земли. Мы не будем вдаваться в то, как работает компьютерная сетевая система, но кратко расскажем о некоторых основных возможностях ее применения: электронной почте, обмене сообщениями в режиме реального времени, голосовой почте, факсимильной связи, электронном обмене данными, телеконференциях, внутренних и внешних локальных сетях и голосовой Internet. Электронная почта обеспечивает мгновенную передачу письменных сообщений между компьютерами, связанными в единую систему. Сообщения поступают на компьютер получателя, а он может прочесть их в любой удобный для него момент. Электронная почта — это очень быстрое и дешевое средство коммуникации; с ее помощью можно разослать одно и то же сообщение одновременно многим людям. Для членов организации это стаю оперативным и удобным способом обмена информацией и общения. Некоторые сотрудники, считающие, что электронная почта недостаточно быстрая для связи, пользуются таким средством, как обмен сообщениями в режиме реального времени. Это интерактивная связь между компьютерными пользователями, одновременно подключившимися к компьютерной сети. Сначала этот способ приобрел известность среди подростков, которые начали общаться в сети со своими сверстниками. Сегодня, однако, он активно используется и в рабочей среде. При таком подходе не приходится ждать, пока коллега прочтет ваше сообщение. Теперь любую информацию можно передать, и она будет немедленно получена. Следует, однако, признать, что такой способ обмена сообщениями имеет свои недостатки. Прежде всего необходимо, чтобы группы пользователей были подключены к организационной сети одновременно, а это серьезно нарушает ее конфиденциальность. Кроме того, это программное обеспечение сегодня несовместимо со многими важными бизнес-программами. Однако, по мере того как появляются все новые и новые версии программ, эти недостатки, судя по всему, в скором времени будут устранены. |