ВКР. 1. теоретические основы изучения коммуникаций в организации
 Скачать 4.8 Mb.
|
|
3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИИ В АВИАКОМПАНИИ S7 AIRLINES 3.1. Проект по совершенствованию системы коммуникаций В результате проведенного опроса были выявлены следующие проблемы: 1.Недостаточная информированность работников предприятия. Недостаточная информированность работников не позволяет им эффективно выполнять должностные обязанности, одновременно способствуя росту слухов, что влечет за собой стрессовые состояния у персонала. 2. Проблемы в процессе передачи информации в организации. 3. Проблемы в процессе межличностных коммуникаций, которые проявляются при различном восприятии одинаковой информации разными людьми, присутствуют семантические проблемы, невербальные преграды и неумение слушать, плохая обратная связь или ее отсутствие. 4.Отсутствие полноценной системы электронного документооборота. Путем решения выше обозначенных проблем является внедрение корпоративной социальной сети (КСС). Корпоративная социальная сеть дает те же самые преимущества в рамках одной компании, позволяя сотрудникам не только быть на связи с коллегами, но и чувствовать себя частью команды. Использование корпоративной социальной сети не только не отвлекает сотрудников от работы, но и улучшает бизнес-процессы компании. Как показывают исследования, проведенные Гарвардским университетом, внутренние социальной сети позволяют: ускорить доступ к информационной базе на 71%; сократить расходы на командировки на 68%; улучшить управление документооборотом на 63%; уменьшить расходы на связь на 48%; повысить удовлетворенность сотрудников на 56%. А создание СЭД поможет наиболее четко и точно осуществить контролирование регистрации и исполнения документов и помимо решения этих проблем дает дополнительные возможности: – дает возможность смотреть задания не только в середине сроков, но и в разрезе ответственных работников, подразделений, типов документов; – дает возможность анализировать нагрузку любого специалиста и его показатели. Выходит, что исследование документооборота S7 Airlines выявил, что в целом документооборот фирмы довольно регламентирован также упорядочен, однако в то же время в его организации существует такие трудности: – отсутствие стандартизированных форм внутренних локальных документов (специалистам ведомств приходится вручную создавать законы, информационные бюллетени и т. д.); – дефицит шаблонов уменьшает время на выполнение большой работы с бумагами и документами; – трудности в организации потока информации, которые приводят к задержкам в передаче информации и потере ее актуальности; – высокая загруженность секретаря и технического секретаря подразделений, ответственных за составление правовых актов, смет, документирование работы с субподрядчиками и т. д. Отметим, что руководство организации признаѐт необходимость совершенствования работы с документами, однако стратегического плана внедрения СЭД в компании нет. Применение информационных технологий ограничено только электронной почтой и таблицами Excel, деятельность службы ДОУ направлена, прежде всего, на решение оперативных вопросов, на достижение краткосрочных целей. Таким образом, следует сказать, что одним из способов решения этих проблем в записях компании является СЭД, которая позволяет компании оптимизировать рабочий процесс, структурировать и оптимизировать поток информации и в конечном итоге создать более эффективную среду управления. Для того, чтобы выбрать программный продукт для внедрения в службу поддержки документации S7 Airlines рассмотрим сравнение вышеперечисленных систем на основе следующих параметров, перечисленных в таблице 5. Таблица 5-Используемые технологии  Необходимо отметить, что система «1С: Документооборот 8» по сравнению с другими программами дает возможность потенциальным покупателями установку демоверсии. В рамках совершенствования организации документооборота в службе документационного обеспечения S7 Airlines в качестве оптимальной можно предложить внедрение системы «1С: Документооборот 8», с помощью которой можно построить эффективную внутреннюю систему электронного документооборота в компании и увеличить эффективность работы сотрудников посредством уменьшения времени на поиск, копирование и пересылку документов. Видение проекта: -ускорить доступ к информационной базе на 70%; улучшить управление документооборотом на 60%; уменьшить расходы на связь на 50%; повысить удовлетворенность сотрудников на 60%. Миссия проекта: обеспечить оперативную и качественную систему управления совершенствованием системы коммуникаций. Цель проекта: 1. Повышения качества системы коммуникаций. 2. Сокращение времени бизнес-процесса Общая потребность в инвестициях составляет, по предварительным оценкам, 300 тыс. руб. Источниками финансирования являются собственные средства S7 Airlines в общей сумме 300 тыс. руб. Вехи проекта по внедрению корпоративной социальной сети в S7 Airlines (таблица 6): Таблица 6-Вехи проекта
Таблица 7-Перечень работ
Длительность критического пути 50 дней. В таблице 8 представлены данные для построения диаграммы Гантта. Таблица 8-Данные для построения диаграммы Гантта
На основании таблицы 8 построим график (рис.25).  Рисунок 25- Диаграмма Гантта Ожидаемые этапы проведения внедрения проекта представлены в таблице 6. Таблица 9-Ожидаемые этапы проведения внедрения
Таким образом, основные преимущества корпоративной социальной сети и внедрения СЭД для повышения качества системы коммуникаций позволяет сделать коммуникации внутри компании крепкими, прозрачными и более эффективными и в короткий промежуток времени. |