курсовая. тпарарлпр. 1. теоретические основы коммуникации, информации и координации в организации 6

• Название: 1. теоретические основы коммуникации, информации и координации в организации 6
• Анкор: курсовая
• Дата: 31.05.2022
• Размер: 372.5 Kb.
• Имя файла: тпарарлпр.doc
• Тип: Реферат; #560852
• страница: 1 из 6

Содержание

Введение 4

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИИ, ИНФОРМАЦИИ И КООРДИНАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ 6

1.1 Понятие коммуникации и информации их роль в менеджменте 6

Коммуникация - передача сообщения, сознательное, простроенное, адресное и целесообразное влияние на взгляды и ценности собеседника, построенное преимущественно на рациональной основе.[4] 6

К коммуникациям относят деловую переписку, переговоры, межличностную, межгрупповую, прилюдную, глобальную и политическую коммуникацию. В межличностной коммуникации постоянно различают вербальную и невербальную коммуникацию, выделяя значимость последней. 6

Типы коммуникаций: 6

Внутреличностная коммуникация (коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума). 6

Межличностная коммуникация (коммуникация с другим человеком). 6

Коммуникация в малой группе ( в малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс учавствовать в обсуждении, может легко быть услышан и взаимодействовать с другими). 6

Внутренняя оперативная коммуникация (коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на 6

Понятия "коммуникация" и "общение" в жизни нередко употребляют как синонимы, хотя это не полностью объективно, меж ними есть значимая разница. Бытовое - чаще общение, профессиональное - чаще коммуникация. В отличие от общения, коммуникация подразумевает присутствие цели по крайней мере у кого-то из участников. 6

Цели коммуникаций в организации: 6

- обеспечивание действенного обмена информацией меж субъектами и объектами управления; 6

- улучшение межличностных взаимоотношений в ходе обмена информацией; 6

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и поступков; 7

- регулировка и рационализация информационных потоков. 7

Основную роль в коммуникационном процессе играет информация. 7

Информация - предмет труда в ходе управления; она считается средством коммуникации меж людьми. 7

Информация, применяемая для коммуникационного управления, разделяется на следующие виды: [4] 7

- базовую, создаваемую вне зависимости от данной управленческой задачи; 7

- текущую, систематическую либо разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи. 7

Текущая информация, так же, разделяется на следующие виды: 7

- документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и прочих документах); 7

- недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни) 7

1.2 Координация как процесс распределения деятельности 10

2. Анализ коммуникаций в организации ООО «МАСТЕР ГИД» 14

2.1 Общая характеристика ООО «МАСТЕР ГИД» 15

2.2 Исследование коммуникационного и кординационного процесса в управлении организацией ООО «МАСТЕР ГИД» 21

2.3. Направления совершенствования внутренних и внешних коммуникаций в ООО «МАСТЕР ГИД» 26

Заключение 30

Список использованной литературы 32

Введение

Актуальность этой работы состоит в том, что собственно для принятия действенных управленческих решений в критериях оживленного становления рыночной экономики предприятию потребуется подходящая система коммуникаций, точно отражающая образовавшуюся экономическую обстановку.

Организация считается объектом управления, в котором люди и исполняемые ими цели пребывают в неизменной взаимозависимости и связи. Перед правящим органом чаще всего ставятся цели получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новейшей производной информации в виде управляющих воздействий.

Эти действия исполняются в оперативном и стратегическом качествах и основываются на ранее приобретенных данных, от правдивости и полноты которых зависит удачное решение многих задач управления.

Вследствие этого обмен информацией встроен во все главные виды управленческой работы. Управляющий производит свои функции чтобы сконструировать цели организации и достигнуть их, и от качества обмена информацией зависит качество и полнота реализации данных целей. Из этого можно сделать вывод, что для фуррора индивидов в организации нужны действенные коммуникации. Отлично работающие управляющие владеют отлично развитым мастерством устного и письменного общения и знают, как средства коммуникаций и координаций оказывают влияние на обмен информацией.

Качество передаваемой информации находится в зависимости от корректности выбора коммуникационных каналов, следовательно и эффективность работы на любом уровне в организации. Координация гарантирует целостность устойчивоть организации. Процессы коммуникации в которых участвуют сотрудники агрегата управления, считаются актуально необходимыми связывающими ниточками меж управляющим и его подчиненными, меж руководителями, меж организацией и внешней средой. В ежедневной работе управляющий должен принимать на вооружение информацию от разных доступных ему источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, клиентов, поставщиков и т.п. Так как мы считаемся будущими управленцами, данная тема является актуальной и для нас.

Можно прийти к выводу, что действенная деятельность прогрессивного предприятия вероятна лишь при наличии общей корпоративной системы, соединяющей управление финансами, снабжением, персоналом, сбытом и процессом управления производством. Эти системы стали рассматриваться как средство достижения главных целей бизнеса - совершенствования качества выпускаемых продуктов и услуг, роста объема производства, занятия стабильных позиций на рынке и победы в конкурентноспособной борьбе.


1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИИ, ИНФОРМАЦИИ И КООРДИНАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Понятие коммуникации и информации их роль в менеджменте

Коммуникация - передача сообщения, сознательное, простроенное, адресное и целесообразное влияние на взгляды и ценности собеседника, построенное преимущественно на рациональной основе.[4]

К коммуникациям относят деловую переписку, переговоры, межличностную, межгрупповую, прилюдную, глобальную и политическую коммуникацию. В межличностной коммуникации постоянно различают вербальную и невербальную коммуникацию, выделяя значимость последней.

Типы коммуникаций:

• 
  Внутреличностная коммуникация (коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума).
  
• 
  Межличностная коммуникация (коммуникация с другим человеком).
  
• 
  Коммуникация в малой группе ( в малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс учавствовать в обсуждении, может легко быть услышан и взаимодействовать с другими).
  
• 
  Внутренняя оперативная коммуникация (коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на
  

Понятия "коммуникация" и "общение" в жизни нередко употребляют как синонимы, хотя это не полностью объективно, меж ними есть значимая разница. Бытовое - чаще общение, профессиональное - чаще коммуникация. В отличие от общения, коммуникация подразумевает присутствие цели по крайней мере у кого-то из участников.

Цели коммуникаций в организации:

- обеспечивание действенного обмена информацией меж субъектами и объектами управления;

- улучшение межличностных взаимоотношений в ходе обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и поступков;

- регулировка и рационализация информационных потоков.

Основную роль в коммуникационном процессе играет информация.

Информация - предмет труда в ходе управления; она считается средством коммуникации меж людьми.

Информация, применяемая для коммуникационного управления, разделяется на следующие виды: [4]

- базовую, создаваемую вне зависимости от данной управленческой задачи;

- текущую, систематическую либо разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, так же, разделяется на следующие виды:

- документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и прочих документах);

- недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни)

По нюансам коммуникационного управления информация классифицируется на финансовую, организационную, общественную, техническую. Становление информационных необходимостей организаций значительно модифицировало требования к информационному обеспечиванию коммуникационных действий.

Обычная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: грядущие уменьшения производственных трудящихся, новые меры по санкциям за опоздание, перемена в структуре организации, будущие движения и повышения, доскональное изложение спора 2-ух управляющих на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает встречу после работы.

В формальных организационных коммуникациях выделяют 2 вида:

- вертикальные, когда информация переезжает с 1-го значения иерархии на другой;

- горизонтальные, меж разными отрядами, предназначающиеся для координации работы всевозможных отрядов.

Вертикальные коммуникации в собственную очередь разделяются на типы:

- восходящие, когда информация передается снизу-вверх. Данный образ коммуникаций имеет информацию, нужную для менеджеров для оценки той сферы работы, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые сверху – вверх. Данный образ коммуникаций непосредственно связан с управлением и контролем за сотрудниками.

Межличностные коммуникации разделяют еще на типы:

- вербальные;

- невербальные, производят обмен информацией в отсутствии применения слов (жесты, интонация голоса, мимика)

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на формальные или официальные.

Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие меж людьми.

Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие изнутри организации меж ее работниками.

Межличностные коммуникации имеют все шансы быть как меж работниками одной компании, например и меж работниками всевозможных компаний, к примеру, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации затрагивают лишь только 1 определенную компанию и включают в себя долю межличностных коммуникаций, которые появляются меж работниками предоставленной компании.

В также время межличностные коммуникации включают в себя организационные коммуникации. [5]

Коммуникация является удачной, в случае если получатель информации осознает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вносит отправитель, то есть менеджер. В противоположном случае имеет место безуспешная коммуникация.

Коммуникационные барьеры (препятствия) - моменты, уменьшающие возможности удачной коммуникации.

Вероятные препятствия на пути коммуникаций представлены на рисунке 1.
И сходная информация

П олучатель слышит то,что хочет услышать

О тправитель и получатель имеют разные индивидуальные особенности

О тправитель и получатель имеют разное восприятие

С лова имеют разный смысл

Ш ум

Информация искажена

Рис. 1. Препятствия на пути коммуникаций
Данные иностранных исследований демонстрируют, что результативность горизонтальных связей доходит до 90 %, вертикальных - 20-25 %, (то есть такое колличество исходящей от руководства информации доходит до трудящихся и верно понимается ими).

Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, например и нисходящих коммуникаций признают данные о том, что ближний руководитель трудящихся(бригадир), покидая офис первого начальника фирмы, выносит лишь только 30% информации, а управляющий цехом - в пределах 40%. Коммуникации снизу вверх еще больше неэффективны, так как до начальства доходит не больше 10% информации. Это говорит о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, способностях их высококачественного совершенствования.

Триумф коммуникационных процессов органически связан с общепризнанными мерками этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации.
1.2 Координация как процесс распределения деятельности

Организация является объектом управления, в котором персонал находится в постоянном взаимодействии. Для устранения противодействий, параллельностей и обеспечения синхронизации в работе различных частей организации применяется координация.

Координация представляет собой процесс распределения деятельности во времени и обеспечения взаимодействия различных частей организации в интересах эффективного выполнения поставленных задач.

Чем выше степень разделения труда, тем больше необходимость в координации. Чем меньше численность персонала, тем проще координация. Если деятельность на предприятии распределена между несколькими подразделениями, то потребность в координации возрастает. В связи с распределением деятельности между подразделениями можно различать следующие виды их взаимозависимости: [4]

 номинальная, когда подразделения вносят свой вклад в общий процесс, но непосредственно между собой не связаны,

 последовательная, когда подразделения связаны этапами производства продукции,

 обоюдная взаимозависимость, при которой требуется взаимное регулирование.

Во всех этих случаях возникает потребность в координации, которая бывает 4-х видов:

 превентивная, т.е. направленная на предупреждение проблем,

 устраняющая передел в организации,

 регулирующая, т.е. направленная на сохранение существующей схемы работы,

 стимулирующая, т.е. направленная на улучшение деятельности.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов, которые приведены ниже:

 Неформальная непрограммируемая координация. Она осуществляется добровольно, неформально, т.к. строится на взаимопонимания, на общих установках. Условие ее реализации: работник должен знать свои задачи и задачи подразделения, и четко представлять свои функции. С увеличением размера организации неформальная координация заменяется в определенной доле на программированную.

 Программируемая безличная координация. Она осуществляется, если организация слишком сложная. Устанавливается стандартный способ решения часто повторяющихся задач, например, устанавливаются всем предельные сроки выполнения заданий.

 Индивидуальная координация. Чтобы работники одинаково понимали поставленные перед ними цели, применяется индивидуальная координация, которая может быть двух видов: Первый вид координации заключается в том, что ей занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделения. Он оценивает ситуацию и использует свои полномочия в той мере. Чтобы получить справедливое решение. Второй вид координации заключается в том, что назначается специальный координатор, у которого есть свой аппарат. Например, координатор по выпускаемой продукции, руководитель проекта как координатор и т.д. [7]

 Групповая координация, которая осуществляется через совещание групп, комиссий, комитетов. Здесь часто принимается согласованное решение, т.к. происходит обмен мнениями.

С расширением организации, как правило, всё более усложняется её структура управления, и деятельность внутри организации становится все более регламентированной. Это приводит к формированию определённых стилей управления. В настоящее время различают три стиля управления:

1. Авторитарный стиль управления характеризуется большей долей формализации, централизации. Координация в этом случае осуществляется по иерархии управления, на основе устава и процедур, принятых в организации.

Он предусматривает высокие иерархические структуры, небольшие зоны управляемости и значительную централизацию.

2. Либеральный стиль управления характеризуется осуществлением координации неформальными методами с использованием групповых координаторов. Здесь преобладает децентрализация, имеется свобода творчества, формализация сведена до минимума.

При либеральном стиле координация осуществляется неформальными методами с использованием групповых координаторов. Здесь доминируют децентрализация, большие зоны управляемости и менее высокие иерархические структуры. При либеральном стиле управления больше внимания уделяется проявлению творческих способностей работников. Все стили организации имеют ту или иную степень формализации и стандартизации, но либеральный старается свести их к минимуму и структуризовать предприятие по целям.

3. Промежуточный стиль управления характеризуется множеством возможных комбинаций различных стилей.

Недостаточно построить надлежащую структуру организации, необходимо скоординировать работу всех ее элементов.

Координация деятельности организации означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое. Другими словами, это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели. [8]

Распределение обязанностей (ответственности). В небольших организациях, где все служащие (работники) знают друг друга, легко создать рабочий коллектив и добиться координации работы. Но в крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение требуемого уровня координации потребует от высшей администрации определенных усилий. Отметим некоторые проблемы, которые могут возникнуть при координации деятельности на уровне подразделения.

Во-первых, возможность появления противоречий при выполнении различных производственных функций, в частности в отношении объема необходимых для производства запасов. Задача контрольных органов состоит в оптимизации количества запасов. Менеджер по производству стремится иметь как можно больший запас материалов и сырья, чтобы обеспечить непрерывность производственного цикла. Заведующий отделом сбыта предпочитает располагать значительным объемом готовой продукции, чтобы своевременно отвечать на запросы покупателей. Заведующий отделом снабжения пользуется предоставляемыми скидками при закупках больших партий сырья и материалов. Бухгалтеру выгодно, чтобы капитал и фонды не бездействовали и быстрее включались в производственный процесс.

Во-вторых, ущемляются долгосрочные интересы организации за счет получения отделом кратковременных выгод.

В-третьих, в результате наличия слишком большого числа снабженческих отделов или отделов по сбыту готовой продукции возникают проблемы.

В-четвертых, имеются проблемы внутренних цен, когда каждое подразделение определяет собственную цену производства, чтобы оценить эффективность своей деятельности.

В-пятых, существует опасность размежевания определенных видов деятельности, которые должны быть тесно взаимосвязаны. Например, функции отдела сбыта продукции тесно переплетаются с задачами отдела по исследованию рынков.

Индивидуальный труд и задачи организации. Наиболее эффективна координация в тех случаях, когда работник видит вклад собственного труда в достижение целей организации. Поэтому очень важно, чтобы каждый сотрудник предприятия был осведомлен о генеральной линии развития организации, ее задачах и целях.

Координация деятельности и средства связи. Проблемы развития достаточно эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена.

Когда руководитель передает ту или иную информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Важным является и обратный процесс передачи информации - от подчиненного к руководителю. На этом этапе бывают сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений. В этом заключается серьезная проблема, так как источником информации для решений на самом высоком уровне являются низшие звенья организации. [12]

Координация деятельности с помощью комиссий. Комиссии часто являются единственным средством координации различных функций предпринимательства, объединения работающих в разных подразделениях. Здесь происходит полезный обмен мнениями, лучше понимаются проблемы, принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая соображений своих коллег.