КУРСОВАЯЯЯ. Анализ и оценка эффективности контроля за закупками материально технических ресурсов на примере ооо газэнергосервисурал
 Скачать 141.38 Kb.
|
3 Оценка эффективности контроля закупок в ООО «ГазЭнергоСервис-Урал»3.1 Оценка эффективности контроля за закупками материально-технических ресурсовМенеджеры отдела закупок ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» регулярно контролируют все показатели своей деятельности с помощью отчетов, аналитических систем и сверок плановых значений всех показателей деятельности с фактическими. Соответственно, менеджеры отдела закупок должны ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» знать нормативы показателей деятельности (KPI), разрешенные диапазоны отклонений/допусков по разным показателям деятельности, плановые показатели, внутренние регламенты отдела закупок. На втором уровне контроля руководитель закупок кроме отчетов своих подчинённых должен контролировать выполнение показателей отдела в целом. Руководитель отдела закупок ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» руководствуется (использует в работе) теми же отчётами, аналитических блоками, план-фактовыми анализами, что и менеджеры закупок. Но он дополнительно к этому контролирует данные по отделу целиком и с иной периодичностью, чем менеджеры. Соответственно, во всех отчетах настроены права доступа (это точка контроля ИТ-службы и отдела безопасности). Руководитель отдела закупок ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» контролирует: - Ассортимент; - Прайс-лист (стабильности и/или изменяемость); - Достаточность глубины и ширины ассортимента для предприятия; - Эффективность ассортиментных матриц (если они используются для работы на предприятии); - Товарные запасы; - Соответствие оборачиваемости товарных запасов нормативам; - Объем дефицита, излишков, неликвидов товаров; - Контроль соблюдения стратегии ценообразования, принятой на предприятии; Контроль соблюдения методик ценообразования. Руководитель отдела закупок ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» следит за договорной деятельностью в соответствии с требованиями, принятыми на предприятии. Кроме того, он контролирует трудовую дисциплину и соблюдение корпоративной культуры сотрудниками закупок; отслеживает изменения микроклимата в отделе закупок; оценивает загруженность персонала и выполнение функциональных обязанностей; систематически проводит оценку персонала с целью принятия кадровых решение и выявления потребностей в обучении отдела закупок. Показатели, по которым высшему руководству ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» следует контролировать закупки, следующие: - Маржинальность товаров (в динамике); - Выполнение запланированных показателей (выручка, оборачиваемость товарных запасов, суммы бонусов поставщиков) и в случае отклонений – разобраться с причинами возникновения; - Удельный вес неудовлетворенного спроса клиентов; - Динамика объемов закупок по каждому из ТОП 20% поставщиков; - Удельный вес товарных неликвидов; - % претензий поставщикам относительно закупочного товарооборота; - % логистических расходов на входящий грузопоток (в динамике). Руководитель предприятия должен иметь соответствующую отчетную базу для самостоятельного использования. К заявке на закупку, в зависимости от способа закупки, Инициатором подается достаточно большой список документации. Перечень документов, подаваемых с заявкой на закупку, установлен в таблице 9. Если Инициатор упустил тот или иной документ, то его заявка возвращается ему на доработку и работа будет возобновлена только при наличии всех документов. Эффективность работы отдела закупок можно оценить следующими показателями: количество полученных и обслуженных заявок; доля закупок, совершенных вовремя; количество изменений, внесенных в документацию о закупке не по вине службы закупок; количество изменений, внесенных в документацию о закупке по вине службы закупок; количество незаключенных договоров поставки; экономия средств; поиск новых потенциальных профильных поставщиков продукции. Также на срок исполнения закупок влияют различные корректировки документации на стадии формирования пакета документации и согласования закупок, как по вине инициатора закупки, так и по вине ответственного закупщика. Данная статистика в ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» не ведется, тем не менее, все корректировки занимают время, что, конечно же, влияет на общий срок закупочных процедур. По вине инициатора закупки могут быть недоработки в части технических заданий, дефектных ведомостей, смет, недостоверная информация по заказываемой номенклатуре. Иногда на этапе предоставления коммерческих предложений выясняется, что тот или иной материал снят с производства и необходимо срочно решать вопрос по его замене аналогом, что тянет за собой и переоформление первичной документации. По вине ответственного закупщика - некорректное заполнение шаблонов закупочной документации. Большое внимание организация уделяет поиску потенциальных поставщиков, используя следующие методы: поиск поставщиков в сети Интернет. личные контакты с возможными поставщиками. Провести оценку товарных запасов в организации не удается по нескольким причинам. Во-первых, в матрицу ответственности отдела закупок ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» не входит работа по контролю поставок продукции, т.е. ответственность за закупочные процедуры заканчивается в момент передачи листа согласования закупки в информационном ресурсе отделу материальнотехнического обеспечения и передачи проекта договора сотрудникам договорного отдела. Во-вторых, используемый на предприятии информационный ресурс «1С:Предприятие» технически не настроен на данный вид операции. Провести анализ трудозатрат так же провести не удается, в большей мере, в связи с тем, что данные о заработной плате всех задействованных сотрудников являются конфиденциальной информацией. Также каждая закупка уникальна, нет двух идентичных закупок в части технического задания, по количеству и составу номенклатуры. Регламентные сроки проведения закупочных процедур условны, их необходимо придерживаться, но, тем не менее, время на тот или иной этап закупки всегда разное. Например, для поставщиков могут быть отведены разные сроки подачи оферт в зависимости и от номенклатуры, и от специфики подачи оферт: подаются ли они на специализированные электронные торговые площадки или на специализированный электронный ящик. Коммерческие и технические части заявок могут вскрываться одновременно и последовательно, что влияет на время задействованности в этих процедурах специальной комиссии, проводящей вскрытие поступившей документации. При недостающей информации, в случае неточности данных делается дозапрос информации поставщикам, время на обработку документации увеличивается. Прослеживается прямая зависимость от использования вида проекта договора, будет ли это стандартный утвержденный обществом договор или же проект договора поставщика, что влияет на трудозатраты юридической и договорной службы, нестандартный договор поставщика, как правило, требует серьезных доработок, согласованной работы всех ответственных служб предприятия. Работа закупочного отдела ООО «ГазЭнергоСервис-Урал» может быть предложено несколько направлений, которые должны оказать помощь в оптимизации процессов этого отдела. Таблица 8 - Проблемы, причины и рекомендации, связанные с их устранением
Показатели эффективности деятельности данной компании в сфере закупки могут быть улучшены за счет того, что менеджеры по закупкам начнут повышать свою квалификацию. Требуется организация курс по повышению их квалификации, куда нужно привлекать опытных специалистов. При факторе «времени» нужно произвести контроль задержанных поставок и последствий опозданий поставок. Таблица 9 – Контроль задержанных поставок
Доля задержанных поставок маленькая, задержка поставок не привела компанию серьёзным убыткам и остановке производства. Следовательно, отдел закупок вовремя осуществляет заказ материалов, поэтому мы можем судить о том, что выбраны надёжные поставщики. Чтобы проанализировать затраты на транспортировку грузов нужно сравнить транспортные и разгрузочные расходы при работе с поставщиком-партнёром предприятия и потенциальным поставщиком. |