лекции по информационным технологиям. Курс лекций по дисциплине Информационные технологии в профессион. Аппаратнопрограммное обеспечение профессиональной деятельности введение
 Скачать 1.61 Mb.
|
Имена файловПри задании имени файла необходимо следовать определенным правилам: Имя файла MS Word может иметь длину до 255 символов, включая пробелы. Можно использовать прописные и строчные буквы (А — Z, a — z, A — Я, а — я), цифры (0 — 9), а также специальные символы. В имени недопустимы: звездочки (*), двоеточия (:), точка с запятой (;), знак вопроса (?), символы наклонной черты ( / или \ ), разделители ( | ), знаки больше чем ( > ) и меньше чем ( < ), кавычки ("). Из числа специальных можно использовать следующие символы: !, @, #, $, % ,,&,(, ), _, -, { и }. Точки допустимы только в качестве разделителя между именем и расширением файла. ПапкиПри сохранении файла на жестком диске компьютера необходимо указывать папку, в которую будет помещен документ. Папки в MS Word аналогичны, по своему назначению, папкам, используемым в офисах для хранения бумажных документов. Легко отыскать нужные файлы, если они находятся в соответствующих папках, относящихся к определенной тематике. Создание документаПри создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблон определяет совокупность параметров, с помощью которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т. д. Создание пустого документаДля создания документа пользуются шаблоном Обычный. Этот шаблон полезен в тех случаях, когда нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. При этом к документу не предъявляется каких-либо специальных требований по оформлению или форматированию. Для того чтобы создать новый документ на основе шаблона Обычный, необходимо выполнить следующие действия: Выбрать меню Файл –> Создать. В результате на экране появится окно диалога Создание документа, представленное на рис. 4.6. Выбрать шаблон Обычный. Установить переключатель Документ. Нажать ОК.  Рис. 4.6. Окно диалога Создание документа. В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+N или кнопку Создать  на стандартной панели инструментов. В результате будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога Создание документа.Открытие существующего документаОсновным средством открытия существующего документа MS Word является окно диалога Открытие документа (рис. 4.7). Для его открытия существует несколько способов: Выбрать команду Файл –>Открыть. Нажать Ctrl+O на клавиатуре. Нажать кнопку Открыть на стандартной панели инструментов.  Рис. 4.7. Окно диалога «Открытие документа» По умолчанию окно диалога Открытие документа содержит список документов папки Мои документы. Необходимо найти нужный документ в соответствующей папке и нажать в окне кнопку Открыть или дважды щелкнуть мышкой по значку документа. MS Word помнит определенное количество (установленное в настройках редактора) последних документов, с которыми работал пользователь. Обычно они внесены в список меню Файл. Для открытия недавно закрытого файла нужно открыть меню Файл и выбрать имя файла в нижней части меню. Открытие файлов других форматовMS Word позволяет открывать файлы, созданные в других форматах типа WordPerfect, Word для DOS, WordStar, Works и др. Для этого используется обычный путь: Файл –> Открыть, но в строке Тип файла нужно выбрать соответствующий тип или указать Все файлы, тогда в основном окне появится список всех файлов, из которых нужно выбрать нужный. Сохранение документаДля сохранения документа надо дать имя файлу, а также определить, в какой папке и на каком диске он будет записан. Для первоначального сохранения документа, необходимо выполнить следующие действия: 1. Выбрать пункт меню Файл –> Сохранить или нажать F12. 2. В поле Имя файла ввести имя файла или согласиться с предложенным Word. 3. С помощью раскрывающегося списка Папка выбрать имя диска. В результате его название появится в верхнем поле, а в основном окне появится список папок, содержащихся на нем. 4. Из списка папок выбрать ту, в которой будет храниться файл. 5. Выбрав все уровни вложения папок, нажать кнопку Сохранить.  Документ, в который вносятся какие-то изменения, надо также периодически сохранять. Все изменения во время работы находятся в оперативной памяти и не гарантированы от случайностей, одна из которых – бросок питания в электрической сети – в одно мгновение может уничтожить труд нескольких часов. Процедура сохранения заключается в следующем: надо установить указатель мыши на кнопку с изображением дискеты и щелкнуть левой кнопкой мыши. Только после этого изменения в документе будут записаны на жесткий диск.Частое, регулярно выполняемое сохранение также сокращает время итогового сохранения документа на диске в конце сеанса работы. Автоматическое сохранение документовВ MS Word есть возможность автоматически сохранять документы с определенным пользователем временным интервалом. При автосохранении документ будет временно сохранен в специальном, созданном для этого системой рабочем файле. Однако в конце сеанса работы необходимо сохранить файл, как обычно, используя команду Файл –> Сохранить или Файл –> Сохранить как. Таким образом, использование автосохранения не освобождает от сохранения в процессе и в конце работы, зато страхует от потери информации. Для того чтобы установить автоматическое сохранение, нужно выполнить следующие действия: 1. Выбрать команду Сервис –> Параметры. 2. В окне диалога Параметры перейти на вкладку Сохранение. 3. Установить флажок Автосохранение каждые… и выбрать в окне нужный временной интервал, через который будет происходить автосохранение. |