лекции по информационным технологиям. Курс лекций по дисциплине Информационные технологии в профессион. Аппаратнопрограммное обеспечение профессиональной деятельности введение
 Скачать 1.61 Mb.
|
Окно конструктора таблицы «Таблица 1:таблица»
Рис. 3 Ввести в столбец «Имя поля» имена полей создаваемой таблицы данных: «Код студента», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Город», «Адрес». Для этого в первую строку введите à «Код студента», затем нажмите клавиши «Tab» или «Enter» для перемещения курсора в столбец «Тип данных». При переходе в столбец «Тип данных» установится автоматически тип «текстовый» и справа строки появится кнопка с указателем u. Если тип данных не подходит к имени поля, то надо щёлкнуть на кнопке u, откроется перечень типов полей. Для поля «Код студентов» подходит тип данных «Счетчик». Щёлкните на слове «Счетчик» и нажмите клавишу «Tab» или «Enter». Курсор переместится в столбец «Описание», который можно не заполнять. Нажмите на клавиши «Tab» или «Enter», курсор переместится на начало следующей строки. Далее нужно ввести имена всех остальных полей: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Город», «Адрес» и типы имён полей. Соответствие типов полей и имён полейДля имён «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Город», «Адрес»- тип поля «Текстовый». Теперь необходимо установить первичный ключ таблицы. Для этого выберем ключевое поле. Поле «Код студента» будет ключевым полем. В этом поле устанавливается идентификационный номер каждого студента. Этот номер вносится прежде всего в первую таблицу базы данных, где указывается фамилия, имя, отчество студента, а затем используется в других таблицах с другой информацией для связи таблиц и идентификации данных. Выделите это поле и нажмите клавиши «Tab» или «Enter». Выберите из главного меню окна Access команду «Правка» à «Ключевое поле» или щёлкните на кнопке «Ключ» на панели инструментов. Ключевое поле установлено. После этих действий необходимо таблицу с именем «Таблица1:таблица» сохранить под именем «Студенты». Для этого нужно щёлкнуть кнопку «Сохранить» на панели инструментов. Откроется диалоговое окно «Имя таблицы» с надписью «Таблица 1». Дополните эту надпись словом «- Студенты» и щёлкните на «Ок». Данная таблица теперь уже с именем «Таблица1-Студенты: таблица», созданная в режиме конструктора, задаёт имена и типы полей для ввода данных о студентах. После сохранения таблицы нужно перейти в «Режим таблицы» для ввода данных о списке студентов. Для перехода в «Режим таблицы» необходимо закрыть окно «Таблица1-Студенты: таблица», созданное в режиме конструктора. Вы вернётесь в окно «база данных», в поле которого появился ярлык «Таблица1-Студенты». Щёлкните на кнопке «Открыть» Откроется окно - «Таблица1-Студенты: таблица» в режиме таблицы с именами полей, которые были выбраны в режиме конструктора. à «Код студента», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Город», «Адрес». Заполните таблицу «Таблица1-Студенты: таблица» данными на 15 студентов. Первая таблица создаваемой базы данных будет заполнена. Примечание. При заполнении полей «Город» вносите названия разных городов и обязательно повторите несколько раз «Саратов». Следующим этапом необходимо создать вторую таблицу под именем «Курсовые работы». В окне базы данных «2а-Иванова» выберите пункт «Таблицы» и щёлкните на кнопке «Создать» Появится окно «Новая таблица». Выберите пункт «Конструктор» для проектирования следующей таблицы и щёлкните «Ок». Откроется окно «Таблица1: таблица». Повторите пункты с п 3 по п 9 с названиями полей в следующей последовательности: «Код курсовой работы», «Наименование курсовой работы», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Оценка», «Код студента». Обратите внимание на то, что тип поля «Код студента» в этой таблице уже не будет «Счётчик», т.к. здесь поле «Код студента» не будет ключевым. Здесь тип поля «Код студента» - «Числовой». Сохраните данную таблицу под именем «Таблица 2-Курсовые работы». Создание формы с помощью автоформыПри заполнении таблиц базы данных можно вводить данные непосредственно в таблицу, как делалось выше, но можно для этих целей использовать специальные формы. Воспользуемся для создания формы «автоформой». Выполните следующее: В левой части окна базы данных щелкните на кнопке «Формы». Щелкните на кнопке «Создать» на панели инструментов окна базы данных. Появится диалоговое окно «Новая форма». Выберите один из типов автоформы: Автоформа: в столбец; Автоформа: ленточная; Автоформа: табличная. Выберите для примера ленточную автоформу. В нижней части окна «Новая форма» выберите из раскрывающегося списка таблицу (или запрос), которую вы хотите использовать в качестве источника полей формы (Например: «Таблица 1-Студенты: таблица» из файла «2а – Иванова»). Щелкните на кнопке «ОК». Появится форма, готовая к вводу данных. Ленточная автоформа для заполнения вышеуказанной таблицы
Заполните форму данными на двух студентов. Для ввода данных в автоформу щелкните в поле, с которого хотите начать ввод данных (поле-фамилия). Чтобы перейти в следующее поле, нажмите клавишу «Tab». Для возврата в предыдущее поле нажмите «Shift» + «Tab», после нажатия «Tab» в последнем поле произойдет переход на первое поле новой пустой записи для ввода следующих данных. Для перехода из поля в поле можно использовать кнопки со стрелками  , расположенные внизу окна. Данные сохраняются автоматически по мере их ввода.При попытке закрытия окна автоформы после её заполнения появится вопрос (Сохранить форму?). Для сохранения щелкните «Да» и в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке «ОК». Создание связей между таблицами Создание связи между таблицами позволяет пользоваться информацией одновременно из всех связанных таблиц Для создания связей необходимо открыть окно «База данных». Для связей между таблицами в базе данных должно быть как минимум две таблицы. (В нашем случае это «Таблица1-Студенты» и «Таблица 2-Курсовые работы») 1.Выберите в строке меню команду «Сервис» ® «Схема данных» или щёлкните на панели инструментов кнопку «Схема данных». 2.Если в окно «Схема данных» не добавлены никакие таблицы, то появится диалоговое окно «Добавление таблицы». Если это окно не появилось, выберите команду «Связи» ® «Добавить таблицу». 3.В появившемся перечне щёлкните на имени таблицы, которую хотите включить в окно «Схема связи» и щёлкните на кнопке «Добавить» (В нашем случае нужно добавить таблицу «Таблица 2-Курсовые работы», если она не находится в окне «Схема данных»). 4.Повторите п.3 для всех выбранных для связи таблиц при наличии в вашей базе данных нескольких таблиц, затем щёлкните на кнопке «Закрыть». Все таблицы появятся в окне «Схема данных» в виде отдельных маленьких прямоугольников, в которых дан перечень полей, соответствующих выбранным таблицам. 5.Для связывания таблиц можно использовать одинаковые поля. Для этих целей в нашем случае подходит поле «Код студента». Поле «Код студента» для «Таблицы 1-Студенты» является ключевым. Выделите это поле с помощью мыши и, не отпуская клавишу мыши, перетащите это поле на его копию в «Таблице 2-Курсовые работы», затем щёлкните кнопку «Создать». Связь будет создана, и вы увидите линию объединения между двумя полями в окне «Схема данных». 6.Обязательно нужно сохранить созданные связи. Для этого щёлкните на кнопке «Сохранить» на панели инструментов. 7.Для удаления связи между таблицами щёлкните на линии связи в окне «Схема данных» (линия связи станет более толстой, т.е. станет выделенной). Затем нажмите клавишу «Delete», связь исчезнет. 8.Заново создайте связи для дальнейшей работы с базой данных и не забудьте эти связи сохранить. Создание простого запроса Запрос – это вопрос, который вы формулируете для таблицы или таблиц базы данных. Использование мастера создания простых запросовМастер создания простых запросов поможет вам создать «Запрос на выборку» 1. Откройте в приложении Access базу данных, с которой собираетесь работать, щёлкните на кнопке «Запросы» с левой стороны окна базы данных. 2. Дважды щёлкните на ярлыке «Создание запроса с помощью мастера». Появится первое диалоговое окно мастера простых запросов. 3. Из раскрывающегося списка «Таблицы и запросы» выберите таблицу, поля которой собираетесь включить в запрос. 4. Щёлкните на имени поля в списке «Доступные поля», затем щёлкните на кнопке со значком «>», чтобы переместить поле в список «Выбранные поля», добавьте остальные необходимые поля или переместите их все сразу, щёлкнув кнопку «>>». 5. Когда закончите добавлять поля, щёлкните на кнопке «Далее». 6. В следующем окне задайте тип запроса, оставив выбранной заданную по умолчанию опцию «подробный» (т.е. вывод каждого поля, каждой записи). Щёлкните на кнопке «Далее». 7. В следующее окно введите имя запроса и щёлкните на кнопку «Готово». Для создания запроса используйте таблицы вашей базы данных. Сортировка данных Используя сортировку, можно реорганизовывать записи в таблице, основываясь на любом её поле. Сортировать записи можно либо в порядке возрастания (от А до Я), (от 1 до 10), либо в порядке убывания (от Я до А), (от 10 до 1). Удобнее сортировать записи в «Режиме таблицы» с помощью кнопок «Сортировка по возрастанию» либо «Сортировка по убыванию» на панели инструментов. Для сортировки записи выполните следующее: 1.Откройте таблицу «Таблица 1-Студенты» 2.Выделите поле, по которому хотите сортировать записи таблицы (поле-Фамилия). 3.Щёлкните на кнопке «Сортировка по возрастанию» – посмотрите результат. 4.Чтобы отсортировать по убыванию, щёлкните кнопку «Сортировка по убыванию» и пронаблюдайте результат. 5.Чтобы снова разместить записи в первоначальном порядке, выберите из меню данного окна «Запись» ® команда «Удалить фильтр». Проделайте эти действия - посмотрите результат. Фильтрация данныхДля создания набора записей из таблицы, основанного на определённых условиях отбора, используется фильтрация. Создаваемый пользователем фильтр временно скрывает те записи таблицы, которые не отвечают условиям отбора фильтра. Остановимся на «Фильтре по выделенному», запускаемому командой: «Записи» ® «Фильтр» ® «Фильтр по выделенному» (или на его разновидности, но с обратным эффектом при отборе записей, вызываемому командой «Записи» ® «Фильтр» ® «Исключить выделенное». Чтобы применить фильтр по выделенному, выполните следующее: Откройте таблицу «Таблица 1-Студенты». Выберите поле в записи, содержащее значение, которое вы хотите использовать для фильтрации таблицы. Например, если вы хотите просмотреть все записи обо всех студентах из Саратова, то должны найти ячейку в столбце поля «Город», которая содержит запись «Саратов». Выделите эту ячейку с записью «Саратов». Щёлкните на кнопке «Фильтр по выделенному» на панели инструментов или из меню «Записи» ® «Фильтр» ® «Фильтр по выделенному». После этого в таблице будут отображены только те записи, у которых в поле «Город» содержатся значения, совпадающие с условием отбора (В данном примере - «Саратов»). Посмотрите результат. Используя «Фильтр по выделенному», можно фильтровать записи таблицы только по одному условию отбора за раз. Однако можно последовательно применять фильтр один за другим, чтобы сузить список записи. Поэкспериментируйте с фильтрацией записей в созданных вами таблицах. Сохранение фильтра как запросаЕсли вы хотите сохранить фильтр для будущего использования, его можно сохранить как запрос. После того как фильтр будет сохранён в виде запроса, он переместится в список запросов в окне базы данных. Для сохранения фильтра в виде запроса проделайте следующее: 1. Отобразите фильтр в режиме изменения фильтра ® выбрав из меню «Записи» пункт «Фильтр» ® «Изменить фильтр». 2. Выберите команду «Файл» ® «Сохранить как запрос». Access предложит вам ввести имя для нового запроса (для «Фильтра по выделенному» полю «Саратов» выберите имя - «Саратовские студенты»). 3. Введите имя и щёлкните на кнопке «Ок». Access сохранит фильтр в виде запроса под выбранным именем. При закрытии окна фильтра-запроса Access задаёт вопрос: «Сохранить таблицу данных?» ® «Ок». Вопросы для повторения. Каковы отличительные особенности реляционной базы данных? Привести пример реляционной базы данных. Как использовать окно конструктора таблиц для создания таблицы с нуля? Для чего выбирается ключевое поле и устанавливается первичный ключ? Пояснить, для чего предназначены автоформы? Для чего служат связи между таблицами? Как создать связи между таблицами? Что представляет собой запрос? Как создать простой запрос? Как осуществить сортировку и фильтрацию данных? |