Автоматизации процесса оформления заказов. Автоматизации процесса оформления заказов на ремонт техники в ООО Объединенные ресурсы
 Скачать 5.51 Mb.
|
1.3 Экономическая сущность задачи и создание мнемосхемы и функциональной модели автоматизируемого процесса («КАК ЕСТЬ»)На рисунке 1.2 представлена деятельность организации ООО «Объединенные ресурсы».  Рисунок 1.2 – Мнемосхема «КАК ЕСТЬ» На данной схеме наглядно показано как выполняются бизнес-процессы оформления заказа. На горячую линию pedant.ru поступает звонок от клиента по поводу ремонта техники. Менеджер обрабатывает заявку и, учитывая предпочтения клиента, подбирает сервисный центр или предлагает услугу «вызов мастера», если клиент соглашается, менеджер оформляет заявку. Менеджер по работе с мастерами передает заявку одному из мастеров. После получения заявки мастер в течении 15 минут созванивается с клиентом, узнает точный адрес и договаривается по времени. После осуществления ремонта, мастер передает клиенту гарантийный талон на 3 месяца и забирает деньги за ремонт. После мастер переводит деньги на счет и сообщает менеджеру по работе с мастерами о выполненной работе. Менеджер составляет отчет о проделанной работе, и отправляет его директору. Изучив данный бизнес-процесс оформления заказов предприятия можно сделать вывод, что для улучшения работы организации необходимо повысить качество принимаемых управленческих решений. Информация должна быть достоверной и своевременной. Для того чтобы директор мог принимать правильные управленческие решения ему необходимы следующие данные: о финансовом состоянии организации; о задолженности мастеров; о состоянии заказа (выполнен, не выполнен). Все эти данные формируются в ходе выполнения бизнес-процессов оформления заказов. Наличие этих данных дает руководству возможность принять правильные управленческие решения, а также определить последовательность выполнения задач, то есть расставить их приоритеты. Правильное определение последовательности выполнения задач, а также своевременное поступление данных об ошибках будут способствовать более эффективной работе организации. 1.3.1 Определение ресурсов на разработку ИС оформления заявкиВ качестве ресурсов при внедрении информационной системы используются базы необходимых данных, количество времени на внедрение системы, вычислительные средства, которые используются для внедрения, а также финансовые средства предприятия. Данные, собранные во время преддипломной практики на предприятии ООО «Объединенные ресурсы», а также учебно-методическая литература являются источниками данных при внедрении информационной системы. В качестве средств реализации необходимо использовать компьютер с процессором частотой не ниже 1,5 ГЦ, не менее чем с 1024 Мбайт оперативной памяти и с операционной системой Windows или Linux. К финансовым затратам можно отнести затраты на приобретение или самостоятельную разработку и внедрение программного обеспечения, затраты на обучение персонала по работе с данным программным продуктом, а также средства на приобретение вычислительной техники. Максимальный размер таких затрат вычисляется относительно сроков окупаемости ПО и нормативов возвратности вложенных средств. 1.3.2 Концептуализация разработки ЭИСЦелью концептуального проектирования является создание концептуальной модели данных на основе представлений о предметной области каждого отдельного типа пользователей. Концептуальная модель представляет собой абстрактную модель предметной области, состоящую из множества понятий и связей между ними, классифицированных по типам и ситуациям свойств и характеристик, являющихся смысловой структурой (описанием) рассматриваемой предметной области, содержащую необходимые для достижения цели моделирования причинно-следственные связи, присущие системе. В концептуальной модели, как правило, в словесной форме приводятся сведения о природе и параметрах (характеристиках) элементарных явлений исследуемого объекта, о виде и степени взаимодействия между ними, о месте и значении каждого элементарного явления в общем процессе функционирования объекта. При создании концептуальной модели важно выбрать уровень детализации модели (стратификации). Модель объекта представляется в виде совокупностей частей (элементов). В эту совокупность включаются все части, которые обеспечивают сохранение целостности объекта, с одной стороны, а с другой – достижение поставленных целей моделирования. Программные и технические средства моделирования выбираются с учетом ряда критериев. Одним из важных условий в этом случае является достаточность и полнота средств для реализации концептуальной модели. Другими критериями являются доступность, простота и легкость освоения, скорость и корректность создания программной модели. Инструментом для построения функциональной модели было выбрано Case-средство – BPwin, поддерживающее методологию IDEF0. Методологию IDEF0 можно считать следующим этапом развития хорошо известного графического языка описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Teqnique). Исторически, IDEF0, как стандарт был разработан в 1981 году в рамках обширной программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена департаментом Военно-Воздушных Сил США. С 1981 года стандарт IDEF0 претерпел несколько незначительных изменений незначительных изменений, в основном ограничивающего характера, и последняя редакция была выпущена в декабре 1993 года Национальным Институтом По Стандартам и Технологиям СШа (NIST). В IDEF0 система представлена как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая функциональная ориентация является принципиальной – функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы. Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с определения контекста, то есть наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель. В основе методологии лежит четыре основных понятия. Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении. Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое определенное значение (роль), при этом: верхняя сторона имеет значение «Управление» (Control); левая сторона имеет значение «Вход» (Input); правая сторона имеет значение «Выход» (Output); нижняя сторона имеет значение «Механизм» (Mechanism). Каждый функциональный блок в рамках единой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.  Рисунок 1.3 - Представление системы по методологии IDEF0 Интерфейсная дуга (поток, стрелка) Отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком. Графически она отображается в виде однонаправленной стрелки. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование. По требованию стандарта, наименование должно быть оборотом существительного. Декомпозиция. Принцип декомпозиции применятся при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. Декомпозиция позволяет постепенно и структурировано представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой. Глоссарий. Для каждого из элементов IDEF0: диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента. Функциональная IDEF0-модель представляет все правила по ведению деловых процедур и обработке сопровождающих деловую процедуру документов в достаточном объеме и при этом обладает непротиворечивостью представления информации. Кроме того, функциональная модель облегчает выполнение решаемых задач по обработке документов благодаря наглядности представления информации. 1.3.3 Функциональная модель ЭИСМетодология IDEF0 отображает структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции. Функциональная модель IDEF0 – методология и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является ее акцент на соподчиненность объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность. При создании функциональной модели сети процессов обработки информации должны учитываться следующие требования: Строится с точки зрения руководства предприятия. При таком подходе модель должна включать все процессы и их элементы, влияющие на производство конечной продукции; Содержать процессы, определенные как обязательные в рамках требований соответствующей нормативно-технической документации; Охватывать все стадии жизненного цикла продукции, относящиеся к сфере деятельности предприятия. Выбор верной точки зрения способствует сокращению времени на построение модели. Целью моделирования является определение функций, входящих в процесс и их взаимосвязь, на основании чего определяются процессы автоматизации. Описанный выше процесс схематично отображен на функциональной модели существующей системы оформления заявки (рисунок 1.4, рисунок 1.5). Главный функциональный блок А0 «Оформление заказа»: заявка на ремонт. Управлением являются устав предприятия, нормативная документация, налоговый кодекс РФ, закон о защите прав потребителей. На выходе данного процесса получаем: выполненную заявку, гарантийный талон, отчет об исполнении. Над процессом оформления заказа была проведена декомпозиция на следующие функциональные подблоки: А01 – Оформление заявки. В данном блоке входом является: заявка на ремонт, а выходом – выполненная заявка, запрос на оформление гарантийного талона. А02 – Оформление гарантийного талона. В данном блоке входом является: запрос на оформление гарантийного талона, а выходом – гарантийный талон, запрос на оформление отчета. А03 – Оформление отчета. В данном блоке входом является: запрос на оформление отчета, а выходом – отчет об исполнении.  Рисунок 1.4 – Контекстная диаграмма процесса оформления заказа  Рисунок 1.5 – Декомпозиция функциональной модели существующего процесса оформления заказа 1.3.4 Описание системного программного обеспеченияСистемное программное обеспечение — это комплекс программ, которые обеспечивают эффективное управление компонентами вычислительной системы, такими как процессор, оперативная память, каналы ввода-вывода, сетевое и коммуникационное оборудование и т.п. Системное программное обеспечение организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную рабочую среду для прикладных программ, оно предназначено для управления компьютером, организации решения задач и взаимодействия пользователя с аппаратными средствами компьютера. Оно настолько тесно связано с аппаратными средствами, что его иногда считают частью компьютера. В состав системного ПО входят операционные системы, сервисное программное обеспечение (оболочки, утилиты, антивирусные средства) и программы технического обслуживания (тестовые программы, программы контроля). Операционная система (ОС) — это комплекс специальных программных средств, предназначенных для управления загрузкой компьютера, запуском и выполнением других пользовательских программ, а также для планирования и управления вычислительными ресурсами персонального компьютера. Она обеспечивает управление процессом обработки информации и взаимодействие между аппаратными средствами и пользователем. Инструментальное программное обеспечение используется для создания программных продуктов в любой области, включая и системные программы. В настоящее время для создания программных продуктов используются мощные системы визуального программирования, которые включают в себя обширные библиотеки стандартных программ, специальные средства отладки и тестирования. Выбор общего программного обеспечения и его обоснование представлены в таблице 1.1. Таблица 1.1 Список системного программного обеспечения
Окончание таблицы 1.1
Главной проблемой в отделе по работе с клиентами является то, что создание, редактирование, учет и хранение документов происходит в MS Excel, что является не совсем удобным. Решением данной проблемы может стать автоматизация существующих процессов в отделе по работе с клиентами. Это позволит повысить качество организации работы, а также эффективность управления. Относительно организационной структуры предприятия, которая определяет функциональные роли и связи, механизм бизнес-процессов автоматизирует цепочки связанных операций, направленных на достижение общей цели. Бизнес-процессы создают и осуществляют правила выполнения операций, а также их взаимосвязь, что позволит сократить или совсем исключить ошибки в процессе выполнения операций, которые связаны с человеческим фактором. Выполнение работы с простым списком заданий, даст сотруднику возможность концентрироваться лишь на выполнении своих непосредственных обязанностей. Все это позволит повысить качество выполняемой работы сотрудниками отдела по работе с клиентами . Также механизм бизнес-процессов позволит осуществлять управление совместной работой сотрудников с помощью прикладного решения. Таким образом, рабочее время сотрудников будет использоваться более эффективно. Из всего вышесказанного следует, что автоматизация существующих в отделе бизнес-процессов позволит наиболее рационально использовать рабочее время сотрудников и их трудовые ресурсы, также уменьшит вероятность ошибок, допускаемых человеком, и повысит эффективность управления. |