Автоматизации процесса оформления заказов. Автоматизации процесса оформления заказов на ремонт техники в ООО Объединенные ресурсы

• Название: Автоматизации процесса оформления заказов на ремонт техники в ООО Объединенные ресурсы
• Анкор: Автоматизации процесса оформления заказов
• Дата: 30.01.2020
• Размер: 5.51 Mb.
• Имя файла: Автоматизации процесса оформления заказов .docx
• Тип: Документы; #106518
• страница: 2 из 28

Краткая характеристика автоматизируемого подразделения и видов его деятельности

ООО «Объединенные ресурсы» имеет вертикальную структуру подчинения и назначения на должности. Организационная структура управления ООО «Объединенные ресурсы» представлена на рисунке 1.1.

Вертикальное разделение формирует иерархию системы, в основе которой лежит дерево целей. Вертикальное разделение определяется числом уровней управления, а также их подчиненностью и директивными отношениями.

Структурные подразделения, участвующие в систематической работе по составлению и дальнейшей работе с отчетами по ремонту: отдел по работе с клиентами и партнерами, отдел маркетинга.

Данные подразделения обеспечивают взаимосвязанную работу по формированию и учету отчетов по ремонту, а также дальнейшую работу с ними. Благодаря этому на предприятии функционирует система формирования и учета отчетов по ремонту, которая предусматривает разработку и внедрение мероприятий по регистрации и оперативному учету отчетов по ремонту.

Руководство деятельностью ООО «Объединенные ресурсы» осуществляет генеральный директор. Он действует по доверенности, выданной предприятием, распоряжается средствами ООО «Объединенные ресурсы»в пределах предоставленных ему прав.

ООО «Объединенные ресурсы» учитывает результаты своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическою отчетность в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

В целях организационного обеспечения организационно-распорядительной деятельности генеральному директору подчиняются ведущий специалист отдела маркетинга , руководитель SEO-отдела, главный специалист отдела по работе с клиентами и партнерами, бухгалтерия, отдел разработки сайтов.



Рисунок 1.1 – Организационная структура управления ООО «Объединенные ресурсы»

SEO отдел – отдел организации, выполняющий внутреннюю и внешнюю оптимизацию сайта с целью повышения позиций сайта в списке страниц, найденных поисковыми системами по конкретным запросам. Главной задачей SEO отдела является попадание сайта в ТОП выдачу по ВЧ (высокочастотным) запросам, СЧ (среднечастотным) запросам и НЧ (низкочастотным) запросам, и как следствие привлечение большего количества пользователей на сайт.

Отдел Маркетинга – отдел, занимающийся размещением контекстной рекламой в поисковых системах Яндекс и Google. Задача Отдела Маркетинга, как и задача SEO отдела состоит в привлечении целевых пользователей.

Отдел по работе с клиентами и партнерами – является самостоятельным структурным подразделением, в который входят:

• 
  call-центр, занимающийся обработкой обращений и информированием по голосовым каналам связи в интересах организации;
  
• 
  контакт-центр, обрабатывающий также обращения по электронной почте, работающий с обращениями в режиме интернет-чата;
  
• 
  служба модерации, обрабатывает звонки, присваивая им значение (целевой, не целевой), собирает отзывы у клиентов о работе мастеров по ремонту техники, записывает пожелания по работе мастеров, сервиса и сайта в целом;
  

• 
  менеджер по работе с партнерами, осуществляет непосредственный контроль, информирует об изменениях в компании, привлекает новых партнеров для сотрудничества с организацией;
  
• 
  Отдел разработки сайтов – отдел, занимающийся разработкой и сопровождением сайтов, учитывая пожелание клиентов.
  

1.2.1 Основные бизнес-процессы предприятия

На предприятии функционируют следующие процессы:

• 
  управление процессом оказания услуг;
  
• 
  управление персоналом;
  
• 
  управление закупками.
  

В данной выпускной квалификационной работе мною рассмотрен процесс оформления заказов. В данном процессе принимают участие:

• 
  менеджер по работе с клиентами;
  
• 
  менеджер по работе с мастерами;
  
• 
  мастер.
  

Бизнес-процесс оформления заказов.

Данный процесс ведется отделом по работе с клиентами. Основными целями этого бизнес-процесса является своевременное поступление в отдел по работе с клиентами заявок, необходимых для оформления заказа и передача необходимых данных по заказам в другие отделы.

Детализация бизнес-процесса оформление заказов:

• 
  Поступление заявки. От клиента поступает заявка на ремонт техники. Создается очередь заявок.
  
• 
  Обратная связь. Менеджер по работе с клиентами звонит по номеру, отставленному в заявке, и проверяет правильность заказа.
  
• 
  Оформление заявки. Менеджер по работе с клиентами оформляет заявку на ремонт в базе MS Excel, в которую вводит данные клиента (Имя, номер телефона и т.д.), и отправляет её в очередь на выполнение.
  
• 
  Назначение мастера. Менеджер по работе с мастерами обзванивает мастеров, выясняя кто свободен, и назначает мастера, резервируя его время на выполнения ремонта. Заявка ставится в очередь на выполнение.
  
• 
  Оформление гарантийного талона. После выполнения ремонта мастер оформляет гарантийный талон и передает его клиенту.
  
• 
  Оформление отчета. На основании всех необходимых полученных документов менеджер по работе с мастерами оформляет отчет о проделанной работе.