АВТО. Автоматизация управленческого учета в организации. Автоматизация управленческого учета в организации Информационный методический центр Сургутского района

• Название: Автоматизация управленческого учета в организации Информационный методический центр Сургутского района
• Дата: 10.07.2020
• Размер: 1.1 Mb.
• Имя файла: Автоматизация управленческого учета в организации.docx
• Тип: Документы; #134088
• страница: 8 из 9

4.2. Установка и настройка системы управленческого учета организации «Информационный методический центр Сургутского района»

Автоматизация управленческого учета должна быть процессной системой. На практике, даже если эта задача руководителей предприятий даже в Москве, центре информационной концентрации бизнеса, предсказать ряд ошибок, исправление которых приводит к финансовым затратам и потерянное время. Чтобы избежать этих проблем, следующие правила должны быть приняты во внимание.

1. Внутренний отчет управления должен содержать необходимую информацию и быть удобной для восприятия формы. Они должны быть структурированными, разборчивыми, видимыми. Они должны понимать только аксессуары, необходимые для целей управления. Такой подход не только сокращает время обработки документов, но и делает их более информативными и полезными.

2. Оценка элементов отчетности должна проводиться только на основе финансистов, методов, а также с помощью других методов. При создании правил следует применять российские, международные правила и стандарты.

3. Эффективное внедрение автоматизации управленческого учета может осуществляться только после детальной диагностики компании и повышения осведомленности менеджеров о необходимости таких действий.

4. В процессе разработки управленческого учета необходимо задействовать значительное количество сотрудников, так как за основу информации для управления и реализации процесса продаж будет полезен широкий круг сотрудники. Эту задачу не могут навязать только бухгалтеры, экономисты и финансисты.

5. При реализации автоматизации управленческого учета необходимо точно определить схему процесса, оптимизировать и распределить функции, создать должностные инструкции. Такой подход позволит избежать дублирования.

6. Внедрение управленческого учета предполагает решение ряда задач с целью повышения оперативности и качества управления, а также повышения эффективности во всех областях. Следовательно, оно не может быть сфокусировано на решении проблемы. Например, программное обеспечение рабочего процесса.

7. Процесс совершенствования управленческого учета обучения должен быть постоянным. Невозможно провести один раз оптимизацию, считающуюся достаточной для действия. Система должна регулярно совершенствоваться, внедрять новое программное обеспечение и использовать инновационную методологию.

8.Существует необходимость в регламентах рабочего процесса, которые определяют крайний срок подачи документов и отчетов, мотивацию персонала для соблюдения правил. Эффективным решением может стать график документооборота.

9. Корпоративная культура предполагает обмен информацией точно в срок. Внедрение информационных технологий позволяет эффективно реализовать этот процесс.

10. Инструменты управленческого учета должны уважать задачи, поставленные компанией. Ограничение возможностей по техническому фактору не должно вызывать дополнительных проблем в бизнесе.



Рисунок 4.Схема управленческого учета «WA: ФИНАНСИСТ» внедряемая в организации «Информационный методический центр Сургутского района»

Ведение прогнозирование на предприятии с помощью автоматизированного управленческого учета позволяет оперативно обрабатывать значительные объемы информации. В сочетании с дополнительными модулями функции систему могут быть расширены. Пользователи получают ряд преимуществ:

• 
  широкий набор инструментов для учета и контроля, позволяющий получать оперативно информацию и анализировать ее в различных ракурсах;
  
• 
  применяемые системы и модули легко настраиваются в соответствии с политикой учета и спецификой деятельности компании;
  
• 
  высокая производительность средств автоматизации позволяет мгновенно обрабатывать значительные массивы информации.
  

4.3 Программное обеспечение системы организации «Информационный методический центр Сургутского района»

Программы для управленческого учета позволяют решить задачи автоматизации процессов, контроля и формирования отчетности. Универсальными и эффективными решениями является линейка программных продуктов «WA: Финансист». Они могут использоваться на предприятиях с различной спецификой и объемами документооборота на предприятиях в Москве и других регионах России. Они эффективны для применения в организациях с выделенной финансовой службой, а также в компаниях, которые оперируют сводными данными, получаемыми из внешних систем.

Предлагаемые модули для автоматизации:

1. 
   Для обеспечения эффективной работы казначейства и формирования БДДС может использоваться модуль «Управление денежными средствами» (сокращено «УДС»);
   
2. 
   Для формирования бюджета доходов и расходов и прогнозного балансового листа используется модуль «Бюджетирование»;
   
3. 
   Для ведения управленческого учета по корпоративным стандартам и МСФО может применяться модуль «УпрУчет/МСФО»;
   

Таблица 7. Основные варианты поставки «WA: ФИНАНСИСТ»

Наименование	Рекомендованная цена (руб.) (НДС не облагается)
«Казначейство»	70 000
«Контракт-Менеджмент»	45 000
«Казначейство + Контракт-менеджмент»	115 000
«Бюджетирование + Казначейство»	120 000
«Бюджетирование + Казначейство + Контракт-менеджмент»	165 000
«Управленческий учет / МСФО»	130 000
«Комплексный»	250 000
Лицензии:
Клиентская лицензия на 1 рабочее место	3 000
Клиентская лицензия на 5 рабочих мест	14 500
Клиентская лицензия на 10 рабочих мест	28 000
Клиентская лицензия на 20 рабочих мест	54 000
Клиентская лицензия на 50 рабочих мест	125 000
Клиентская лицензия на 100 рабочих мест	240 000
Клиентская лицензия на 300 рабочих мест	600 000

Единые многопользовательские лицензии (подходят для всех модулей), лицензированию подлежат только те сессии, во время которых осуществляется работа с функционалом утверждения заявок и первичными документами. Лицензий для пользователей, которые работают только со справочниками и отчетами, не требуется. Лицензии можно комбинировать произвольным образом для достижения требуемого количества возможных подключений.

Для работы программного продукта дополнительно требуются лицензии на платформу «1С:Предприятие 8».

С использованием программных продуктов «WA: Финансист», можно реализовать различные варианты для обеспечения автоматизации процессов учета и бюджетирования.

А. Бюджетирование.

Для решения задач бюджетирования и автоматизации процессов можно использовать различные продукты «WA: Финансист»:

1. Если необходимо реализовать полный комплекс бюджетирования используется модуль «WA: Финансист. Бюджетирование».

2. Если на предприятии стоит задача только управления денежными средствами на основе БДДС может применяться модуль «WA: Финансист. УДС».

Б. Оперативный управленческий учет.

Для эффективной организации оперативного управленческого учета и автоматизации процесса с помощью продуктов «WA: Финансист» можно использовать следующие решения:

3. Для оперативного учета движения денежных средств используется модуль «WA: Финансист. УДС» (Управление денежными средствами);

4. Для управленческого учета эффективно использовать модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО»;

5. Если для оперативного учета и анализа оборотных средств необходимо использование функций резервирования товаров, сложного расчета себестоимости и других специфических торговых операций, то модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО» используется как дополнительный к специализированной программе для управленческого учета (например, в 1С 8 Управление торговлей).

В этом случае система обеспечит автоматизацию функции закупки и продажи, а модуль «WA: Финансист. УпрУчет/МСФО» - функции финансовой службы по трансляции данных оперативного анализа.

4.4 Внедрения управленческого учета системы бюджетирования в программе «WA:Финансист» (блок «Управление денежными средствами») на базе организации «Информационный методический центр Сургутского района»

Индивидуальной особенностью решения организации «Информационный методический центр Сургутского района» являлось то, выгрузка в банк-клиент не производится, а база «WA:Финансист» является исключительно базой для ведения управленческого учета и бюджетирования.

В связи с этим, обычный порядок документооборота организации «Информационный методический центр Сургутского района» изменен таким образом, чтобы процесс создания нового контрагента и расчеты со всеми контрагентами в бухгалтерской базе был синхронизирован с базой в программе «WA:Финансист» с помощью выгрузок XML.

При появлении нового контрагента (покупателя, поставщика, подрядчика и т.п.) Ответственный исполнитель организации «Информационный методический центр Сургутского района» приносит на согласование договор (или счет) в бухгалтерию.

В целях безопасности — Контрагент проверяется через систему 1С по ИНН.  В случае согласования гл. бухгалтером, данные о контрагенте и его реквизиты, а также данные договора (счета) вносятся в бухгалтерскую базу 1С, а договор направляется на дальнейшее согласование руководству.

Вторым изменением стандартного подхода было то, что внесение стоимостных условий договоров в документ «Регистрация условий договоров», в связи с большим объемом договоров, оказалось чрезвычайно трудоёмким. Было принято решение о внесении условий с помощью загрузки из Excel Бюджета движения денежным средств на год по всем контрагентам.

Надо отметить, что реализованная возможность в организации «Информационный методический центр Сургутского района» загрузки бюджета из Excel является преимуществом всех наиболее известных программ на платформе 1С:8.3 (WA:Финансист, ЛАД.Проект, БИТ.Финанс).

Таким образом, краткая схема документооборота организации «Информационный методический центр Сургутского района» сложилась в следующий порядок действий:

1. 
   Создание элемента справочника «Контрагенты и «Договор контрагента»;
   

2. 
   Загрузка данных по текущим платежам и поступлениями;
   

3. 
   Создание документа «Регистрация условий договоров» без графика платежей.
   

После (для процесса) подписания договора руководителем бизнеса — создается документ «Регистрация условий договоров». Проведенный и утвержденный документ позволяет отображаться Договору контрагента в отчете Реестр договоров (в справочнике «Договоры контрагентов»);

4. 
   Создание Бюджета движения денежных средств;
   

5. 
   Формирование отчета «План Бюджета движения денежных средств» на плановый период. Утверждение документов «Бюджет». Рассмотрение и утверждение Плана БДДС руководителем. Предоставление отчета «План БДДС» Руководителю бизнеса в формате Excel, внесение корректировок по замечаниям руководства, распечатка готового Плана БДДС в сгруппированном по статьям оборотов виде;
   

6. 
   Создание документа «Плановый реестр на поступление / списание ДС»
   

Соответствие Бюджетов ДДС и Плановых реестров можно посмотреть с помощью отчета «Сравнение БДДС и факта с плановым реестром»;

7. 
   Формирование отчета «Платежный календарь» (режим «Предварительный»). Рассмотрение отчета «Платежный календарь» возможно по Плановым реестрам;
   

8. 
   Ввод на основании и согласование документа «Планируемое поступление ДС» на основании документа «Плановый реестр на поступление ДС»;
   

9. 
   Создание документа «Заявка на расходование денежных средств»;
   

Ввод документа «Заявка на расходование ДС» Ответственными исполнителями на основании счета от поставщика (подрядчика).  По долгосрочным договорам администрации организации «Информационный методический центр Сургутского района» — возможен на основании документа «Плановый реестр на поступление / списание ДС».

10. 
    Согласование документа «Заявка на расходование ДС»;
    

11. 
    Формирование отчета «Платежный календарь» (режим «Обычный»);
    

12. 
    Создание документа «Планируемый перевод ДС»;
    

13. 
    Создание и утверждение документа «Реестр платежей»;
    

14. 
    Создание платежных поручений, отправка в Банк-Клиент, получение выписок и проведение их в бухгалтерской базе 1С;
    

15. 
    Загрузка выписок по текущим платежам и поступлениям из бухгалтерской базы 1С;
    

16. 
    Перепроведение документов «Платежное поручение»;
    

Заполнение в документе «Платежное поручение» Документа — основания, т.е. указание соответствующей Заявки на расходование ДС организации «Информационный методический центр Сургутского района» , которая прошла в утвержденном Реестре платежей.

17. 
    Перепроведение документов «Поступление на расчетный счет».
    

Заполнение Документа — основания соответствующим документом  «Планируемое поступление ДС».

18. 
    Рассмотрение отчетности. Отчеты «Исполнение БДДС», «Сводный отчет по движению ДС (CASH-FLOW)», «Сравнение БДДС или факта с платежным календарем», «Сравнение бюджета движения денежных средств или факта с плановым реестром», «Остаток ДС по бюджету с учетом резерва».
    

В целом, программа «WA:Финансист» (блок «Управление денежными средствами») в целях внедрения в организации «Информационный методический центр Сургутского района» — достаточно гибкое решение, нацеленное на решение многоуровневых сложных задач организации «Информационный методический центр Сургутского района» в области управленческого учета и бюджетирования организации.