АВТО. Автоматизация управленческого учета в организации. Автоматизация управленческого учета в организации Информационный методический центр Сургутского района
 Скачать 1.1 Mb.
|
ГЛАВА 2. ОБЗОР И КЛАССИФИКАЦИЯ СУЩЕСТВУЮЩИХ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ОРГАНИЗАЦИЙ2.1. Обзор существующих автоматизированных систем управления хозяйственной деятельностью организацийВ настоящее время стремительно развивается рынок цифровых технологий. Они применяются повсеместно: на предприятиях, в государственных и муниципальных организациях и в обычной жизни. Одной из таких технологий является электронный документооборот. Электронные документы занимают высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом. Однако все же полностью отказаться от бумажных документов не удастся никогда, но, согласно, мнению опытных экспертов в этой области преобладать, так же как и в настоящее время, будет использование электронных вариантов документов. Для управления электронными бумагами была разработана и создана система электронного документооборота. Система электронного документооборота (СЭД) – это программный комплекс для организации и хранения различных видов документов. Этот тип системы является более специфическим видом системы управления документами, более общим типом системы хранения, которая помогает пользователям организовывать и хранить бумажные или цифровые документы. СЭД более конкретно относится к программной системе, которая обрабатывает цифровые документы, а не бумажные, хотя в некоторых случаях эти системы могут также обрабатывать цифровые сканированные версии оригинальных бумажных документов [1]. Электронный документооборот обеспечивает централизованное хранение большого объема цифровых документов. Многие из этих систем также включают функции для эффективного поиска документов. Некоторые эксперты отмечают, что система электронного документооборота имеет много общего с системой управления контентом (CMS). Однако одно из главных отличий заключается в том, что большинство систем CMS включают обработку различных веб-материалов с центрального сайта, в то время как система управления документами часто используется главным образом для архивирования. Для обеспечения надлежащей классификации цифровых документов многие системы электронного документооборота полагаются на детальный процесс хранения документов, включающий определенные элементы, называемые метаданными. П  о мнению аналитиков Tadviser, российский рынок электронного документооборота увеличивается примерно на 7 % в год, но при всём этом постоянно появляются новые системы, готовые предоставлять всё больше удобных услуг. Динамика роста российского рынка систем электронного документа оборота, представлен на рисунке 1 [3].Рисунок 1 – Динамика российского рынка СЭД Метаданные вокруг документа обеспечат легкий доступ к ключевым деталям, которые помогут тем, кто ищет архивы, найти то, что им нужно, будь то хронология, тема, ключевые слова или другие ассоциативные стратегии. Во многих случаях специфическая документация для оригинальных протоколов хранения является важной частью того, что делает систему электронного документооборота столь ценной для бизнеса или организации [2]. Системы электронного документооборота внедряются повсеместно. Они имеют большой ряд преимуществ: Уменьшают место для хранения документов; Повышают информационную безопасность; Улучшают нормативное состояние документов; \ имеют функции легкого извлечения; Имеют улучшенную функцию резервного копирования и аварийного восстановления документов. Система электронного документооборота – это программное обеспечение, управляющее созданием, хранением и контролем документов в электронном виде. Основная функция СЭД заключается в управлении электронной информацией в рамках рабочего процесса организации. Также функции СЭД должны включать управление документами, документооборот, извлечение текста и создание изображений, способность обеспечивать безопасный доступ, поддерживать контекст и выполнять инструкции по удалению для всех записей в системе [1]. Однако кроме достоинств такие системы имеют недостатки и проблемы внедрения. Среди общих рисков и угроз внедрения систем документооборота выделяют: человеческий, руководства, объективный [4]. К человеческому риску напрямую, относится консерватизм сотрудников. В каждой организации найдутся сотрудники, которые не стремятся к изучению чего-либо нового. В частности, это касается организаций с консервативной кадровой политикой, где руководство, не заинтересовано в обновлении кадров. Но для новой цифровой экономической реальности данная угроза несет минимальный характер. Проблема, связанная с руководством является самой важной, так как от руководителя зависит принятие решения о внедрении СЭД в деятельность организации. Одной из причин возникновения данного риска является недоверие со стороны руководства к системам электронного документооборота. Недоверие связанно с боязнью прозрачности деятельности компании, а также с сохранением конфиденциальности информации. Ещё существует фактор руководителя – неумение и нежелание работать с компьютером, редактировать и просматривать документы. Так же существуют, так называемые, объективные риски, к ним относятся: постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов организации [4]. Кроме того, очень важно найти проверенную компанию по внедрению СЭД, которая настроена на долгосрочное сотрудничество. На российском рынке существует множество продуктов электронного документооборота. Лидерами являются: Логика бизнес, TerraLink, ЭОС, Ланит и другие. Деятельность данных компаний заключается в автоматизации документно-ориентированных бизнес-процессов компаний. Выручка лидеров отечественного рынка СЭД за 2019 год представлена в таблице 1 [3]. Таблица 1 – Выручка участников российского рынка систем электронного документооборота
Для успешного внедрения проекта СЭД необходимо правильно использовать преимущества системы [5]. Этого можно достичь только путем выбора правильной СЭД и внедрения ее в правильном порядке: Создавать документы в электронном виде с помощью компьютерных приложений или самой СЭД; Использовать процедуры извлечения и возврата, чтобы позволить нескольким пользователям работать над документом без перезаписи данных друг друга; Хранить документы на жестких дисках, магнитных лентах и различных съемных носителях; Предоставлять пользователям различные права доступа, такие как разрешение на чтение, чтение и запись и т. Д.; Организовывать документы в хорошо спланированные иерархические каталоги / базы данных и облегчить требования к поиску с помощью тегов, индексации или полнотекстового распознавания; Использовать цифровые подписи. Сравнение систем будем проводить в 2 этапа: Сравнение функциональных возможностей систем; Сравнение систем по затратам на их эксплуатацию; Сначала проведем сравнение функционала систем. Сравнение покажем с помощью таблицы, у которой в первой строке находятся названия автоматизированных информационных систем, а в первом левом столбце – обговоренный с заказчиком ряд функциональных возможностей, выдвигаемый новой АИС. На пересечении строки и столбца будет расположена численная характеристика функции системы от 0 до 2, где: 0 – плохая реализация; 1 – есть недочеты; 2 – недочетов нет; Сравнение функциональных возможностей систем представлено в таблице 1. Таблица 2. Сравнение функционала систем
Так как функциональные возможности систем «ИТАН: Управленческий баланс» и «ABIS.ABC» в равной степени удовлетворят потребностям заказчика, выясним какая из систем менее затратная в приобретении и эксплуатации. Сравним затраты на эксплуатацию систем с помощью метода ТСО или Total cost of ownership (совокупная стоимость владения), который заключается в количественной оценке на внедрение системы, ее использование и сопровождение. Для расчета совокупной стоимости владения ИС учитываются такие показатели как: стоимость ЭВМ, стоимость программного обеспечения, затраты на установку, затраты на обслуживание и поддержку, затраты, связанные с простоями из-за ошибок в системе (потери). Общая формула расчета ТСО ИС выглядит следующим образом: ТСО =  +  +  +  +  Необходимо учесть, что каждый вид затрат имеет свои сроки эксплуатации, поэтому переведем к российскому единому расчетному периоду, а именно к периоду в 1 год. Средний срок службы компьютера составляет 5 лет [2]. При сборке компьютерного блока из комплектующих средняя стоимость одного блока выходит 35000 рублей [3]. Стоимость ЭВМ рассчитывается по следующей формуле:  ,где  ,  – стоимость одного ПК,  – количество ПК;Стоимость программного обеспечения будем считать по формуле: =  +  * ,где – стоимость общей лицензии, – количество дополнительных лицензий,  – стоимость одной дополнительной лицензии.Затраты на установку рассчитываются по формуле:  ,где  – время, необходимое для установки одной копии программного обеспечения;  – количество копий, которое будет устанавливаться в компании;  – это затраты одного часа работы специалиста; период – расчетный период эксплуатации;  – коэффициент, который устанавливает среднее значение возможных переустановок данного программного обеспечения в период за 1 год.Затраты на поддержку и обслуживание обычно определяются на период в 1 год. Затраты на поддержку и обслуживание зависят от выбранного ПО, формы его поддержки и обслуживания, от региона.  ;Потери рассчитываются следующей формулой:  ,где цена потерь – это прибыль, которую упускает компания за один час отказа функционирования системы;  – время, требуемое для восстановления функционирования ПО,  – среднее время ожидания с момента времени, когда возникла неисправность до момента приезда специалиста; период – расчетный период эксплуатации; – коэффициент, который устанавливает среднее значение возможных неисправностей в ПО за 1 год. Среднее количество неисправностей продуктов 1С за год равняется 10,  , а  (Статистика ТФОМС Калининградской области). ,где ГД – годовой доход,  – степень влияние простоя на процесс продаж в %,  – количество людей, охваченных простоем,  – средняя зарплата сотрудника в час с учетом налогов,  – степень влияния простоя на процесс в %. Так как степень влияния простоя на работу может быть разный в различных ситуациях, то примем и по 100%, чтобы узнать максимальные затраты. Ежемесячный компании 500 тыс. рублей, годовой доход 500 тыс. * 12 = 6 млн. рублей, а  Расчет ТСО для ПО «ABIS.ABC»:   (лицензия включает сразу 5 рабочих мест, при выборе 4-х дополнительных лицензий клиент заплатит 45 * 4 = 180 тыс. рублей); =  1.5 * 4 * 1,5 * (3+1) = 36 тыс. рублей; = 6 тыс. (в месяц) * 12 месяцев = 72 тыс. рублей; ТСО = + + + +  Расчет ТСО для ПО «ИТАН: Управленческий баланс»:   (1 стандартный пакет включает сразу 5 рабочих лицензий, также данный пакет включает и установку, поэтому  ); ; ТСО = + + + +  313520 рублей;Итого: ТСО для «ABIS.ABC» =  рублей;ТСО для «ИТАН: Управленческий баланс» = 313520 рублей; Сравнивая ТСО систем, наиболее выгодный вариантом оказался вариант «ИТАН: Управленческий баланс». Основываясь на требованиях заказчика, которые заключались в выборе автоматизированной информационной системы для ведения управленческого учета с наименьшими затратами на внедрение и сопровождение и с достаточным для заказчика функционалом для ведения хозяйственной деятельности, можно сделать вывод, что АИС «ИТАН: Управленческий баланс» является оптимальных решением, которое решит проблемы с прогнозированием, анализом данных и оперативным получением информации как для компании, так и для ее клиентов. Таким образом, в заключение можно сказать, что несмотря на риски внедрения, рассмотренные выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур – возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление или управление организацией станет более простым, прозрачным, информативным и оперативным |