Организация бухгалтерского учета на предприятии2. Бухгалтерский учёт как основа формирования информационного поля на предприятиях торговли
 Скачать 496.5 Kb.
|
|
Раздел I. «Внеоборотные активы». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении активов организации, которые в соответствии с правилами бухгалтерского учёта относятся к основным средствам, нематериальным активам и другим внеоборотным активам, а также операций, связанных с их строительством, приобретением и выбытием. Данный раздел включает 8 счетов. Раздел II. «Производственные запасы». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве либо для хозяйственных нужд, средств труда, которые в соответствии с установленным порядком включаются в состав средств в обороте, а также операций, связанных с их заготовлением (приобретением). Этот раздел представлен 6-ю счетами. Раздел III. «Затраты на производство». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о расходах по обычным видам деятельности организации (кроме расходов на продажу). Включает 7 счетов. Таким образом, первые три раздела плана счетов вобрали в себя все ресурсные счета, представленные счетами имущества, а также счета, формирующие информацию о процессе производства продукции (работ, услуг) в соответствии с уставной деятельностью предприятия или организации. Раздел IV. «Готовая продукция и товары». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении готовой продукции (продуктов производства) и товаров. Данный раздел включает 7 счетов. Раздел V. «Денежные средства». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранных валютах, находящихся в кассе, на расчётных, валютных и других счетах, открытых в кредитных организациях на территории страны и за её пределами, а также ценных бумаг, платёжных и денежных документов. Денежные средства в иностранных валютах и операции с ними учитываются на счетах этого раздела в рублях в суммах, определяемых путём пересчёта иностранной валюты в установленном порядке. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчётов и платежей. Включает 7 счетов. Раздел VI. «Расчёты». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о всех видах расчётов организации с различными юридическими и физическими лицами, а также внутрихозяйственных расчетов. Раздел включает 14 счетов. Итак, представленные счета в четвёртом, пятом и шестом разделах Плана счетов обобщают информацию по всем хозяйственным операциям, раскрывающим процесс обращения. Раздел VII. «Капитал». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении капитала организации. Объединяет счета, содержание которых раскрывает процесс формирования и использования собственного капитала организации в отчётном году, а также обобщает информацию о наличии её непокрытого убытка. Всего счетов в данном разделе 6. Раздел VIII. «Финансовые результаты». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о доходах и расходах организации, а также выявления конечного финансового результата деятельности организации за отчётный период. Данный раздел включает 8 счетов. План счетов сопровождает Инструкция по его применению, в которой даны краткое экономическое содержание и назначение каждого счета, рассмотрен порядок ведения системного (синтетического) счёта, предложены типовые схемы корреспонденций счетов. Организация ООО «Плёс» самостоятельно разрабатывает рабочий план счетов на основе типового плана. Она вправе из всей совокупности синтетических счетов выбрать действительно необходимые для себя, вводить (с разрешения Министерства финансов Российской Федерации) новые синтетические счета, используя свободные коды счетов. На основе системы субсчетов, предусмотренной утверждённым Планом счетов и Инструкцией по применению Плана счетов, организации определяют перечень используемых субсчетов, при необходимости объединяя, исключая или добавляя новые субсчета, а также полную номенклатуру аналитических счетов и их кодовые обозначения. В бухгалтерии исследуемого предприятия учет автоматизирован с использованием программы «1С: Бухгалтерия 7.7». Для ведения бухгалтерского учёта применяется рабочий план счетов, в котором использованы субсчета по учёту хозяйственных операций по источникам финансирования в соответствии с типовым Планом счетов, утверждённым Инструкцией по бухгалтерскому учёту (см. приложение 4). Краткий обзор рабочего плана счетов показывает, что счета, входящие в I – VI разделы, предназначены для получения и обобщения информации о наличии и движении имущества, а также для раскрытия сущности отдельных хозяйственных процессов, в целом составляющих воспроизводства совокупного общественного продукта. Здесь же (раздел VI) представлены счета источников имущества, обобщающие информацию о наличии и движении постоянного и заёмного капитала. В частности, к ним относятся счета 63 «Резервы по сомнительным долгам», а также счета 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам». Таким образом, использование рабочего плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации даёт возможность осуществлять в учёте регистрацию и группировку фактов хозяйственной жизни организации, установить, какой конкретно объект надо учитывать на том или ином счёте. В рабочем плане счетов бухгалтерского учёта может быть использовано столько счетов и субсчетов, сколько необходимо для отражения хозяйственной деятельности. В ООО «Плёс» применяется единый рабочий план счетов, разработанный с учётом специфики его деятельности. Рабочий план счетов является обязательным к применению всеми работниками бухгалтерии. В практической работе при осуществлении учётных записей вместо наименования счёта указывают его номер, что значительно упрощает учётную регистрацию, сокращает время на обработку документов. 2.3. Документирование операций и документооборот Каждый факт хозяйственной жизни, происходящий на предприятии, подлежит документальному подтверждению. Процесс отражения совершаемых экономическим субъектом операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Первичные учётные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учётные регистры. Организация бухгалтерского учёта на предприятии немыслима без создания оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изучения управленческого и производственного процессов. Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учёте называется документооборотом. Следует отметить, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учётной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утверждённое Минфином СССР 29 июля 1983г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР. Руководствуясь этим, предприятия торговли самостоятельно определяют правила своего документооборота. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции: первичные документы; учётные регистры; бухгалтерскую и налоговую отчётность; график документооборота (сроки и порядок прохождения документов); хранение документов. Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определённых операций, соблюдение которых обеспечивает чёткую организацию документооборота. Так, на стадии приёмки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе – дату записи в учётный регистр, а в условиях автоматизированного учёта – оттиск штампа лица, ответственного за их обработку. Различают три основных потока документации: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); - документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние). Правила документооборота утверждаются в составе учётной политики организации по бухгалтерскому учёту. Организацией документооборота в ООО «Плёс» занимается главный бухгалтер. Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения, утверждается приказом руководителя предприятия. График документооборота может корректироваться в зависимости от сроков отладки компьютерной программы и её технических возможностей (см. приложение 5). Документооборот, организованный по графику: - позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки; - способствует равномерному распределению учётной работы в течение всего рабочего времени; - повышает производительность труда счётных работников; - способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учёта, повышению уровня механизации и автоматизации учётных работ. Точное соблюдение графика документооборота способствует своевременному и полному отражению в учётных регистрах совершаемых хозяйственных операций, способствует более чёткой организации производства и продажи продукции, а следовательно, и получению большей прибыли. Если в процессе проведения указанных действий обнаруживаются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависимости от характера и степени допущенных нарушений в ООО «Плёс» они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответствующие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера этих документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. Например, при приёме от кассира за очередной рабочий день отчёта по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бухгалтер расписывается в их приёме в кассовой книге. Процесс обработки в бухгалтерии ООО «Плёс» принятых от исполнителей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку. Таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путём умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени – рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени. Группировка представляет собой следующий этап учётной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем протаксированных документов. Так, документы по приходу товаров группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т.д.; по расходу – в разрезе наименований и направлений в использовании: - на производственные нужды; - на непроизводственные цели; - продажи на сторону и т.п. Цель группировки – подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчётный период. Тем самым упрощается ведение первичного учёта. Контировка – указание в первичном документе бухгалтерской записи, т.е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учётного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определённое место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа. При подготовке документов для записи данных в соответствующие регистры их проверяют с точки зрения законности факта хозяйственной жизни и его целесообразности, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подписей, чёткости и аккуратности оформления, правильности записей цифровых данных, итогов арифметических действий, произведённых при оформлении документов. В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия: - стоимостная оценка; - идентификация во времени; - классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах. В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения – счётные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта. Документирование хозяйственных операций в ООО «Плёс» представлено на схеме 2 (см. схему 2).   Составление документа на предприятии или получение со стороны Бухгалтерия Архив      Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры Проверка документа: по форме, арифметически, по существу Схема 2. Документирование хозяйственных операций Управление документооборотом в значительной мере достигается путём внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота. В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов система электронного документооборота обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры. Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учётной информации, создаёт основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль. По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организаций. Порядок хранения первичных документов и учётных регистров регламентирован ст. 17 Закона о бухгалтерском учёте. Организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учёта, другие документы учётной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчётные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет. Неиспользуемые в работе первичные документы, учётные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчёты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их продажи или порчи. Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определённому учётному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит: - наименование учётного регистра, к которому относятся данные первичные документы; - период, за который скомплектованы документы; - перечень скомплектованных первичных документов; - дату комплектации и передачи документов в архив; - подпись ответственного лица. Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия. Не допускается изъятие документов, составляющих государственную тайну. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Таким образом, документооборот – это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учёту, обработки и передачи в архив. Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учёта, должны представляться в бухгалтерию в сроки, позволяющие использовать содержащуюся в них информацию наиболее эффективно при принятии решений. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком, называемым документооборотом. График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учётной работы организации. Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Документы на предприятии хранятся в соответствии с установленными Главным архивом управлением правилами, но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия – 75 лет. Изъятие документов может производиться только соответствующими органами при наличии предписания с обязательным составлением протокола. |