мал бизнес. Дипломный проектработа тема работы Управление предприятием малого бизнеса на примере ооо Станкосервис в г. Томске
 Скачать 0.77 Mb.
|
|
2.2 Анализ структуры управления ООО «Станкосервис» Во главе ООО «Станкосервис» стоит генеральный директор, который координирует деятельность всей организации. В ее компетенции находятся все вопросы текущей деятельности ООО «Станкосервис». К ограниченной структуре ООО «Станкосервис» выделяются подразделения, выполняющие определенный круг функций. Каждое подразделение обладает в некоторой мере административно-хозяйственной самостоятельностью, то есть имеет право принимать и обеспечивать выполнение соответствующих управленческих решений в пределах своей компетенции, определенной для каждого подразделения генеральным директором. Как известно, чем лучше отделы будут выполнять свои функции, тем они будут лучше специализированы. Линейная структура управления ООО «Станкосервис»: нижестоящее звено (подразделение, работник) полностью подчиняется вышестоящему руководителю. Генеральный директор ООО «Станкосервис» создала аппарат из заместителей (руководителей структурных подразделений), подготавливающих проекты решений, что требует от генерального директора профессионализма при процессе принятия решения. В линейной структуре управления ООО «Станкосервис» решения передаются по цепочке сверху – вниз, сам работник управления подчинен непосредственно начальнику, а начальник подчинен уже генеральному директору. Здесь действует принцип единоначалия, суть состоит в том, что работник выполняет распоряжения только одного руководителя. В идеале генеральный директор не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, обходя стороной их непосредственного начальника. 61 В приложении 1 видно, что каждый подчиненный имеет начальника, и каждый начальник имеет несколько подчиненных. Такая структура управления действует в малых организациях. Преимущества линейной структуры управления: 1) единство и четкость распорядительства 2) согласованность действий работников 3) простота управления 4) четко выраженная ответственность 5) оперативность в принятии решения 6) руководитель лично несет ответственность за конечный результат своего подразделения. Так же есть и недостатки в линейной структуре управления: 1. Высокие, а порой и завышенные требования к начальнику, он должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечить эффективное управление своим подразделением. 2. Отсутствие подразделений, которые занимаются планированием и подготовкой решения 3. Перезагрузка информацией, много контактов с подчиненными 4. Затруднительные связи между подразделениями. Каждая должность или структурное подразделение, которое входит в состав системы управления, наделены функциями. Люди, которые воплощают функции, являются носителями необходимых для управленческих прав, т.е. принимать решения, распоряжаться, выполнять работу в интересах фирмы. Все вопросы в организации невозможно решить единолично и руководить одному тоже тяжело. Распределение полномочий выполняются сверху вниз по ступеням управления, где люди получают нужные права для принятия самостоятельных решений по некоторым вопросам без их обязательного согласования с вышестоящими и нижерасположенными уровнями. 62 Получаются как бы «Ступеньки» полномочий. В итоге складывается иерархия полномочий, которая предполагает их подчинение и установление рангов каждого сотрудника управленческой системы. Рассмотрим каждое подразделение предприятия ООО «Станкосервис»: 1) подразделение бухгалтерия. Включает в себя двух человек. Главного бухгалтера и секретаря – бухгалтер, отвечает за: - прием и обработку первичной документации, следит за их сохранностью, отражения в учете; - начисляет заработную плату, осуществляет их выдачу наличными выплатами; - производит расчеты по больничным листам, отпускным и других выплат; - производит расчеты по обязательствам предприятия с кредиторами и дебиторами и т.д. - ведет налоговый учет на предприятии. - оформление на работу новых сотрудников. 2) подразделение СБ (Службы безопасности). Включает себя шесть человек. Четыре человека – охрана. Три человека – ремонтная бригада. Существует электронная система, на входе, и посторонних на объект не пускают, только сотрудников, поставщиков и покупателей. Контролируют внутреннюю систему организации, во сколько работник пришел, и сколько пробыл на рабочем месте. Обеспечивают безопасность работы в здании предприятия и на ее территории. Обеспечение и выдача пропуска на территорию предприятия. На предприятии и на территории существуют камеры наблюдения, которые просматривает начальник СБ. Рем. бригада занимается: - благоустройством предприятия, - уборкой территории, 63 - перемещают коробки, - делают ремонт, - нарезают зеркала. 3) Цех сборки. Это самое большое подразделение на предприятии, здесь работает около 20 человек. Они занимаются: - сборкой продукции, - упаковкой, - упрощением изделий, - содержание своего рабочего места в порядке, - наклейкой штрих – кодов для магазинов. На этом подразделении завершается процесс не готовой продукции. 4) подразделения кладовщики. На предприятии существуют два склада (верхний и нижний). На складах работают 9 человек. На верхнем складе хранится ГП (готовая продукция). На нижнем складе хранится ПП (полуготовая продукция). В обязанности кладовщика входят: - ведение учета складских операций, - проведение инвентаризации (раз в месяц), - знать ассортимент и номенклатуру, свободно ориентироваться в видах, - пользоваться 1С, с помощью программы можно узнать, есть ли нужный товар на складе. - своевременная сборка заказов, - переместить поступившую на склад продукцию к месту их хранения, - разобрать возврат продукции от покупателей, - раскладывать по видам продукцию, - обеспечить комплектование продукции в соответствии с заказом, - распределять работу для цеха сборки и складывать ее в коробки, (только для нижнего склада), - списывать бракованную продукцию, 64 - оприходывать возврат продукции, - проверять на брак продукцию, которая приходит с других подразделений (только для нижнего склада), 5) подразделение лазер. Работает 10 человек. Лазер – оборудование, предназначено для резки и гравировки таких материалов как бумага, картон, дерево, у лазерного оборудования достаточно высокая скорость, процесс управляется посредством программного обеспечения, обрабатывается контур любой сложности. В обязанности лазерщиков входят: - чистка и уборка станков, - вырезать или гравировать изделие (по крестам), - складывать вырезанные изделия по количеству, - следить за работой станков, - информировать о браке. 6) Дизайнеры. Работает пять человек. - разрабатывают эскизы, - предлагает новый ассортимент изделий, с целью повышения спроса, - делают контур в программе (для подразделений штамповки и лазера, чтобы они могли по контуру вырезать изделие) - создают новые изделия, - создание и передача о проделанной работе другим подразделениям, - изготавливать образцы для кладовщиков нижнего склада и цеха сборки. 7) Подразделение штамповки. Работает 10 человек на станках, 3 оператора и технолог. Технолог отвечает за: - организует производство (обучает правилам пользования), - составляет приоритеты заказов, - проверяет нормы выхода изделия, - внедряет прогрессивные технологии в производство, 65 - отвечает за качество изделия в процессе его изготовления, - разрабатывает новые технологии, - осуществляет своевременное снабжение производства напечатанной бумагой, Операторы отвечают за: - прием заказов на поставку продукции от технолога, - своевременная выписка нарядов на подразделение лазер и штамповка, - перед выпуском продукции строго проверять правильность в соответствии с заказом, - переносить вырубленную продукцию на нижний склад посчитав и проверив ее предварительно, - подготавливать клише для штамповки или заказывать, если нет в наличии, - своевременно информировать о приобретении необходимых материалов. - проведение инвентаризации и учета. Операторы штамповочных станков должны: - строго соблюдать технику безопасности, - делать изделия строго по плану, - проверять, подходит ли клише для изделия, - незамедлительно информировать в случае порчи клише, 8) Менеджеры по продажам, работает 2 человека. - оформление нового сотрудника на работу, - определяет себестоимость производимой продукции, - заниматься поиском клиентов, - подготавливать стенды для выставок, - вести переговоры с клиентами, - прием и обработка заказов, заносить в базу 1С, - выяснять потребность клиентов в продукции, - составлять ежемесячный план продаж, 66 - вести отчетность по продажам и отгрузкам организации, - вести клиентскую базу, - контролировать своевременную отгрузку продукции, - контролировать оплату покупателям товаров по заключенным договорам, - расставлять заказы по приоритету. Многие сотрудники выполняют несвойственные функции. Некоторые функции дублируются. В работу генерального директора входит решение разных невзаимосвязанных задач, это мешает четко и качественно выполнять работу. Без согласия генерального директора, не принимаются ни какие решения. А должна сосредоточить внимание на стратегическом управлении. Руководитель предприятия молодой и коллектив молодой. Генеральный директор влияет на сотрудников – это ключ успеха в организации. Не смотря на то, что работники боятся как огня своего начальника, и делают все, по первому зову, тем не менее, продолжают работать в организации, удерживает сотрудников лишь высокая заработная плата. Если вдруг появятся конкурент, который предложит больше, или будет платить столько, же и хорошо относится к человеку, сотрудники тут, же покинут организацию. В организационной психологии есть результаты исследования, которые показывают, что сотрудники достаточно много тратят времени, наблюдая за тем, что делает их начальство, поэтому все поступки руководителя приобретают особый смысл. На руководителей низшего звена, в нашем случае это начальники подразделений ложится вся ответственность повседневного управления персоналом. Они в одном лице и исполнители и руководители. Для эффективного руководства, успешный руководитель должен уметь находить баланс между крайностями. 67 Например, тактическое мышление и обращать внимание на мелочи. Уметь повлиять на людей и внимание к людям. Энтузиазм и внутреннее спокойствие. Высокомерие и скромность. Высокомерие и спокойствие. Высокомерие – главное качество руководителя. Тот, кто довольствуется малым, не старается преуспеть в своей сфере, тот, кто не хочет быть самым лучшим, самым богатым и т.д. никогда не сможет стать настоящим лидером. Стремление к большему дает лидеру то, без чего невозможно любое достижение. Скромность проявляется в том, что лидер не присваивает себе достижения организации. Иначе у сотрудников возникнет чувство, что руководитель ими пользуется. Это может сказаться на показателях работы. И наоборот, ни что так не вдохновляет, как демонстрация их работы. Тактическое мышление и обращать внимание на мелочи. Хорошие тактические идеи - это то, что отличает эффективную фирму от посредственной. Хорошего лидера от подражателей. Нужно обращать внимание на мелочи, иногда из – за небольшого недоразумения, можно погубить целое производство. Энтузиазм и внутреннее спокойствие. Без энтузиазма невозможно совершать трудовые подвиги. Гордость за свое предприятие, уверенность в будущем, уверенность в успехе, это все усиливает ресурсы фирмы, и идет это в первую очередь от руководителя. На одних эмоциях далеко нельзя продвинуться. Когда нахлынувший порыв кончится, на смену ему придет спокойствие, тогда приходят мысли, «а правильно ли я все делаю?». Как и любое хорошее качество может превратиться и в недостаток. Эти качества очень важны для руководителей. Генеральный директор старается создавать необходимые условия для работы, конечно, есть над какими подразделениями еще долго работать. 68 На складах большой запас продукции, который постоянно пополняется, у покупателей всегда есть выбор. Так же каждый месяц проводится учет и инвентаризация складов, складов несколько. Склад готовой продукции (ГП) их три, в связи с тем, что ассортимент очень большой, было принято решение разбить склад ГП на несколько, на одном складе хранятся праздники, на другом стандартная продукция, а на третьем складе, «Склад-выставка» туда приглашают покупателей ознакомиться с ассортиментом, и просмотреть каталоги. ГП - склад, где хранится готовая упакованная продукция, кладовщики складывают ГП в коробки и отправляют покупателям. Так же, есть склад полуготовой продукции, там хранятся полуфабрикаты, кладовщики их комплектуют и отправляют на подразделение цеха сборки, после сборки и упаковки, продукция попадает на склад ГП. Качество продукции контролируется на всех этапах производства, этих этапов четыре: 1) штамповка, 2) лазер, 3) ПП склад 4) склад ГП (контрольный этап). Ассортимент продукции огромен, измеряется в тысячи наименований и постоянно пополняется новыми видами. Работа творческая только для дизайнеров, любой энтузиазм со стороны художников поддерживается. Таким образом, мы выявили, что организация ООО «Станкосервис» имеет линейную структуру управления. У каждого работника данной организации имеются свои права и обязанности, которые они должны выполнять. Нужно говорить о замеченных ошибках уметь их исправить, не стыдясь совета или замечания руководства. Нужно поручать работу правильно, уметь спрашивать результат работы и направлять на исправление при ошибках. 69 В работе руководителя важно уметь тактически мыслить, планировать, быть уверенным в себе, уверенность проявится на фоне глубоких знаний теории и практики. 70 2.3 Проблемы управления и пути совершенствования системы управления предприятием ООО «Станкосервис» На основе анализа предприятия ООО «Станкосервис» составим и проанализируем матрицу SWOT-анализа. Она позволит выявить в реальном соотношении возможности, имеющиеся у организации, и нависшие над ней угрозы, а также соотнести их с сильными и слабыми сторонами деятельности организации. Таблица 1. Анализ сильных и слабых сторон организации ООО «Станкосервис». Сильные стороны Слабые стороны 1. Наличие необходимых финансовых ресурсов. 1. Плохое месторасположение 2. Наличие скидок 2. Отсутствие профессионализма у сотрудников 3. Современное оборудование 3. Отсутствие маркетингового планирования 4. Низкие цены. 4. Низкая мотивация персонала 5. Огромный ассортимент 5. Отсутствие рекламы 6. Индивидуальная работа с клиентом 6. Неудобный малоэффективный сайт 7. Обучение новых сотрудников на рабочих местах 7.Значительное влияние сезонности на прибыль 8. Наличие постоянных оптовых покупателей. 8. Небольшой спектр услуг 9. Возможность отправки товара в любую точку России и стран СНГ. 9. Отсутствует продвижение по карьерной лестнице 71 10. Мало конкурентов. Таблица 2. Возможности и угрозы. Возможности Угрозы 1. Выход на новый рынок 1. Спад в экономике – изменение вкусов потребителей 2. Завоевание новых сегментов рынка 2. Возможность появления новых конкурентов в данном сегменте рынка 3. Возможность расширения деятельности 4. Увеличение темпов роста рынка На основании SWOT – анализа, можно говорить о том, что деятельность осуществляемая организацией ООО «Станкосервис» в целом положительна. Организация имеет как сильные, так и слабые стороны. Руководству предприятия есть с чем работать, стараться избегать угроз. Отсутствие более сильных конкурентов, но нельзя на этом останавливаться, «Нет предела совершенству» нужно постоянно нарабатывать опыт, совершенствовать управление маркетингом, по возможности увеличивать бюджет организации. ООО «Станкосервис» имеет следующие проблемы: 1) Пожалуй, одной из главных проблем является отсутствие планирования воплощенного в реальность, нет четкого следования инструкциям, все инструкции, разумеется, прописаны, но они не соблюдаются сотрудниками, вследствие отсутствия внутреннего менеджмента снижается эффективность работы, из-за этого прибыль предприятия не растет, и снижается интерес к работе. 72 2) Руководитель ООО «Станкосервис» достаточно мало уделяет внимание системе мотивации сотрудников. А, как известно, отсутствие мотивации приводит к бездействию работников, снижается деятельность работников и менеджеров, следовательно, прибыль предприятия стоит на месте. Из-за этого периодически менеджеры уходят из организации 3) Отправка продукции под реализацию. Организация подписывает договор с клиентами, о том, что если в течение полугода или года изделия не продаются, то они возвращаются на производство. Это совершенно не выгодно для предприятия, руководитель фирмы платит дважды за работу. Например, на новый год производят магниты с надписями «С новым годом» и с изображением Китайского гороскопа, разумеется, что такую продукцию будут покупать уже только через 12 лет. Она возвращается в цех сборки, где ее разбирают по частям (за это платят), то, что еще можно пускают снова в производство. 4) Недостаточно эффективная политика сглаживания сезонных колебаний. В период низкого сезона (с февраля по май) именно в этот период работа в организации протекает очень медленно, в этот период практически нет прибыли или организация работает в убыток. На это мало обращают внимания, принимают это так, как временное и быстротечное. 5) Как известно, реклама это двигатель торговли, отсутствие рекламы приводит организацию к потере потенциальных клиентов. Руководителя ООО «Станкосервис» необходимо разработать маркетинговую стратегию продвижения изделий предприятия, сделать сайт намного удобней в интернете, чтобы привлечь покупателей. Организации нужно выделить много внимания и средств на рекламу. Чтобы организацию узнавали. 6) Продвижения по службе нет. Важным недостатком в работе ООО «Станкосервис» является то, что большинство персонала не имеют специальных знаний и специального образования. Более того, ни один из них не получил необходимых знаний и навыков с использованием системы 73 повышения квалификации. Следовательно, производительность стоит на месте и не продвигается. Стоит учесть, что предприятие ограничено в финансовом положении, поэтому следует начать с решение проблем, которые требует меньше всего затрат. С организационно-управленческого, чтобы повысить эффективность сбыта продукции. Проанализировав организацию ООО «Станкосервис», можно заметить, что ассортимент продукции огромен, но в периоды застоя, рост продаж в лучшем случае сводится к нулю, поэтому структура подлежит усовершенствованию. Для решения этой проблемы в организации следует создать коммерческий отдел. Можно нанять еще одного менеджера, чтобы ему подчинялись другие менеджеры. Что позволит организации намного быстрее реагировать на изменения рынка, расширить долю занимаемого рынка в других регионах. Менеджеры по сбыту должны выполнять цели по продажам продукции. Организация теряет достаточно много доходов из-за не отлаженной системы управления – нехватка полной и незамедлительной информации приводит к поздним управленческим решениям, большинство предметов финансового управления исчезают из зоны внимания руководителя. Финансовая политика состоит из финансово-экономического состояния организации, для решения этой проблемы необходимо наделить этими обязанностями бухгалтерию. Нужно наладить эффективное управление денежными потоками. Упорядочить систему учета постоянных и переменных издержек по видам продукции, это позволит провести промежуточный анализ и выявить безубыточность работы и оценить каждую единицу продукции в общую эффективность организации. 74 Учет финансовых потоков позволит выявить пустые затраты, на которые чаще всего тратятся основная доля денежных средств. Значительной прибавкой станет обращения внимания на дебиторскую задолженность. Основной причиной роста задолженности, кроме маленькой платежеспособности клиентов, будет стимулирования менеджеров, когда премиальные будут выплачиваться не по факту получения денежных средств, а по отгрузке продукции. Смена приоритетов и строгий учет и различающий подход к работе с покупателями позволит пополнить оборотные средства организации. В любой организации, которая продает продукцию, должна быть ориентирована на потребителя. Экономическая стабильность организации, ее процветание и выживание связаны с непрерывным совершенствованием и развитием. В организации ООО « Станкосервис» нужно усовершенствовать: 1) Повысить цены на продукцию, так как цены не поднимались несколько лет, и организация зачастую работает себе в убыток. 2) Доработать сайт, чтобы им было удобно пользоваться. 3) Сделать хорошую рекламу, чтобы об организации узнало как можно больше покупателей. 4) Расширить ассортимент. (Например, производить мягкие магниты или 3д). 5) Нормировать уровень товарных запасов в соответствии с отгружаемыми заказами. На складах есть продукция, которую никто не покупает уже несколько лет. 6) Искать более выгодных поставщиков комплектующих, чтобы обеспечили бесперебойные поставки. 7) Повысить квалификацию управленческого персонала, для роста производительности труда и имиджа организации. 8) Отправить на обучение дизайнеров. Для увеличения ассортимента продукции. 75 9) Нужно сделать программу, (задание для программистов) в которую загружаешь заказ, и будут видны сроки. Менеджер не всегда может определить «на глаз» через, сколько заказ будет готов. Ведь он может полностью лежать на складе ГП, а может его делать нужно с самого начала, ведь сроки для клиентов важны. 10) Мотивировать персонал, для повышения производительности труда. В заключении можно сказать, что организация имеет сильные и слабые стороны, все выявленные проблемы требуют оперативного и правильного решения, это позволит организации выйти на новый уровень деятельности, и повысить успешность работы менеджеров и покупателей. Если организация исправит эти недочеты, и будет совершенствоваться, то конкурентов на рынке сувенирной продукции будет меньше. |