Лекции делопроизводства. Документ (документированная информация)

• Название: Документ (документированная информация)
• Дата: 20.10.2022
• Размер: 487.15 Kb.
• Имя файла: Лекции делопроизводства.rtf
• Тип: Документы; #744444
• страница: 3 из 10

Бланки документов предприятия.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

• 
  общий бланк;
  
• 
  бланк письма;
  
• 
  бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
  

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк содержит следующие реквизиты:

• 
  Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
  
• 
  эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
  
• 
  наименование вышестоящей организации (если она имеется);
  
• 
  наименование организации (предприятия).
  

На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.

Бланк письма содержит реквизиты:

• 
  Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
  
• 
  эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
  
• 
  код организации по ОКПО;
  
• 
  наименование вышестоящей организации (если она имеется);
  
• 
  наименование организации (предприятия);
  
• 
  справочные данные об организации.
  

На бланках письма допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа (например, "приказ", "распоряжение" и т.п.).

Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с ее центровкой.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. По подсчетам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.

Реквизиты на бланке могут быть расположены одним из способов:

• 
  флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля и окончания строк не выравниваются);
  
• 
  центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).
  

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или на английском языке.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты оформляются на национальном и русском языках на одном уровне углового бланка. Как правило, слева печатаются реквизиты на национальном языке, справа – на русском.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

• 
  левое – 20 мм;
  
• 
  правое – 10 мм;
  
• 
  верхнее – 15 мм;
  
• 
  нижнее – 20 мм.
  

Бланки следует изготавливать типографским способом, но не исключена и возможность компьютерного исполнения. Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

• Управленческая документация

3. Основные документы управления.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделит следующие основные группы документов:

• 
  организационные документы предприятия
  

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность, организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанность в определённой сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д.;

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.);

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения актов и распорядительных документов;

Учредительный договор;

Структура и штатная численность;

Штатное расписание;

Должностные инструкции;

Правила внутреннего распорядка и т.д.

• 
  распорядительные документы предприятия
  

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами;

Решение – правовой акт, принимаемый коллегий министерства или ведомства, научным советом и т.д.;

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерств, ведомства, администрации краёв, областей, городов, районов, администраций предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ;

Указание –распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов;

Приказы – правовой акт, издаваемый руководителем министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;

• 
  документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);
  
• 
  финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, планы, отчеты и др.):
  
• 
  информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).
  

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.

Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются структуры и формы изложенного текста.