Лекции делопроизводства. Документ (документированная информация)
 Скачать 487.15 Kb.
|
Правила составления документовСостав и расположение реквизитов.Любой документ состоит из ряда элементов (дата, текст, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документов (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям указанного выше ГОСТ Р 6.30-97. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, – их общее число составляет 29. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. При подготовке документов используются следующие реквизиты (порядковый номер реквизита соответствует ГОСТ Р 6.30-97): Государственный герб Российской Федерации помещают на бланке документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ; Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ; Эмблема организации или товарный знак помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не производят; Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами; Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации; Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например: ГОСКОМСВЯЗИ РОССИИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИИ (НИИИНФОРМ) На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО "ПИЛОТ" ОАО "РЕАЛ" Наименование на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке: ООО "СИГМА" "SIGMA" Ltd Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию, например: ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ОАО "АГАТ" Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Veb- страницы в Интернете и др.); Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется учредительными документами и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (например, приказ, акт, протокол и т.п.). Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем. Дата документа является датой его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта – дата события. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 01.03.2001 г. или 9 сентября 2001 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкого номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами: дела по номенклатуре; структурных подразделений или направленной деятельности; должностных лиц – авторов документа; корреспондентов или исполнителей; наименований видов документов и т.п. Например: № 1-3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа) № ОМ-3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 – номер дела, 115 – порядковый номер документа) № 115/ЮЛ-3 (115 – порядковый номер документа, ЮЛ – Юрий Лужков, 3 – номер дела). На документах, составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер: 01-20-105/11921, где 01-20-105 – номер, присвоенный Центробанком, 11921 – номер, присвоенный ГТК РФ. Ссылка на регистрационный номер документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (На №_______ от ___________). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.; Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Обычно данный реквизит рекомендуется указывать на контрактах и договорах. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из: наименование организации; структурное подразделение; должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах: наименование адресата; улица, № дома, № квартиры; область, край, республика; страна (для международных писем); почтовый индекс. Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки, например: Директору ОАО "Агат" И.И. Иванову ул. Семафорная, 473 Красноярск, 660037 Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО "Агат" ___________ И.И. Иванов 02.09.2001 При утверждении документа постановлением, решение, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (в склонении), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН Протоколом Совета директоров от 21.09.2001 № 21 Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает: фамилию исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (конкретные действия); срок исполнения; подпись руководителя и дату подписания. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном лице. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так: В.В. Васильевой. Подготовить проект контракта до 01.12.2001. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием документа. Данный реквизит располагается в правой части документа ниже реквизитов организации. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком), например: в письме - о сроках поставки продукции в приказе - об увольнении П.П. Петрова в положении - об отделе бухгалтерии? или чего (кого)?, например: акт - списания продукции протокол - общего собрания акционеров правила - дорожного движения Отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа является основным элементом любого документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур. Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – выводы). В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется ниже основного текста следующим образом: Приложение: на 1 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например: Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 № 34/5 на 5л. в 2 экз. 2. Акт приема работ от 15.09.2001 № 12 на 1л. в 4 экз. 3. Технический паспорт. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указание предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед именованием должности должностного лица. В обязательном порядке указывается должность исполняющего обязанности. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости – должность визирующего. Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др. Отметка о заверки копии необходима для заверки соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи, дату заверки. Для заверки наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверки копии располагается ниже реквизита "Подпись" Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Она включает краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, например: В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04.2001 № 127 Подпись 06.04.2001 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты). Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например: Вх. № 02156 Дата 08.08.2001 Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Такая отметка необходима для исключения повторного ввода письма в компьютер, быстрого поиска документа по имени файла, установлении лица, вводившего документ в ПК. |